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1工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

項(xiàng)目檔案是基本建設(shè)項(xiàng)目檔案或重大(重點(diǎn))建設(shè)項(xiàng)目檔案的簡(jiǎn)稱，它是企事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、改建、維修及建設(shè)、管理過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的項(xiàng)目文件材料總稱，它是檔案大家族當(dāng)中的一大門(mén)類(lèi)，是國(guó)家檔案資源建設(shè)中的重要組成部分。包括建設(shè)項(xiàng)目的新建、擴(kuò)建、改建和技術(shù)改造等項(xiàng)目。工程檔案具有如下特點(diǎn)：一是時(shí)間跨度比較長(zhǎng)。以我公司靖西二線輸氣管道工程為例，當(dāng)初的建設(shè)周期為7年(2003—2009年)，而工程檔案管理周期將地質(zhì)勘探階段包括在內(nèi)整整10年時(shí)間(2000—2010年)。二是所涉及的專(zhuān)項(xiàng)報(bào)告多。如我公司靖西二線輸氣管道工程檔案涉及地震、地災(zāi)、環(huán)評(píng)、水保、考古、防洪、遙感、安評(píng)等。三是檔案種類(lèi)多，數(shù)量比較大，而且載體形式也多種多樣。如我公司靖西二線工程建設(shè)檔案包括文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案以及實(shí)物檔案等種類(lèi)，載體形式有紙質(zhì)、磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)、照片、探傷光片等。四是參與建設(shè)的單位多。一般的工程項(xiàng)目，根據(jù)管線長(zhǎng)度的不同分為若干個(gè)合同標(biāo)段，并且由包括數(shù)字化管道建設(shè)單位等多個(gè)不同的施工單位負(fù)責(zé)施工，另外還有設(shè)計(jì)、勘察、檢測(cè)及監(jiān)理單位和政府質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)的共同參與。

2工程檔案管理中普遍存在的問(wèn)題

2．1工程檔案宏觀管理上普遍存在“重工程建設(shè)、輕檔案管理”的思想觀念，大部分的工程在即將竣工或投產(chǎn)時(shí)，才將檔案資料納入議事日程；在這種情況下，項(xiàng)目竣工后，完全依靠檔案管理部門(mén)基本不懂施工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況的檔案管理人員，完成整個(gè)工程檔案資料的收集、整理、分類(lèi)、立卷和歸檔等一系列工作，使得最終形成的檔案就脫離了工程實(shí)際，且不能保證檔案的齊全和完整性。

2．2工程檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，未能將項(xiàng)目形成的檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)和編研工作，使得檔案失去了它們應(yīng)有的價(jià)值。像我公司的檔案室，一直以來(lái)只是機(jī)械的收集、存放檔案，最終檔案室只當(dāng)作資料的借閱部門(mén)。

2．3檔案管理手段落后，保護(hù)設(shè)施不完善，多數(shù)檔案工作還停留在零散、慢速、低效的手工操作階段，不具備系統(tǒng)、快速、高效的信息化的管理手段。

2．4檔案實(shí)體管理是檔案管理工作的重點(diǎn)，普遍存在檔案管理人員不深入現(xiàn)場(chǎng)，頻繁變動(dòng)，對(duì)工程整個(gè)建設(shè)過(guò)程沒(méi)有系統(tǒng)的概念和理解，使得最終形成的項(xiàng)目實(shí)體檔案資料存在以下問(wèn)題：①收集不齊全，存在丟失現(xiàn)象；②檔案整理與工程建設(shè)不同步進(jìn)行，在項(xiàng)目驗(yàn)收前才進(jìn)行突擊整理：③接收人員對(duì)檔案審查把關(guān)不嚴(yán)格，由于設(shè)計(jì)變更、圖紙版本不同、數(shù)據(jù)及工程量的改變引起的圖實(shí)不符等，均在大量的檔案資料中存在；④缺少原件，簽字和蓋章手續(xù)不齊全以及字跡不清、污損和復(fù)寫(xiě)資料等無(wú)效文件也很普遍；⑤忽視錄音、錄像、照片等非紙質(zhì)檔案的收集、整理；(忽視了檔案本應(yīng)具體的實(shí)用內(nèi)容及齊全、完整性，片面追求格式裝訂、盒脊表面形式，不利于日后檔案的查詢、利用。

3做好工程檔案管理的對(duì)策和方法

3．1組織協(xié)調(diào)，發(fā)揮龍頭作用

建設(shè)單位要積極履行牽頭、抓總的職責(zé)，按照項(xiàng)目法人責(zé)任制的要求，在項(xiàng)目檔案工作中積極組織、協(xié)調(diào)本單位和參建各方的項(xiàng)目檔案工作，檢查、指導(dǎo)本單位和參建各方按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)制定項(xiàng)目檔案工作的管理制度和統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，并將項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目工作計(jì)劃和項(xiàng)目法人責(zé)任制、招標(biāo)投標(biāo)制、工程監(jiān)理制以及合同管理制的相關(guān)條款之中：構(gòu)建項(xiàng)目檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，建立切實(shí)有效的歸檔考核措施：貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，強(qiáng)化檔案管理機(jī)構(gòu)作為公司全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作的重要職責(zé)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理，認(rèn)真依法履行對(duì)公司內(nèi)各部門(mén)、各單位以及直屬單位項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)職責(zé)，督促、指導(dǎo)各部門(mén)、各單位文件材料的形成、積累和歸檔工作，從制度上、組織上規(guī)范全公司系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案工作。

3．2提前控制，實(shí)施同步管理

檔案管理工作要與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，項(xiàng)目建設(shè)單位的相關(guān)部門(mén)即應(yīng)開(kāi)始進(jìn)行文件材料的積累、整理、審查工作，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)同步完成文件材料的歸檔和驗(yàn)收工作。建設(shè)單位把項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目的管理程序，將項(xiàng)目檔案工作的要求貫穿于立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收全過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)，是保證項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的重要措施，這是目前我國(guó)家行業(yè)、項(xiàng)目建設(shè)單位做好項(xiàng)目檔案工作的一條成功經(jīng)驗(yàn)。堅(jiān)持同步管理，提前介入項(xiàng)目管理，是項(xiàng)目建設(shè)單位檔案部門(mén)的重要工作內(nèi)容之一，檔案部門(mén)要結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)的特點(diǎn)，及時(shí)了解國(guó)家、行業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，掌握文件材料的形成規(guī)律，明確各部門(mén)、環(huán)節(jié)、階段應(yīng)歸檔的項(xiàng)目文件材料范圍，同時(shí)提出具體整理要求，并按時(shí)參加項(xiàng)目的開(kāi)工交底、階段檢查、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、交工驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收，把好項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)形成的項(xiàng)目文件材料，避免項(xiàng)目檔案工作的被動(dòng)和滯后，確保項(xiàng)目檔案成套性，準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性的質(zhì)量要求。

3．3納入合同條款，進(jìn)行有效監(jiān)管和控制

合同是約束項(xiàng)目雙方的法律依據(jù)，將項(xiàng)目檔案工作納入合同管理是進(jìn)行可控規(guī)范項(xiàng)目檔案工作最起效和實(shí)用的辦法之一。我省已經(jīng)竣工的西漢高速公路、成陽(yáng)機(jī)場(chǎng)二期工程、韓城二電等一大批重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，在項(xiàng)目檔案工作中都較好地實(shí)施了合同管理，合同文本中有關(guān)項(xiàng)目檔案工作方面的條款詳細(xì)、具體，明確項(xiàng)目參建各方的違約責(zé)任，有些項(xiàng)目單位在合同中還明確提出了項(xiàng)目檔案在工程質(zhì)量保證金中所占的比例和數(shù)量，同時(shí)要求檔案管理人員要參與合同中關(guān)于竣工檔案資料乙方相關(guān)條款的起草，在施工過(guò)程中還參與工程進(jìn)度款項(xiàng)的支付控制，使項(xiàng)目檔案工作真正具有了一定剛性約束力。

3．4創(chuàng)新管理模式，實(shí)施文檔一體化管理

在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，使項(xiàng)目所有文件材料的收發(fā)歸口統(tǒng)一管理，在項(xiàng)目開(kāi)工建設(shè)前，針對(duì)具體項(xiàng)目建立檔案編號(hào)體系，將文件材料管理與檔案管理有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，進(jìn)行全方位的標(biāo)準(zhǔn)化、一體化管理。對(duì)暫時(shí)不具備文檔一體化管理的項(xiàng)目，要及時(shí)將項(xiàng)目建設(shè)各環(huán)節(jié)、各階段所形成的文件材料、圖樣目錄錄入微機(jī)，實(shí)施紙質(zhì)、電子文件的“雙套制”管理，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后一并移交建設(shè)單位的檔案部門(mén)。

3．5不斷提高項(xiàng)目建設(shè)單位檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

項(xiàng)目檔案工作專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，近些年來(lái)國(guó)家又陸續(xù)頒布、修訂了不少項(xiàng)目檔案工作的行業(yè)規(guī)范、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，這些規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容新、要求多，項(xiàng)目建設(shè)單位一定要認(rèn)真對(duì)待，不斷開(kāi)拓思路，積極為檔案專(zhuān)、兼職人員創(chuàng)造必要的學(xué)習(xí)平臺(tái)，強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增加交流，不斷提高項(xiàng)目建設(shè)單位檔案專(zhuān)(兼)職人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合管理水平。

4結(jié)束語(yǔ)

建設(shè)單位要轉(zhuǎn)變項(xiàng)目管理觀念，統(tǒng)籌安排，統(tǒng)一考慮項(xiàng)目建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，真正做到檔案資料的收集與工程建設(shè)同步進(jìn)行。建立健全檔案管理的工作體制，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)工作，并將其滲透到相關(guān)部室及每個(gè)施工技術(shù)人員的思想觀念中，在項(xiàng)目管理中逐步重視檔案管理工作。檔案管理人員要掌握檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)質(zhì)，深入現(xiàn)場(chǎng)，結(jié)合實(shí)際靈活處理，使標(biāo)準(zhǔn)更貼近于實(shí)際。只有這樣，工程項(xiàng)目檔案管理工作才能做的更好。