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工程檔案管理范文第1篇

關(guān)鍵詞：工程檔案；建設(shè)；管理

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：

工程檔案，按國家城建檔案管理規(guī)定，是在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像、電子文件等各種形式和載體的歷史記錄。工程檔案貫穿于工程建設(shè)全過程之中。工程檔案形成的目的是為了了解工程在建設(shè)過程中的真實情況。由于工程建設(shè)規(guī)模大，跨越時間長，事后形成的資料有可能記錄不全面，強(qiáng)調(diào)工程檔案要真實反映工程質(zhì)量實際情況并與工程進(jìn)度同步形成、收集、整理具有十分重要的意義。作為建筑工程管理的一項基礎(chǔ)性工作，工程檔案管理工作的有效開展對于促進(jìn)工程管理工作的健康發(fā)展起到了積極地促進(jìn)作用。但是，當(dāng)前形勢下，我國建筑工程檔案管理工作還存在著諸多的問題。

1、工程檔案存在問題

1.1檔案管理意識淡薄，基礎(chǔ)管理工作薄弱

當(dāng)前形勢下，工程檔案管理的意識普遍淡薄，尤其是電子化檔案的管理手段還在逐步普及和落實，這就使得部分工程建設(shè)部門對于檔案管理工作手段的先進(jìn)應(yīng)用手段并不了解，造成檔案管理工作嚴(yán)重滯后于工程基礎(chǔ)建設(shè)項目。另外，工程檔案管理工作由于其自身的特點，工作繁瑣復(fù)雜，在整個工程建設(shè)項目中屬于非營利性的，不能產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)效益，因此，工程建設(shè)部門往往把更多的精力集中在工程建設(shè)項目進(jìn)度上，對于工程檔案管理工作的重視度就容易降低，對于一些工程建設(shè)中需要進(jìn)行存檔的檔案管理工作消極的應(yīng)對。這也往往出現(xiàn)工程建設(shè)項目即將完工時，才開始慌亂的整理工程管理檔案，從而應(yīng)付上級有關(guān)部門的檢查的現(xiàn)象。

1.2檔案管理人才匱乏，專業(yè)素質(zhì)參差不齊

目前，我國建筑工程項目中的大量檔案管理人員并非一些專業(yè)的檔案管理專業(yè)人才，也沒有經(jīng)過嚴(yán)格的檔案專業(yè)培訓(xùn)，普遍缺乏基本的檔案管理工作經(jīng)驗和理論知識，甚至出現(xiàn)一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象。尤其當(dāng)前全球已經(jīng)進(jìn)入數(shù)字化時代，大量的電子文檔的出現(xiàn)取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，對于了解和掌握電子文件的規(guī)律和管理方法的人才十分稀少，大部分的工程建設(shè)項目組仍然采用傳統(tǒng)的手工檔案管理模式，工作效率低，勞動強(qiáng)度大，這也嚴(yán)重降低了工程建設(shè)的驗收質(zhì)量。工程建設(shè)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，管理手段方法落后，加之檔案管理工作的枯燥乏味，待遇低下，很多的檔案管理人員不能安于現(xiàn)狀，責(zé)任心和敬業(yè)精神不高，職業(yè)道德素質(zhì)和服務(wù)水平不高。

1.3歸檔的真實性和完整率有待提高

根據(jù)相關(guān)資料顯示，我國目前建筑工程檔案的歸檔完整率低。這主要在于一方面，多數(shù)的工程建設(shè)單位并不能嚴(yán)格按照有關(guān)的規(guī)章制度要求，在項目的立項到竣工階段設(shè)立專職的檔案管理人員，對于工程檔案的收集、保存和整理工作重視度不高，導(dǎo)致大量的檔案文件無序管理，甚至出現(xiàn)檔案文件擺放雜亂，查找困難和丟失重要資料的現(xiàn)象。另外一方面，工程建設(shè)項目單位的檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平低下，工作責(zé)任心不強(qiáng)，操作不規(guī)范造成了大量的檔案資料并未完整歸檔，影響了工程建設(shè)單位的檔案完整率。

2、加強(qiáng)工程檔案管理的有效措施

2.1確保工程檔案與工程建設(shè)同步進(jìn)行

工程檔案是工程質(zhì)量檢驗的重要依據(jù)和憑證，也是工程質(zhì)量事故檢測的依據(jù)。由于工程檔案不齊全真實，造成各種事故原因無法查清，使工程管理難以到位，給人們的生產(chǎn)、生活帶來了不便和嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。因此，工程檔案的完整性應(yīng)引起人們普遍重視和關(guān)注。工程施工時應(yīng)按施工圖施工，從施工記錄、施工實驗記錄、建設(shè)材料的選擇、工程檢查驗收、質(zhì)量評定等方面予以體現(xiàn)。在建設(shè)初期，要把參與建設(shè)的各單位組織起來，建立工程檔案編報工作網(wǎng)，工程檔案主管部門可隨時掌握工程進(jìn)度和工程檔案編制情況，及時解決遇到的技術(shù)問題和協(xié)調(diào)問題。在工程竣工驗收時，認(rèn)真貫徹執(zhí)行有關(guān)法規(guī)，把好竣工驗收關(guān)，嚴(yán)格審核工程檔案的內(nèi)容是否齊全真實，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格的單位由建設(shè)部門發(fā)放合格證；不按規(guī)定移交檔案的單位不發(fā)放合格證，不得交付使用，不得申報優(yōu)質(zhì)工程和其他獎勵，從而保證工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

2.2做好工程檔案的開發(fā)利用工作

工程檔案管理工作的根本目的是為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供服務(wù)，充分發(fā)揮工程檔案的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。如果把收集來的工程檔案堆積起來，放在庫房里，鎖在柜子里，使檔案處于靜止?fàn)顟B(tài)就無法發(fā)揮它的價值。為使檔案客觀存在的價值充分發(fā)揮出來，就必須強(qiáng)化工程檔案的開發(fā)利用工作，加大工程檔案資源的編研力度，通過提供檔案信息為城市建設(shè)服務(wù)，密切檔案工作與城市建設(shè)活動之間的聯(lián)系，使提供利用成為工程檔案工作中最富有活力的一個環(huán)節(jié)。

2.3加強(qiáng)對工程檔案工作的監(jiān)督檢查

在施工過程中，監(jiān)理方要督促施工方做好施工日志，如實反映施工過程。檔案管理機(jī)構(gòu)要建立健全組織檢查機(jī)構(gòu)，配備人員，組織監(jiān)督、檢查，對于那些不按規(guī)定移交工程檔案的單位和主要負(fù)責(zé)人應(yīng)隨時提出意見和批評，限期改正，切實起到監(jiān)督檢查的督促作用。

2.4配備專業(yè)技術(shù)人才

工程檔案管理人員要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，注重提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，增強(qiáng)責(zé)任心和榮譽(yù)感，在工作中注意遵循檔案材料形成規(guī)律，保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系，使工程建設(shè)的檔案管理達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)的管理水平。一方面，工程檔案內(nèi)容廣泛、專業(yè)性強(qiáng)，檔案人員必須熟悉檔案管理工作的原則和方法，了解規(guī)劃、圖紙會審、工程質(zhì)量檢驗等方面知識，從這個意義上講，工程檔案工作需要的不是精通某一專業(yè)的“專才”，而應(yīng)是知識面廣、思想活躍、工作能力強(qiáng)的“全才”；另一方面，要對，進(jìn)行定期崗位培訓(xùn)，使檔案管理人員具有制定工作計劃、組織實施檔案業(yè)務(wù)管理的能力和協(xié)調(diào)有關(guān)部門的能力等，以有效地提高工作效率。

3、結(jié)語

工程檔案管理是一項很嚴(yán)肅認(rèn)真的技術(shù)管理工作，隨著項目檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，項目建設(shè)單位更應(yīng)該將工程檔案管理納入到整個項目管理程序當(dāng)中，工程檔案管理工作牽涉到方方面面，需要各個部門加強(qiáng)配合，采取積極有效的方法和措施，建立制度，落實責(zé)任，與項目建設(shè)同步規(guī)劃同步進(jìn)行，以科學(xué)的、規(guī)范的手段來發(fā)揮工程檔案管理的真實價值，從而有效地提升建筑工程項目檔案的管理水平，促進(jìn)各項工作的順利開展。

參考文獻(xiàn)

【參考文獻(xiàn)】

［1］ 余述文． 檔案管理工作手冊． 重慶出版社，2009．12．

工程檔案管理范文第2篇

關(guān)鍵詞：項目管理；工程檔案管理；工程質(zhì)量

中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：

引言：我國經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深入，為建筑業(yè)的發(fā)展帶來了機(jī)遇與挑戰(zhàn)，但是隨著越來越多的建筑企業(yè)的不斷加入，也出現(xiàn)了不少質(zhì)量問題，豆腐渣工程屢見不鮮，工程質(zhì)量是所有建筑企業(yè)應(yīng)該放在首位的要素。而工程檔案能否真實地記載工程建設(shè)的整個過程，直接關(guān)系著工程質(zhì)量是否值得人們信賴，也關(guān)系著企業(yè)的信譽(yù)以及收益。一個合格的工程檔案還可以在使用后的管理和維修方面起到關(guān)鍵的作用，一個完備詳盡的工程檔案就是一項工程的成長記錄，也是一份良心的見證。

1.工程檔案管理與項目管理的概述和關(guān)系

1.1工程檔案管理與項目管理的概述

通常所說的工程檔案管理是指研究檔案的內(nèi)容是否可靠，分析檔案的信息，以總結(jié)工程進(jìn)程；還有就是搜集并整理文件，建立相關(guān)的鑒定方案，統(tǒng)計相關(guān)數(shù)據(jù)，最后存檔保管。二項目管理當(dāng)然就是對整個工程項目的宏觀控制，通過臨時組建一個組織機(jī)構(gòu)，針對特定的工程項目進(jìn)行有計劃的組織領(lǐng)導(dǎo)，掌控整個工程活動的全過程，以便進(jìn)行及時進(jìn)行動態(tài)指導(dǎo)。

1.2工程檔案管理和項目管理的關(guān)系

在一個工程中，我們可以認(rèn)為檔案管理就是一個項目，對它進(jìn)行有規(guī)劃的、系統(tǒng)的管理。工程檔案的建立時間就是工程開工的的時間，也就是此時開始對工程項目進(jìn)行管理，因此可以這樣說，工程檔案管理與工程項目管理相輔相成，共同作用于工程建設(shè)之中。只有二者之間有機(jī)配合，才能達(dá)到整個工程的預(yù)期目標(biāo)。這就需要建立一個管理體系，制定相關(guān)管理規(guī)劃，并且定期進(jìn)行整理分析，以確保工程保質(zhì)保量完成，同時也可以提高工程檔案的管理水平。

2. 工程檔案管理存在的問題分析

2.1工程檔案管理機(jī)制有問題

主要就是現(xiàn)在運(yùn)行的工程檔案管理機(jī)制已經(jīng)落伍，不符合當(dāng)前社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制，時代在發(fā)展，而工程檔案管理機(jī)制卻沒有創(chuàng)新，必然導(dǎo)致管理模式的落后。沒有及時建立檔案管理的新的網(wǎng)絡(luò)體系和辦事機(jī)構(gòu)，沒有意識到檔案管理在新時代的工程建設(shè)中的新內(nèi)涵，不能將檔案管理資料的收集及整理同步到工程建設(shè)進(jìn)度，將工程檔案管理工作提升到日程工作法案中去。目前，工程檔案管理體制還不夠健全，有些分工還不夠明確，造成管理上的混亂局面。工程檔案管理辦法中應(yīng)該對檔案管理方面的具體要求做出詳細(xì)的說明和規(guī)定，但是這些內(nèi)容在現(xiàn)行的制度中未曾體現(xiàn)，而大部分的單位也只是冷眼旁觀，不能用具體行動來進(jìn)行體制的創(chuàng)新，以致領(lǐng)導(dǎo)和崗位責(zé)任制度得不到落實。

沒有大力推行相關(guān)的規(guī)章制度，缺乏相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

2.2工程檔案的質(zhì)量不過關(guān)

有些工程資料由于沒有及時收集和整理，導(dǎo)致部分資料缺失，不能完整地存檔，有好多單位都存在這樣的問題，特別是有關(guān)施工管理的相關(guān)文件和質(zhì)量驗收時的簽證資料。之所以會出現(xiàn)這樣的情形，主要是檔案更新跟不上工程建設(shè)的腳步，呈現(xiàn)在書面上就是在合同上沒有注明對工程檔案方面相關(guān)要求，還有一方面就是在工程建設(shè)中偶爾也會出現(xiàn)施工或者監(jiān)理等一些單位沒有遵從工程建設(shè)的計劃書，擅自推進(jìn)工程進(jìn)程，但是也沒載入工程檔案文件中，導(dǎo)致檔案資料的缺失。有時候一些建設(shè)單位提供的施工資料不完整或者不清晰，而施工單位為了省事，也不去探個究竟，就按照原始的資料進(jìn)行檔案整理，最后造成檔案資料的不規(guī)范。有一些檔案管理人員工作水平較低，相關(guān)的專業(yè)知識掌握的不夠精準(zhǔn)，以致資料的書寫不規(guī)格，與實際情況有很大出入，不注重細(xì)節(jié)等都會造成質(zhì)量問題。有一些監(jiān)理不負(fù)責(zé)任，現(xiàn)場工作不充足，造成原始的資料不準(zhǔn)確，還有就是他們沒有盡職盡責(zé)，而對一些失誤問題不予理會，有些建立甚至收受賄賂而對一些人員缺席問題視若無睹，造成檔案資料管理方面出現(xiàn)漏洞。

2.3工程檔案管理人員專業(yè)水平低

一些有經(jīng)驗的專業(yè)檔案管理人員，由于其對工作的熟悉度會很少犯錯誤。但是某一個工程項目的工程隊伍往往是臨時組建的，由于時間問題，施工單位為了方便，同時也是對檔案管理不夠重視，會臨時找來一些沒有經(jīng)驗或者水平較低的人員來進(jìn)行檔案管理，隨意配備檔案管理群體。因為管理上的不科學(xué)，檔案管理人員的專業(yè)技能不過關(guān)就上崗，這樣就造成了檔案管理過于隨意，給檔案日后的使用帶來困難。大部分企業(yè)不會重視檔案部門，就會忽視檔案管理部門以及檔案管理人員的福問題，導(dǎo)致大量的高素質(zhì)的專業(yè)人員的流失，使檔案管理群體越來越弱，而且對檔案的繼續(xù)整理也是不利的。

3.加強(qiáng)檔案管理的對策

3.1完善檔案管理制度

隨著時代的進(jìn)步，建筑業(yè)也在蓬勃發(fā)展，過去的檔案管理方案已經(jīng)不能適應(yīng)其發(fā)展變化的速度了，應(yīng)該建立一整套的科學(xué)合理的檔案管理體系，專門成立一個檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)小組，改善現(xiàn)有管理模式，進(jìn)行分系統(tǒng)、分階段、分類別的方法來管理檔案，使其更加規(guī)范化。達(dá)到員工各司其職，制度完善合理，機(jī)構(gòu)有效運(yùn)作，監(jiān)督作用強(qiáng)化。同時行政管理部門應(yīng)該嚴(yán)格考核參建部門，絕不放過任何投機(jī)取巧的行為，項目法人切實起到監(jiān)督的作用，使檔案管理真正深入到工程建設(shè)中的每一個環(huán)節(jié)，促使工程質(zhì)量的提高。檔案中記錄著工程建設(shè)的相關(guān)資料，在驗收施工單位的歸檔文件時，要仔細(xì)檢查檔案的完整度及準(zhǔn)確度。嚴(yán)格要求施工單位檔案的構(gòu)建，仔細(xì)對檔案資料進(jìn)行驗收。檔案資料的驗收是工程竣工驗收之前的一項重要內(nèi)容，每一個工程完成之前都要檢驗它的檔案資料是否完備，這也是檢驗工程質(zhì)量的一個參考標(biāo)準(zhǔn)。

3.2檔案管理部門充分發(fā)揮自身職能

檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)監(jiān)督管理職能，不定期的進(jìn)行突擊檢查，形成一個完善的檢查體系，并制定相關(guān)的懲處制度，將每次檢查的結(jié)果記錄在案，這樣有助于企業(yè)提高對檔案管理的重視度，從而提高檔案管理水平。構(gòu)建專項的檔案驗收機(jī)構(gòu)，嚴(yán)格檢查檔案資料是否真實、完整。檔案行政管理部門明確合理的檔案管理辦法，其中要詳盡的記載個部門的職能以及檔案權(quán)益保護(hù)方案，有利于檔案功能的充分發(fā)揮。

3.3提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

企業(yè)在挑選檔案管理人員時，要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，進(jìn)行專業(yè)知識的考核，以免有人濫竽充數(shù)。同時上崗后也不要放松警惕，定期的進(jìn)行考試，有助于員工更加盡職盡責(zé)。還要開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識教育，可以聯(lián)合其他公司的檔案管理人員進(jìn)行工作經(jīng)驗交流，促進(jìn)員工間工作質(zhì)量以及效率的提高?？梢砸宰劦男问交蛘呱祥T培訓(xùn)的方法，提高員工的業(yè)務(wù)水平。教授的內(nèi)容可以是有關(guān)政策法規(guī)的，也可以是檔案專業(yè)知識相關(guān)的，企業(yè)可以因材施教，視公司情況而定。使檔案管理實現(xiàn)自動化、規(guī)范化、現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案管理的工作效率。

結(jié)語

工程檔案是建筑工程施工全過程的真實記錄，但是現(xiàn)在工程檔案的管理方面還存在許多問題，這需要在不斷的實踐中逐漸的改革創(chuàng)新。創(chuàng)建新的檔案管理模式，樹立先進(jìn)的檔案管理理念，創(chuàng)建齊全的檔案管理體制，以提高檔案管理的工作效率，促進(jìn)工程建設(shè)的快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

工程檔案管理范文第3篇

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案管理；問題；對策

中途分類號： G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：

一、水利工程檔案管理的現(xiàn)狀

在水利工程當(dāng)中，伴隨著工程設(shè)計、實施、竣工驗收、運(yùn)行等階段工作的開展，各參建單位之間的關(guān)系越來越復(fù)雜，最終在管理層上會形成一些具有保存價值的記錄文件，它們的表現(xiàn)形式可以是多樣的，并同時是水利工程建設(shè)與管理工作中的重要內(nèi)容。但隨著社會的進(jìn)步以及工程不可預(yù)期的變化因素，比如說在計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用下，大部分文件檔案都可以通過電腦進(jìn)行保存和傳輸，再不單純地依賴原有的書面表達(dá)形式，而當(dāng)前情勢下，很多工程檔案管理工作卻沒有適應(yīng)這一點，表現(xiàn)出一定的落后性和低效性，很難滿足時代所賦予的新要求。

二、水利工程檔案管理存在的問題

1、檔案管理意識淡薄

在水利工程的實施階段，各單位往往將心思都放在工程的進(jìn)度與質(zhì)量控制上，很少問津工程檔案的管理工作，資金投入方面更是不足，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備落后，大多情況下還處于手工作業(yè)的狀態(tài)，很難實行電子文檔與紙質(zhì)文檔兩套管理模式。正是由于上級的這種不負(fù)責(zé)態(tài)度，導(dǎo)致檔案管理人員疏忽大意，對檔案管理工作的認(rèn)識不夠，甚至不知道哪些文件需要建檔保存，無形當(dāng)中也給檔案的收集帶來了麻煩。

2、管理制度、規(guī)范不完善

眾所周知，我國水利事業(yè)起步比較晚，而且也缺乏一定的工業(yè)基礎(chǔ)，未能形成完善的檔案管理制度，這也造成了在水利工程檔案管理工作中人員流動性大、資料嚴(yán)重缺失、資料交接不規(guī)范等一系列問題。再者，近幾年來，國家、水利部及相關(guān)部門接二連三地出臺與修訂了一些水利工程檔案管理規(guī)范，但在實踐當(dāng)中，它們的可操作性完全受到制約，還有待國家進(jìn)一步完善。

3、資料歸檔質(zhì)量較差

在水利工程施工中，大部分原始資料的格式與書寫都很不規(guī)范，而且由于管理人員對資料的保護(hù)不善，致使資料破損嚴(yán)重，給資料的歸檔工作帶來了很大困難，從而影響了檔案歸檔質(zhì)量。即便在資料立卷歸檔后，檔案工作人員需對其進(jìn)行再加工、調(diào)整與編目，勞動量大、耗時多、速度慢，檔案管理工作大大滯后于其它工作，嚴(yán)重地影響了檔案的利用率。

4、檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

水利工程中的專職檔案管理人員很少，大多數(shù)都是兼職工人，有些甚至是半路出家來做檔案管理工作的，沒有經(jīng)過嚴(yán)格的培訓(xùn)，缺乏對工程技術(shù)知識的了解和掌握，在收集、整理、分編檔案資料時十分不規(guī)范，導(dǎo)致檔案的質(zhì)量受到影響，還有些檔案工作人員缺乏最起碼的愛崗敬業(yè)精神，對深入收集和整理工作視而不見，導(dǎo)致檔案資料長期堆壓。更有甚者，在工程竣工驗收的前幾天，檔案管理部門才集中人員進(jìn)行“抱佛腳”式突擊，甚至采取寫回憶錄、資料作假等極端手段，這對工程的竣工驗收無疑是不利的。

三、做好水利工程檔案管理工作的建議

1、加強(qiáng)宣傳，提高對檔案工作的認(rèn)識和重視

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提， 也是做好檔案工作的關(guān)鍵所在。針對領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的不重視現(xiàn)狀，檔案人員應(yīng)通過各種途徑提供檔案信息，如利用每年向《水利年鑒》、《水利志》提供圖片、資料的機(jī)會，向領(lǐng)導(dǎo)介紹檔案對服務(wù)水利工作的作用；圍繞水利工作重點，提出做好檔案管理的合理化建議。在領(lǐng)導(dǎo)重視的基礎(chǔ)上，健全檔案工作責(zé)任制，明確主管領(lǐng)導(dǎo)及直接負(fù)責(zé)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，逐步建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、逐級負(fù)責(zé)、條塊結(jié)合的檔案管理體制，將檔案管理工作目標(biāo)分解細(xì)化，層層加以落實，列入年度崗位目標(biāo)責(zé)任制中，具體落實到有關(guān)人員的職責(zé)中。

2、建立完善的管理制度

想要實現(xiàn)水利工程檔案管理信息化，除了要有一套先進(jìn)的管理設(shè)備，還必須建立一套完善的管理機(jī)制，只有這樣才能在水利工程檔案管理信息化建設(shè)的過程中不會出現(xiàn)問題。所以，為了使水利工程檔案管理人員明白相關(guān)制度規(guī)范，明確自己的責(zé)任，保障設(shè)備的安全運(yùn)行，就必須根據(jù)實際情況出發(fā)，建立一套完善的檔案管理機(jī)制。

（1）明確自己的職責(zé)，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)流程和技術(shù)。

（2）制定出詳細(xì)的管理條例，細(xì)化檔案管理的工作環(huán)節(jié)和每個步驟。

（3）制定必要的安全管理措施，特別是對于一些已損壞的紙質(zhì)文件檔案，必須注意存放環(huán)境及擁有良好的保護(hù)意識，確保水利檔案的安全性和完整性。

在完善管理機(jī)制的同時，還要注意對水利工程的檔案管理實現(xiàn)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理，只有人人做到規(guī)范化，自覺地遵守，才能更好地實現(xiàn)信息化的水利工程檔案管理。一般來說，水利工程的檔案管理規(guī)范化一般包括：水利檔案的整理規(guī)范、檔案的統(tǒng)計規(guī)范、管理人員的服務(wù)規(guī)范、管理人員的技術(shù)規(guī)范等，實現(xiàn)水利工程檔案管理的規(guī)范化，可以說是衡量一個管理人員工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范，那么水利工程的檔案數(shù)據(jù)將缺乏安全性，而且水利工程的檔案管理部門如果不遵守標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范，那么實現(xiàn)信息化的檔案管理將成為空談。

3、培養(yǎng)檔案管理人員的技術(shù)知識

想要實現(xiàn)水利工程檔案管理的信息化，必須要培養(yǎng)專門的技術(shù)人才。人才培養(yǎng)，特別是水利工程檔案管理方面的人才培養(yǎng)，首先要有良好的信息化意識和專業(yè)技能，因為信息時代背景下，需要接觸的設(shè)備器材都是高新技術(shù)產(chǎn)品，比如在水利工程檔案管理中，檔案文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞等都是在計算機(jī)上實現(xiàn)的。這要求水利工程的檔案管理人員不僅要熟悉計算機(jī)的錯做，使電子檔案文件能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化的管理，而且還要掌握計算機(jī)的系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)方面的知識，只有這樣才能確保水利工程檔案信息的完整性和安全性。

水利工程檔案管理人員需要與時俱進(jìn)，在立足本職工作的同時，還要不斷的學(xué)習(xí)，強(qiáng)化自身的專業(yè)知識和素養(yǎng)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，提高自身的管理水平和工作素質(zhì)。

4、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

伴隨現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和新型載體的應(yīng)用越來越廣泛，這這種趨勢下，傳統(tǒng)的檔案管理模式必將被淘汰，信息化的檔案管理模式也就呼之欲出了。水利工程應(yīng)該運(yùn)用這點，充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，開展檔案的信息化管理工作，并建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，加快檔案信息化建設(shè)的節(jié)奏，全面提升工程的檔案管理水平。

5、嚴(yán)格控制竣工驗收關(guān)

一般而言，大中型水利工程在竣工驗收前，都會對工程檔案進(jìn)行專項驗收，一旦出現(xiàn)檔案驗收不合格的情況，是不可以進(jìn)行竣工驗收的。所以在工程竣工驗收過程中，工程項目檔案的各級管理部門與相關(guān)工作人員一定要嚴(yán)格控制竣工驗收關(guān)，要仔細(xì)審查各類工程檔案資料，保證竣工檔案的真實性與可靠性，盡可能地將工程檔案應(yīng)有的作用發(fā)揮出來。

結(jié)束語

總之，我們應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代化手段提高檔案管理水平，完善管理體制，做好檔案的收集、保管和應(yīng)用三方面工作，加快檔案信息化進(jìn)程,在充分發(fā)揮原有檔案作用的同時,積極探索和嘗試建立文檔信息服務(wù)、檢索中心現(xiàn)行文件利用中心,以及借助網(wǎng)絡(luò)、電子傳輸?shù)痊F(xiàn)代化手段, 借助檔案平臺，為水利提供信息資源，更好地服務(wù)于現(xiàn)代水利。

參考文獻(xiàn)：

[1]王英.淺談水利工程檔案管理[J].電子信息與計算機(jī)科學(xué)，2013 (01)

[2]蔣云波.項目檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].云南檔案，2010 (08)

[3]魏紅.新時期水利工程竣工驗收檔案管理存在的問題及對策[J].科技致富向?qū)В?012（07）

工程檔案管理范文第4篇

1.1加強(qiáng)檔案管理過程中的質(zhì)量控制

并按期移交對于電力工程的建設(shè)來講每一個電力工程建設(shè)的實體，也就是每一個具體的項目都對應(yīng)著一個工程管理的檔案，檔案和工程之間是緊密聯(lián)系相互依存的。電力工程完成竣工之后除了實體項目的交接以外，還要交接與電力工程建設(shè)相關(guān)的各種檔案信息。所以對于電力工程中的檔案管理來講，檔案是工程管理重要的一部分，是以后對工程進(jìn)行維護(hù)，界定相關(guān)責(zé)任人的重要依據(jù)。由于電力工程建設(shè)的時間長短不一，短則幾個月長則幾年。在電力工程建設(shè)的過程中如果對于檔案工作忽視的話就會造成電力工程建設(shè)和電力工程檔案不同步的現(xiàn)象，檔案的記錄就會出現(xiàn)遺漏的問題，甚至?xí)霈F(xiàn)某個階段的重要檔案的記錄的遺失，最終很可能造成工程在驗收的過程中由于檔案的問題而不合格，就會造成工程的延期交付。所以要加強(qiáng)對于電力施工過程中檔案的管理，并且嚴(yán)格控制電力工程建設(shè)中的檔案的質(zhì)量，這是保證電力工程是否能夠按期交付的關(guān)鍵。

1.2檔案規(guī)范化管理

對于文書檔案的管理已經(jīng)較為成熟但是對于聲像的檔案管理一直沒有現(xiàn)行的一個標(biāo)準(zhǔn)，但是聲像信息又是檔案管理中所不可或缺的一個部分，其能夠形象地反映工程的進(jìn)度，具有很強(qiáng)的客觀事實性，其作用是其他的檔案資料所無法替代的，是對電力工程建設(shè)最為真實客觀的反映。為了能夠?qū)⑦@些聲像資料順利的歸檔并進(jìn)行保存，這就要求聲像檔案的制作者在制作聲像檔案的過程中如拍照和錄像要嚴(yán)格按照電力公司對于聲像資料的標(biāo)準(zhǔn)化的要求，并且嚴(yán)格控制聲像資料的質(zhì)量，并且對于聲像資料按照其分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分門別類并使用不可擦出的磁盤進(jìn)行保存而且建立相應(yīng)的備份，同時能夠打印成紙質(zhì)檔案的要打印成紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存，并且在聲像資料保存過程中記錄聲像資料的六個重要的因素，對于聲像資料所反映的信息進(jìn)行客觀的描述。

2電力工程檔案管理質(zhì)量體系建設(shè)

電力工程檔案的形式是伴隨著電力工程的建設(shè)過程的，檔案在形成的過程中應(yīng)該明確到各個部門各個環(huán)節(jié)，使得每個部門所提交的資料都按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。為了確保電力工程中檔案的質(zhì)量那么就必須建立相應(yīng)的質(zhì)量管理體系，在檔案標(biāo)準(zhǔn)制定的過程中嚴(yán)格參考電力系統(tǒng)對于檔案所要求的標(biāo)準(zhǔn)，為電力工程之后的驗收和維護(hù)提供支持。第一，檔案的管理應(yīng)當(dāng)以管理部門為基礎(chǔ)，以檔案的管理部門為核心環(huán)節(jié)，參與電力工程建設(shè)的各個部門各個環(huán)節(jié)都要參與到檔案管理的整個過程，將整個電力工程的檔案管理和工作的程序、工程計劃、合同等各個環(huán)節(jié)相結(jié)合。并且在某些項目設(shè)計、工程監(jiān)理的環(huán)節(jié)都要設(shè)定相關(guān)的責(zé)任人信息。第二，電力工程建設(shè)的項目負(fù)責(zé)人、電力工程的管理部門、設(shè)計監(jiān)理和施工部門以及調(diào)試采購和招標(biāo)部門等。這些環(huán)節(jié)都應(yīng)該納入到電力工程檔案管理的過程中，明確項目管理過程中的責(zé)任，將檔案的管理納入到相關(guān)管理部門的責(zé)任中，在電力系統(tǒng)建設(shè)的過程中做好檔案的形成管理以及標(biāo)準(zhǔn)化，確保整個電力工程系統(tǒng)檔案的質(zhì)量。第三，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的同步執(zhí)行制度。同步指的是工程建設(shè)和檔案資料整理歸檔的同步；工程檢查的進(jìn)度和工程檔案檢查相關(guān)進(jìn)度是同步的；電力工程的驗收以及相關(guān)成果的驗收是和檔案的驗收是同步的。參加執(zhí)行指的是檔案管理人員要參加相應(yīng)的生產(chǎn)工作，參加相關(guān)的會議；參加項目的建設(shè)和竣工驗收；參加相應(yīng)的成果鑒定會議；參加相應(yīng)的儀器設(shè)備驗收工作等。

3電力工程檔案質(zhì)量管理的要點

第一，電力工程建設(shè)中電力工程檔案是電力工程建設(shè)的真實再現(xiàn)和反映，是日后工程維護(hù)以及擴(kuò)建和相關(guān)責(zé)任認(rèn)定的重要的資料。電力工程項目的管理者一般被全權(quán)委托來管理整個工程的檔案管理工作，其是檔案管理工作的主體單位，其負(fù)責(zé)收集工程整個過程中各個階段各個環(huán)節(jié)各種類型的檔案資料。并且按照工程的進(jìn)度來對檔案進(jìn)行整理和歸檔以及檢查。第二，施工單位是電力工程檔案質(zhì)量控制管理的關(guān)鍵。項目經(jīng)理負(fù)責(zé)整個檔案，也就是負(fù)責(zé)整個工程的資料的工作，在這個過程中工程項目的技術(shù)人員和檔案管理人員通力合作來促進(jìn)檔案的形成。施工單位也要收集和整理自身在工程建設(shè)中的設(shè)計材料和施工資料以及相應(yīng)的安全措施、施工時間、施工記錄等一系列的資料。第三，監(jiān)理單位是電力工程檔案質(zhì)量控制管理的保障。監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)檔案的監(jiān)理工作。作為監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)搜集和整理工程建設(shè)的質(zhì)量材料，嚴(yán)格控制工程的進(jìn)度以及資金的使用和工程的質(zhì)量等，要根據(jù)檔案管理部門的要求將各種資料檔案按照其標(biāo)準(zhǔn)整理完全然后進(jìn)行移交，并且嚴(yán)格控制檔案標(biāo)準(zhǔn)的審核工作，嚴(yán)格控制檔案驗收的質(zhì)量。

4結(jié)語

工程檔案管理范文第5篇

第一章 總則

1.1工程項目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，對工程項目的開展及公司的生產(chǎn)經(jīng)營有著重要作用;為加強(qiáng)工程項目檔案的管理職責(zé)，規(guī)范檔案管理，結(jié)合施工企業(yè)的實際情況，制定本規(guī)定。

1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設(shè)項目的新建、擴(kuò)建、改建、技術(shù)改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。

1.3項目工程檔案按照集中統(tǒng)一管理的原則，由項目部統(tǒng)一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，并便于使用。

1.4項目部根據(jù)工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。

第二章 工程檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)

2.1項目部是公司項目工程相關(guān)檔案的統(tǒng)一管理者，負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關(guān)文件;并對工程項目進(jìn)行統(tǒng)一整理造冊。

2.2現(xiàn)場工作組是項目部的下屬部門，受項目部的直接領(lǐng)導(dǎo)，在項目部的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)收集現(xiàn)場施工、工程預(yù)算、工程更改、支付、結(jié)算、決算、驗收等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料的收集、整理;接收、審核施工、監(jiān)理等相關(guān)方移交的資料，并對收到的資料進(jìn)行統(tǒng)一整理。

2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案，并加以分類、整理、管理，并負(fù)責(zé)工程資料的收發(fā)、借閱等工作。

第三章 項目工程檔案管理流程

3.1工程項目檔案是指導(dǎo)工程項目及日后的生產(chǎn)、建設(shè)活動的重要依據(jù)，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責(zé)任;項目部根據(jù)工程特點，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關(guān)人員及職責(zé)。

3.2從項目開始立項，項目部制定工程項目檔案負(fù)責(zé)人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設(shè)計、預(yù)算等相關(guān)資料，從項目施工至竣工驗收階段由現(xiàn)場工作組負(fù)責(zé)檔案的收集。

3.3資料收集人在工程資料收集后根據(jù)項目工程的邏輯性，對工程項目資料進(jìn)行分類整理，對缺少的資料應(yīng)及時收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。

3.4根據(jù)工程項目特性，現(xiàn)場工作人員在適當(dāng)時候?qū)⒐こ藤Y料移交項目部，由項目部，由項目統(tǒng)一整理、登記、編號、組卷。根據(jù)其邏輯順序，分類保存，保存的資料應(yīng)做好標(biāo)識，方便管理查詢。

3.5項目部對移交的資料統(tǒng)一整理后，重要的、日常使用的資料，項目部應(yīng)及時歸檔，方便資料需要人的使用，項目部歸檔的工程資料應(yīng)為原件，項目部自留復(fù)印件。

檔案室應(yīng)做好項目部移交資料的登記，并對移交工程資料單獨歸類存放。

3.6檔案室管理人員應(yīng)做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，借閱復(fù)印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應(yīng)做好說明，備注原因。

工程項目檔案借閱后，檔案管理人應(yīng)及時通知借閱人，按期歸還。

第四章 項目工程檔案管理

4.1工程項目文件是在項目工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。

4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中，施工、監(jiān)理等相關(guān)方應(yīng)主動將相關(guān)資料移交現(xiàn)場工作人員;同時檔案收集人應(yīng)及時收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交項目部，由項目部統(tǒng)一整理、分類，在項目工程每環(huán)節(jié)完成后，根據(jù)項目特點，由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。

4.3檔案收集工作的要求

(1)認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理項目檔案的原則;

(2)遵循檔案的自然形成規(guī)律;

(3)保證項目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確;

(4)認(rèn)真審核，未經(jīng)相關(guān)機(jī)構(gòu)審批簽字的要求相關(guān)人及時補(bǔ)齊;

(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。

4.4工程項目資料的收集管理

4.4.1項目部負(fù)責(zé)收集、積累和整理項目前期文件(施工前)以及設(shè)備，工藝和涉外文件;勘察、設(shè)計單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計文件，并按規(guī)定向項目部移交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件(見)。

4.4.2項目施工階段，由承包單位負(fù)責(zé)其項目全部文件的收集、積累、整理，并移交現(xiàn)場工作組;項目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集，積累項目監(jiān)理文件，并提交現(xiàn)場工作組。

4.4.3項目竣工驗收階段，承包單位負(fù)責(zé)項目完工資料的收集、整理，提交現(xiàn)場工作組;現(xiàn)場工作組負(fù)責(zé)竣工驗收階段所有資料的收集、整理。

4.4.4反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)工程項目檔案。

收集范圍包括立項文件、設(shè)計基礎(chǔ)文件、設(shè)計文件、項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設(shè)備文件、涉外文件、竣工驗收文件等。

4.4.5各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。

4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產(chǎn)生部門或單位主動移交相結(jié)合，在資料收集整理過程中，對形成的項目工程文件進(jìn)行鑒別，包括完整性、準(zhǔn)確性鑒別以及審批情況。

4.6項目工程檔案的分類要求

(1)檔案的分類，要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的項目活動的性質(zhì)和特點;

(2)在公司各類工程項目中，同一類工程檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致;

(3)分類層次，類目要簡明，不宜過多過繁;

(4)分類應(yīng)力求按照專業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

4.7檔案整理工作遵循項目檔案的自然形成規(guī)律，保持項目檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，對項目檔案進(jìn)行分門別類的整理，便于保管和利用。

4.7.1工程項目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)，內(nèi)容分別按年度、工程整理。

4.7.2勘察、設(shè)計單位形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計文件，應(yīng)按工程項目整理。

4.7.3施工技術(shù)文件應(yīng)按項目工程的專業(yè)，階段整理;檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。

4.7.4設(shè)備、技術(shù)、工藝、竣工圖、設(shè)計變更、試運(yùn)行及維護(hù)中形成的文件按工程項目整理。

4.8項目檔案案卷管理

4.8.1組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備。符合檔案管理要求。

4.8.2基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計)工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。

4.8.3設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料，外購設(shè)備開箱驗收(自制設(shè)備設(shè)計、制造、驗收)、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。

4.8.4項目檔案號，要反映項目檔案系統(tǒng)整理后的客觀秩序，同項目檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次相一致;項目檔案號應(yīng)力求簡明，不要過于復(fù)雜繁瑣。

項目檔案號=分類號+案卷順序號。

4.9工程項目檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數(shù)量、保管期限、變更記載、備注等內(nèi)容。

4.10工程項目資料的更改

4.10.1當(dāng)工程項目文件需要更改時，文件更改人或更改部門通知收集管理人，并說明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容。

4.10.2文件更改原則上應(yīng)由原審批人審批或依據(jù)項目管理制度要求進(jìn)行審批，經(jīng)更改審批的文件應(yīng)及時交予檔案收集管理人，收集人交上級管理部門或檔案室，并做好更改備注。

4.11工程項目檔案的借閱

需要臨時借閱文件的人員應(yīng)填寫《工程項目檔案借閱申請表》(見附件)，經(jīng)檔案室相關(guān)人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復(fù)印件，借閱后必須及時歸還，《工程借閱記錄》(見附件)，如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說明原因。

4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定而制定，在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出，由檔案室人員在保管期滿后，提出銷毀申請，項目部決定其銷毀與否。

4.13 工程項目合同管理

工程項目合同是工程項目的重要資料，作為項目實施及工程價款支付的依據(jù)，現(xiàn)場工作組、項目部及檔案管理人員應(yīng)作為工程項目管理的重點。

工程項目合同一經(jīng)審批簽訂后，項目部組織相關(guān)人員收集，并移交檔案室，通知做好留底工作。

工程項目發(fā)生變更后，修要更改合同或補(bǔ)充的，項目部應(yīng)在合同修改或補(bǔ)充審批后，通知檔案室，并將新的合同或協(xié)議歸檔。

第五章 附則

5.1 本制度由項目部負(fù)責(zé)解釋。

5.2 本制度由項目部制定、修改，自總裁批準(zhǔn)之日?生效實施。

第一章 總則

1.1工程項目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，對工程項目的開展及公司的生產(chǎn)經(jīng)營有著重要作用;為加強(qiáng)工程項目檔案的管理職責(zé)，規(guī)范檔案管理，結(jié)合施工企業(yè)的實際情況，制定本規(guī)定。

1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設(shè)項目的新建、擴(kuò)建、改建、技術(shù)改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。

1.3項目工程檔案按照集中統(tǒng)一管理的原則，由項目部統(tǒng)一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，并便于使用。

1.4項目部根據(jù)工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。

第二章 工程檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)

2.1項目部是公司項目工程相關(guān)檔案的統(tǒng)一管理者，負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關(guān)文件;并對工程項目進(jìn)行統(tǒng)一整理造冊。

2.2現(xiàn)場工作組是項目部的下屬部門，受項目部的直接領(lǐng)導(dǎo)，在項目部的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)收集現(xiàn)場施工、工程預(yù)算、工程更改、支付、結(jié)算、決算、驗收等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料的收集、整理;接收、審核施工、監(jiān)理等相關(guān)方移交的資料，并對收到的資料進(jìn)行統(tǒng)一整理。

2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案，并加以分類、整理、管理，并負(fù)責(zé)工程資料的收發(fā)、借閱等工作。

第三章 項目工程檔案管理流程

3.1工程項目檔案是指導(dǎo)工程項目及日后的生產(chǎn)、建設(shè)活動的重要依據(jù)，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責(zé)任;項目部根據(jù)工程特點，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關(guān)人員及職責(zé)。

3.2從項目開始立項，項目部制定工程項目檔案負(fù)責(zé)人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設(shè)計、預(yù)算等相關(guān)資料，從項目施工至竣工驗收階段由現(xiàn)場工作組負(fù)責(zé)檔案的收集。

3.3資料收集人在工程資料收集后根據(jù)項目工程的邏輯性，對工程項目資料進(jìn)行分類整理，對缺少的資料應(yīng)及時收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。

3.4根據(jù)工程項目特性，現(xiàn)場工作人員在適當(dāng)時候?qū)⒐こ藤Y料移交項目部，由項目部，由項目統(tǒng)一整理、登記、編號、組卷。根據(jù)其邏輯順序，分類保存，保存的資料應(yīng)做好標(biāo)識，方便管理查詢。

3.5項目部對移交的資料統(tǒng)一整理后，重要的、日常使用的資料，項目部應(yīng)及時歸檔，方便資料需要人的使用，項目部歸檔的工程資料應(yīng)為原件，項目部自留復(fù)印件。

檔案室應(yīng)做好項目部移交資料的登記，并對移交工程資料單獨歸類存放。

3.6檔案室管理人員應(yīng)做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，借閱復(fù)印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應(yīng)做好說明，備注原因。

工程項目檔案借閱后，檔案管理人應(yīng)及時通知借閱人，按期歸還。

第四章 項目工程檔案管理

4.1工程項目文件是在項目工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。

4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中，施工、監(jiān)理等相關(guān)方應(yīng)主動將相關(guān)資料移交現(xiàn)場工作人員;同時檔案收集人應(yīng)及時收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交項目部，由項目部統(tǒng)一整理、分類，在項目工程每環(huán)節(jié)完成后，根據(jù)項目特點，由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。

4.3檔案收集工作的要求

(1)認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理項目檔案的原則;

(2)遵循檔案的自然形成規(guī)律;

(3)保證項目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確;

(4)認(rèn)真審核，未經(jīng)相關(guān)機(jī)構(gòu)審批簽字的要求相關(guān)人及時補(bǔ)齊;

(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。

4.4工程項目資料的收集管理

4.4.1項目部負(fù)責(zé)收集、積累和整理項目前期文件(施工前)以及設(shè)備，工藝和涉外文件;勘察、設(shè)計單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計文件，并按規(guī)定向項目部移交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件(見)。

4.4.2項目施工階段，由承包單位負(fù)責(zé)其項目全部文件的收集、積累、整理，并移交現(xiàn)場工作組;項目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集，積累項目監(jiān)理文件，并提交現(xiàn)場工作組。

4.4.3項目竣工驗收階段，承包單位負(fù)責(zé)項目完工資料的收集、整理，提交現(xiàn)場工作組;現(xiàn)場工作組負(fù)責(zé)竣工驗收階段所有資料的收集、整理。

4.4.4反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)工程項目檔案。

收集范圍包括立項文件、設(shè)計基礎(chǔ)文件、設(shè)計文件、項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設(shè)備文件、涉外文件、竣工驗收文件等。

4.4.5各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。

4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產(chǎn)生部門或單位主動移交相結(jié)合，在資料收集整理過程中，對形成的項目工程文件進(jìn)行鑒別，包括完整性、準(zhǔn)確性鑒別以及審批情況。

4.6項目工程檔案的分類要求

(1)檔案的分類，要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的項目活動的性質(zhì)和特點;

(2)在公司各類工程項目中，同一類工程檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致;

(3)分類層次，類目要簡明，不宜過多過繁;

(4)分類應(yīng)力求按照專業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

4.7檔案整理工作遵循項目檔案的自然形成規(guī)律，保持項目檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，對項目檔案進(jìn)行分門別類的整理，便于保管和利用。

4.7.1工程項目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)，內(nèi)容分別按年度、工程整理。

4.7.2勘察、設(shè)計單位形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計文件，應(yīng)按工程項目整理。

4.7.3施工技術(shù)文件應(yīng)按項目工程的專業(yè)，階段整理;檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。

4.7.4設(shè)備、技術(shù)、工藝、竣工圖、設(shè)計變更、試運(yùn)行及維護(hù)中形成的文件按工程項目整理。

4.8項目檔案案卷管理

4.8.1組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備。符合檔案管理要求。

4.8.2基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計)工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。

4.8.3設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料，外購設(shè)備開箱驗收(自制設(shè)備設(shè)計、制造、驗收)、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。

4.8.4項目檔案號，要反映項目檔案系統(tǒng)整理后的客觀秩序，同項目檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次相一致;項目檔案號應(yīng)力求簡明，不要過于復(fù)雜繁瑣。

項目檔案號=分類號+案卷順序號。

4.9工程項目檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數(shù)量、保管期限、變更記載、備注等內(nèi)容。

4.10工程項目資料的更改

4.10.1當(dāng)工程項目文件需要更改時，文件更改人或更改部門通知收集管理人，并說明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容。

4.10.2文件更改原則上應(yīng)由原審批人審批或依據(jù)項目管理制度要求進(jìn)行審批，經(jīng)更改審批的文件應(yīng)及時交予檔案收集管理人，收集人交上級管理部門或檔案室，并做好更改備注。

4.11工程項目檔案的借閱

需要臨時借閱文件的人員應(yīng)填寫《工程項目檔案借閱申請表》(見附件)，經(jīng)檔案室相關(guān)人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復(fù)印件，借閱后必須及時歸還，《工程借閱記錄》(見附件)，如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說明原因。

4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定而制定，在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出，由檔案室人員在保管期滿后，提出銷毀申請，項目部決定其銷毀與否。

4.13 工程項目合同管理

工程項目合同是工程項目的重要資料，作為項目實施及工程價款支付的依據(jù)，現(xiàn)場工作組、項目部及檔案管理人員應(yīng)作為工程項目管理的重點。

工程項目合同一經(jīng)審批簽訂后，項目部組織相關(guān)人員收集，并移交檔案室，通知做好留底工作。

工程項目發(fā)生變更后，修要更改合同或補(bǔ)充的，項目部應(yīng)在合同修改或補(bǔ)充審批后，通知檔案室，并將新的合同或協(xié)議歸檔。

第五章 附則