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一、數據庫的設計

本文所說的數據庫中，首先是用戶數據，而用戶數據主要包含的是檔案管理部門工作人員的信息，即其用戶名與密碼。相關工作人員在對文件進行管理前應當先進行身份認證，通過后方可進行操作。為了保證檔案管理系統(tǒng)的安全性，在用戶正常登錄時，session對象中將用一個變量保存對應的用戶名，但是非法請求管理頁面時，那么對象中的用戶名變量為空將頁面重定向到登陸頁面強制登陸。接著是文件數據，文件數據記錄的包括一般屬性與幾個重要的附加屬性。一般屬性即是檔案的成文時間、收文時間、文件題目、文件字號與類別等，而附加屬性包括文件類型，就是標志該檔案是以何種方式提交的，圖形還是文本，附加屬性還有文件狀態(tài)，即檔案是公開還是保密，或是針對哪些級別公開哪些級別保密。一個單位的檔案一般都是繁多而復雜的，往往有許多歷史類檔案，而這些檔案如果全部以文本的形式加以呈現，且完全由人工進行管理，那么必將會出現效率低下的問題，同時也很難將檔案的價值完全發(fā)揮出來，所以我們應當將檔案系統(tǒng)與現今科技發(fā)展相結合，比如對文件進行掃描，然后將其傳入數據庫，這樣一來又省事又省時。但是與此同時我們不能忽略的另一個重要問題是兩種格式的文件如何在一個數據庫中進行統(tǒng)一，針對這樣的問題，我們可以這樣解決，即在文件表中增加一個文件路徑，針對圖片格式的檔案，可以將該檔案中的圖片文件保存成磁盤文件，接著還需要再創(chuàng)立一個磁盤文件按照順序記錄各個圖片的路徑，數據庫中記錄該磁盤文件的路徑。而對于文本類的檔案，可以將檔案的主體內容存入一個磁盤文件中，數據庫中記錄該文本的路徑。

二、檔案管理系統(tǒng)的設計檔案管理系統(tǒng)

是由不同的動態(tài)網頁所構成的，而該系統(tǒng)的各項功能也借助動態(tài)網頁得以實現，檔案管理人員、檔案使用人員以及檔案管理系統(tǒng)和后臺數據庫之間的交互，從而實現單位管理與文件管理的功能，而檔案管理人員可以在經過身份驗證后對這些檔案進行管理。對檔案進行的管理包括對檔案的添加修改以及刪除。其中添加頁面與修改頁面比較相似，但是修改頁面上的控件已經有了初始值，而添加頁面中的數據控件默認是空值，所以添加、修改頁面可以在同一個頁面中得以實現，在引用比較具體的頁面時的區(qū)分方式是利用URL后的查詢字符串。在對這些檔案數據進行操作管理時，也有需要注意的地方，比如在頁面提交前應當首先進行客戶端的驗證，從而保證提交數據的完整性與準確性，其次為了避免重復記錄在數據提交到服務器后還要進行服務器端的驗證。在對數據庫中的圖形文件進行處理時也有許多應當注意的問題，首先是圖形文件的修改，這是文件管理中一個比較難操作的模塊，在對圖形文件進行修改時，我們一定會重新上傳圖片，與此同時也要顯示出原來的圖片，但是此時圖片的大小與數量尚未確定，可能會是檔案管理系統(tǒng)的頁面出現排序混亂的現象，所以該檔案管理系統(tǒng)中只有刪除圖形文件的功能，沒有修改圖片的功能。而添加圖形文件時也有其比較特殊的部分，即我們無法確定這個文件中具體的圖片數量，即頁面中無法固定文件上傳控件的數量，此時我們可以在進入添加圖形文件頁面前先向服務器提交一個數據表明這個文件包括多少圖片，而后服務器根據這個數據去生成相應數量的文件上傳控件，對于文件上傳我們可以利用程序從提交的數據中分離出圖片信息，或者是使用特定的文件上傳組。與此同時還有客戶端的驗證問題，針對這種問題我們也有相應的解決方案，那就是利用服務器端腳本去生成客戶端腳本。在對該系統(tǒng)進行開發(fā)時，我們可以利用MicrosoftVisualInterDev作為系統(tǒng)的開發(fā)工具。該工具可以對某些對象的屬性方法進行自動處理，提高了拼寫的準確率與編程速度。同時這個工具還能夠將檔案中的某些關鍵詞句進行藍色加粗顯示，極大地方便了我們的閱讀。在系統(tǒng)完成后，必須應經過相應的測試，模擬實際工作進行測試，保證無問題后可投入運行。

三、檔案管理系統(tǒng)更新的意義

檔案管理對一個單位而言有著重要的意義，這些檔案中包含著單位過去發(fā)展的很多重要節(jié)點，通過強化檔案管理系統(tǒng)不僅能夠加大檔案利用率，同時檔案作為一份重要的參考資料也能夠為決策提供幫助。而且一個完整的檔案管理系統(tǒng)必須具有可靠的安全性，一個單位的文檔中往往記錄著比較隱秘且重要的內部信息，這些內部信息往往不能泄露，但是如果檔案管理系統(tǒng)不完善不安全，有可能導致這些信息的泄露，為單位帶來巨大損失，因此利用現代科技建立起一個完整的檔案管理系統(tǒng)必定能夠比傳統(tǒng)的系統(tǒng)更具安全性。六、結語檔案是單位在各種社會與生產活動的過程中所形成具有參考價值的材料，可以說是一個單位重要的精神財富，盡管檔案管理工作繁瑣復雜，檔案系統(tǒng)龐大，但是如果檔案管理系統(tǒng)能夠利用計算機技術，必定能夠在很大程度上提高檔案管理工作效率，同時對檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化也有重要意義。

作者：李美玲單位：湖南省煤田地質局第三勘探隊