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員工檔案管理辦法范文第1篇

人事檔案管理辦法

一、目的

為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機(jī)密；同時為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案管理內(nèi)容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。

2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。

三、檔案相關(guān)規(guī)定

1、基礎(chǔ)管理

1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進(jìn)行編號，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動時（如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗。

1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。

1.6對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

1.9檔案應(yīng)分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。

2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

2.3公司級領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有經(jīng)過批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

3、查、借閱檔案注意事項

3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

員工檔案管理辦法范文第2篇

伴隨著時代的進(jìn)步，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，多媒體信息技術(shù)在行政事業(yè)單位的日常工作中運(yùn)用越來越普遍，會計檔案電算化已經(jīng)成為必然趨勢。

二、會計檔案管理對于事業(yè)單位的重要性

為了強(qiáng)化事業(yè)單位的會計檔案管理，國家檔案局與財政部于2016年了新的《會計檔案管理辦法》，要求事業(yè)單位必須進(jìn)行會計檔案管理，明確了會計檔案管理的意義，同時具體規(guī)定了需要?dú)w檔入庫的檔案材料必須定期移交到事業(yè)單位的檔案管理相關(guān)機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一進(jìn)行集中化管理。

再者，由于事業(yè)單位內(nèi)部的在財務(wù)及內(nèi)部管理上的需求，事業(yè)單位提高會計檔案管理也是必不可少的。據(jù)粗略統(tǒng)計，我國目前共有約126萬個事業(yè)單位，超過3000萬的單位職工，每年國家財政部門需要極大一筆資金來支付事業(yè)單位職工的薪資需求，而會計檔案管理能夠準(zhǔn)確地記錄管理事業(yè)單位的收支情況，為事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃，人員編制提供科學(xué)可行的依據(jù)，財政部門在行政管理方面對會計檔案管理也具有較大的需求。

同時科學(xué)合理的會計檔案管理也能準(zhǔn)確記錄事業(yè)單位職工的收支情況，為打造清正廉潔型的事業(yè)單位，樹立廉政工作形象提供大力支持，完善的會計檔案管理能讓事業(yè)單位的經(jīng)費(fèi)開支變得更加合理，有理有據(jù)，防止公費(fèi)挪用的情況的發(fā)生，也能提高審查部門的工作展開的效率。

三、會計檔案管理發(fā)展趨勢

（一）事業(yè)單位會計檔案的數(shù)字信息化管理

隨著時代的進(jìn)步與發(fā)展，事業(yè)單位的會計檔案管理必將走上數(shù)字化的道路，逐漸實現(xiàn)會計檔案管理的電子化會計管理，網(wǎng)絡(luò)化管理與智能化管理，事業(yè)單位在今后的會計檔案管理或者說現(xiàn)在已經(jīng)逐漸不再局限與傳統(tǒng)的檔案袋紙質(zhì)管理上，計算機(jī)的不斷發(fā)展極大地豐富了檔案資料的儲存介質(zhì)，擴(kuò)大了檔案資料存儲的范圍。事業(yè)單位在進(jìn)行會計檔案管理時也必將以網(wǎng)絡(luò)管理為核心，建立完整的信息化管理體系，在不久的將來甚至出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)智能化的檔案數(shù)據(jù)管理，節(jié)省了人力，全面提升檔案管理的效率。

（二）財務(wù)軟件從單純的核算轉(zhuǎn)型為管理

目前來說，我國的財務(wù)軟件大多數(shù)仍然局限在單純的數(shù)據(jù)核算層面上，但由于市場的不斷發(fā)展，單純的核算已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位的發(fā)展，隨著會計電算化的不斷發(fā)展，財務(wù)軟件也必定會不斷進(jìn)步，不再僅僅停留在財務(wù)核算方面，還會在財務(wù)核算上進(jìn)一步涉及規(guī)劃，決策，統(tǒng)一整合數(shù)據(jù)進(jìn)行效益的評估，建立完善的電算化檔案管理體系，從之前單純的財務(wù)核算向綜合管理方向發(fā)展。全面促進(jìn)事業(yè)單位會計檔案管理的數(shù)字信息化管理。

（三）會計檔案信息化管理的客觀需求

隨著時代的進(jìn)步，事業(yè)單位工作壓力也越來越大，傳統(tǒng)事業(yè)單位已經(jīng)漸漸不能滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求，會計檔案信息化管理旨在會計信息數(shù)據(jù)的利用，單純的會計核算逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代管理型會計管理，將會計檔案信息作用最大限度發(fā)揮已經(jīng)成了事業(yè)單位發(fā)展的客觀需求。財政部于2014年10月了《關(guān)于全面推進(jìn)管理會計體系建設(shè)的指導(dǎo)意見》，政策包含了全面推進(jìn)管理會計信息系統(tǒng)建立的具體措施，進(jìn)而推動管理型會計在事業(yè)單位的最大化運(yùn)用。回顧從2000年開始的預(yù)算管理以及的信息化系統(tǒng)建設(shè)的發(fā)展?v史，再到2008年的全球金融危機(jī)爆發(fā)之后，預(yù)算管理信息系統(tǒng)建設(shè)開始走向多維度，全面化，精細(xì)化的發(fā)展方向，然后在2013年到現(xiàn)在的市場經(jīng)濟(jì)多變與不斷轉(zhuǎn)型的大背景之下，會計管理中成本核算軟件、預(yù)算管理軟件與管理會計報告分析應(yīng)用軟件等會計管理軟件的工具在企業(yè)與事業(yè)單位中的具體應(yīng)用，統(tǒng)一標(biāo)示著現(xiàn)代化數(shù)字信息技術(shù)在會計管理領(lǐng)域的集中應(yīng)用，再者為了最先限度的去滿足事業(yè)單位對于會計信息資源的全面挖掘與高度聚合，會計檔案管理必須發(fā)揮出會計檔案作為信息源的應(yīng)有作用與職能，最后統(tǒng)一將所整理出的電子會計檔案信息再次進(jìn)行分析處理，便于各大信息平臺之間的信息流通，促進(jìn)會計信息的相互聯(lián)系，避免各個部門之間各自為政，會計信息得不到充分發(fā)揮。

四、如何提升事業(yè)單位會計檔案管理

（一）重視會計檔案管理，提高思想覺悟

事業(yè)單位想要提升會計檔案管理，必須首先從思想層面做起，認(rèn)識到會計檔案管理的重要性，不能僅僅將會計檔案管理視為賬務(wù)記錄，要將做好會計檔案管理當(dāng)作自身的責(zé)任，做到對單位負(fù)責(zé)，對國家負(fù)責(zé)，嚴(yán)格遵循《會計檔案管理辦法》，謹(jǐn)慎處理會計檔案相關(guān)細(xì)節(jié)，妥善保管會計檔案，分類存儲，并要及時清查，防止出現(xiàn)檔案資料的缺失與泄漏。單位高層領(lǐng)導(dǎo)也要對檔案管理工作人員提供大力支持，創(chuàng)造良好工作環(huán)境，提升員工工作的積極性。

（二）建立健全會計檔案管理制度

有效的會計檔案管理需要一套完善的會計檔案管理制度體系為基礎(chǔ)，事業(yè)單位務(wù)必要根據(jù)相關(guān)法律，結(jié)合事業(yè)單位的實際情況建立一套適用的會計檔案管理制度，將會計檔案的歸檔程序，歸檔的要求與范圍，檔案保存的具體要求做出明確規(guī)劃，運(yùn)用科學(xué)的方法對會計檔案進(jìn)行妥善保管，同時要建立明確的責(zé)任制度，將會計檔案管理工作納入職工的績效考核，對檔案管理出現(xiàn)的問題及時指正，端正管理人員工作態(tài)度，提升檔案管理水平。

（三）加強(qiáng)會計檔案管理人員的培訓(xùn)，提高工作素養(yǎng)

事業(yè)單位會計檔案管理工作，對于管理人員不僅僅在業(yè)務(wù)素養(yǎng)上，還在職業(yè)道德與思想上具有一定的要求，同時會計人員作為會計檔案的直接負(fù)責(zé)方，其業(yè)務(wù)水平直接影響到檔案卷宗的質(zhì)量。會計檔案管理逐步轉(zhuǎn)向數(shù)字信息化，新的《會計檔案管理辦法》已經(jīng)將電子會計檔案納入會計檔案的范圍。事業(yè)單位必須加強(qiáng)在職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的新型技術(shù)學(xué)習(xí)，熟練掌握會計檔案電子化管理技能，讓會計管理人員在實踐中不斷學(xué)習(xí)，將理論與實踐結(jié)合，培養(yǎng)出一批復(fù)合型全面的財會人才，最大化發(fā)揮出會計檔案的作用。

（四）會計檔案管理流程規(guī)范化

為了全面提高事業(yè)單位的會計檔案管理，事業(yè)單位必須充分了解會計檔案管理的重要意義，貫徹財政部門相關(guān)政策，根據(jù)事業(yè)單位的實際情況制定相應(yīng)管理機(jī)制，規(guī)范化管理，要做到檔案管理依法管理，科學(xué)管控。細(xì)化會計檔案卷宗具體管理細(xì)節(jié)。各單位必須加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

員工檔案管理辦法范文第3篇

關(guān)鍵詞：高職院校；《高等學(xué)校檔案管理辦法》；對策

        為規(guī)范高等學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，教育部和國家檔案局共同制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），并以教育部第27號令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行?！掇k法》是新時期新階段促進(jìn)高等教育又好又快發(fā)展的一項重要舉措，是指導(dǎo)新時期新階段高校檔案工作科學(xué)發(fā)展的法規(guī)性文獻(xiàn)，對于加快推進(jìn)現(xiàn)代大學(xué)管理制度建設(shè)，深化高校檔案工作管理內(nèi)涵建設(shè)，提高檔案服務(wù)高等教育與經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的能力和水平，具有十分重要的意義。

        一、高職院校在實施《高等學(xué)校檔案管理辦法》過程中存在的問題

        根據(jù)《辦法》的精神和要求，2008年12月江蘇省教育廳、江蘇省檔案局聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于認(rèn)真貫徹實施高等學(xué)校檔案管理辦法的意見》，目前全省高校中已掀起了一股貫徹實施《辦法》的。雖然同為高等學(xué)校，但與普通高校相比，高職院校在學(xué)校的歷史沿革、辦學(xué)方向、辦學(xué)性質(zhì)和學(xué)校規(guī)模等方面都具有一定的特殊性，因此在貫徹實施《辦法》過程中，高職院校應(yīng)當(dāng)從自身的實際出發(fā)，有效地將《辦法》的精神和要求落到實處。通過幾年的實踐，筆者初步感到高職院校在貫徹實施《辦法》過程中，主要存在以下三個方面的問題。

        （一）檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置問題

        關(guān)于高校檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置、性質(zhì)及其職責(zé)，《辦法》都作了具體的規(guī)定。其中對于檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置規(guī)定了兩種形式，即檔案館和綜合檔案室。而且要求只要具備建校歷史在50年以上、全日制在校生規(guī)模在1萬人以上、或者已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上三個條件中的任何一項，就應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館。未設(shè)立檔案館的高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室。從目前高職院校的實際情況來看，大多數(shù)院校都基本具備上述三項條件，理應(yīng)按照《辦法》的規(guī)定設(shè)立檔案館或綜合檔案館。但一般高職院校都如同筆者所在的南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院一樣，均是由中專學(xué)校升格成為高等學(xué)校的，所以在規(guī)格上比普通高校要略低一些，這就決定了高職院校在教學(xué)機(jī)構(gòu)、行政管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置上都與普通高校都有所差別。尤其在設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)上，往往沒有得到應(yīng)有的重視，限制了檔案工作人員工作創(chuàng)造性的發(fā)揮。檔案工作由于其工作性質(zhì)的緣故，在短期內(nèi)工作的好壞對學(xué)校大局影響不會很大，因此其重要性容易被忽視。正是由于這些原因的存在，在貫徹落實《辦法》中關(guān)于檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置問題上沒能很好的得到解決。

        （二）檔案人員的配備問題

        關(guān)于高校檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的配備及應(yīng)具備的條件、專職檔案工作人員編制及職數(shù)等，《辦法》也作了具體的規(guī)定。其中對檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的條件也有具體要求，應(yīng)當(dāng)具備熱心檔案事業(yè)，具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷；有組織管理能力，具有開拓創(chuàng)新意識和精神；年富力強(qiáng)，身體健康等條件。這為高等學(xué)校檔案干部隊伍建設(shè)提供了強(qiáng)有力的依據(jù)，非常有利于高等學(xué)校檔案干部隊伍的建設(shè)。

        檔案管理人員專業(yè)水平的高低，直接影響檔案事業(yè)的發(fā)展。高職院校檔案工作者中大多畢業(yè)于非檔案專業(yè)，有些人根本沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案的基本理論，也缺乏檔案管理工作的實踐，只能起到簡單的保管作用，不能真正做到檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。

        對于普通高校來說，選拔任用具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷的人員擔(dān)任檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，可以說絲毫不成問題。但是對于高職院校來說，其教學(xué)、管理人員數(shù)量規(guī)模和結(jié)構(gòu)層次都相對局限，具備高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷的人員本來就有限，所以要求檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人也具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷，就顯得比較苛刻，一般高職院校都難以企求。

        （三）歸檔門類的確定問題

        《辦法》對高等學(xué)校文件材料的歸檔范圍作了明確規(guī)定，包括黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財會類等若干門類，這是從全國高等學(xué)校的整體考慮而確定的，具有高度的概括性、普遍的針對性和廣泛的適用性，廣泛適用于各類高等院校。高職院校主要從事高級技能教育，培養(yǎng)能獨(dú)立處理工藝技術(shù)中的“疑難雜癥”，能手腦并用有較高心智，具有一定的專業(yè)技術(shù)理論視野的應(yīng)用型高級技能人才，它的主要任務(wù)是對學(xué)生進(jìn)行技能教育，很少承擔(dān)科研任務(wù)、開展產(chǎn)學(xué)研合作和外事往來。但目前高職院校還未能從實際出發(fā)，更為科學(xué)合理地確定歸檔門類。

        同時《辦法》還指出高等學(xué)校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。目前高職院校在進(jìn)行歸檔相關(guān)文件材料時，沒有形成切實有效的歸檔制度。檔案管理上還存在一定的問題，對文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內(nèi)目錄等工作還沒有形成制度性管理。

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        （四）檔案學(xué)術(shù)研究缺失問題

        《辦法》進(jìn)一步加強(qiáng)了檔案工作的學(xué)術(shù)性要求，指出要將“編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源”列入了高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)，同時指出“有條件的高校，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專業(yè)的高年級開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課”。從目前高職院校檔案工作的學(xué)術(shù)研究來看，對檔案工作深入研究的力度不夠。大多數(shù)高職院校只是簡單的把相關(guān)檔案材料歸檔整理，沒有很好的對檔案資料和管理進(jìn)行研究，沒有進(jìn)行相應(yīng)的編研以及出版相應(yīng)的檔案史料。在沒有系統(tǒng)的對檔案工作進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的基礎(chǔ)上，對于在《辦法》中提及的開設(shè)有關(guān)的檔案管理的選修課更是難以實施。

        二、解決《高等學(xué)校檔案管理辦法》實施過程中存在問題的路徑分析

        （一）成立綜合檔案室來為學(xué)院保存和利用檔案提供服務(wù)

        高職院校檔案機(jī)構(gòu)作為學(xué)校行政管理機(jī)構(gòu)的組成部分之一，理所當(dāng)然在規(guī)格上也比一般的普通高校的檔案機(jī)構(gòu)要略微簡約一些。有鑒于此，筆者所在的學(xué)院并沒有設(shè)置檔案館，而是設(shè)置綜合檔案室，隸屬于院長辦公室領(lǐng)導(dǎo)。同時明確規(guī)定，綜合檔案室作為學(xué)院保存和提供利用檔案的專門機(jī)構(gòu)，全面履行《辦法》規(guī)定的高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)履行的九個方面管理職責(zé)。從運(yùn)行狀況和實際效果來看，采用綜合檔案室這一機(jī)構(gòu)形式，更加適用于高職院校，完全能夠保證各項工作的有效開展。

        因此，各高職院校結(jié)合自身情況設(shè)置相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，充分發(fā)揮檔案工作在高校中的作用。

        （二）選配高素質(zhì)的檔案管理人員,增強(qiáng)檔案開發(fā)技術(shù)力量

        穩(wěn)定專兼職檔案人員、提高其整體素質(zhì)是做好檔案工作的基礎(chǔ)。檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵在人，在檔案管理過程中，人始終是最重要的，檔案管理水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。只有選配高素質(zhì)的檔案管理人員，才能增強(qiáng)檔案開發(fā)的技術(shù)力量。

        筆者所在學(xué)院現(xiàn)共有教學(xué)、管理人員560余人，其中具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷的不足80人，僅占總數(shù)的1.4%，而且他們都在教學(xué)第一線。隨著招生規(guī)模逐年擴(kuò)大，他們都擔(dān)負(fù)著繁重的教學(xué)任務(wù)。因此要從教學(xué)第一線抽調(diào)本來有限的高級人才到檔案機(jī)構(gòu)工作，顯然有些不太現(xiàn)實。為此南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院堅持從實際出發(fā)，選用一名具有館員任職經(jīng)歷的同志擔(dān)任綜合檔案室負(fù)責(zé)人，由于該同志十多年來一直從事本院檔案工作，具有較好的政治素養(yǎng)和較高的檔案管理業(yè)務(wù)水平，完全適應(yīng)工作需要，勝任綜合檔案室負(fù)責(zé)人這一職位。同時學(xué)院各系部均明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)做好各自所在系部文件材料的歸檔和移交。在選配兼職檔案員時既考慮了人員素質(zhì)，又考慮其業(yè)務(wù)水平。學(xué)院鼓勵專兼職檔案人員學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識和參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。各種培訓(xùn)注重針對性和實用性，重點(diǎn)加強(qiáng)電子文件、電子檔案管理新技術(shù)以及計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和實際工作能力。不斷提高學(xué)院檔案管理人員素質(zhì)和穩(wěn)定檔案管理人員隊伍。

        （三）準(zhǔn)確進(jìn)行歸檔分類，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化與規(guī)范化

        由于高校各項活動的特殊性，其檔案具有多樣性、客觀規(guī)律性、周期性等特點(diǎn)。因此應(yīng)針對其各種特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)化和規(guī)范化管理。從而提高檔案管理工作效率以及有效利用檔案。

        筆者所在學(xué)院在確定歸檔門類時，對《辦法》規(guī)定的相關(guān)門類作了一些調(diào)整，省略了產(chǎn)品生產(chǎn)類，并將外事類歸入行政類、科研類歸入教學(xué)類。同時突出記錄學(xué)院主要職能活動和歷史面貌的黨群類和行政類、涉及民生的人事類和學(xué)生類、體現(xiàn)學(xué)院學(xué)生培養(yǎng)水平的教學(xué)類，使得學(xué)院文件材料的歸檔范圍科學(xué)合理，更加符合高職院校的實際。

        （四）加強(qiáng)檔案工作學(xué)術(shù)研究，推進(jìn)檔案管理工作的蓬勃發(fā)展

        檔案管理的工作不僅在于各種文檔的歸檔整理，還要求對檔案工作進(jìn)行一定量的學(xué)術(shù)研究。只有豐富檔案管理工作的研究，才能更好的對檔案科學(xué)有效的管理與利用。

        筆者所在學(xué)院，領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作。學(xué)院積極組織專兼職檔案管理人員參加相應(yīng)的學(xué)術(shù)交流活動，提升其業(yè)務(wù)水平以及加深對檔案管理工作的認(rèn)識。學(xué)院出臺各項政策鼓勵檔案工作人員申報研究課題，以提升檔案管理工作的科學(xué)水平和檔案管理人員的自身素質(zhì)。檔案管理人員應(yīng)充分發(fā)揮高職院校的研究平臺，加強(qiáng)檔案管理工作的學(xué)術(shù)研究，進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作的蓬勃發(fā)展。

        三、小結(jié)

        在貫徹實施《辦法》的過程中，高職院校要秉承實事求是，一切從實際出發(fā)的原則，采取切實可行的措施和辦法。從硬件與軟件兩個方面來加強(qiáng)高職院校檔案管理工作，發(fā)揮檔案工作在高校中的作用。由于實踐比較有限，筆者將不斷摸索，繼續(xù)深化對貫徹實施《辦法》的認(rèn)識，逐步解決出現(xiàn)的新情況、新問題，把規(guī)范的精神和要求與學(xué)院的實際緊密結(jié)合起來，更好地推動學(xué)院檔案工作的科學(xué)發(fā)展，為創(chuàng)建全國示范高職院校作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]高等學(xué)校檔案管理辦法.中華人民共和國教育部令第27號,2008年9月1日實行.

[2]張明香.檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問題及對策[j].辦公室業(yè)務(wù),2009,(8).

員工檔案管理辦法范文第4篇

一、事業(yè)單位財務(wù)專項資金檔案管理的意義

財務(wù)專項資金檔案管理的重要意義主要體現(xiàn)于四個方面：一是響應(yīng)了國家法律的號召，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《檔案法》、《會計檔案管理辦法》及《會計法》等，這對國家相關(guān)單位提升依法治檔水平具有重要意義;二是有效的提升了事業(yè)單位工作效率，在經(jīng)濟(jì)新形勢下，單位資金管理逐漸呈現(xiàn)出復(fù)雜化、多維化的特征，且網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的滲透使得傳統(tǒng)簡明化的檔案管理辦法逐漸在子系統(tǒng)與細(xì)節(jié)處理方面呈現(xiàn)出一系列問題;三是益于單位管理者更準(zhǔn)確、快速的做出決策，清晰、如實的歸檔可以使得管理者快速獲得決策的一手資料，更益于財務(wù)計劃制定、預(yù)算編制、財務(wù)問題提煉、糾正等;四是檔案管理的細(xì)分化、信息化、嚴(yán)格化更便于各部門工作人員快捷的查找歷史資料，獲取有效信息。因此，無論從國家政策層面，還是單位內(nèi)部利益層面，檔案管理均具有深遠(yuǎn)意義。

二、事業(yè)單位財務(wù)專項資金檔案管理現(xiàn)狀

(一)檔案管理傳統(tǒng)化

互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)下，檔案管理也需要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。但目前許多事業(yè)單位尚未實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化模式，未能與數(shù)字化信息技術(shù)相接軌。這種傳統(tǒng)化主要表現(xiàn)為系統(tǒng)信息化和財務(wù)人員信息化兩方面：一是檔案管理方式過于陳舊，個別單位仍然沿用上世紀(jì)90年代的手工記賬、整理、歸檔方式，且仍采用紙質(zhì)檔案形式，這樣既不安全，又占用庫存成本，部分單位雖然采用微機(jī)操作，但缺少輸出設(shè)備;二是檔案管理人員老化，信息技術(shù)要求單位人員必須具有現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作能力，而當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理通常是準(zhǔn)退休人員，這在一定程度上導(dǎo)致單位難以實現(xiàn)財務(wù)人員信息化。

(二)監(jiān)管片面化

監(jiān)管是單位防范檔案管理風(fēng)險最直接、有效的手段之一。但事業(yè)單位當(dāng)下呈現(xiàn)出三方面不足：一是監(jiān)管設(shè)備落后，在大數(shù)據(jù)智能時代仍然采用手工簽字的事后監(jiān)管方式，顯然已經(jīng)落后于部分違規(guī)手段;二是違規(guī)代價小，公款私存現(xiàn)象近幾年雖然加大了懲罰力度，但仍局限于任中監(jiān)管，未延伸至任后;三是監(jiān)管主體只是財務(wù)部門或?qū)徲嫴块T，難以形成監(jiān)管的長效化、常態(tài)化，甚至財務(wù)部門或?qū)徲嫴块T作后，監(jiān)管不能起到任何作用。

(三)專項資金使用不規(guī)范

事業(yè)單位中有兩種專項資金使用不規(guī)范現(xiàn)象：一是白條抵庫現(xiàn)象，這就使得財務(wù)賬面金額大于實際庫存現(xiàn)金，在一定程度上導(dǎo)致賬實不符，難以入檔，尤其此類現(xiàn)象發(fā)生在跨會計年度期間，檔案管理更加復(fù)雜;二是公款私存現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為專款挪為私用和?？钆矠槠渌椖坑茫@直接導(dǎo)致會計檔案賬證、賬實、賬賬均不一致，甚至出現(xiàn)跨項目入賬，使得檔案管理難度呈現(xiàn)幾何級增加。

三、規(guī)范和加強(qiáng)事業(yè)單位財務(wù)專項資金的檔案管理策略

(一)搭建與維護(hù)信息管理平臺

信息系統(tǒng)平臺搭建主要著手于財務(wù)人員信息化和業(yè)務(wù)處理信息化兩方面。首先，單位必須招聘年輕財務(wù)人員，實現(xiàn)新老交替，強(qiáng)化財務(wù)人員網(wǎng)絡(luò)意識、法律意識、責(zé)任意識;部門領(lǐng)導(dǎo)必須重視檔案交接、保存、銷毀環(huán)節(jié)，嚴(yán)格把控管理信息系統(tǒng)登錄權(quán)限，同時必須保障電子賬簿與紙質(zhì)賬簿雙管齊下，這益于保障檔案安全;定期培訓(xùn)單位老員工，加大繼續(xù)教育力度，強(qiáng)化檔案管理服務(wù)能力和信息應(yīng)用能力，專業(yè)上鼓勵老員工帶新員工，信息系統(tǒng)操作上鼓勵新員工帶老員工。其次，單位必須加大信息技術(shù)投入，加快實現(xiàn)單位內(nèi)部各部門間的信息共享、線上信息傳遞、實時獲取信息，增強(qiáng)電子檔案、電子賬簿在部門內(nèi)部的傳遞、使用頻率;強(qiáng)化內(nèi)部信息技術(shù)風(fēng)險防范意識，組織開展部門信息科技治理、信息科技風(fēng)險管理、信息安全、信息系統(tǒng)開發(fā)以及測試和維護(hù)、信息科技運(yùn)行、信息科技外包等方面內(nèi)部控制，建立健全風(fēng)險狀況的防范機(jī)制。

(二)創(chuàng)新監(jiān)管機(jī)制

檔案管理的規(guī)范與強(qiáng)化需要借助監(jiān)管機(jī)制的創(chuàng)新，這主要體現(xiàn)于三種機(jī)制創(chuàng)新：一是科技監(jiān)管機(jī)制創(chuàng)新，積極拓展和提高計算機(jī)在檔案管理監(jiān)管領(lǐng)域的應(yīng)用和使用層次，搭建業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)會計、稽核信息系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸與對接，促進(jìn)各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的共享與監(jiān)測，加快監(jiān)管信息系統(tǒng)建設(shè)，完善業(yè)務(wù)分類監(jiān)管模型，通過數(shù)據(jù)+模型分析的數(shù)據(jù)化監(jiān)管模式，查找線索、確定重點(diǎn)、精確范圍，實現(xiàn)實時監(jiān)控、動態(tài)監(jiān)控。

二是聯(lián)動監(jiān)管機(jī)制創(chuàng)新，實施重大項目聯(lián)動監(jiān)管機(jī)制，在部門間充分實現(xiàn)橫向、縱向的協(xié)調(diào)配合，共享監(jiān)督成果，一方面建立檢查聯(lián)動機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理、會計、審計等各部門間的溝通交流，有效整合各自資源優(yōu)勢，共同參與項目檢查，形成監(jiān)督合力;另一方面建立監(jiān)管與業(yè)務(wù)部門間檢查成果的相互反饋機(jī)制，實現(xiàn)有效的互補(bǔ)。

三是違規(guī)機(jī)制創(chuàng)新，以經(jīng)濟(jì)審計為切入點(diǎn)，推進(jìn)監(jiān)督全覆蓋。積極穩(wěn)步推進(jìn)經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計工作，使經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計從離任審計向任中審計，從事后監(jiān)督向事中、事前監(jiān)督的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)審計監(jiān)督的常態(tài)化、長效化，促進(jìn)部門領(lǐng)導(dǎo)主動作為、有效作為。一方面單位必須建章立制，夯實基礎(chǔ)，另一方面要把握重點(diǎn)，有的放矢。以檔案流程設(shè)計為主線，突出重點(diǎn)機(jī)構(gòu)，以風(fēng)險為導(dǎo)向，突出重要環(huán)節(jié)，對不同部門歸檔時間、準(zhǔn)確性、分類有效性配以相應(yīng)的評價標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化違規(guī)機(jī)制的目的性和針對性。

(三)建立健全檔案管理及其相關(guān)工作領(lǐng)域制度

檔案管理制度的強(qiáng)化和規(guī)范涉及的不僅僅是檔案管理部門，它還涉及到各類業(yè)務(wù)部門。因此，必須建立健全相關(guān)部門的管理制度。主要著手于以下三方面：一是專項資金管理制度，建立專項資金反饋制度，有結(jié)余或未投入項目的專項資金必須上交，將專項資金用于固定資產(chǎn)購置、工程項目改造等，必須統(tǒng)一按照單位會計制度進(jìn)行核算、核銷;二是積極落實《檔案管理辦法》，設(shè)計檔案歸檔流程，會計等相關(guān)部門自覺對信息分類，嚴(yán)格記錄檔案查詢、入檔、銷毀等環(huán)節(jié)，且一切記錄均要按照單位制度進(jìn)行備份;三是規(guī)范檔案管理程序，檔案管理的移交、存檔、銷毀等必須在部門領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督下進(jìn)行，如果存在只交接內(nèi)容、沒有明確義務(wù)與責(zé)任的情況，則要對監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)、交接人員一并處罰。

員工檔案管理辦法范文第5篇

關(guān)鍵詞學(xué)校檔案 管理 措施

中圖分類號:G647文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

學(xué)校檔案形成于學(xué)校各個時期、各個方面,是全校教職員工在長期的教學(xué)工作、管理工作中形成的具有保存價值的文字材料,是學(xué)校的寶貴財富。學(xué)校檔案作為學(xué)校教職工勞動和智慧的結(jié)晶,在學(xué)校各項工作中發(fā)揮著重要的作用。實踐證明,它對于推動教育改革,科學(xué)管理學(xué)校,提高教學(xué)質(zhì)量,開展教學(xué)研究,維護(hù)學(xué)校權(quán)益,展示學(xué)校的輝煌業(yè)績和發(fā)展歷程具有重大的作用。下面就如何提高學(xué)校檔案管理水平作一些粗淺的探討。

1 強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)力度,健全學(xué)校檔案管理體制

要切實加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的支持力度,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視程度不同,在一定程度上影響著檔案工作整體水平的提升,因此領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的重要前提。通過簽訂《檔案管理目標(biāo)責(zé)任書》等辦法和相關(guān)措施,強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識,增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任心,以保證檔案工作落到實處;其次,自上而下,建立健全的檔案管理機(jī)構(gòu),成立以分管校長為組長、各處(系)責(zé)任人參與的領(lǐng)導(dǎo)小組,配備檔案專職人員,形成完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,將檔案管理納入制度化管理,明確分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé),專、兼職檔案員職責(zé),建立學(xué)校綜合檔案室,以確保檔案工作的順利開展。

2 健全規(guī)章制度,強(qiáng)化檔案管理措施

建立完善的檔案管理工作制度,是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和重要保證。如《檔案人員崗位責(zé)任制》、《立卷歸檔制度》、《文書檔案管理辦法》、《聲像、實物檔案管理辦法》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案保密制度》、《檔案統(tǒng)計制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等,以促使全校教職員工人人都重視檔案,支持檔案并自覺地維護(hù)學(xué)校檔案工作,使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量圓滿完成好。

3 加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè),不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

學(xué)校檔案工作能否搞好,檔案人員的素質(zhì)至關(guān)重要。所以學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要挑選政治思想好、事業(yè)心強(qiáng)、作風(fēng)過硬、熟悉學(xué)校工作、掌握檔案專業(yè)知識、具有一定文學(xué)功底的人從事檔案工作。要加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)。第一,檔案人員要積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動,刻苦鉆研檔案專業(yè)知識,掌握檔案專業(yè)技能;第二,檔案人員對檔案工作要有責(zé)任感和緊迫感,要充分認(rèn)識到學(xué)校檔案工作是學(xué)校建設(shè)的一項重要任務(wù),學(xué)校發(fā)展需要檔案和檔案工作,要把學(xué)校檔案工作當(dāng)做一件大事,抓好、抓實、抓出成效;第三,建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),派懂電腦且熱愛檔案事業(yè),默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員,運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備,努力學(xué)習(xí)掌握計算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理和網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能,提高檔案管理水平,使學(xué)校的檔案工作邁上辦公自動化步伐,為學(xué)校教學(xué)、管理服務(wù)。因此,加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng),提高檔案工作者的素質(zhì),是推動學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

4 積極創(chuàng)造條件,改善檔案人員工作條件

要積極創(chuàng)造條件,采取有力措施,建立一支具有堅定理想信念,掌握現(xiàn)代化科技知識和專業(yè)技能,富有創(chuàng)造力的檔案管理隊伍。檔案管理人員屬專業(yè)人員,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心檔案管理人員,按有關(guān)規(guī)定,認(rèn)真做好專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘工作,檔案部門的經(jīng)費(fèi),應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算,切實加強(qiáng)對檔案室、庫房等硬件設(shè)施的建設(shè),確保建設(shè)經(jīng)費(fèi)和物資的嚴(yán)格到位。另外,還應(yīng)為檔案室配置計算機(jī)等工作設(shè)備,逐步改善工作條件,維護(hù)學(xué)校檔案的完整與安全。

5 突出收集重點(diǎn),保證檔案材料齊全完整

檔案工作可以用“收、管、用”三個字概括,即收集、整理、鑒定利用。學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù),搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ),也是直接反映本單位工作實績的有力證明。

6 善于利用檔案,充分發(fā)揮檔案信息資源的作用

檔案是信息產(chǎn)業(yè)的一個分支,建檔是基礎(chǔ),管理是關(guān)鍵,利用才是目的。我們要把“一切為了學(xué)校發(fā)展,千方百計服務(wù)教職工”作為檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。開發(fā)利用檔案信息是檔案工作的根本目的,也是檔案工作中最具活力的一項重要工作,圍繞學(xué)校的發(fā)展建設(shè),努力搞好檔案信息的開發(fā)利用。

總之,科學(xué)規(guī)范的檔案管理是學(xué)校發(fā)展工作的重要組成部門,我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時,也要做好檔案的開發(fā)利用工作。在注重檔案收集質(zhì)量的同時,更要提高檔案的利用率,這樣不僅可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值,而且可以為學(xué)校的發(fā)展進(jìn)步作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。展望未來,機(jī)遇和挑戰(zhàn)共存,機(jī)遇大于挑戰(zhàn),只要我們搶抓機(jī)遇,避免消極因素帶來的不利影響,充分發(fā)揮檔案特有的管理優(yōu)勢,科學(xué)管理,就會把學(xué)校的檔案工作做得更好,使之發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)