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1檔案安全管理的主要影響因素

檔案安全管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的、復(fù)雜的、綜合的管理工作。要想做好檔案管理工作，檔案工作人員就必須不斷提升其業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德水平，積極應(yīng)對(duì)新時(shí)期檔案管理工作存在的各項(xiàng)挑戰(zhàn)。反觀當(dāng)前檔案管理工作實(shí)際，一些檔案管理部門普遍存在著檔案管理安全問(wèn)題，直接影響了其檔案管理工作正常進(jìn)行，甚至還會(huì)給單位造成巨大損失。從總體來(lái)看，目前檔案安全管理的主要影響因素有：一是檔案管理人員因素。檔案人員的安全意識(shí)、職業(yè)素養(yǎng)、保密意識(shí)等。二是檔案安全管理體制不健全，在檔案立卷、歸檔、借閱、利用等環(huán)節(jié)沒(méi)有按規(guī)范嚴(yán)格操作。三是網(wǎng)絡(luò)安全、自然災(zāi)害、軟硬件設(shè)施安全等因素。

2預(yù)防為主，切實(shí)做好檔案安全管理工作

2.1提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案安全管理責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)為進(jìn)一步提升檔案安全管理質(zhì)量和效率，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)職業(yè)培訓(xùn)，逐步強(qiáng)化檔案工作人員的安全意識(shí)與責(zé)任意識(shí)。在日常管理工作中，檔案管理部門應(yīng)制定切實(shí)可行的檔案安全管理措施，同時(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、明確責(zé)任，切實(shí)履行監(jiān)管職責(zé)。在思想認(rèn)識(shí)上，檔案管理部門應(yīng)該明確其工作性質(zhì)、地位、特點(diǎn)，堅(jiān)持“預(yù)防為主，防范結(jié)合”原則，將檔案安全作為其工作的重中之重，切實(shí)做好檔案安全防范工作。此外，檔案權(quán)利部門還應(yīng)積極開(kāi)展檔案安全宣傳教育活動(dòng)，增強(qiáng)全員檔案安全意識(shí)，樹(shù)立“檔案安全無(wú)小事，檔案安全人人有責(zé)”的觀念，培養(yǎng)和強(qiáng)化全員檔案安全管理責(zé)任意識(shí)。

2.2建立健全檔案安全管理機(jī)制，從源頭上遏制檔案安全管理漏洞檔案管理部門應(yīng)該逐步強(qiáng)化內(nèi)部管理，建立健全其檔案安全管理機(jī)制，明確檔案安全管理要求與規(guī)則，將檔案安全貫穿于檔案管理的整個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行檔案流動(dòng)、保管和利用制度，構(gòu)建檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系。同時(shí)，檔案管理部門還可以制定一套完善的檔案管理應(yīng)急預(yù)案，并定期開(kāi)展模擬演練，以有效提升整個(gè)檔案管理部門的安全應(yīng)急能力。從檔案收集、整理、立卷、歸檔、鑒定到銷毀、保管、利用，檔案管理部門應(yīng)該從本單位實(shí)際出發(fā)，嚴(yán)把檔案案卷質(zhì)量關(guān)，各項(xiàng)檔案資料進(jìn)出館均要做好登記，以防出現(xiàn)丟失和損壞等情況。此外，檔案管理部門還應(yīng)加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，運(yùn)用一系列現(xiàn)代化信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理，不斷提升檔案管理質(zhì)量。

2.3要按規(guī)定配置檔案用房和檔案設(shè)施，防止檔案實(shí)體遭遇毀損檔案館（室）建筑為檔案保護(hù)和利用服務(wù)提供最基本的物質(zhì)條件，檔案館（室）建筑的好壞將直接影響到檔案的保護(hù)條件和庫(kù)房管理措施的效果，也將影響到對(duì)外服務(wù)的開(kāi)展。目前有部分高校的檔案館（室）設(shè)置在行政辦公樓或圖書(shū)館的頂層，承重問(wèn)題成為一個(gè)很大的問(wèn)題。一旦發(fā)生自然災(zāi)害，后果嚴(yán)重。檔案館應(yīng)按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑建設(shè)規(guī)范》設(shè)計(jì)建造。保障檔案實(shí)體安全，要落實(shí)檔案庫(kù)房“八防”措施：防火、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防光、防塵、防盜。要按規(guī)定購(gòu)置檔案裝具、檔案保管設(shè)備和檔案包裝材料。檔案管理部門應(yīng)定期進(jìn)行安全排查工作，并對(duì)館內(nèi)設(shè)備擺放，特別是電器擺放進(jìn)行合理的規(guī)劃布局，并規(guī)范布置設(shè)備路線。要定期檢查電源線路、火警自動(dòng)噴淋系統(tǒng)、電子防盜報(bào)警系統(tǒng)等，防止因線路老化或短路引發(fā)火災(zāi)。需要配備專門人員對(duì)館內(nèi)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢修，確保設(shè)備能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)。庫(kù)房?jī)?nèi)檔案裝具要合理布局、避光通風(fēng)、整齊有序，且要遵循突出重點(diǎn)，兼顧一般的原則，以便發(fā)生突發(fā)情況時(shí)能及時(shí)有效地進(jìn)行搶救，降低檔案損失程度。

.4實(shí)施檔案登記備份，保障信息數(shù)據(jù)安全檔案登記備份是以強(qiáng)化檔案行政監(jiān)管為導(dǎo)向，著力于提升檔案部門服務(wù)大局、服務(wù)發(fā)展、服務(wù)現(xiàn)實(shí)的能力，通過(guò)檔案登記備份，可以保障信息安全、保全檔案證據(jù)、保存真實(shí)記憶。在開(kāi)展檔案登記備份工作中，應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、分級(jí)管理，突出重點(diǎn)、統(tǒng)籌推進(jìn)，安全保密、有效服務(wù)等基本原則。檔案登記備份可以在一定程度上保障檔案信息數(shù)據(jù)安全，減少信息丟失情況。隨著檔案記錄電子化的出現(xiàn)，檔案管理的工作效率得到了極大地提升，檔案工作人員的工作負(fù)擔(dān)大大減輕。但與此同時(shí)，檔案信息數(shù)據(jù)安全逐漸凸顯出來(lái)。此外，在檔案管理中由于缺乏行之有效的館外檔案監(jiān)管體系，檔案管理部門常常面臨著檔案收回難問(wèn)題。因此，檔案管理部門應(yīng)該采用檔案登記備份的方式進(jìn)行檔案管理，深化檔案安全體系建設(shè)，以有效保障檔案信息數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，檔案館還應(yīng)加強(qiáng)館外檔案監(jiān)管力度，盡可能地減少檔案丟失現(xiàn)象。

2.5提高網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，防止因?yàn)榧夹g(shù)原因或突發(fā)情況造成檔案損失隨著檔案管理信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理部門也迎來(lái)了新一輪的挑戰(zhàn)。一方面，檔案管理部門必須通過(guò)各種數(shù)字化和信息化手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，積極提高其檔案管理的安全性，減少信息安全漏洞；另一方面檔案管理部門還必須設(shè)立相應(yīng)的信息防火墻，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，并建立起一套完備的信息備份與恢復(fù)系統(tǒng)，防止黑客入侵檔案信息管理系統(tǒng)。此外，檔案館還應(yīng)采取多種有效措施，不斷提升其檔案工作人員的管理水平，保證檔案信息安全，防止出現(xiàn)信息泄露的情況。在日常工作中，檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格控制和規(guī)范自身的管理行為。首先，檔案工作人員應(yīng)養(yǎng)成良好的計(jì)算機(jī)操作習(xí)慣，定期查殺病毒。其次，在檔案管理系統(tǒng)的使用過(guò)程中，要使用安全系數(shù)較高的用戶口令和密碼，謹(jǐn)防他人非法進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)。檔案管理員換崗或離職后，系統(tǒng)管理員必須及時(shí)更換口令與密碼。第三，檔案館的計(jì)算機(jī)應(yīng)做到專人專用，使用者必須維護(hù)好自己的計(jì)算機(jī)，防止出現(xiàn)信息丟失和損毀。未經(jīng)允許，使用者不得擅自在計(jì)算機(jī)上下載軟件和游戲。第四，計(jì)算機(jī)的使用要有度。使用者不得隨意更改IP地址或其它系統(tǒng)設(shè)置參數(shù)，不瀏覽非法網(wǎng)頁(yè)和點(diǎn)擊陌生鏈接，同時(shí)每天還要做好數(shù)據(jù)備份。

2.6做好檔案安全管理的其他預(yù)防措施做實(shí)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，提高案卷質(zhì)量。封存原件，大力開(kāi)發(fā)電子數(shù)據(jù)，或是利用檔案復(fù)制件代替原件進(jìn)行利用，減少原件損害。加強(qiáng)日常管理和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)受損和病變檔案。積極開(kāi)展電子檔案異質(zhì)備份，實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案相對(duì)應(yīng)的管理方式。

檔案是記錄歷史的珍貴文獻(xiàn)資料，具有極高的歷史價(jià)值和科研價(jià)值。因此，在實(shí)際管理工作中，管理人員必須積極強(qiáng)化其檔案管理安全意識(shí)，做好檔案管理安全工作，防止檔案信息丟失或泄露。對(duì)于檔案安全管理，檔案管理部門應(yīng)該在思想上予以高度重視，樹(shù)立全民檔案安全意識(shí)，同時(shí)還要在制度上、資金上、設(shè)備設(shè)施上予以充分保障，切實(shí)把各項(xiàng)安全管理措施落到實(shí)處，確保檔案真實(shí)、完整和可用，為后續(xù)開(kāi)發(fā)利用工作打下良好基礎(chǔ)，造福于當(dāng)代，造福于后世。

作者：趙麗彬單位：湖州師范學(xué)院檔案館