新時期企業(yè)電子檔案管理論文
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一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀
1.檔案既采用集中管理，又配合采用分散管理。在我國市場經(jīng)濟實行之后的這些年，我國企業(yè)在檔案管理模式上也摒棄了過去計劃經(jīng)濟體制下單一的管理模式，而是采用了部門自主管理的模式，各部門自主管理部門內(nèi)部的檔案，但是由企業(yè)的一級管理層進行統(tǒng)一的存檔管理。這樣的管理方式具有很強的靈活性，有利于各部門對具體事務(wù)的把握，并且權(quán)責(zé)清晰。
2.利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)一體化統(tǒng)籌管理檔案。當(dāng)今是計算機信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，網(wǎng)絡(luò)化的辦公技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)，而檔案管理工作也在朝著更加信息化管理的方向發(fā)展。當(dāng)前許多現(xiàn)代化的企業(yè)都在檔案管理中加速了現(xiàn)代化的進程，一般都具有專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，由此可以，紙質(zhì)檔案被更為現(xiàn)代的電子檔案代替已是時展的必然。利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行信息化管理，有利于檔案的高效統(tǒng)籌管理，使得檔案可以發(fā)揮最大的效能，促進企業(yè)檔案資源的交流和互動。
3.企業(yè)檔案資料越來越要求記錄的標(biāo)準(zhǔn)化。所謂檔案要標(biāo)準(zhǔn)化，是指檔案所使用的名詞術(shù)語、著錄、代碼代號、標(biāo)引語言乃至于檔案的整理、統(tǒng)計、鑒定、格式等方面的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案標(biāo)準(zhǔn)化的要求，可以提升檔案管理的效率和水平，對檔案的長期性保存具有很大的作用。當(dāng)前，我國很多企業(yè)都開始注重檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。雖然現(xiàn)在大多企業(yè)都已開始重視檔案管理工作，并努力使得檔案管理工作朝著更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的方向發(fā)展。但是，當(dāng)今時展的速度實在太快，檔案管理發(fā)展的步伐還是要滯后時代經(jīng)濟的發(fā)展很多。并且，企業(yè)對檔案管理的認(rèn)識性還存在一定的局限性，忽視基層檔案管理，缺乏專業(yè)檔案管理人才也是眾多企業(yè)普遍存在的問題。另外，我們所說的檔案管理的規(guī)范化不僅僅局限于設(shè)備和管理技術(shù)手段的規(guī)范化，還有檔案管理人員的規(guī)范化和高素質(zhì)。時代在發(fā)展，企業(yè)在進步，企業(yè)的工作人員也必須與時俱進，具備適應(yīng)時代和企業(yè)發(fā)展的能力水平、個人素養(yǎng)。所以，企業(yè)要為此付出的努力還應(yīng)是持續(xù)的。不能只是走走形式，做做樣子，只有真正將行動落到實處，才能收到真正的效益。
1.同時，企業(yè)檔案管理應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補充和更新，更應(yīng)該運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段不斷強化管理水平。具體來說，一是要建立目標(biāo)職責(zé)體系。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)企業(yè)檔案工作的組織、管理和指導(dǎo)；專職檔案員負(fù)責(zé)文件的歸檔、移交、銷毀等，并對各部門的檔案工作進行指導(dǎo)；兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案管理制度的執(zhí)行和有關(guān)文件的清理及移交工作。二是要建立操作規(guī)范體系。按照檔案管理要求，結(jié)合本企業(yè)實際，制定并落實文書立卷歸檔辦法，文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限制度，檔案保管、保密、利用、統(tǒng)計、鑒定銷毀等制度，使檔案管理工作做到有章可依，有規(guī)可循。三是要建立督促檢查體系。大力加強對檔案管理的監(jiān)督檢查力度，每年組織開展至少兩次檔案管理安全檢查，采取自查、互查、抽查、普查相結(jié)合的方式，有效堵塞檔案管理中的漏洞和隱患，堅決杜絕在檔案管理中出現(xiàn)案卷損壞、失密泄密、案卷丟失等問題，推動檔案工作健康發(fā)展。
2.重視檔案管理信息化建設(shè)。信息化建設(shè)是實現(xiàn)企業(yè)檔案科學(xué)管理的主要途徑。企業(yè)應(yīng)該在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，堅持完善檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，做好檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、檔案查閱利用等工作，努力使檔案管理走上規(guī)范化、制度化的軌道。首先，著力提高檔案硬件水平。為適應(yīng)新時期檔案工作的新要求，提高檔案管理水平，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合實際，增加投入，不斷更新檔案設(shè)備，使各項檔案管理設(shè)施力求達到規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，促進檔案資料管理的全方位、科學(xué)化管理。其次，充分利用計算機系統(tǒng)，規(guī)范檔案數(shù)字化加工中心，加強對檔案的著錄和掃描，認(rèn)真做好文件的收、發(fā)工作。檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；做好檔案的統(tǒng)計、利用工作，對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進行準(zhǔn)確統(tǒng)計，積極做好檔案信息資源的開發(fā)利用，以確保能為企業(yè)的發(fā)展提供有效的服務(wù)。
3.提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)在很大程度上決定著企業(yè)檔案管理水平。在科學(xué)管理的要求下，檔案管理人員不僅應(yīng)具備從檔案的立卷、整理、編撰、鑒定，到檔案著錄、標(biāo)引，檔案的保管等基本操作技能，而且必須精通計算機技術(shù)，能夠運用現(xiàn)代化科技手段規(guī)范日常管理工作，并且要愛崗敬業(yè)，有大局觀念，能夠?qū)⒎爆嵉娜蝿?wù)思路清晰的逐一落實。檔案工作有較強的專業(yè)性，決定了檔案管理工作者必須具備專業(yè)知識，擁有較強的檔案管理技能。要緊跟時代步伐，積極參加技能培訓(xùn)，學(xué)習(xí)政治理論和各種新的知識技能，尤其要密切關(guān)注國家有關(guān)檔案工作管理規(guī)定，深刻領(lǐng)悟其內(nèi)涵，逐漸成長為理論與技能并重的復(fù)合型人才。為企業(yè)打造學(xué)習(xí)型檔案管理隊伍貢獻力量。
三、結(jié)語
綜上，面對不斷變化的社會形勢，所有企業(yè)都在尋找符合自身特點的發(fā)展之路。檔案管理雖然只是企業(yè)管理的一個部分，不是影響企業(yè)生死存亡的直接因素，但在一定程度上卻起著關(guān)鍵性作用。企業(yè)應(yīng)該充分重視起檔案管理工作，認(rèn)識到檔案管理規(guī)范化的重要性，并積極采取措施適應(yīng)時代潮流。這樣才能夠更大程度的享受到檔案管理為企業(yè)發(fā)展帶來的效益。
作者：徐愛萍單位：喀什疆南普瑞總公司
