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在國(guó)外，檔案鑒定工作的準(zhǔn)則問(wèn)題越來(lái)越受到人們的重視：

前蘇聯(lián)從1918年起直到1991年解體為止，檔案工作始終實(shí)行集中統(tǒng)一管理，檔案鑒定銷(xiāo)毀的決定權(quán)始終掌握在檔案管理機(jī)關(guān)。前蘇聯(lián)為檔案鑒定工作規(guī)定了四項(xiàng)原則：（1）歷史主義原則，即必須把每份文件都看作是一定歷史時(shí)代的產(chǎn)物，因而必須從歷史的角度進(jìn)行評(píng)價(jià)；（2）黨性原則，即必須從勞動(dòng)階級(jí)的利益出發(fā)來(lái)了解文件的意義，避免主觀主義；（3）全面性原則，即必須從各個(gè)不同的方面來(lái)研究和評(píng)價(jià)文件；（4）系統(tǒng)性原則，即不能孤立地對(duì)文件逆行評(píng)價(jià)。

美國(guó)雖然沒(méi)有規(guī)定什么統(tǒng)一的鑒定原則，但是，從其具體做法上看，也很注意分析研究文件的歷史意義，重視全局性和系統(tǒng)性的觀點(diǎn)。由于美國(guó)的檔案工作實(shí)行分散的檔案管理體制，每個(gè)檔案館都有自己的特點(diǎn)，所以，美國(guó)十分強(qiáng)調(diào)檔案館的接收規(guī)定，就是說(shuō)他們關(guān)心的是每個(gè)檔案館究竟應(yīng)當(dāng)接收什么樣的文件和信息，他們要求文件的鑒定標(biāo)準(zhǔn)與接收規(guī)定必須是一致的。

鑒定標(biāo)準(zhǔn)是依據(jù)鑒定原則或接收規(guī)定擬定的，它是具體評(píng)價(jià)文件時(shí)所依據(jù)的一些特征。目前外國(guó)檔案部門(mén)所遵循的鑒定標(biāo)準(zhǔn)可以歸納為以下幾點(diǎn)：

（1）文件產(chǎn)生者的職能。這一項(xiàng)鑒定標(biāo)準(zhǔn)在前蘇聯(lián)稱為“全宗構(gòu)成者的意義”，在美國(guó)則稱為對(duì)“文件職能特點(diǎn)的分析”。它是職能鑒定論的主要標(biāo)志。

進(jìn)行職能分析，主要是為了確定文件的證據(jù)性價(jià)值。早在20世紀(jì)50年代，謝倫伯格就已經(jīng)指出了進(jìn)行職能分析時(shí)應(yīng)當(dāng)注意三個(gè)要素：第一，文件產(chǎn)生機(jī)關(guān)在所屬行政機(jī)關(guān)等級(jí)體系中的位置；第二.文件產(chǎn)生機(jī)關(guān)的職能；第三，文件產(chǎn)生機(jī)關(guān)的活動(dòng)。這里要把重要職能與重要活動(dòng)區(qū)別開(kāi)。

在前蘇聯(lián)，由于在全國(guó)范圍內(nèi)實(shí)行了檔案工作的集中統(tǒng)一管理，所以，對(duì)文件產(chǎn)生機(jī)關(guān)的職能分析不是針對(duì)個(gè)別機(jī)關(guān)，而是針對(duì)所有的機(jī)關(guān)、企業(yè)和團(tuán)體。前蘇聯(lián)把文件產(chǎn)生機(jī)關(guān)看作國(guó)家檔案全宗的補(bǔ)充源，并根據(jù)這些機(jī)關(guān)職能的重要性把它們分為三大類(lèi)：第一類(lèi)是在蘇聯(lián)社會(huì)生活中起最重要作用的機(jī)關(guān)，這些機(jī)關(guān)要按規(guī)定向國(guó)家檔案館移交檔案文件；第二類(lèi)是大多數(shù)具有相同職能和任務(wù)的機(jī)關(guān)，這些機(jī)關(guān)要有選擇地向國(guó)家檔案館移交檔案文件，避免重復(fù)；第三類(lèi)是一些輔助性和服務(wù)性的機(jī)關(guān)，這些機(jī)關(guān)不向國(guó)家檔案館移交檔案文件。

（2）文件的內(nèi)容。文件內(nèi)容是判斷文件價(jià)值的基本標(biāo)準(zhǔn)。

美國(guó)檔案學(xué)者認(rèn)為，對(duì)文件內(nèi)容的分析主要是為了確定文件的情報(bào)性價(jià)值。謝倫伯格曾經(jīng)指出，在進(jìn)行這種分析時(shí)應(yīng)當(dāng)注意三個(gè)要素：

第一，要考察情報(bào)本身是否重要。所謂文件內(nèi)容，是指文件中記載的關(guān)于人物、事件、現(xiàn)象、事物的情報(bào)的總和。分析文件內(nèi)容時(shí)，要弄清楚這些情報(bào)是否符合以及在多大程度上符合檔案館的征集目標(biāo)。這些情報(bào)所記錄的主題越接近檔案館的核心征集目標(biāo)，文件的情報(bào)就越重要。

美國(guó)檔案學(xué)家哈姆認(rèn)為，情報(bào)的重要性并不取決于文件的數(shù)量，例如，關(guān)于關(guān)鍵領(lǐng)域內(nèi)殘缺不全的文件也比無(wú)關(guān)的成套的文件重要。瑞典檔案學(xué)家尼爾遜則持有不同的看法，他十分強(qiáng)調(diào)文件的完整性，認(rèn)為只有完整的文件才可以用來(lái)研究一般化的現(xiàn)象，如果一個(gè)文件全宗只包括很小一個(gè)范圍或者已經(jīng)損失了十之八九，那就應(yīng)當(dāng)銷(xiāo)毀。

第二，要考察情報(bào)是不是獨(dú)一無(wú)二的。所謂獨(dú)一無(wú)二性，是指該文件所含的情報(bào)是在其他已公布或未公布的文件中找不到的，該文件是孤本文件。這里應(yīng)當(dāng)注意，在一份獨(dú)一無(wú)二的實(shí)體文件中，信息不一定是獨(dú)一無(wú)二的。例如，一個(gè)電視臺(tái)所制作的每日電視新聞節(jié)目，盡管每一個(gè)新聞節(jié)目都是獨(dú)一無(wú)二的，但是該節(jié)目中的情報(bào)大部分都是在其它電視新聞節(jié)目中可以找到的，因而不是獨(dú)一無(wú)二的。

第三，要考察情報(bào)的形式如何?，F(xiàn)在，情報(bào)有多種多樣的形式，有文字的、錄音的、錄像的、數(shù)據(jù)的等。由于現(xiàn)代技術(shù)很便于情報(bào)的轉(zhuǎn)移，所以，同一情報(bào)往往會(huì)有不同的版式；例如，同一情報(bào)會(huì)有電子數(shù)據(jù)文件、計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的低質(zhì)文件和計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的縮微膠片等形式。鑒定時(shí)，要根據(jù)耐久性、易檢索性、利用類(lèi)型以及保管費(fèi)用等來(lái)確定應(yīng)當(dāng)保存哪一種版式。

（3）文件的用途。

鑒定和分析文件的用途時(shí)，首先要考察文件的真實(shí)性。在外國(guó)，偽造檔案文件的事例源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，司空見(jiàn)慣。例如，在古代羅馬，執(zhí)政官西賽羅曾經(jīng)指責(zé)檔案館是偽造文件的作坊。天主教會(huì)曾經(jīng)在公元8世紀(jì)偽造《君士坦丁贈(zèng)賜》，據(jù)以索取世俗統(tǒng)治權(quán)，直到1440年才被揭穿，第二次世界大戰(zhàn)結(jié)束后，德國(guó)《畫(huà)刊》雜志偽造的《希持勒日記》曾經(jīng)蒙騙過(guò)許多人。鑒定時(shí)如果讓那些真實(shí)性值得懷疑的文件蒙混過(guò)關(guān)，后果將會(huì)是十分嚴(yán)重的。

瑞典檔案學(xué)家尼爾遜把文件的真實(shí)性稱為文件的可靠性，并把它列為他所設(shè)計(jì)的五項(xiàng)鑒定標(biāo)準(zhǔn)的首位（另外四項(xiàng)鑒定標(biāo)準(zhǔn)是完整性、可比性、密集性和保管費(fèi)用），是有一定道理的。

除真實(shí)性外，鑒定者還必須考察文件的可理解性。因?yàn)橛行﹣y涂、亂寫(xiě)、速記草稿之類(lèi)的材料，盡管是真實(shí)的，除了形成者本人之外，其他人全都無(wú)法理解，有等于無(wú)，沒(méi)有什么價(jià)值可言。

法律限制和行政限制會(huì)禁止人們利用文件，實(shí)體障礙和智能障礙會(huì)妨礙人們利用文件。法律限制和行政限制有一些是合理的，應(yīng)當(dāng)遵守，有一些則是不合理的，應(yīng)當(dāng)通過(guò)協(xié)商或談判，爭(zhēng)取有關(guān)當(dāng)局修改或取消。實(shí)體障礙和智能障礙是多種多樣的。例如，結(jié)構(gòu)不明或混亂無(wú)序，因缺乏索引等檢索工具而無(wú)法查找，因需使用過(guò)時(shí)的技術(shù)而無(wú)法辨認(rèn)，電子文件由于缺少必要的軟件和程序文獻(xiàn)而無(wú)法閱讀等，這些障礙都是鑒定時(shí)必須加以考慮的。

（4）文件的獨(dú)特性。進(jìn)行文件獨(dú)特性分析，是為了確定文件的內(nèi)在價(jià)值。

在美國(guó)，《獨(dú)立宣言》以及1863年美國(guó)總統(tǒng)林肯提出“民治、民有、民享”這一名言的葛底斯堡演說(shuō)等，就是具有最大內(nèi)在價(jià)值因而也最具獨(dú)特性的文件。

（5）特種文件的技術(shù)性能。特種文件是指影片、照片、錄音和電子文件等。這些文件存在著一系列不同于紙質(zhì)文字文件的技術(shù)問(wèn)題，鑒定時(shí)必須加以注意。就目前來(lái)看，主要的技術(shù)問(wèn)題有三個(gè)：第一個(gè)技術(shù)問(wèn)題是現(xiàn)行文件的物理穩(wěn)定性，這就是說(shuō)，在鑒定時(shí)要考察現(xiàn)行文件載體的質(zhì)量和狀況，分析和研究該載體在不進(jìn)行額外保管處理的情況下能否長(zhǎng)期保存（比如說(shuō)保存100年或更長(zhǎng)的時(shí)期）而不發(fā)生大的變化。第二個(gè)技術(shù)問(wèn)題是文件信息從一種載體轉(zhuǎn)移到另一種載體的可能性。第三個(gè)技術(shù)問(wèn)題是技術(shù)的陳舊對(duì)文件的影響。

（6）文件效益與費(fèi)用的比較。

在西方，檔案事業(yè)大都是分散管理的。每個(gè)檔案館的預(yù)算都很有限，它只能在其預(yù)算許可的范圍內(nèi)來(lái)鑒定和接收檔案文件。因此，檔案館因經(jīng)費(fèi)不是而拒絕接收檔案的現(xiàn)象是可以理解的。正像G.哈姆所說(shuō)的那樣：“檔案工作都最終必須接受這樣的事實(shí)——有些文件無(wú)論多么有價(jià)值和多么可以接收，可能僅僅因?yàn)檫^(guò)于昂貴而無(wú)法保留下來(lái)”。面對(duì)這樣的情景，檔案工作者除了望檔興嘆外還能有什么辦法呢？

鑒定者按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案文件進(jìn)行綜合的分析評(píng)價(jià)后，就可以把所作的鑒定決定寫(xiě)成書(shū)面材料報(bào)請(qǐng)有關(guān)當(dāng)局批準(zhǔn)，并根據(jù)批示把檔案文件交檔案館長(zhǎng)期保存或者加以銷(xiāo)毀。一般地說(shuō)，經(jīng)過(guò)鑒定永久保存的文件似乎已經(jīng)定了終身命運(yùn)，直到1980年為止，人們對(duì)此并沒(méi)有提出疑問(wèn)?？墒?，自1980年以來(lái)，人們逐漸認(rèn)識(shí)到，重新評(píng)價(jià)過(guò)去的鑒定決定是必要的，因?yàn)橐酝脑S多鑒定決定并不是全都符合目前的鑒定標(biāo)準(zhǔn)的，有一些甚至按過(guò)去的鑒定標(biāo)準(zhǔn)也有掌握過(guò)松的問(wèn)題。

按照目前的鑒定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)館藏進(jìn)行再鑒定，也叫回溯性鑒定，可以銷(xiāo)毀那些已經(jīng)證明不再有什么價(jià)值的文件，從而可以優(yōu)化館藏。不過(guò)，再鑒定時(shí)應(yīng)當(dāng)注意，對(duì)于那些毫無(wú)疑問(wèn)已經(jīng)經(jīng)受了永久保存檢驗(yàn)的檔案文件，不應(yīng)考慮節(jié)約費(fèi)用的問(wèn)題。

【參考文獻(xiàn)】

①f.GeraldHamSelectingandAppeaising-ArchivesandManuscripts，Chicago1993，P.60.