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[摘要]地稅檔案管理工作是地稅系統(tǒng)稅收管理工作的重要組成部分,是地稅系統(tǒng)稅收管理工作不可缺少的輔助工具,也是地稅管理部門處理業(yè)務和履行職能的重要手段。加強地稅檔案管理工作,能有效地促進地稅管理工作,更好地服務地方經(jīng)濟的發(fā)展,為黨委、政府提供決策依據(jù)。

[關鍵詞]地稅檔案管理思考

一、常山縣地稅檔案管理現(xiàn)狀

近年來,常山縣地稅十分重視稅收檔案工作。共建立了縣地稅局綜合檔案室、縣稽查局檔案室、第一稅務分局檔案室、第二稅務分局檔案室等4個檔案室,專職人員有4人,兼職15人。其中:省二級檔案室3個、市一級檔案室1個。文書檔案、業(yè)務檔案、會計檔案、科技檔案、聲像檔案等都按規(guī)定要求整理成冊,基本達到了《浙江省地稅系統(tǒng)稅收征管檔案管理辦法》要求。

二、檔案在稅收征管中發(fā)揮積極作用

常山縣地稅局十分注重發(fā)揮檔案工作在指導稅收征管、服務稅收等方面的積極作用,隨著稅收征管檔案管理水平的逐年提高,也為稅收征管工作高效運轉提供了優(yōu)質服務和信息保障。主要體現(xiàn)在:

一是通過檔案整理提升水平。日常工作中,對納稅人認定事項準確與否,適用的稅種稅率有無錯誤,稅額計算精確度如何,選案和稅務檢查是否認真,違章處理是否合理合法,稅款的減免有無違反政策現(xiàn)象等,都以稅收征管資料為主要依據(jù)。在稅收檔案收集整理、補充完善、科學歸檔過程中,做到資料收集齊全,分類合理,檢索快捷,查閱方便的要求,從而促進內(nèi)部管理水平的進一步提升。

二是在稅收檢查中發(fā)揮作用。稅務檔案是稅收征管工作的執(zhí)法依據(jù),也是稅務工作日益程序化、規(guī)范化的體現(xiàn)。過去由于檔案管理不規(guī)范,在查閱以往年度征管資料時極為不便,有些戶籍資料甚至不全,一些稽查案件因缺乏證據(jù)而無法定論。從地稅導入ISO9000質量管理系統(tǒng)以來,檔案工作納入了正常管理程序,檔案工作規(guī)范化不僅提高了稅收征管水平,也提高了工作效率,特別是在稅收檢查中,檔案發(fā)揮了重要的作用。

三是為征管考核提供了依據(jù)。稅收檔案能夠直接體現(xiàn)一個地方稅收征收管理情況,上級稅務機關對下級機關的稅收征管質量考核很多是通過查閱稅收檔案,分析檔案數(shù)據(jù)等手段進行定量或定性的。

四是為稅務宣傳積累資料。對涉及地稅工作的重大活動,我們每月通過大事記形式記錄,并注重各種圖片資料、音響資料的收集。在每年的稅收宣傳月活動中,借取綜合檔案室的一些文檔、聲像資料制作形成圖文并茂、生動翔實的宣傳圖片,通過這些資料圖片宣傳,讓社會各界理解和支持稅收工作。

三、常山縣地稅檔案管理工作中存在的不足

過去由于多種原因,該局把檔案管理作為一項階段性工作,每年安排一段時間集中整理,而平時檔案工作很少顧及,缺乏經(jīng)常性的檔案管理和利用。從省地稅局印發(fā)《浙江省地稅系統(tǒng)稅收征管檔案管理辦法》以來,地稅征管檔案工作才逐步走上正規(guī),但從目前各地稅收檔案管理現(xiàn)狀來看,尚存在以下不足:

一是征管資料收集不到位、不全面。具體表現(xiàn)在基層稅務分局除稅務登記、納稅申報資料外,其他稅收資料很難完整掌握,特別是通過網(wǎng)上申報之后,紙質資料越來越少,許多涉稅資料不法收集到位。二是征管資料分類不一致。對征管資料的管理,不僅僅是按檔案管理的要求進行裝訂,更重要的是要把征管資料進行分類、歸并,使其在內(nèi)容上有完整性、統(tǒng)一性,能夠準確反映征收管理的全過程,有利用價值。在實際工作中,按照征管資料的功能和用途不同,可分為稅務登記、納稅申報、票證管理、稅務稽查、其他法律文書類等。但各類文書資料的整理、收集、歸檔由各個不同的部門管理,同一納稅人當年形成的征管資料被分成二個或三個部分,增添了推行征管資料“一戶式”管理的難度。各基層單位根據(jù)各自的經(jīng)驗和需要分類,往往存在分類不科學,內(nèi)容不齊全,重形式,輕內(nèi)容,重復歸檔,是分戶管理還是分類管理,歸檔標準不統(tǒng)一等問題,致使資料歸檔、查閱很不方便。

三是征管資料管理流程不統(tǒng)一。沒有統(tǒng)一、完善的稅收征管資料管理流程,或即使有統(tǒng)一完善的稅收征管資料管理流程,各征管單位對稅收征管資料的采集、傳遞、接收、錄入、歸檔管理仍各行其是。由于管理流程混亂,致使資料內(nèi)容殘缺不全,有的單位上年度的稅收征管資料到下一年就丟失了,殘缺的現(xiàn)象比較明顯,影響了征管資料的系統(tǒng)性、真實性和連續(xù)性。

四是信息化管理應用水平較低。隨著辦公自動化、稅收信息化為核心的的新一輪稅收征管改革,地稅征管檔案明顯滯后于稅收工作的要求,信息不能共享,查閱不方便。絕大部分的征管資料都是人工歸檔,計算機在征管資料管理上的利用程度比較低,由于缺乏對檔案資料及相關數(shù)據(jù)的綜合分析、指導和應用,難以達到檔案利用的最佳效果,檔案管理不能適應稅收征管信息化發(fā)展的要求。

四、完善征管檔案管理的幾點建議

一是建立縣局綜合檔案室。原有的縣局綜合檔案室、地稅稽查分局檔案室、分局檔案室等,統(tǒng)一以縣局為單位建立綜合檔案室,這樣既符合精簡、統(tǒng)一、效能的原則,有利于解決重復管理檔案、重復工作的問題,能有力地推動機關檔案管理機構的高效運作。實行由縣局統(tǒng)一管理,各分局不再獨立管理檔案,原有檔案全部移交縣局綜合檔案室集中管理?？h局各部門檔案工作職責由原來的直接管理為協(xié)助管理,主要負責收集、整理檔案資料,并按要求將上一年檔案資料移送縣局綜合檔案室。這樣既可以節(jié)省人力、物力、財力,又可以集聚多種因素,較大力度加強縣局機關檔案室建設,完善功能,提升總體質量,而且還可以減輕分局的工作壓力,更好地投入稅收征管工作中去。

二是實行檔案工作專業(yè)化。要培養(yǎng)適應地稅檔案管理新要求的人員,實行稅務檔案管理的專業(yè)化顯提十分必要,一要以現(xiàn)代化的技術要求為準,結合本單位實際情況,有計劃地對檔案人員進行繼續(xù)教育。二要從工作崗位和個人基礎條件出發(fā),突出重點,解決檔案人員的知識結構老化問題,提高檔案人員對相關學科知識的擴展,以適應檔案管理現(xiàn)代化和信息化的需要。

三是充分發(fā)揮和利用檔案職能。通過檔案綜合分析職能為稅收征管服務。要強調對檔案人員的崗位責任意識,提高對檔案工作的認知性,甘為稅收業(yè)務做保障。嚴格執(zhí)行《浙江省地稅系統(tǒng)稅收征管檔案管理辦法》,注重維護檔案的完整與安全,抓好檔案的收集、整理、歸檔,充分發(fā)揮檔案信息資源作用,更好地服務地稅事業(yè)的發(fā)展。