基層法院檔案管理的幾點(diǎn)思考
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摘要：人民法院的檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，真實(shí)地記錄了人民法院的審判工作和其他各項(xiàng)活動(dòng)，是維護(hù)法院審判歷史面貌的重要憑證，也是做好法院各項(xiàng)工作不可缺少的重要環(huán)節(jié)和條件。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，檔案的擁有量和使用量日益增多，法院檔案的管理工作必須堅(jiān)持高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、高要求，突出規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，不斷提高法院檔案質(zhì)量和檔案的有效開發(fā)和利用，更好地服務(wù)審判服務(wù)社會(huì)。
隨著法院檔案工作重要性的日益顯現(xiàn)，多數(shù)基層法院在加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、注重軟硬件建設(shè)方面狠下功夫，如常州市天寧區(qū)人民法院撥出?？罱⒘?00多平方米的檔案中心，做到辦公、庫房、閱卷三分開，購(gòu)置高新檔案密集架等現(xiàn)代化設(shè)備，并采取措施強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，實(shí)施電子檔案、紙質(zhì)檔案雙式管理，取得一定成效。但不可否認(rèn)的是，目前基層法院檔案管理中仍存在一些不容忽視的問題。
1、訴訟檔案的數(shù)量急速遞增。隨著社會(huì)主義法制的健全，普法教育的深入，人民群眾運(yùn)用法律武器保護(hù)自己合法權(quán)益的意識(shí)不斷增強(qiáng)，訴至法院的各類糾紛也不斷增長(zhǎng)。同時(shí)由于2007年4月1日實(shí)施的《訴訟費(fèi)用交納辦法》從多個(gè)方面降低訴訟費(fèi)用收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，直接導(dǎo)致基層法院收案數(shù)量的大幅度上升，檔案數(shù)量也隨之急速增長(zhǎng)。如常州市天寧區(qū)法院1980年至1990年的庫存檔案數(shù)量為465卷732冊(cè)，1991年至2000年的庫存檔案數(shù)量為27407卷48351冊(cè)，到2008年8月，全院庫存檔案數(shù)量已經(jīng)達(dá)到66378卷116953冊(cè)，其中僅2008年8個(gè)月的歸檔數(shù)量即有10452卷18712冊(cè)，增長(zhǎng)速度可見一斑。
2、人員配備相對(duì)不足。根據(jù)《人民法院檔案管理辦法》中的機(jī)構(gòu)和職責(zé)的第五條規(guī)定，各基層法院相繼都設(shè)置了檔案機(jī)構(gòu)，配備了專職檔案干部，這是做好檔案工作的必要條件。根據(jù)有關(guān)規(guī)定保存檔案一萬卷（件）應(yīng)該設(shè)專職檔案干部一名為基數(shù)，超過部分每超過一萬五千卷再增配一人，但受案多人少矛盾的影響，大部分基層法院的專職檔案員僅有1－2名。檔案工作人員的相對(duì)不足與急速增長(zhǎng)的檔案量和工作量之間的矛盾，導(dǎo)致檔案人員每天只能疲于應(yīng)付檔案的有關(guān)事宜，無法抽出更多的精力做好檔案的開發(fā)利用、信息化管理等工作。
3、法律規(guī)定的相對(duì)滯后。最高人民法院于1991制定并實(shí)施《人民法院檔案管理辦法》（下稱《辦法》），時(shí)至今日，隨著社會(huì)生活日新月異的變化，世界經(jīng)濟(jì)突飛猛進(jìn)的迅速發(fā)展，該辦法存在的弊端日益突出。如《辦法》規(guī)定“經(jīng)濟(jì)合同糾紛案件訴訟標(biāo)的在十五萬元以上的，保管期限為永久，訴訟標(biāo)的在五萬元以上十五萬元以下的，保管期限為長(zhǎng)期”，然而隨著經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，訴訟標(biāo)的數(shù)十萬元甚至百萬元的案件大量涌進(jìn)法院，若仍舊以十五萬元的標(biāo)的作為永久保存的標(biāo)準(zhǔn)，必將導(dǎo)致檔案庫存量過大，筆者認(rèn)為將訴訟標(biāo)的在一百萬元以上作為永久保存，五十萬元以上作為長(zhǎng)期保存更為適宜?！掇k法》規(guī)定“缺席判決的民事案件為永久卷”。如果公民的一件普通離婚案件，因被告下落不明，缺席判決就定為永久卷，或是一件標(biāo)的不滿1000元標(biāo)準(zhǔn)的普通案件，僅因被告經(jīng)傳喚未到庭應(yīng)訴缺席判決就定為永久卷，筆者認(rèn)為不妥，定為短期卷即可。《辦法》還規(guī)定“經(jīng)上級(jí)法院復(fù)查改判的民事、經(jīng)濟(jì)、行政訴訟案件定為永久卷”。一般上訴案件有三種結(jié)果：維持原判，依法改判、發(fā)回重審，而改判又分為部分改判或變更原判決的全部，此項(xiàng)規(guī)定較難執(zhí)行，這樣的案卷定為長(zhǎng)期卷即可。因此，《辦法》已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人民法院應(yīng)當(dāng)以對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的態(tài)度，根據(jù)新形勢(shì)新特點(diǎn)，重新確定相關(guān)管理辦法，發(fā)揮法院檔案利用的實(shí)際效益，更好地服務(wù)審判。
二、解決問題的相關(guān)對(duì)策建議
時(shí)代在前進(jìn)，社會(huì)在發(fā)展，檔案工作作為黨和國(guó)家的一項(xiàng)重要事業(yè)，也必須根據(jù)時(shí)代和實(shí)踐的發(fā)展要求不斷創(chuàng)新，如何變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù),如何做到檔案信息在訴前、訴中、訴后的有效服務(wù)，是提高辦案效率、體現(xiàn)司法公正的內(nèi)在要求。筆者試就如何做好基層法院檔案管理工作談幾點(diǎn)意見。
1、抓領(lǐng)導(dǎo)，積極爭(zhēng)取支持
加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善檔案管理體制，是檔案工作在新形勢(shì)下順利進(jìn)行的重要保證。應(yīng)確立院長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)、辦公室具體負(fù)責(zé)、各部門協(xié)同配合的檔案工作體系，注重檢查檔案工作進(jìn)展情況，幫助協(xié)調(diào)工作中的矛盾，解決實(shí)際困難。在每年度的工作意見、目標(biāo)管理考核辦法、全年工作總結(jié)，院領(lǐng)導(dǎo)都要突出強(qiáng)調(diào)檔案工作，真正做到檔案工作與審判工作同部署、同檢查、同考核。同時(shí)院領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)重視提高干警對(duì)檔案管理工作在法院審判工作中重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)干警主動(dòng)參與檔案管理的積極性。
2、抓隊(duì)伍，提高人員素質(zhì)
注重加強(qiáng)專職檔案人員培訓(xùn)，參加上級(jí)法院、檔案局組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并邀請(qǐng)上級(jí)檔案局的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)具體指導(dǎo)，主動(dòng)向先進(jìn)單位學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)開闊眼界、拓寬思路、尋找差距、取長(zhǎng)補(bǔ)短。同時(shí)加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)員的培訓(xùn)，重視加強(qiáng)對(duì)各部門書記員、內(nèi)勤、特別是檔案管理網(wǎng)絡(luò)聯(lián)絡(luò)員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，有計(jì)劃地開展培訓(xùn)。對(duì)新到工作崗位的書記員，應(yīng)進(jìn)行手把手地業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使他們正確掌握訴訟檔案的收集、整理、裝訂要求，確保歸檔質(zhì)量。及時(shí)訂閱有關(guān)檔案管理書刊，督促其自覺學(xué)習(xí)，促使其掌握必要的檔案知識(shí)。
3、抓質(zhì)量，嚴(yán)格把好“四關(guān)”
為確保以高質(zhì)量的檔案管理工作促進(jìn)司法公正，一要把好質(zhì)量評(píng)查關(guān)，把“訴訟檔案是否規(guī)范”作為一項(xiàng)重要的指標(biāo)認(rèn)真評(píng)查；二要把好歸檔關(guān)，應(yīng)對(duì)各部門上交的各類檔案堅(jiān)持原則，嚴(yán)格把關(guān)，不符合歸檔要求的，及時(shí)指正，并督促整改；三要把好保管關(guān)，庫存檔案要經(jīng)常檢查，確保庫房“八防”措施到位，保持庫存檔案整齊、美觀、牢固；四要把好利用關(guān)，重視檔案利用工作，充分發(fā)掘檔案資源，提高利用率，為案件的申訴復(fù)查、專項(xiàng)檢查、質(zhì)量評(píng)查及司法機(jī)關(guān)的偵破工作等提供全面、有效、良好、高效的服務(wù)。
4、抓規(guī)范，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)效管理
加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理，是科學(xué)管理檔案工作的保證。一要規(guī)范工作規(guī)程，依據(jù)《檔案法》、《人民法院訴訟檔案管理辦法》等要求，嚴(yán)格制定歸檔、保管、鑒定、借閱等各項(xiàng)操作規(guī)范和工作規(guī)程；二要實(shí)行報(bào)結(jié)案審查制度，每月報(bào)結(jié)案的同時(shí)應(yīng)將案卷材料整理裝訂后送審判監(jiān)督庭審查；三要確定歸檔限期制度，嚴(yán)格辦理訴訟案卷移交手續(xù)，編制歸檔目錄，做到歸檔及時(shí)、歸檔文件材料齊全、完整、規(guī)范；四是要實(shí)行借卷登記審批制度，制定一此借閱、查閱檔案規(guī)定，嚴(yán)格訴訟檔案的管理，對(duì)所借檔案由專人負(fù)責(zé)及時(shí)將借檔人姓名、單位、時(shí)間、件數(shù)等信息輸入數(shù)據(jù)庫；五要規(guī)范通報(bào)制度，不定期地對(duì)各部門歸檔數(shù)量、質(zhì)量情況以及超期未還或未辦理相關(guān)手續(xù)等情況在局域網(wǎng)上通報(bào)。
5、抓硬件，完善基礎(chǔ)設(shè)施
進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境，在抓好軟件建設(shè)的同時(shí)，尤其要注重硬件設(shè)施的達(dá)標(biāo)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求配置設(shè)施，為提高檔案管理水平創(chuàng)造良好的物質(zhì)條件。同時(shí)充分發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備的作用，將所有門類檔案逐頁掃描進(jìn)行微機(jī)錄入，實(shí)現(xiàn)照片檔案、訴訟檔案、文書檔案等資料的數(shù)字化、信息化，逐步推廣電子文檔，強(qiáng)化檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，充分發(fā)揮內(nèi)部局域網(wǎng)優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步開發(fā)、利用、調(diào)取庫存檔案。
