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1鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題

1.1參建單位檔案管理意識(shí)不強(qiáng)有一部分建設(shè)單位往往認(rèn)為建設(shè)項(xiàng)目只需要關(guān)注建設(shè)工程的實(shí)體就行,項(xiàng)目檔案管理無(wú)所謂有或者沒(méi)有;一部分的監(jiān)理單位覺(jué)得,監(jiān)理單位最為主要的工作就是對(duì)整個(gè)工程的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督,至于項(xiàng)目檔案的收集和整理應(yīng)該由檔案部門(mén)進(jìn)行;還有一部分的施工人員則是認(rèn)為施工單位就是關(guān)注施工,至于項(xiàng)目檔案完全可以等到整個(gè)工程竣工以后再整理。諸多錯(cuò)誤的思想導(dǎo)致項(xiàng)目檔案工作無(wú)人負(fù)責(zé),具體的制度沒(méi)有真正落實(shí),項(xiàng)目檔案最終沒(méi)有人收集,也沒(méi)有人整理。

1.2檔案管理責(zé)任主體不明確現(xiàn)有體制是投資主體多元化,共同合資建造鐵路容易導(dǎo)致整個(gè)檔案產(chǎn)權(quán)關(guān)系模糊,無(wú)法理清楚具體的管理職責(zé)。很多的合資公司往往存在錯(cuò)誤思想,認(rèn)為項(xiàng)目檔案管理僅僅是上級(jí)檔案部門(mén)的工作,與他們無(wú)關(guān),也有的建設(shè)項(xiàng)目指揮部覺(jué)得建設(shè)項(xiàng)目一旦建設(shè),不管是建設(shè)、施工還是監(jiān)理人員都應(yīng)該撤離轉(zhuǎn)移到其他項(xiàng)目當(dāng)中,那么竣工部分的文件應(yīng)該移交給接管維護(hù)單位。錯(cuò)誤的思想導(dǎo)致合資公司當(dāng)中沒(méi)有專門(mén)進(jìn)行檔案管理的人員,相關(guān)的辦公設(shè)備和設(shè)施并不具備,如果將竣工文件隨意處理,那么可能存在一定的隱患。

1.3投資方檔案部門(mén)對(duì)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)不夠鐵路部門(mén)與其他地方的檔案管理工作有所差別,那么往往造成后續(xù)鐵路建設(shè)當(dāng)中項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)有所差別,沒(méi)有統(tǒng)一的判斷標(biāo)準(zhǔn)。鐵路集團(tuán)不能夠積極主動(dòng)的對(duì)新建部分的合資公司進(jìn)行檔案的全面檢查和監(jiān)督,整體上比較被動(dòng)。作為地方檔案管理人員而言,很少過(guò)問(wèn)新建鐵路建設(shè)項(xiàng)目,因此合資鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理可能會(huì)出現(xiàn)管理空白。

1.4建設(shè)、監(jiān)理和施工單位檔案人員素質(zhì)不高目前很多的建設(shè)項(xiàng)目單位沒(méi)有專人負(fù)責(zé)檔案管理,其檔案管理往往由不專業(yè)的人員來(lái)臨時(shí)幫忙完成。由于這些人員并沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的檔案管理訓(xùn)練,相對(duì)而言經(jīng)驗(yàn)有限,會(huì)盲目照搬其他單位在檔案管理當(dāng)中的做法,不專業(yè)的行為導(dǎo)致整個(gè)檔案資料的質(zhì)量不高,檔案的準(zhǔn)確性和完整性難以得到保證。

2解決問(wèn)題的措施和對(duì)策

2.1提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)檔案管理組織基礎(chǔ)建設(shè)各個(gè)參建單位需要對(duì)檔案管理工作引起一定的重視,明確國(guó)家在檔案工作當(dāng)中具體的法律法規(guī),然后根據(jù)單位情況建立系統(tǒng)化的規(guī)章制度和管理體系。首先,需要明確檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制,合資公司作為整個(gè)檔案管理的主體,起著組織和協(xié)調(diào)作用。具體分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)要明確,然后由項(xiàng)目的辦公室人員進(jìn)行檔案工作,需要將檔案管理工作納入到日常的考核當(dāng)中,定期進(jìn)行全面的檢查;其次,檔案管理人員要合理配備,專職或者兼職的檔案人員要配備,完善整個(gè)檔案工作的體系。

2.2建立項(xiàng)目檔案管理約束機(jī)制,加強(qiáng)責(zé)任考核首先,建設(shè)項(xiàng)目合同當(dāng)中需要設(shè)定一定的檔案工作具體工作開(kāi)展的條款。條款當(dāng)中需要對(duì)設(shè)計(jì)、施工以及監(jiān)理等各個(gè)單位關(guān)于檔案管理工作的具體責(zé)任予以明確。在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的每一個(gè)階段,都需要明確設(shè)計(jì)、竣工圖的編制任務(wù),包括項(xiàng)目文件的收集、整理和移交的具體責(zé)任。監(jiān)理單位對(duì)于項(xiàng)目的竣工文件是否完整和準(zhǔn)確有一定的審核義務(wù),然后提交有關(guān)報(bào)告;其次,檔案工作的開(kāi)展和工程的全面建設(shè)要做到同步。工程計(jì)劃任務(wù)的下達(dá)和項(xiàng)目文件歸檔相互同步;工程項(xiàng)目進(jìn)度的檢查與項(xiàng)目材料的形成同步;工程結(jié)果的驗(yàn)收與驗(yàn)收文件形成相互同步;獎(jiǎng)勵(lì)項(xiàng)目的登記上報(bào)和檔案部門(mén)出具的資料歸檔相互同步;第三,項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收,需要與工程相關(guān)評(píng)選相互結(jié)合。為了保證整個(gè)工程檔案的質(zhì)量如何,可以讓相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作進(jìn)行督促,具體的督促可以通過(guò)以下幾個(gè)方面來(lái)實(shí)現(xiàn):如果檔案質(zhì)量未能達(dá)到,那么判定為施工任務(wù)沒(méi)有完成,后續(xù)的驗(yàn)收也無(wú)法進(jìn)行;如果沒(méi)有在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成檔案歸檔,那么無(wú)法進(jìn)行優(yōu)質(zhì)項(xiàng)目的評(píng)定;如果竣工文件不夠完整,那么整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目無(wú)法進(jìn)行后續(xù)的驗(yàn)收;如果工程竣工檔案未達(dá)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),那么工程結(jié)算不能進(jìn)行,相關(guān)的工程尾款也要扣留。

2.3實(shí)行檔案工作統(tǒng)一管理所有的合資公司或者建設(shè)單位當(dāng)中,應(yīng)該根據(jù)公司具體的情況制定合適的管理方法,將檔案工作小組和部門(mén)的職責(zé)予以明確,相關(guān)的部門(mén)應(yīng)該建立健全項(xiàng)目檔案管理辦法、竣工文件編制規(guī)定、項(xiàng)目檔案分類(lèi)方案、項(xiàng)目文件歸檔范圍及保管期限表、竣工檔案驗(yàn)收辦法、項(xiàng)目檔案整理操作規(guī)程、檔案保管和文件歸檔制度、檔案庫(kù)房管理制度、檔案調(diào)閱和利用制度和檔案保密制度等,后續(xù)需要真正落實(shí)職責(zé),做好定期考核。

2.4增加檔案工作資金投入,努力提升檔案管理現(xiàn)代化水平首先需要做好長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃,針對(duì)檔案工作應(yīng)該設(shè)立專項(xiàng)的資金。為了保證整個(gè)檔案管理工作能夠正常、有序地開(kāi)展,將檔案管理工作水平不斷提升,那么所有的合資公司或者建設(shè)單位在最初開(kāi)始進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)時(shí),配置好各項(xiàng)需要的辦公設(shè)備,具體包括檔案庫(kù)房、檔案柜架、裝具和檔案“八防”安全等所需設(shè)施設(shè)備以及購(gòu)置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、聲像器材等。檔案管理有專項(xiàng)資金,并且需要在建設(shè)工程預(yù)算當(dāng)中得以體現(xiàn),資金的每一筆投入都要有所記錄;其次需要定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),讓檔案管理人員的素質(zhì)不斷提升?！罢?qǐng)進(jìn)來(lái),走出去”就是不錯(cuò)的方法,讓上級(jí)部門(mén)的檔案人員定期到該企業(yè)進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo),開(kāi)展多種形式的交流。當(dāng)然也可以讓該企業(yè)的檔案人員到其他的鐵路局進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),也可以到其他的單元進(jìn)行學(xué)習(xí),從諸多方面綜合提升檔案管理人員的能力。

作者：丁爽潘曉梅喬樹(shù)偉王永偉單位：中鐵十九局集團(tuán)第一工程有限公司綜合辦檔案室