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一、實(shí)物檔案管理中存在的問題

（一）管理體制不健全

實(shí)物檔案是在單位各部門的職能活動(dòng)中形成，因此其歸檔和管理工作需要各個(gè)部門積極參與、配合協(xié)調(diào)。由于不少單位沒有明確實(shí)物檔案歸口管理部門和工作職責(zé)，沒有完善的實(shí)物檔案管理考核細(xì)則及有效的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，各部門之間互相推諉，實(shí)物檔案不能及時(shí)歸檔現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生。

（二）歸檔意識(shí)薄弱

一方面是不少基層單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理員對(duì)檔案工作內(nèi)容和實(shí)物檔案的重要性理解不全面，及時(shí)主動(dòng)歸檔意識(shí)不強(qiáng)，另一方面檔案管理人員不主動(dòng)溝通協(xié)調(diào)，沒有加大實(shí)物歸檔宣傳、指導(dǎo)、監(jiān)督力度，采取“你交我收”的被動(dòng)方式，致使許多有價(jià)值的實(shí)物散落、缺漏、甚至遺失、損毀，嚴(yán)重影響了實(shí)物檔案的數(shù)量和質(zhì)量。

（三）硬件設(shè)施落后

由于實(shí)物檔案不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，許多單位對(duì)實(shí)物檔案潛在價(jià)值的認(rèn)識(shí)不夠，往往忽視了實(shí)物檔案管理硬件設(shè)施的建設(shè)。基層單位普遍存在檔案庫(kù)房容量小，設(shè)施設(shè)備不全、檔案柜架緊張的現(xiàn)象，加之實(shí)物檔案形態(tài)各異、規(guī)格不同，難以統(tǒng)一擺放標(biāo)準(zhǔn)，使得許多重要的實(shí)物檔案疊加堆放，甚至無(wú)處可放，既不利于利用，也嚴(yán)重影響了其價(jià)值的發(fā)揮。

（四）管理規(guī)范不健全

具體表現(xiàn)在：大多數(shù)單位將榮譽(yù)性實(shí)物、印章、字畫等列為實(shí)物歸檔范圍，但對(duì)特殊的證照等是否需歸檔未作說(shuō)明，導(dǎo)致了實(shí)物檔案種類不夠齊全；實(shí)物檔案往往形成于不同時(shí)間，不同部門、不同渠道，不少單位沒有對(duì)實(shí)物歸檔時(shí)間提出具體要求，造成實(shí)物遺失，損壞等后果；實(shí)物檔案分類沒有統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，容易出現(xiàn)由于檔案管理人員崗位的變動(dòng)導(dǎo)致前后不一致。

二、加強(qiáng)實(shí)物檔案管理的對(duì)策

（一）建立集中統(tǒng)一管理體制

基層單位要統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)，明確專門部門及檔案室對(duì)單位所有實(shí)物檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中管理，主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)單位各部門實(shí)物檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；建立健全本單位實(shí)物檔案管理制度和獎(jiǎng)懲機(jī)制；把實(shí)物檔案收集和歸檔工作列入各部門和有關(guān)人員工作職責(zé)，并作為年度考核的重要依據(jù)；主動(dòng)接受上級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)，不斷改進(jìn)工作方式方法等。

（二）提高實(shí)物及時(shí)歸檔意識(shí)

各基層單位可以通過(guò)定期召開檔案工作會(huì)議、組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)等途徑，加大教育宣傳力度，讓大家充分認(rèn)識(shí)到實(shí)物檔案是能直接反映本單位成長(zhǎng)和發(fā)展軌跡的不可再生的寶貴財(cái)產(chǎn)，從而提高單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及專兼職檔案管理人員的實(shí)物檔案歸檔意識(shí)。專職檔案人員還要進(jìn)一步加強(qiáng)工作的主動(dòng)性和責(zé)任心，拓展信息渠道，時(shí)刻跟蹤散失在各部門未及時(shí)移交的實(shí)物檔案去向，并加強(qiáng)與部門間兼職檔案員的溝通和聯(lián)系，指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查其做好實(shí)物檔案的收集、整理、登記和歸檔工作，使有保存價(jià)值的實(shí)物檔案盡可能收集齊全。

（三）加強(qiáng)實(shí)物檔案硬件設(shè)施建設(shè)

基層單位應(yīng)適當(dāng)加大檔案工作的資金投入，配備實(shí)物檔案專用庫(kù)房，檔案庫(kù)房的建設(shè)要符合防火、防盜、防光、防潮、防霉、防塵、防蟲等要求，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要，配備專柜或?qū)＜?，檔案人員還要積極動(dòng)手動(dòng)腦，摸索高效、合理利用庫(kù)房空間的最佳途徑的方法，使不同規(guī)格、不同類別的實(shí)物檔案既能得到妥善地保管，又便于利用者查找利用。有條件的單位還可設(shè)置陳列室，將反映單位業(yè)績(jī)、企業(yè)誠(chéng)信等的實(shí)物檔案原件或復(fù)制品向公眾展示，充分發(fā)揮其宣傳和激勵(lì)作用，增強(qiáng)單位的凝聚力。

（四）完善實(shí)物檔案管理規(guī)范

檔案管理部門應(yīng)結(jié)合本單位實(shí)際工作，制訂和完善實(shí)物檔案管理辦法和規(guī)范，提升本單位實(shí)物檔案管理水平。

1.要明確實(shí)物檔案歸檔范圍。本單位在社會(huì)活動(dòng)中形成的，有保存價(jià)值的物質(zhì)實(shí)體，不論何種載體，都應(yīng)歸檔。

2.要明確實(shí)物檔案歸檔要求。本單位在公務(wù)活動(dòng)形成的實(shí)物，應(yīng)移交檔案管理部門集中統(tǒng)一整理歸檔，其它應(yīng)歸檔實(shí)物要保持整潔、完整，最遲于次年與文書檔案同時(shí)移交檔案部門，移交時(shí)應(yīng)辦理移交手續(xù)。由于特殊原因，應(yīng)歸檔的實(shí)物確需在有關(guān)部門暫時(shí)保留的，應(yīng)先將歸檔實(shí)物移交檔案管理部門拍照登記，再辦理借用手續(xù)。

3.要規(guī)范實(shí)物檔案的整理。一是規(guī)范實(shí)物檔案的分類。實(shí)物檔案較多的單位一般根據(jù)實(shí)物性質(zhì)分為榮譽(yù)、印信、字畫、紀(jì)念品、牌匾等大類，每個(gè)大類下可按照載體再進(jìn)行細(xì)分。實(shí)物檔案較少的單位，可以不用分類。二是規(guī)范實(shí)物檔案的編號(hào)。歸檔的實(shí)物應(yīng)以件為單位，按順序編流水號(hào)，并在實(shí)物的背面粘貼標(biāo)簽，填寫檔號(hào)。三是規(guī)范實(shí)物檔案目錄的編制。實(shí)物檔案目錄還應(yīng)按年度裝訂成冊(cè)，以便于查找和利用。

作者：穆梅單位：江蘇省江都水利工程管理處