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一、人事檔案的用途

人事檔案不光是工作變動時，單位需要的文件。事實上它與我們每個人的日常生活關(guān)系正越來越密切。比如在辦理房屋繼承手續(xù)時，需要公證機關(guān)提供父子關(guān)系證明，那么公證處如何證明父子關(guān)系呢？最直接的就是戶口簿了，但如果父子不在一個戶口簿上，則體現(xiàn)不出相互關(guān)系。這時一個有效的辦法就是查閱本人（父親或子女）的人事檔案，如果上面填寫過家庭關(guān)系，就可以作為公證依據(jù)了。這其實只是人事檔案與我們生活密切相關(guān)的事例中的一個。而人事檔案對于個人、社會及國家都有更重要的價值和作用，歸納起來有以下幾個方面：

1.人事檔案是歷史地、全面地考察了解干部和人才的重要依據(jù)。在干部及人才選拔工作中，查閱人事檔案是了解一個人狀況的重要途徑，可以全面地了解這個人的經(jīng)歷、做過哪些工作、取得哪些成績、有何特長、有何個性、道德品質(zhì)如何以及缺點是怎樣的等方面情況。現(xiàn)代企業(yè)需要廣納賢才，人力資源部門從人事檔案中可以了解到求職者以往在教育、培訓(xùn)、技能、績效等方面的信息，是對求職者本人提供信息的重要補充和印證。

2.人事檔案是人員流動過程中的必備手續(xù)。國家機關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)在招聘、錄用人才及干部調(diào)動時，必須有組織人事部門審批手續(xù)，有本人檔案隨轉(zhuǎn)才能辦理調(diào)出、調(diào)入及錄用手續(xù)。

3.人事檔案是確定工資薪酬、福利待遇、辦理社會保險等的主要憑證。個人在機關(guān)、事業(yè)單位流動時，檔案中的工資級別是新單位確定個人工資薪酬的直接依據(jù)，國有企業(yè)一般也會參照使用。企業(yè)職工在繳納社會保險及退休后保險金發(fā)放時，個人檔案所記載的年齡、工齡、工資、專業(yè)技術(shù)職務(wù)等都是最主要的憑證。

4.人事檔案是個人社會活動的權(quán)益保障。沒有人事檔案，個人無法報考研究生；出國政審、辦理準(zhǔn)生證時，需要存檔機關(guān)開具相關(guān)證明材料，才能辦理。因此，缺少人事檔案或存在“斷檔”的，將直接影響個人權(quán)益。

二、人事檔案里有什么內(nèi)容

人事檔案里到底都裝了什么材料？根據(jù)《干部檔案工作條例》及《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的內(nèi)容分類，人事檔案一般應(yīng)該存有10大類材料：1.履歷材料，2.自傳材料，3.鑒定、考核、考察材料，4.學(xué)歷、學(xué)位，培訓(xùn)和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料，5.政治歷史情況的審查材料，6.參加中共共產(chǎn)黨、共青團及組織上為了解專門情況而專門布置填寫的。

三、人事檔案是怎么管理的

目前的人事檔案管理體制是新中國成立后逐步建立完善起來的，具有強烈的中國特色。通過幾十年管理實踐，已經(jīng)形成比較規(guī)范的人事檔案管理規(guī)范，對于檔案收集與鑒別、歸檔與整理、保管與保護、利用與傳遞等各個環(huán)節(jié)，均有明確的標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)格的要求。我國規(guī)定，人事檔案是國家檔案的組成部分，其所有權(quán)屬于國家。人事檔案管理的原則是集中統(tǒng)一、分級負責(zé)?！凹薪y(tǒng)一”是指人事檔案按照人員的管理權(quán)限，集中由組織、人事及勞動部門統(tǒng)一管理，具體業(yè)務(wù)由直屬的人事檔案部門負責(zé)，不具備管理資格和條件的，由其上級相應(yīng)部門管理，其他任何部門或個人不得私自保存人事檔案，嚴(yán)禁任何個人保存本人及他人人事檔案材料。“分級管理”是指全國人事檔案工作，由各級組織人事部門根據(jù)其管理權(quán)限負責(zé)某一級人員的人事檔案。流動到非國有單位或自謀職業(yè)者，檔案由人才交流中心等機構(gòu)保管。維護人事檔案的真實、完整與規(guī)范，是檔案管理具體工作中堅持的一個基本原則?！罢鎸崱笔侵覆辉试S不真實和虛假的材料存入人事檔案?！巴暾笔侵笝n案材料要保證內(nèi)容上、數(shù)量上完整齊備，一是要記載個人德能勤績廉等各個方面的材料；二是收集到的每份材料要齊全，系列材料要系統(tǒng)成套，單份材料不缺頁、無損壞?！耙?guī)范”是歸檔材料必須是規(guī)定的范圍內(nèi)材料，不能隨意擴大或縮小收集范圍，否則會造成檔案龐雜增加工作量或缺失材料，影響完整性，降低實用性。歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料，歸檔時要手續(xù)完備，凡規(guī)定由組織審查蓋章的材料，須有組織印章，審查結(jié)論、處分決定等材料應(yīng)當(dāng)與本人見面并由本人簽字。

四、人事檔案問題與展望

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的建立及國家人事制度的改革，傳統(tǒng)的人事檔案管理體系已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展需要，許多弊端顯現(xiàn)出來。

一是人事檔案內(nèi)容中存在片面、空泛、短缺、重復(fù)、不真實等問題。檔案中反映個人人才類型、派的有關(guān)材料，7.獎勵材料，8.處分材料，9.錄用、任免、聘任、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退休、離職材料，10.其他可供組織上參考的材料。其中最為核心、也最為常用的是出生日期、加入中國共產(chǎn)黨時間、參加工作時間、學(xué)歷、經(jīng)歷、身份，簡稱“三齡二歷一身份”。從人事檔案的內(nèi)容分析可以看出，人事檔案是能力、技術(shù)專長、工作實績等個性特點少，鑒定材料的評述形式雷同，抽象性語言成分多，具體的、定量的、動態(tài)的內(nèi)容少，空話套話多，不能全面真實地反映本人情況。

二是目前我國從業(yè)人員流動成為常態(tài)，對應(yīng)的人事檔案管理體系還不夠清晰。在機關(guān)、企事業(yè)、國有企業(yè)的人事檔案管理相對規(guī)范，但其它性質(zhì)的單位中，人檔分離、死檔、棄檔的情況很多。此外存檔機構(gòu)復(fù)雜，有些由人才交流中心、職業(yè)介紹機構(gòu)、街道居委會等管理的檔案管理問題較多，存檔機構(gòu)只是一個保管存放檔案的地方，沒有按照人事檔案材料收集的規(guī)范要求進行收集，檔案里往往是“一片空白”。

三是人事檔案利用率有待提高，尚未發(fā)揮出應(yīng)有的作用。目前檔案管理大多是被動服務(wù)。也由于人事檔案的機密性，檔案查閱審批手續(xù)比較嚴(yán)格，因此利用不充分。未來人事檔案的管理必須與時俱進、順勢而為，適應(yīng)時展的腳步。

首先要在提高人事檔案的使用價值上下功夫。檔案的使用價值是由檔案的內(nèi)容決定的，要樹立全民的人事檔案意識，所有從業(yè)人員及全體公民都應(yīng)該認(rèn)識到人事檔案的重要價值與作用，主動將個人成長過程中有價值的材料送交檔案管理部門。組織人事部門特別是檔案管理部門更需要樹立人事檔案意識，按照規(guī)范要求，主動收集、整理好人事檔案。內(nèi)容上，在堅持現(xiàn)有規(guī)范要求基礎(chǔ)上，還應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)實需要，不斷拓展、充實和完善，如個人業(yè)績材料、繳納養(yǎng)老金、公積金記錄、簽訂勞動合同記錄、健康狀況等，突出個性化，動態(tài)化信息。

其次是要以服務(wù)性為核心，提高人事檔案的利用率。人事檔案既然已經(jīng)定性為國家檔案的組成部分，就不能只屬于某個單位或某個部門，應(yīng)增加檔案的透明度，強化其公益性。既要使檔案當(dāng)事人有知情權(quán)，也要逐步讓人事檔案向社會開放，允許有使用權(quán)限的用人單位和個人通過合法途徑查詢。妥善處理好人事檔案的所有權(quán)、知情權(quán)與隱私權(quán)關(guān)系。第三是應(yīng)加快人事檔案信息化建設(shè)。改變現(xiàn)有人事檔案的管理手段和技術(shù)方法，使個人基本信息、常用信息電子化，方便查詢使用。

作者：陸文江單位：中核集團人力資源部