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摘要：按照國(guó)家和有關(guān)部門(mén)的規(guī)定，城建檔案管理部門(mén)的整理工作，主要是兩個(gè)方面:一個(gè)是歸檔前的整理，一個(gè)是歸檔后的整理。由于城建檔案工作起步晚，且涉及面廣，在實(shí)際工作中把兩個(gè)方面的工作都承擔(dān)了。本文就歸檔前的整理工作談點(diǎn)看法。

關(guān)鍵詞：城建檔案管理；檔案整理；系統(tǒng)化

所謂城建檔案的整理，就完整意義上講包括兩個(gè)方面：一個(gè)是歸檔前的整理，一個(gè)是歸檔后的整理。前者整理的對(duì)象是城建文件材料，整理工作就是城建文件材料的系統(tǒng)化，整理的結(jié)果是形成一個(gè)一個(gè)的保管單位（卷、冊(cè)、盒、袋）。后者整理的對(duì)象是保管單位，整理工作是對(duì)檔案管理部門(mén)（館、室）接收的所有保管單位進(jìn)行分類(lèi)、排列和編號(hào)、編目，也就是實(shí)現(xiàn)保管單位的系統(tǒng)化。

一、城建文件材料的收集和接收

城建文件材料是在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等工作中形成，并為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等工作服務(wù)而應(yīng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理工作的真實(shí)記錄，是城市建設(shè)和發(fā)展的重要依據(jù)。由于城建檔案工作起步晚，在城建檔案（館、室）建立初期，大量的工作是收集分散在有關(guān)部門(mén)和個(gè)人手中的城建檔案和零散的文件材料。隨著人們對(duì)城建檔案工作的認(rèn)識(shí)和各種法規(guī)、管理制度的建立和健全，城建檔案有些門(mén)類(lèi)收集工作量減少，而接手工作量增大。但是還有不少門(mén)類(lèi)的收集工作就是長(zhǎng)期的。就如四川省眉山市彭山區(qū)城建檔案室在成立初期，大量工作是收集分散在有關(guān)部門(mén)和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)部門(mén)股、室的城建文件材料。而現(xiàn)在本系統(tǒng)業(yè)務(wù)形成的城建文件材料。但是對(duì)于外系統(tǒng)所產(chǎn)生的城建檔案的收集工作將是長(zhǎng)期和較困難的。城建文件材料的收集是城建檔案工作的基礎(chǔ)，城建文件材料收集是否齊全、系統(tǒng)、準(zhǔn)確直接影響到城建檔案案卷質(zhì)量和利用。

城建文件（材料檔案）的收集，對(duì)于城建系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，由于每個(gè)單位都有專(zhuān)職或兼職檔案工作人員，城建檔案室對(duì)他們?cè)跇I(yè)務(wù)工作上有指導(dǎo)和監(jiān)督的責(zé)任。所以相對(duì)而言對(duì)本系統(tǒng)的城建檔案（文件材料）的收集、接收工作較順利。而對(duì)系統(tǒng)外的一些單位，由于對(duì)城建檔案接收范圍認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一，各自都認(rèn)為自己部門(mén)工作產(chǎn)生的文件材料很重要，需要保密，交出后怕泄密。還有的人認(rèn)為現(xiàn)在講經(jīng)濟(jì)效益，他們提供的專(zhuān)業(yè)檔案數(shù)量不多。但是這個(gè)收集工作將是長(zhǎng)期要做的，現(xiàn)在收集、接收較好的是建筑工程檔案。每個(gè)基建項(xiàng)目在工程竣工后都要到城建檔案室辦理檔案審核意見(jiàn)書(shū)，工程竣工驗(yàn)收時(shí)，請(qǐng)檔案室參加，在驗(yàn)收會(huì)上檔案室工作人員會(huì)對(duì)工程檔案文件材料是否齊全，是否是原件，是否準(zhǔn)確等提出意見(jiàn)。在報(bào)送竣工檔案時(shí)，按照檔案室在辦理審核意見(jiàn)書(shū)時(shí)，發(fā)給建設(shè)單位的《彭山區(qū)城建檔案室建筑工程施工檔案檔案歸檔范圍及組卷順序》辦理，對(duì)報(bào)送的工程檔案材料進(jìn)行檢查，對(duì)建設(shè)單位、施工單位各自應(yīng)形成的文件材料有哪些，竣工圖怎樣編制等都有明確的要求。

二、城建文件材料的整理

城建文件材料的形成，是伴隨著城市規(guī)劃、建設(shè)管理等互動(dòng)的進(jìn)程，自然完成的，有其自身“固有的次序”，或者說(shuō)自身的形成規(guī)律和特點(diǎn)。在整理工作中，要遵循城建文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，而不能任意地把成套完整的城建文件材料分散和打亂，或者沒(méi)有任何根據(jù)地把一堆互不相關(guān)的文件材料拼湊起來(lái)，搞得有頭無(wú)尾，首尾分離。由于城建文件材料的成套性、系統(tǒng)性強(qiáng)，在組成保管單位時(shí)應(yīng)符合如下要求：

（一）一個(gè)保管單位的城建文件材料必須是有機(jī)聯(lián)系的，并要盡量保持保管單位內(nèi)城建文件材料的完整性和系統(tǒng)性。這就是說(shuō)一個(gè)完整成套的城建文件，應(yīng)組成一個(gè)保管單位，如果數(shù)量較多，可按內(nèi)部聯(lián)系分開(kāi)組成若干個(gè)保管單位。

（二）不同價(jià)值的城建文件材料應(yīng)分別組成保管單位。但是，如果因此有損于文件材料的有機(jī)聯(lián)系，就不要硬性分開(kāi)。

（三）機(jī)密、絕密的城建文件材料應(yīng)單獨(dú)組卷，不應(yīng)不加區(qū)別地同一般材料混在一起組卷。假如密級(jí)不同，而聯(lián)系密切必須組成一卷時(shí)，那么在保管利用上一般的或密級(jí)低的應(yīng)服從密級(jí)高的城建文件材料。

（四）組成的保管單位要便于保管和提供利用，要整齊、美觀(guān)。城建檔案收集、接收的范圍廣，門(mén)類(lèi)多。按照修改后的《城市建設(shè)檔案分類(lèi)大綱》，設(shè)18個(gè)大類(lèi)、102個(gè)屬類(lèi)。根據(jù)彭山區(qū)城建檔案收集和接收的情況看，民用建筑類(lèi)接收較多，占整個(gè)館藏的50%，其次為工業(yè)建筑類(lèi)檔案和村鎮(zhèn)建筑類(lèi)檔案。對(duì)接收到的建筑工程文件材料進(jìn)行整理時(shí)，首先要再一次檢查材料是否齊全、完整、文字材料是否需要貼邊，竣工圖有多少，是否需要分開(kāi)組卷。對(duì)保管單位內(nèi)城建文件材料進(jìn)行次序排列時(shí)，應(yīng)注意以下三方面：一是城建文件材料的自然形成過(guò)程；二是按文件材料所反映的對(duì)象在結(jié)構(gòu)上的隸屬關(guān)系或工作程序上的銜接關(guān)系；三是城建文件材料的重要程度。以上三者是既相互區(qū)別又彼此聯(lián)系，應(yīng)當(dāng)通盤(pán)考慮，全面權(quán)衡，不要只孤立地抓住一個(gè)方面。保管單位內(nèi)城建檔案文件材料排列的順序：綜合性文字材料→施工文字材料→竣工文字材料→建筑竣工圖→結(jié)構(gòu)竣工圖→給排水竣工圖→電氣竣工圖。如果文件材料較多，需要組成幾個(gè)保管單位，一定要符合前面講的組成保管單位的要求。

三、城建檔案保管單位的編目

城建文件材料組成保管單位并進(jìn)行系統(tǒng)排列以后就要對(duì)保管單位進(jìn)行編目，通過(guò)編目來(lái)固定保管單位內(nèi)城建文件材料的位置，并且初步揭示出保管單位內(nèi)城建文件材料的內(nèi)容和成分，以便于維護(hù)保管單位的完整和安全，便于日后的利用。保管單位編目的內(nèi)容有：

（一）編張?zhí)枺ㄒ簿褪谴蝽?yè)碼），就是每張城建文件材料在保管單位內(nèi)的排列順序號(hào)。用阿拉伯?dāng)?shù)字按流水號(hào)從頭到尾，在每一張城建文件材料的右下角編上張?zhí)枴＃⒐D編在右上角）。如果一個(gè)工程的文件材料多，組成了幾個(gè)保管單位，每個(gè)保管單位內(nèi)城建文件材料的張?zhí)柖际菑?開(kāi)始，不接上一個(gè)保管單位內(nèi)的張?zhí)枺ǖ谶M(jìn)行檔案編號(hào)時(shí)，一定要注意系統(tǒng)性、成套性）。

（二）填寫(xiě)保管單位內(nèi)城建文件材料目錄。主要內(nèi)容有：順序號(hào)，文件材料名稱(chēng)或圖紙名稱(chēng)，文件字號(hào)或圖號(hào)，編制日期，所在張?zhí)?，備注?/p>

（三）填寫(xiě)備考表。此表是在保管單位內(nèi)城建文件材料的最后一頁(yè)。它是用來(lái)記載和說(shuō)明保管單位內(nèi)城建文件材料基本情況的一種工具。這些對(duì)于保管單位的管理、使用乃至鑒定和統(tǒng)計(jì)都有一定的價(jià)值。

（四）填寫(xiě)保管單位封面。它是以一定的格式概要介紹保管單位內(nèi)城建文件內(nèi)容的一種工具，同時(shí)它又對(duì)保管單位內(nèi)的城建文件材料起著保護(hù)作用。保管單位封面的質(zhì)量和水平，將直接影響到城建檔案索查工具的編制，關(guān)系到能否迅速地查到所需要的城建檔案。所以，它在保管單位編目中是一項(xiàng)比較重要的工作，在填寫(xiě)保管單位封面時(shí)，除按封面預(yù)先印制好的項(xiàng)目填寫(xiě)外，擬寫(xiě)保管單位標(biāo)題是封面內(nèi)容很重要的部分。它概況地反映了保管單位的主要內(nèi)容，是幫助利用者查找使用的向?qū)?，也是后期管理城建檔案的依據(jù)。所以，擬制保管單位標(biāo)題要注意概況性，做到文字簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確，同時(shí)要注意完整、全面、能夠充分地揭示出保管單位內(nèi)城建文件材料的內(nèi)容，成份，避免不適當(dāng)?shù)暮?jiǎn)化和不必要的繁雜。

建筑工程保管單位標(biāo)題擬寫(xiě)主要內(nèi)容有：文字材料部分：按卷內(nèi)排列順序，把每份文件的問(wèn)題概括、簡(jiǎn)要地揭示出來(lái)。建筑竣工部分：設(shè)計(jì)總說(shuō)明，基礎(chǔ)平面、屋面、立面、剖面及詳圖。結(jié)構(gòu)竣工圖部分：基礎(chǔ)、各層機(jī)構(gòu)平面布置及詳圖。排水、電氣、暖通竣工圖。

參考文獻(xiàn)：

[1]四川省城鄉(xiāng)建設(shè)檔案從業(yè)人員培訓(xùn)教材.

[2]城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理上、下冊(cè).

[3]城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理工作.

[4]城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理工作文件匯編.四川省建設(shè)廳、四川省城科會(huì)城建檔案專(zhuān)委會(huì).

作者：楊彥 單位：四川省眉山市彭山區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局