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摘要：城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性較強(qiáng)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的基本素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)要求較高。本文主要從實(shí)際工作角度出發(fā)，闡述了與城市建設(shè)相關(guān)各專(zhuān)業(yè)的檔案對(duì)外業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要具備的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和操作技能，提出建議，并解決問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：城建檔案；對(duì)外業(yè)務(wù)指導(dǎo)；人員素質(zhì)

隨著城市建設(shè)的高速發(fā)展，城建系統(tǒng)各單位向城建檔案館移交的檔案數(shù)量越來(lái)越多，城建檔案對(duì)外業(yè)務(wù)指導(dǎo)的工作量越來(lái)越大。本文所指的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作是指除接收竣工類(lèi)檔案外其他城建各專(zhuān)業(yè)檔案所需的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。包括勘察設(shè)計(jì)類(lèi)企業(yè)資質(zhì)、招投標(biāo)備案、施工圖審批備案、地理國(guó)情普查類(lèi)檔案、標(biāo)準(zhǔn)檔案、地名檔案、地圖審批、雕塑檔案等涉及城建各專(zhuān)業(yè)所形成的檔案，其涉及部門(mén)多、專(zhuān)業(yè)多、內(nèi)容豐富、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、載體多種多樣。根據(jù)《北京市城市建設(shè)檔案管理辦法》規(guī)定，城建檔案館應(yīng)接收城建各專(zhuān)業(yè)單位形成的檔案。《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。”為了保證這些反映城市建設(shè)的珍貴檔案長(zhǎng)期保存，有效利用，北京市城建檔案館根據(jù)各城建單位提出的需求，制定了《城建各專(zhuān)業(yè)檔案整編要求及做法》，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員據(jù)此上門(mén)指導(dǎo)城建檔案整編工作并接收檔案。

一、城建檔案專(zhuān)業(yè)對(duì)外業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的現(xiàn)狀和職責(zé)任務(wù)

目前，城建檔案專(zhuān)業(yè)對(duì)外業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員面臨著城建專(zhuān)業(yè)知識(shí)不精、不懂，指導(dǎo)接收工作缺乏計(jì)劃性，導(dǎo)致在業(yè)務(wù)指導(dǎo)過(guò)程中遇到新專(zhuān)業(yè)、突發(fā)情況時(shí)，不能做到及時(shí)解決。大多數(shù)城建檔案對(duì)外業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員只知道建設(shè)工程竣工檔案歸檔方面的制度、要求，面對(duì)城市規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)、雕塑、地名、地理國(guó)情普查等專(zhuān)業(yè)檔案的規(guī)范指導(dǎo)，就會(huì)顯得力不從心。在各類(lèi)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)過(guò)程中，如果業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員自身素質(zhì)低下，業(yè)務(wù)能力不過(guò)硬，就不能達(dá)到科學(xué)的指導(dǎo)要求。因此，在新時(shí)期城建專(zhuān)業(yè)種類(lèi)不斷增多、業(yè)務(wù)量成倍增加的情況下，對(duì)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員總體素質(zhì)要求更高，既要具備過(guò)硬的城建檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，又要有較強(qiáng)的靈活運(yùn)用能力。城建檔案對(duì)外業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的職責(zé)任務(wù)主要包括三個(gè)方面：一是對(duì)形成檔案的整編和著錄進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，具體工作包括檔案的分類(lèi)、編排、整理、信息著錄、打印、裝訂、裝盒等；二是對(duì)檔案資料進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后和移交單位交接、運(yùn)輸、進(jìn)館上架；三是對(duì)進(jìn)館檔案實(shí)體進(jìn)行冷凍殺菌，并將檔案著錄數(shù)據(jù)審核無(wú)誤后以U盤(pán)形式接收，移交城建檔案館信息室導(dǎo)入城建檔案管理系統(tǒng)，提供利用。每道工序環(huán)環(huán)相扣，需要業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員制定合理計(jì)劃，統(tǒng)籌接收。

二、城建檔案對(duì)外業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)具備的素質(zhì)

（一）基本素質(zhì)

1.高度的責(zé)任感和自覺(jué)的能動(dòng)性

城建檔案對(duì)外業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要具有高度的責(zé)任感和自覺(jué)的能動(dòng)性，必須明白接收城建檔案工作的重要性。隨著城市建設(shè)的快速發(fā)展，城建檔案越來(lái)越重要，城建檔案的形式和種類(lèi)不斷變化，數(shù)量也越來(lái)越多，對(duì)外業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作是重點(diǎn)和源頭。要想發(fā)揮城建檔案對(duì)城市建設(shè)的貢獻(xiàn)，就要做好新時(shí)期城建檔案對(duì)外業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員不僅要熱愛(ài)本職工作，不計(jì)較個(gè)人得失，兢兢業(yè)業(yè)、踏踏實(shí)實(shí)地干工作，還要擅于學(xué)習(xí)和總結(jié)，要熟知各種相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章規(guī)定、業(yè)務(wù)流程，不懂就問(wèn)，努力鉆研業(yè)務(wù)，將城建檔案對(duì)外業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作做得專(zhuān)業(yè)、細(xì)致、符合規(guī)范。

2.良好的職業(yè)道德和無(wú)私的奉獻(xiàn)精神

城建檔案專(zhuān)業(yè)對(duì)外業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員從事的是一項(xiàng)復(fù)雜瑣碎的工作，是將各建設(shè)單位移交的五花八門(mén)的凌亂文件材料轉(zhuǎn)換成專(zhuān)業(yè)城建檔案，并供人清晰查閱，從中獲得有價(jià)值的信息。同時(shí)，城建檔案對(duì)外業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作又是城建檔案館一切業(yè)務(wù)活動(dòng)中最基礎(chǔ)的工作。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作做得好，案卷分類(lèi)清晰，編目詳細(xì)，名稱無(wú)誤，保管妥善，查用方便，均依賴于業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的責(zé)任心和職業(yè)道德。因此，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)具有良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，熱愛(ài)本職工作、忠于職守、不辭勞苦、樂(lè)于奉獻(xiàn)是業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員必備的職業(yè)素質(zhì)。

3.過(guò)硬的身體素質(zhì)和勤跑腿的認(rèn)真態(tài)度

城建檔案專(zhuān)業(yè)對(duì)外業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員需要經(jīng)常深入一線開(kāi)展工作，只有具備過(guò)硬的身體素質(zhì)，才能適應(yīng)這一工作。移交單位不會(huì)帶著大量文件材料到城建檔案館咨詢移交，城建檔案館會(huì)指派業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員上門(mén)開(kāi)展指導(dǎo)工作。一個(gè)業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員會(huì)負(fù)責(zé)一個(gè)移交單位的幾個(gè)處室或者多個(gè)移交單位同時(shí)期要移交檔案的工作，需要頻繁往返于檔案館與各移交單位之間，進(jìn)行檔案整編指導(dǎo)、解答問(wèn)題、著錄審核等工作。這就要求業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員平時(shí)更加注重鍛煉身體，深入挖掘自身的體能潛能，勤跑腿、勤溝通、勤檢查，認(rèn)真對(duì)待每類(lèi)檔案的接收工作。業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員還要有效應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中出現(xiàn)的突發(fā)事件，比如著錄中數(shù)據(jù)丟失、檔號(hào)漏編等問(wèn)題，需要立即給予解答和解決，確保后續(xù)工作順利開(kāi)展。

（二）專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

1.全面掌握檔案法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與工作制度

具體說(shuō)就是要熟練掌握新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》，以及檔案接收和利用方面的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，還要掌握城建檔案館出臺(tái)的一系列規(guī)章制度，如“資質(zhì)審批檔案接收管理辦法”“檔案整編要求及做法”“對(duì)外接收檔案業(yè)務(wù)流程”“整編的規(guī)章制度”等，逐步形成一整套完善而行之有效的工作程序和規(guī)章制度，從而使檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作更加規(guī)范化。業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要熟悉這些工作程序和管理制度，并在日常工作中自覺(jué)遵守。例如，檔案從最初全套整編、計(jì)算機(jī)著錄到打印裝訂裝盒，每道工序都有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。即使最后檔案的打捆、運(yùn)輸、排序上架，工作看似平常，但都具有很強(qiáng)的技術(shù)性，要求業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員在工作實(shí)踐中熟練掌握各種技能，不能有絲毫的疏忽，并且嚴(yán)把審核關(guān)。隨著接收經(jīng)驗(yàn)的積累，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員還需不斷完善和修訂各種規(guī)章規(guī)定，以適應(yīng)當(dāng)前工作的要求。

2.豐富的城建專(zhuān)業(yè)知識(shí)與熟練的檔案整編操作技能

基于城建檔案工作的特殊性，對(duì)外業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)城市建設(shè)、城市規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、勘察設(shè)計(jì)等方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，掌握與接收類(lèi)別有關(guān)的各類(lèi)城建專(zhuān)業(yè)知識(shí)及了解相關(guān)檔案狀況。比如城市勘察設(shè)計(jì)類(lèi)的資質(zhì)審批，招投標(biāo)備案檔案的審批流程、審批項(xiàng)目、審批部門(mén)、文件內(nèi)容、形成周期、載體形式以及后續(xù)檔案利用手續(xù)、借閱情況等；再比如，要接收北京市地理國(guó)情普查類(lèi)檔案，要了解所涉及各部門(mén)情況、文件和圖紙形成情況、文件大致種類(lèi)、形成時(shí)間等諸多問(wèn)題。每類(lèi)檔案都很專(zhuān)業(yè)，專(zhuān)業(yè)知識(shí)掌握越多越深入，工作效率越高，接收檔案的質(zhì)量也越高。業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員可利用業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，咨詢和翻看檔案實(shí)體，盡快制定出整編方案。檔案整編的難度在于檔案案卷的起名和排序上，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員需根據(jù)每類(lèi)檔案專(zhuān)業(yè)內(nèi)容特點(diǎn)，制定整編標(biāo)準(zhǔn)。前期填寫(xiě)工作要做細(xì)致，項(xiàng)目名稱、案卷名稱的填寫(xiě)都要體現(xiàn)出本專(zhuān)業(yè)檔案的內(nèi)容及特點(diǎn)，并要得到檔案移交單位專(zhuān)業(yè)人員的認(rèn)可。熟練的檔案整編技能應(yīng)是業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員所具備的、長(zhǎng)期在檔案館工作中積累的技能，給檔號(hào)、分卷、編頁(yè)號(hào)、裁圖、疊圖、裝訂、信息著錄、組卷、裝盒一系列操作技能是業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員必備的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。

3.熟悉信息化采集管理與較強(qiáng)的合作溝通技能

實(shí)現(xiàn)電子檔案的接收和城建檔案館檔案信息化、現(xiàn)代化管理，是新時(shí)期檔案工作者的基本目標(biāo)，也是對(duì)外業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員工作面臨的新挑戰(zhàn)。隨著“簡(jiǎn)政放權(quán)”“放管服”一系列新政的出臺(tái)，精簡(jiǎn)申報(bào)材料、縮短審批時(shí)間、項(xiàng)目無(wú)紙化申報(bào)的情況陸續(xù)出現(xiàn)。業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員需快速做出反應(yīng)，根據(jù)移交單位檔案載體的變更，提出相應(yīng)解決辦法。為此，城建檔案館開(kāi)發(fā)了電子檔案接收的系統(tǒng)軟件，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員在盡快掌握接收電子檔案的技能后，才能做好指導(dǎo)整編人員實(shí)際操作的工作。由于檔案整編工作是移交單位交于外包公司完成，其中的矛盾和糾紛不可避免。例如，在合同簽訂、整編進(jìn)度、資料缺失后補(bǔ)、整編費(fèi)用支付上，都存在各種分歧誤解。而每個(gè)環(huán)節(jié)的失誤都會(huì)影響后續(xù)檔案的接收工作，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員需做好移交單位和檔案整編公司的協(xié)調(diào)工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要耐心溝通、解釋?zhuān)宰陨淼乃刭|(zhì)、能力來(lái)化解矛盾，保證檔案接收工作順利完成?？傊?，城建檔案對(duì)外業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的基本素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)是多方面的，作為一名城建檔案對(duì)外業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員，只有努力提高自身整體素質(zhì)，才能適應(yīng)工作要求，將城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作做細(xì)、做扎實(shí)，為后續(xù)的檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

作者：朱京梅   單位： 北京市城市建設(shè)檔案館