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摘　要：干部人事檔案是干部個人經(jīng)歷和社會實踐的記錄，是干部思想品德業(yè)務(wù)能力和工作情況的反映，是歷史的、全面的考察了解和正確選拔使用干部的一個重要依據(jù)，是黨管干部的具體要求，其準確性、真實性、完整性關(guān)系到干部隊伍建設(shè)的嚴肅性、公平性。干部檔案中的早期材料因關(guān)系到出生時間、學歷學位、干部身份等關(guān)鍵信息而顯得格外重要。這部分材料很多形成于求學時期，因此學生檔案管理便顯得尤為重要，加強學生檔案管理對干部人事檔案管理有重要意義。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案管理；學生檔案管理；檔案意識；檔案工作

干部人事檔案作為反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認識、學習工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料，是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源。然而，在歷年的干部人事檔案審核、檢查中，仍然發(fā)現(xiàn)很多重要材料丟失、部分材料涂改、組織認定存疑等諸多問題，其中以最基本的“三齡兩歷一身份”認定為例，出生時間認定、入學歷認定、干部身份認定都離不開干部人事檔案的早期材料，包括入團志愿書、學生登記表、畢業(yè)生登記表、授予學歷學位的材料、派遣證等，并且隨著干部隊伍學歷的逐年提高，很大一部分干部的入黨材料都形成于在校期間，這就逐漸凸顯了學生檔案準確性、完整性、真實性的重要意義。

一、學生時期形成的檔案材料現(xiàn)狀

干部人事檔案的10類材料中，形成于在校期間的主要包括：入團（黨）志愿書、學生登記表、畢業(yè)生登記表、授予學歷學位的材料、派遣證等，這些材料作為出生時間認定、入黨時間認定、學歷認定、干部身份認定的重要依據(jù)，是干部人事檔案中最早期、基礎(chǔ)的檔案材料，卻也是出現(xiàn)問題最多的部分。入團志愿書作為最早記載出生時間的檔案材料，存在著因不符合入團條件而故意填大年齡、審核不嚴造成的學生隨意填寫出生時間、團檔案丟失造成的檔案造假等問題，從而在干部出生時間的認定上給組織工作帶來困難，或者給干部本人帶來不必要的麻煩。學歷學位檔案材料中，畢業(yè)生登記表、學生登記表、學歷學位材料等，存在填寫信息不完整、代填代簽現(xiàn)象，普遍存在學籍材料零散不完整、利用率不高等問題。派遣證（報到證）作為干部身份認定的重要材料，卻沒有得到足夠的重視，部分學生在自己保管過程中發(fā)生丟失，部分學校派遣證（報到證）花名冊保存不善，導(dǎo)致干部身份認定困難。

二、高校學生檔案的管理現(xiàn)狀及原因

1.學生檔案管理工作受重視程度不夠

干部人事檔案管理作為組織人事部門的重要工作內(nèi)容，其制度體系、程序環(huán)節(jié)、檢查督導(dǎo)都日漸規(guī)范和嚴格，相比之下，學生檔案管理工作則顯得受重視程度不夠，缺乏指導(dǎo)性、約束性的制度，各地區(qū)、各高校執(zhí)行標準不一、審核把關(guān)尺度不一、接收轉(zhuǎn)遞程序不一、管理部門歸屬也有所不同。造成這一問題的原因主要是重視程度不夠，對于學生檔案重要性認識不足，學生檔案管理部門隨意性很大，檔案接受、審核、整理、清查基本處于被動狀態(tài)，沒能從學生的縱向發(fā)展考慮去規(guī)范檔案管理工作，也沒能將學生檔案管理工作真正融入學校的教學建設(shè)過程中，導(dǎo)致學生檔案管理工作投入不足、硬件落后、管理松散。

2.專業(yè)檔案管理人員缺乏

一是學生檔案管理人員數(shù)量嚴重不足，二是現(xiàn)有的學生檔案管理人員專業(yè)性不強，業(yè)務(wù)水平參差不齊。很多學校做不到學生檔案管理專崗專人，學生檔案往往由其他崗位人員兼職管理，流動性也相對較大，由于高校學生數(shù)量龐大，2019年我國在校普通本?？疲ú缓芯可⒊扇吮緦？粕?、網(wǎng)絡(luò)本專科生）大學生共30315262名，根據(jù)辦學規(guī)模，學生檔案數(shù)量從幾千到幾萬不等。一人要管理成千上萬份學生檔案，在很多高校往往由學生代為審核整理?，F(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，尤其是中高職院校，大多數(shù)檔案管理員都不是專業(yè)出身，缺乏應(yīng)有的專業(yè)技術(shù)職能。產(chǎn)生這一問題的原因是多種多樣的，既有高校編制限制的原因，也有相應(yīng)專業(yè)培訓(xùn)配套不夠完善的原因，還有因兼職管理學生檔案產(chǎn)生的時間精力分配不合理導(dǎo)致的管理投入不足等原因。

3.學生檔案意識淡薄

由高中入高校、由高校派遣到教育主管部門或由人才市場過程中學生檔案意識不強，往往會造成重要材料，如受表彰獎勵等材料未歸檔、重要材料如派遣證（報到證）丟失、整卷檔案丟失、人事不及時或不規(guī)范問題，很大一部分是由于學生檔案意識淡薄造成的。而學生的檔案意識淡薄，很大程度上是因為高校的檔案宣傳開放程度不夠。什么材料應(yīng)該入檔、什么材料必須入檔、檔案對自己有什么影響，大多數(shù)學生不是十分清楚，也很少能看到與之相關(guān)的宣傳等。

4.檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范

學生檔案的轉(zhuǎn)遞過程中，機要交換的使用率特別低，大部分采用快遞或者由學生本人帶來（走），這就為學生檔案管理工作留下了很大的隱患。分析原因，主要包含以下幾個方面：一是機要意識不強，歸根結(jié)底還是對學生檔案管理工作的重要性認識不足；二是機要程序復(fù)雜煩瑣，學生檔案轉(zhuǎn)遞往往數(shù)量大、時間集中，傳統(tǒng)的機要交換效率難以滿足轉(zhuǎn)遞需求；三是高校、檔案接受單位、機要管理部門缺乏有效的協(xié)同機制。干部人事檔案都是在學生檔案的基礎(chǔ)上建立形成的，以上問題的發(fā)生很容易導(dǎo)致學生檔案的真實性、準確性、完整性缺失，檔案的利用率不高，在干部人事檔案的建檔過程中，會無形中增加組織人事部門的工作量。

三、進一步提高學生檔案管理水平

為進一步提高干部人事檔案工作科學化、制度化、規(guī)范化，把好檔案材料的入口關(guān)、轉(zhuǎn)遞關(guān)、真實關(guān)、準確關(guān)，提高學生檔案的真實性、完整性、準確性勢在必行。

 1.加大宣傳投入，提高宣傳力度，普及檔案知識，提高檔案意識

將檔案意識提升納入學校日常建設(shè)管理范疇，將檔案宣傳列入財政預(yù)算，增加宣傳投入；豐富宣傳形式，將檔案意識提升貫穿學生在校期間各階段，可以通過在入學通知書、報到須知、新生公開信中增加檔案管理內(nèi)容，從進入高校之前就開始強化學生檔案意識；可以通過新生班會、專題公開課、專題宣傳展板，融入典型的檔案利用案例等多種形式，普及檔案知識，可以進一步強調(diào)學生檔案的重要性；可以通過畢業(yè)指導(dǎo)中增加檔案管理內(nèi)容、對畢業(yè)生增設(shè)選修課程等形式進一步強化學生檔案意識。

2.提高責任意識，壓實管理責任，從嚴從實做好學生檔案管理工作

深刻學習、嚴格貫徹執(zhí)行《高校檔案管理辦法》，壓實學校和第一責任人的管理責任，高等學校校長作為學生檔案管理工作的主要責任人，應(yīng)從意識到舉措，抓實、抓細、抓嚴學生檔案工作。提高學生檔案管理工作的人力投入，設(shè)置專崗、配置專人，根據(jù)辦學規(guī)模、在校學生數(shù)量，合理配置學生檔案專職管理人員；提高學生檔案管理工作經(jīng)費投入，整合現(xiàn)有資源，完善辦公場所、配齊辦公設(shè)備。保證學生檔案管理工作的開展有領(lǐng)導(dǎo)、有經(jīng)費、有場地、有人員，為學生檔案管理工作提供基礎(chǔ)保障。

3.提升專業(yè)技能，打造專業(yè)隊伍，提升學生檔案管理工作水平

對學生檔案管理工作人員進行技能培訓(xùn)，提升其收集、鑒別、審核、整理等專業(yè)技術(shù)水平，通過招聘專業(yè)人才提升檔案管理隊伍整體水平，對配置確有困難的可探索以引進第三方的形式，做好學生檔案管理工作；對學生檔案工作開展定期清理檢查，以檢查發(fā)現(xiàn)問題為導(dǎo)向，倒查原因，倒逼機制，在檢查及整改中不斷提升業(yè)務(wù)能力水平，使學生檔案管理工作逐漸科學化、規(guī)范化、制度化。

4.利用科學技術(shù)手段，探索學生檔案管理新模式

目前，干部人事檔案已開始數(shù)字化探索并取得階段性成果，利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫、存儲技術(shù)、索引技術(shù)，既有利于原件保存，又最大程度地防止了檔案材料的涂改，同時還提高了保存時限，壓縮了檔案保存成本。目前，技術(shù)及程序均已十分成熟，可將該模式探索運用于學生檔案管理工作，再逐步推廣至人事單位，從而形成檔案轉(zhuǎn)遞流轉(zhuǎn)的無縫銜接，保障檔案的真實性、準確性、完整性，提高檔案利用效率。

5.設(shè)置檔案審核環(huán)節(jié)，做好檔案質(zhì)量管理工作

學生檔案管理可以借鑒干部人事檔案工作方面的相關(guān)規(guī)定條款和要求，在檔案轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出時，都必須對檔案進行審核。學生檔案的審核工作貫穿了學生在校期間的所有環(huán)節(jié)，在對學生檔案進行審核時，一般需要經(jīng)過三個步驟：首先，在學生入學后，應(yīng)及時清點整理和審核所有新生的高中期間的所有檔案，包括高考材料等，以便及時確定學生檔案中是否存在檔案缺失、錯裝、漏裝，是否滿足要求等問題，一旦發(fā)現(xiàn)存在問題的檔案，應(yīng)及時告知學生，讓其盡快補齊所缺材料。另外，有些省份已經(jīng)實行了高考電子檔案，對于這些省份的學生檔案工作，應(yīng)按要求打印相關(guān)高考電子檔案替代存檔。其次，學生入學后，會產(chǎn)生新的檔案材料，如黨團方面的材料、獎懲情況、學籍情況等，對于增加的檔案材料，學生檔案管理部門應(yīng)進行及時接收和整理，并對其檔案材料質(zhì)量進行把關(guān)審核，主要審查材料的完整性、填寫的準確性、簽字蓋章是否完整清晰，是否存在涂改等。最后，當學生畢業(yè)后，應(yīng)對學生在校就讀期間的檔案材料進行審核，主要查看檔案材料裝入是否完整，有無重名學生檔案材料錯裝的問題，以及檔案材料的密封是否嚴密等。上述三個檔案審核環(huán)節(jié)，是為了避免過去學生檔案粗放式管理方面存在的放而不管的問題，通過建立一套全過程、精細化的檔案管理體系，從而可以記錄和掌握學生檔案的歸檔內(nèi)容，提高學生檔案管理工作效率和水平。

6.關(guān)注檔案轉(zhuǎn)遞流程，確保檔案安全

2015年之前，學生檔案和干部檔案一樣，都是通過機要交通的方式進行傳遞。2015年之后，學生檔案可以通過中國郵政EMS方式進行傳遞，對于EMS方式傳遞學生檔案，學生檔案管理部門需要注意以下幾個方面：第一，配合中國郵政EMS郵寄的要求，提供詳細的收件人信息，如收件人具體地址、姓名、電話等，確保郵寄地址正確無誤，檔案能安全及時到達派遣單位；第二，在郵寄檔案時，應(yīng)做好檔案的密封工作，使用大學畢業(yè)生檔案專用的EMS郵寄，并粘貼好封條，加蓋封口騎縫章，同時避免弄臟弄損檔案，確保檔案材料不散失；第三，在學生檔案寄出后，應(yīng)及時整理檔案郵寄單號，確保郵寄單號與學生檔案郵寄信息保持一致。與機要交通方式傳遞檔案不同的是，采用EMS方式郵寄檔案時，檔案收件人不固定，所以也就存在檔案投遞過程中出現(xiàn)無法妥投、拒收等問題，這就要求學生檔案管理部門要及時跟蹤檔案郵寄投遞情況，一旦發(fā)現(xiàn)上述檔案不能接收的情況，應(yīng)及時查找原因，做出相應(yīng)的處理，確保檔案能及時安全傳遞接收。

7.利用計算機技術(shù)，構(gòu)建檔案管理信息化系統(tǒng)

在信息化時代，學生檔案管理工作應(yīng)與時俱進，實現(xiàn)檔案信息化管理。學生檔案管理部門針對學生檔案管理的特點和要求，通過建立信息化管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)對學生檔案信息的整合，進一步提高學生檔案管理水平。具體來講，它可以整合在校學生的基本信息和檔案中的記錄信息，為學校針對性地培養(yǎng)和教育學生提供了更好的信息資源，通過在學生的基本信息基礎(chǔ)上，記錄學生的黨團情況、獎懲情況和學籍情況，并對這些信息在管理系統(tǒng)上進行存儲和統(tǒng)一管理，就可以在獲取學生信息時，快速調(diào)出進行查看，避免了多個部門之間反復(fù)查證的重復(fù)性工作，提高了檔案管理的工作效率。此外，實現(xiàn)信息化管理對于學生檔案的日常管理也是很有必要的，可以實現(xiàn)對學生檔案的全過程管理，對檔案信息進行及時收集歸檔，傳遞檔案時更加便捷，可以實時查看學生檔案的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出情況，以及檔案存在位置信息等，大大節(jié)省了學生檔案管理工作時間和勞動成本。

四、結(jié)語

綜上可知，干部人事檔案始于一個人的學生時期，要想提升干部人事檔案管理工作水平，就要先從學生檔案管理工作抓起。在學生檔案管理工作中，可以參照干部人事檔案管理標準和要求，在學生檔案材料的制作、收集、審核等整個階段，都應(yīng)給予足夠的重視，按照學生檔案管理的標準，采用科學化、精細化和信息化的管理方式，做好學生檔案管理工作，使之與干部人事檔案能夠更好地銜接，從而實現(xiàn)學生檔案和干部人事檔案管理的統(tǒng)一、規(guī)范。

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作者：單位：山西工程科技職業(yè)大學