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檔案管理的相關(guān)知識(shí)范文第1篇

[關(guān)鍵詞]檔案管理；知識(shí)管理；相似性

現(xiàn)代的知識(shí)管理可以為傳統(tǒng)的檔案管理創(chuàng)新拓展提供方向與動(dòng)力，而傳統(tǒng)的檔案管理可以為現(xiàn)代的知識(shí)管理簡單實(shí)現(xiàn)提供路徑與基礎(chǔ)。

一、檔案管理與知識(shí)管理相近相通

（一）兩者管理對(duì)象重疊

檔案管理的對(duì)象是文件、檔案，知識(shí)管理的對(duì)象是知識(shí)。知識(shí)分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。顯性知識(shí)可以分為外源顯性知識(shí)和內(nèi)源顯性知識(shí)。中國臺(tái)灣學(xué)者楊舜仁說：“知識(shí)管理顧名思義：為知識(shí)者，才納入管理，而―般能夠納入信息系統(tǒng)管理的知識(shí)，不外以電子型態(tài)或書面形態(tài)存在”，因而，“知識(shí)存在的形態(tài)與文件管理之形態(tài)相同”?？梢?，文件、檔案是檔案管理和知識(shí)管理共同的管理對(duì)象。檔案管理與知識(shí)管理的密切聯(lián)系主要源于這種管理對(duì)象的重疊。

（二）兩者管理目的的相近

檔案界一直將“便于社會(huì)各方面的利用”作為檔案工作的根本目的和基本原則之一。為企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)提供檔案服務(wù)，滿足用戶的檔案需求，是企業(yè)檔案管理的根本目的，也是企業(yè)檔案管理的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，“它貫穿于企業(yè)檔案工作的各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)，支配著企業(yè)檔案管理過程的運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展。知識(shí)管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值、提升企業(yè)的核心競爭力，為此知識(shí)管理必須力圖將最恰當(dāng)?shù)闹R(shí)在最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間傳遞給最恰當(dāng)?shù)娜耍员闶顾麄兡軌蜃龀鲎詈玫臎Q策。

檔案管理和知識(shí)管理都將為用戶提供檔案或知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案或知識(shí)的價(jià)值，作為其最終目的，正如德爾斯泰思教授所言：“文件管理的目標(biāo)在許多方面都與知識(shí)管理非常相似――都是在需要的時(shí)候讓人們能夠得到所需的有關(guān)信息。這一共性意味著兩者具有合作的基礎(chǔ)?！?/p>

（三）兩者管理流程類似

長期以來，我國檔案界將傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)劃分為“六個(gè)環(huán)節(jié)”(或“八個(gè)環(huán)節(jié)”)：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、(編目與檢索、編輯與研究)、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)。實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化管理、集成管理，還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環(huán)節(jié)。知識(shí)管理的流程是知識(shí)的產(chǎn)生、收集、存儲(chǔ)、加工、整理、評(píng)價(jià)、利用等。檔案管理和知識(shí)管理的管理流程相當(dāng)類似：都是對(duì)分散的管理對(duì)象(文件、檔案或知識(shí))，予以收集、存儲(chǔ)，使之集中化；然后對(duì)其進(jìn)行加工、整理，使之有序化；接著對(duì)其進(jìn)行鑒定、評(píng)價(jià)，使之優(yōu)化；最后將其提供利用，使之實(shí)現(xiàn)價(jià)值；而在利用過程中又會(huì)產(chǎn)生新的文件、檔案或知識(shí)，需要對(duì)其進(jìn)行收集、存儲(chǔ)。

（四）兩者管理技術(shù)相同

在數(shù)字化環(huán)境中，企業(yè)的文件、檔案產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)于各種各樣的信息系統(tǒng)。對(duì)于非數(shù)字化環(huán)境下產(chǎn)生的文件、檔案，為了使其適應(yīng)數(shù)字化環(huán)境的要求，也必須對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理。因此，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的全部活動(dòng)――文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現(xiàn)代信息技術(shù)。而知識(shí)管理更是信息技術(shù)迅速發(fā)展的產(chǎn)物，知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用。檔案管理和知識(shí)管理都需要應(yīng)用的具體技術(shù)或工具包括：元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫、文本挖掘、搜索引擎、電子郵件、門戶系統(tǒng)、信息、信息推送、信息安全技術(shù)等等。可見，檔案管理與知識(shí)管理有著共同的技術(shù)支撐――現(xiàn)代信息技術(shù)。

二、檔案管理與知識(shí)管理相差相異

從管理層面來看，檔案管理主要是一項(xiàng)專業(yè)管理活動(dòng)、一系列管理技術(shù)方法；而知識(shí)管理不僅是一項(xiàng)專業(yè)管理活動(dòng)、一系列管理技術(shù)方法，還介于價(jià)值觀念、管理模式、管理理念范疇。從管理深度來看，傳統(tǒng)檔案管理主要是對(duì)文件、檔案實(shí)體(載體)的管理，而知識(shí)管理更重視對(duì)文件、檔案內(nèi)容(信息、知識(shí))的管理。從管理范圍來看，檔案管理的對(duì)象限于文件、檔案；而知識(shí)管理不僅要管理文件、檔案這種內(nèi)源顯性知識(shí)，還要管理圖書情報(bào)之類的外源顯性知識(shí)以及員工大腦中的隱性知識(shí)。從管理側(cè)重點(diǎn)來看，檔案管理更側(cè)重于確保文件、檔案的完整性、真實(shí)性與可靠性，確保文件、檔案的憑證性價(jià)值、長遠(yuǎn)價(jià)值與保存價(jià)值；知識(shí)管理則更關(guān)注文件、檔案及其他類型知識(shí)的可用性，關(guān)注文件、檔案及其他類型知識(shí)的情報(bào)性價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值與利用價(jià)值。從管理特點(diǎn)來看，檔案管理更強(qiáng)調(diào)對(duì)文件、檔案進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范化、制度化、程序化管理；知識(shí)管理則鼓勵(lì)―種較為寬松、便于創(chuàng)新的管理體系?！拔募芾黻P(guān)注自身的良好定義的政策和可審視的程序，而知識(shí)管理致力于以一個(gè)不受約束的組織的創(chuàng)造力和知識(shí)交易的方式，從而忽視組織傳統(tǒng)。

由此可見，檔案管理與知識(shí)管理具有鮮明的相似性，兩者既相近相通又相差相異。

三、檔案管理與知識(shí)管理的互動(dòng)性

（一）知識(shí)管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過分強(qiáng)調(diào)檔案與文件、檔案與圖書情報(bào)的區(qū)別，將文件、圖書情報(bào)等排除在管理職責(zé)之外，從而極大地限制了自身活動(dòng)的范圍。傳統(tǒng)的檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現(xiàn)有工作服務(wù)，脫離了價(jià)值創(chuàng)造過程之外，從而極大地限制了自身發(fā)揮作用的領(lǐng)域。

知識(shí)管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識(shí)納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識(shí)進(jìn)行整合與集成，建構(gòu)―個(gè)整體的知識(shí)資源體系。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)在企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動(dòng)創(chuàng)造知識(shí)、共享知識(shí)、應(yīng)用知識(shí)，使知識(shí)直接服務(wù)于企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)。這樣，檔案管理就被融入一個(gè)更廣闊的活動(dòng)領(lǐng)域，而與組織的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)活動(dòng)直接相結(jié)合，成為企業(yè)日常工作必不可少的組成部分。

（二）知識(shí)管理以提升檔案管理的價(jià)值

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理重保管輕利用，通過查卷、借閱、復(fù)印等落后的階段，被動(dòng)地提供簡單、淺層的檔案服務(wù)，不能充分地滿足用戶對(duì)信息、知識(shí)的需求，不能有效地為企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動(dòng)服務(wù)。

知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)借助先進(jìn)的信息技術(shù)，通過現(xiàn)代化、智能化、人性化的手段，主動(dòng)地為用戶提供高級(jí)、深層的信息、知識(shí)服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，提升核心競爭力。知識(shí)管理對(duì)知識(shí)服務(wù)的強(qiáng)調(diào)和價(jià)值創(chuàng)造的關(guān)注，使得知識(shí)管理專家能夠增強(qiáng)文件管理工作者對(duì)信息和知識(shí)利用的理解，促進(jìn)文件、檔案的開發(fā)利用，從而提升檔案管理的價(jià)值，提升檔案管理機(jī)構(gòu)與人員在企業(yè)組織體系中的地位。

（三）檔案管理對(duì)知識(shí)管理的促進(jìn)作用

隱性知識(shí)占知識(shí)資源的大部分，而且具有相當(dāng)重要的價(jià)值。但是隱性知識(shí)存儲(chǔ)于員工個(gè)人的大腦之中，難于管理。對(duì)于隱性知識(shí)的管理有兩種途徑：一是從隱性知識(shí)到隱性知識(shí)的“社會(huì)化”；二是從隱性知識(shí)到顯性知識(shí)的”外部化”。但是，隱性知識(shí)“社會(huì)化”之后還是隱性知識(shí)，仍處于難于管理的狀況，而且當(dāng)員工流動(dòng)率較大時(shí)，組織的隱性知識(shí)資源就易于流失。因此，―些學(xué)者質(zhì)疑“社會(huì)化”的其次有效性和普遍適用性。檔案管理強(qiáng)調(diào)企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生必要的文件，客觀地記錄企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的全部過程和結(jié)果，防止組織記憶的丟失。員工在工作中會(huì)自然地運(yùn)用其隱性知識(shí)來認(rèn)識(shí)問題、解決問題，對(duì)員工工作過程和結(jié)果進(jìn)行客觀的記錄，形成文件，就可以將其隱性知識(shí)部分“物化”于文件之中。這些文件被歸檔保存下來，就實(shí)現(xiàn)了組織知識(shí)的沉淀。

在各項(xiàng)活動(dòng)中都會(huì)不斷產(chǎn)生新的文件，如果這些文件不被集中起來，處于分散狀態(tài)，就會(huì)容易丟失。文件的丟失即是知識(shí)的流失。檔案管理強(qiáng)調(diào)對(duì)文件進(jìn)行歸檔，使之處于組織的集中統(tǒng)一控制之下。這個(gè)文件歸檔的過程，就是―個(gè)積累知識(shí)的過程。由此可見，檔案管理強(qiáng)調(diào)產(chǎn)生文件、進(jìn)行歸檔，強(qiáng)調(diào)文件、檔案的完整齊全、集中統(tǒng)一，有助于知識(shí)的沉淀、積累，為知識(shí)管理提供了知識(shí)資源基礎(chǔ)。

檔案管理的相關(guān)知識(shí)范文第2篇

法律法規(guī)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的職責(zé)要求

《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》以及各省市的“檔案條例”，對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的職責(zé)要求都做了相應(yīng)規(guī)定，明確了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)的檔案和對(duì)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬單位和組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并為基層和群眾提供檔案利用服務(wù)。長期以來，按照檔案法律法規(guī)要求，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案工作一直作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政機(jī)關(guān)的重要工作，落實(shí)了分管領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任部門和檔案人員。

《中華人民共和國政府信息公開條例》已于2007年年初公布，自2008年5月1日起施行。條例要求各級(jí)人民政府“應(yīng)當(dāng)建立健全本行政機(jī)關(guān)的政府信息公開工作制度，并指定機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本行政機(jī)關(guān)政府信息公開的日常工作”。同時(shí)要求鄉(xiāng)(鎮(zhèn))人民政府應(yīng)當(dāng)在其職責(zé)范圍內(nèi)確定主動(dòng)公開的政府信息的具體內(nèi)容，明確規(guī)定了需要重點(diǎn)公開的八個(gè)方面的政府信息。

已經(jīng)于2004年施行的《上海市政府信息公升規(guī)定》也規(guī)定了檔案部門為政府公開信息受理點(diǎn)，同時(shí)要求“有條件的政府機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)設(shè)置公共查閱室或者公共查閱點(diǎn)，配備相應(yīng)的設(shè)施，方便公眾對(duì)相關(guān)政府信息的檢索、查詢、復(fù)制”。

綜上所述，檔案相關(guān)法律法規(guī)明確的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案工作職責(zé)歸納起來有四大任務(wù)：管理好本機(jī)關(guān)檔案；監(jiān)督指導(dǎo)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬單位和其他組織的檔案工作；為基層單位和人民群眾提供檔案利用服務(wù)；進(jìn)行政府信息公開并提供公開信息的公共服務(wù)。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案監(jiān)管和服務(wù)職能分離的必要性和迫切性

檔案政府監(jiān)管和檔案公共服務(wù)兩種職能的屬性小同。上述鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作四大職責(zé)任務(wù)中，管理和監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)歸類為政府的監(jiān)管職能；檔案利用服務(wù)(應(yīng)包括檔案實(shí)體的接收、整理、保管、開發(fā)利用等工作內(nèi)容)和政府信息公開及提供信息的利川服務(wù)屬于公共服務(wù)事業(yè)性質(zhì)。以上兩種不同屬性的職能分類，在我國檔案行政管理體制中，縣(區(qū))級(jí)以上的機(jī)構(gòu)由于檔案局和檔案館兩個(gè)機(jī)構(gòu)的同時(shí)設(shè)置已經(jīng)做了明確分工。然而在鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)未能從根本上得到解決，成為長期以來鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案事業(yè)發(fā)展的最大難點(diǎn)。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政區(qū)域的成倍擴(kuò)大和新農(nóng)村建沒事業(yè)的發(fā)展迫切要求拓展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的公共服務(wù)職能。在農(nóng)村綜合改革過程中，經(jīng)過鄉(xiāng)鎮(zhèn)區(qū)劃調(diào)整，行政區(qū)域成倍擴(kuò)大，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的對(duì)象和工作范圍成倍增加。以上海市奉賢區(qū)為例，從2002年以來進(jìn)行了兩次大的區(qū)劃調(diào)整，由原來的22個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)最后撤并為7個(gè)鎮(zhèn)，管轄范圍和對(duì)象是原來的3倍。如區(qū)政府所在地的南橋鎮(zhèn)，轄區(qū)內(nèi)需要對(duì)檔案工作直接進(jìn)行監(jiān)管指導(dǎo)的行政村、居委會(huì)、直屬企事業(yè)單位就達(dá)70多家。同時(shí)新農(nóng)村建設(shè)事業(yè)的發(fā)展使檔案服務(wù)的工作內(nèi)容不斷增加。政府在建設(shè)親民政府，打造法制政府、責(zé)任政府、服務(wù)政府中為民做實(shí)事做好事，形成大量的涉民檔案，這些檔案材料與群眾利益密切相關(guān)，在保護(hù)群眾利益、調(diào)解群眾糾紛、提供科技信息支持等方面將會(huì)發(fā)揮不可替代的重要作用，但努力做好這些涉民檔案的收集、整理和開發(fā)利用等服務(wù)工作既是政府的責(zé)任，又是一件十分繁重而困難的事情。

現(xiàn)行的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理體制檔案公共服務(wù)職能的發(fā)揮十分薄弱。我國經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)越發(fā)展，對(duì)檔案公共服務(wù)的需求越廣泛，檔案工作的任務(wù)越繁重。當(dāng)前，阻礙鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作健康發(fā)展的主要原因是目前的體制、機(jī)構(gòu)和人員狀況與檔案事業(yè)的發(fā)展要求不相適應(yīng)，鎮(zhèn)機(jī)關(guān)明確的檔案人員身兼數(shù)職，無法承擔(dān)起鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的各項(xiàng)法定職能，檔案公共服務(wù)職能的發(fā)揮十分薄弱。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)改革中，機(jī)關(guān)編制的壓縮更嚴(yán)重影響了檔案公共服務(wù)職能的發(fā)揮并制約了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

新出臺(tái)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)編制設(shè)置方案不同程度地存在著鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案公共服務(wù)職能的缺失。不管是現(xiàn)行的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案行政管理體制還是部分地區(qū)新出臺(tái)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)編制設(shè)置方案，都不同程度地存在著鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案公共服務(wù)職能的缺失。比如在新批準(zhǔn)的上海市奉賢區(qū)各鎮(zhèn)機(jī)關(guān)職能配置、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和人員編制方案中，鎮(zhèn)黨政辦公室的主要工作職能有關(guān)檔案工作方面明確了“檔案管理和檢查、指導(dǎo)本鎮(zhèn)各類單位的檔案工作”兩大職能，這樣的原則規(guī)定從積極的意義上看體現(xiàn)了政府機(jī)關(guān)的職能轉(zhuǎn)變。然而，屬于公共服務(wù)事業(yè)性質(zhì)的“檔案利用服務(wù)、政府信息公開和提供服務(wù)”等公共服務(wù)職能在機(jī)關(guān)和同時(shí)出臺(tái)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位機(jī)構(gòu)設(shè)置方案中，都沒有作出明確規(guī)定，這就會(huì)造成在鄉(xiāng)鎮(zhèn)這一層面上檔案公共服務(wù)職能的缺失。

強(qiáng)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案政府監(jiān)管和拓展公共服務(wù)職能的對(duì)策

提高對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作監(jiān)管和服務(wù)職能分離重要性的認(rèn)識(shí)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案監(jiān)管和服務(wù)職能分離對(duì)拓展和落實(shí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案公共服務(wù)職能具有十分重要的意義。首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案監(jiān)管和服務(wù)職能分離是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)改革的基本方向。建設(shè)小政府大社會(huì)管理體制的要求勢(shì)必讓那些政府機(jī)關(guān)無力承擔(dān)的公共事務(wù)性工作從政府機(jī)關(guān)中分離出去，確保政府部門把有限的人員編制，集中精力加強(qiáng)依法行政，強(qiáng)化政府監(jiān)管，推進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)的全面發(fā)展。其次，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案監(jiān)管和服務(wù)職能分離是發(fā)展檔案服務(wù)事業(yè)、推進(jìn)新農(nóng)村建設(shè)和維護(hù)群眾利益的重要保證。只有建立專門的檔案公共服務(wù)事業(yè)機(jī)構(gòu)，才能有效地保障各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)發(fā)展和群眾利益對(duì)檔案公共服務(wù)的各項(xiàng)需求。

推廣試行地區(qū)的成功經(jīng)驗(yàn)和做法。據(jù)了解，山東省膠州市營海鎮(zhèn)改革鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理模式取得新成果。該鎮(zhèn)建立的檔案信息中心于2006年5月投入使用，為正股級(jí)事業(yè)單位，編制4人，其職能集檔案收集與整理、檔案信息查閱、現(xiàn)行已公開文件利用、鎮(zhèn)政務(wù)信息公開、鎮(zhèn)情村情教育、檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)等多種功能為一體。150平方米的庫房集中保管鎮(zhèn)黨委、政府和27個(gè)鎮(zhèn)直部門的檔案。400平方米的展覽大廳，圍繞中心工作定期舉辦各種形式的展覽，進(jìn)行愛國主義教育。湖南省雙峰縣在1989年作為全省農(nóng)村機(jī)構(gòu)改革試點(diǎn)縣，由原來的64個(gè)區(qū)、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)合并成16個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)。他們抓住機(jī)遇，經(jīng)縣委、縣政府聯(lián)合發(fā)文，由縣編委認(rèn)可全部建立了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館，為股級(jí)單位，管理人員列入公務(wù)員或事業(yè)編制，檔案館的工作經(jīng)費(fèi)列入了鄉(xiāng)級(jí)財(cái)政預(yù)算。

以上兩種做法共同的特點(diǎn)是為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作建立了專門機(jī)構(gòu)，配備了人員編制，拓展了服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案政府監(jiān)管和公共服務(wù)職能的分離。其中山東營海鎮(zhèn)的經(jīng)驗(yàn)更具有時(shí)展特點(diǎn)，對(duì)沿海經(jīng)濟(jì)較發(fā)達(dá)地區(qū)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)改革中更具有參考價(jià)值和推廣意義。

檔案管理的相關(guān)知識(shí)范文第3篇

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)技術(shù);數(shù)字檔案館;數(shù)字治理

20世紀(jì)90年代，我國最早在青島開始實(shí)施數(shù)字檔案館的規(guī)劃和建設(shè)。至今，數(shù)字檔案館的建設(shè)已經(jīng)形成了“試點(diǎn)突破，全面發(fā)展”的良好局面。在數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的十余年里，通過對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的掃描、著錄、縮微和對(duì)電子檔案的接收，已形成了大量數(shù)字化檔案，而對(duì)這些數(shù)字化檔案進(jìn)行保存、整理、利用的數(shù)字治理就成為了現(xiàn)階段數(shù)字檔案館的常規(guī)工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)在數(shù)字檔案館中的應(yīng)用使其對(duì)數(shù)字檔案信息的保存、管理、利用發(fā)生了“質(zhì)”的變化。就目前而言，如何進(jìn)行數(shù)字治理對(duì)數(shù)字檔案館來說是一個(gè)新的挑戰(zhàn)。

一、何為數(shù)字檔案館“數(shù)字治理”

“數(shù)字治理”這一術(shù)語最早出現(xiàn)在2001年10月19日倫敦舉辦的“數(shù)字治理：數(shù)字檔案、數(shù)字圖書館和科研信息化研討會(huì)”上，該研討會(huì)將“數(shù)字治理”一詞表述為數(shù)字化環(huán)境中的治理行為，其不僅包括數(shù)據(jù)收集或數(shù)據(jù)庫的保存和維持，同時(shí)還包括了一定程度上的附加價(jià)值和知識(shí)。基于此，筆者認(rèn)為現(xiàn)階段數(shù)字檔案館數(shù)字治理是指運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行保存、管理、開發(fā)、利用的過程。大數(shù)據(jù)時(shí)代，也正是數(shù)字檔案館對(duì)這些物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等采集、存儲(chǔ)、挖掘、傳輸?shù)燃夹g(shù)功能的應(yīng)用使其數(shù)字治理理念和能力產(chǎn)生了較大變化。

二、數(shù)字檔案館數(shù)字治理理念的轉(zhuǎn)變

（一）開放包容。物聯(lián)網(wǎng)傳感技術(shù)在數(shù)字檔案館中的應(yīng)用主要通過對(duì)檔案、庫房、設(shè)備、建筑、檔案工作者、用戶等實(shí)體狀態(tài)和內(nèi)容信息的實(shí)時(shí)感知，獲取大量非結(jié)構(gòu)化信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案館相關(guān)實(shí)體和人員的跟蹤、監(jiān)控和管理。針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，數(shù)字檔案館不能再局限于對(duì)傳統(tǒng)數(shù)字化檔案、電子檔案等結(jié)構(gòu)化信息或圖片、聲音、視屏等半結(jié)構(gòu)化信息的存儲(chǔ)，數(shù)字檔案館應(yīng)以一種更為開放、包容的心態(tài)采集存儲(chǔ)更多海量異構(gòu)檔案信息，為數(shù)字檔案館服務(wù)創(chuàng)造更為有利的條件。

（二）積極主動(dòng)。近年來，智能手機(jī)、平板電腦等移動(dòng)智能終端設(shè)備的盛行，改變了傳統(tǒng)檔案信息的傳播方式，滿足了用戶多樣化、個(gè)性化的信息需求。檔案館依托數(shù)字化館藏檔案信息，利用信息挖掘技術(shù)、信息推送技術(shù)、無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)預(yù)測、推送、用戶所需信息。用戶通過手機(jī)客戶端就可以方便、靈活地查詢、瀏覽、獲取相關(guān)檔案信息。大數(shù)據(jù)時(shí)代，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用將使數(shù)字檔案館改變傳統(tǒng)就地查詢的被動(dòng)服務(wù)模式，以更為積極、主動(dòng)的方式為用戶提供更為方便、快捷的服務(wù)。

三、數(shù)字檔案館數(shù)字治理能力的提升

（一）感知互聯(lián)。物聯(lián)網(wǎng)（Internet of Things，IOT）是一個(gè)基于互聯(lián)網(wǎng)、傳統(tǒng)電信網(wǎng)等信息承載體，讓所有能夠被獨(dú)立尋址的普通物理對(duì)象實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通的網(wǎng)絡(luò)。物聯(lián)網(wǎng)在數(shù)字檔案館中的應(yīng)用主要是以無線射頻（RFID）技術(shù)為主，通過對(duì)檔案實(shí)體植入RFID標(biāo)簽來記錄檔案的檔案號(hào)、存放地點(diǎn)、檔案名稱、利用狀態(tài)等相關(guān)信息，并利用紅外線傳感器、全球定位系統(tǒng)等信息傳感設(shè)備將檔案、設(shè)備、庫房等實(shí)體與物聯(lián)網(wǎng)連接，實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體狀態(tài)和內(nèi)容信息的全面感知、互聯(lián)互通。再加之移動(dòng)智能設(shè)備對(duì)感知信息的有效傳播，實(shí)現(xiàn)了檔案用戶對(duì)檔案信息的全面獲取。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在數(shù)字檔案館中的應(yīng)用，全面提升了數(shù)字檔案館在檔案信息收集、服務(wù)等數(shù)字治理行為方面的能力。

（二）智能高效。麥肯錫研究院（MGI）在其2011年5月的報(bào)告“Big data：The next frontier for innovation，competition，and productivity”中指出，大數(shù)據(jù)是指其大小超出了典型數(shù)據(jù)庫軟件的采集、存儲(chǔ)、管理和分析等能力的數(shù)據(jù)集。單純從技術(shù)角度看，數(shù)字檔案館應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)其檔案資源的整合、檔案信息的挖掘、用戶特征的分析、用戶需求的預(yù)測等。就此而言，大數(shù)據(jù)技術(shù)在數(shù)字檔案館中的應(yīng)用可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)其深層開發(fā)、知識(shí)服務(wù)等數(shù)字治理的“智能化”

云計(jì)算是一種可以隨時(shí)隨地方便而按需地通過網(wǎng)絡(luò)訪問可配置的計(jì)算資源共享池（包括網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、存儲(chǔ)、應(yīng)用軟件和服務(wù)），這些資源可以通過最低成本的管理或與服務(wù)器供應(yīng)商交互來快速配置和提供。數(shù)字檔案館可以通過云計(jì)算服務(wù)商提供的服務(wù)器、應(yīng)用軟件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備集成檔案云平臺(tái)，有效存儲(chǔ)海量異構(gòu)檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和高效利用。對(duì)于具有保密性質(zhì)的檔案信息，可以通過建立私有云的方式，實(shí)現(xiàn)局域范圍內(nèi)的檔案信息共享和利用。就此而言，云計(jì)算技術(shù)在數(shù)字檔案館中的應(yīng)用可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)數(shù)字治理過程中檔案信息利用的“高效化”。

四、結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)在數(shù)字檔案館中應(yīng)用的不斷深入，數(shù)字檔案館要以開放包容、積極主動(dòng)的理念使其在采集、整理、保存、利用服務(wù)等數(shù)字治理行為方面變得更加高效化、智能化。

【參考文獻(xiàn)】

[1]祝智庭，陳丹.數(shù)字治理：智慧學(xué)習(xí)新素養(yǎng)[J].電化教育研究，2014（9）：9-10.

[2]劉云浩.物聯(lián)網(wǎng)導(dǎo)論[M].北京：科學(xué)出版社，2010：4.

檔案管理的相關(guān)知識(shí)范文第4篇

關(guān)健詞：城建檔案；知識(shí)管理；創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

0、前言

在改革開放和社會(huì)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的新形勢(shì)下，城建檔案工作發(fā)生了深刻的變化。城市信息化建設(shè)和電子政務(wù)的不斷推進(jìn)，深刻影響著人們的生產(chǎn)和生活，逐步改變著我們的工作方式，這一方面為城建檔案工作進(jìn)一步發(fā)展提供了更廣闊的空間，另一方面也對(duì)城建檔案工作提出了更高、更新的要求。面對(duì)機(jī)遇與挑戰(zhàn)，城建檔案館如何適應(yīng)社會(huì)需求，開拓創(chuàng)新，是擺在我們面前的首要任務(wù)。

一．知識(shí)管理理念對(duì)城建檔案管理的創(chuàng)新

知識(shí)管理作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)催生的一種全新的管理理念與管理方法,應(yīng)用的領(lǐng)域十分廣泛,知識(shí)管理的理論、實(shí)踐與城建檔案工作更有密不可分的關(guān)系。雖然知識(shí)管理首先是在企業(yè)管理中得到推崇和實(shí)行,但作為融合多種學(xué)科成果、富有前瞻性的學(xué)科理論,其影響已快滲透到社會(huì)的各個(gè)層面。城建檔案工作承擔(dān)著保存城市珍貴記憶、促進(jìn)城市信息資源的合理利用、促進(jìn)城市可持續(xù)發(fā)展的重要使命。因此,城建檔案工作要對(duì)知識(shí)管理理論有清晰的認(rèn)識(shí),將這種全新的理念融入其工作領(lǐng)域,在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代提升自身工作的價(jià)值,為城市發(fā)展發(fā)揮更大的作用。

二、知識(shí)管理對(duì)城建檔案管理的理論創(chuàng)新

隨著經(jīng)濟(jì)全球化和信息超載的涌現(xiàn),知識(shí)管理必將滲透到社會(huì)的各個(gè)層面。檔案管理作為知識(shí)管理的重要組成部分,只有正面迎接知識(shí)變革所帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn),才能擺脫固步自封的局面,真正實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2.1城建檔案管理原則的創(chuàng)新

無論是國家、社會(huì),還是個(gè)人都要遵循一定的原則,遵守特定的規(guī)矩。城建檔案的管理伴隨著城建檔案的形成而產(chǎn)生,其管理過程中的原則也是已被固化了的,但是,被大眾認(rèn)可的或者固化的原則只有跟上時(shí)代的步伐、及時(shí)創(chuàng)新、查缺補(bǔ)漏才會(huì)不被社會(huì)所淘汰。①幵放性原則。要建立一個(gè)開放的城市建設(shè)檔案的知識(shí)管理平臺(tái),讓參加城建檔案管理的人員能把他們獲取的新知識(shí)添加到城建檔案知識(shí)管理系統(tǒng)的平臺(tái)中去,與此同時(shí)城建檔案管理系統(tǒng)也可以吸收、利用外部的知識(shí)資源來豐富城市建設(shè)檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)庫。②發(fā)掘性原則。城市建設(shè)檔案信息管理者應(yīng)該意識(shí)到知識(shí)管理在城建檔案信息管理系統(tǒng)的產(chǎn)品以及其服務(wù)的價(jià)值創(chuàng)造中所發(fā)揮的關(guān)鍵作用,所以城建檔案管理者需要明確已有的城建檔案相關(guān)知識(shí)的價(jià)值,并挖掘出來更多有用的價(jià)值。

③激勵(lì)性原則。城市建設(shè)檔案管通過建立包括知識(shí)運(yùn)行機(jī)制、績效機(jī)制及獎(jiǎng)懲機(jī)制等知識(shí)管理激勵(lì)系統(tǒng),對(duì)不同類型、不同層次的檔案管理人員實(shí)行不同的激勵(lì)方式和激勵(lì)策略。從而進(jìn)一步提高城建管理工作的水平。

④共享性原則。城建檔案管理工作者在交流、共享城市建設(shè)相關(guān)知識(shí)的過程中也能更進(jìn)一步深化自己的知識(shí),獲得很多有用的、最新的城建檔案管理知識(shí)。

2.2城建檔案管理內(nèi)容的創(chuàng)新

知識(shí)管理對(duì)城建檔案管理內(nèi)容的創(chuàng)新即是對(duì)城建檔案知識(shí)的管理理念的創(chuàng)新、對(duì)城建檔案知識(shí)的獲取途徑的創(chuàng)新、對(duì)城建檔案知識(shí)的共享途徑的創(chuàng)新等。深入到知識(shí)管理領(lǐng)域的城建檔案管理內(nèi)容會(huì)更加豐富。

①知識(shí)創(chuàng)新管理

知識(shí)創(chuàng)新管理是對(duì)人及信息資源進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理的一個(gè)過程?。其目的是要尋找人的知識(shí)創(chuàng)新能力與信息處理能力的最好組合,以實(shí)現(xiàn)在管理過程中最大程度地傳播和共享知識(shí)及信息;提高組織創(chuàng)新及應(yīng)變的能力,實(shí)現(xiàn)組織的發(fā)展策略。

知識(shí)創(chuàng)新管理主要在以下幾個(gè)方面:①城建檔案知識(shí)的規(guī)劃組織以及與城市建設(shè)有關(guān)的知識(shí)管理政策的制定;②有關(guān)城市建設(shè)的知識(shí)資源的識(shí)別、審核、信息資源體系的構(gòu)建和城建檔案信息系統(tǒng)的維護(hù);③城建檔案知識(shí)資源的幵發(fā)及創(chuàng)新,包括城建檔案知識(shí)管理系統(tǒng)的建設(shè)和城建檔案知識(shí)資源的潛在價(jià)值的開發(fā);④城建檔案知識(shí)管理成果評(píng)價(jià),即城建檔案知識(shí)信息管理系統(tǒng)的評(píng)價(jià)和知識(shí)信息服務(wù)體系的評(píng)價(jià)。

②知識(shí)服務(wù)管理創(chuàng)新

城建檔案管理在知識(shí)服務(wù)管理方面的創(chuàng)新主要是通過信息技術(shù)幵發(fā)使資源數(shù)字化和服務(wù)方式的網(wǎng)絡(luò)化;各種資源的構(gòu)建使內(nèi)容創(chuàng)新化;專業(yè)知識(shí)學(xué)科的拓展及對(duì)信息資源的廣泛了解使服務(wù)手段智能化;對(duì)不同對(duì)象的深層次了解使服務(wù)對(duì)象個(gè)性化。知識(shí)服務(wù)管理的創(chuàng)新有助于城建檔案管理人員深入理解城建檔案知識(shí)服務(wù)的內(nèi)涵及本質(zhì),從而實(shí)現(xiàn)城建檔案管理由一般傳統(tǒng)的服務(wù)轉(zhuǎn)向知識(shí)型、先進(jìn)性。

③人力資本管理創(chuàng)新

人力資本管理建立在人力資源管理的基礎(chǔ)之上,將部門中的人作為資本來進(jìn)行投資與管理,并根據(jù)不斷變化的人力資本市場情況和投資收益率等信息,及時(shí)調(diào)整管理措施,從而獲得長期的價(jià)值回報(bào)?，F(xiàn)代社會(huì)對(duì)人力資本管理體系的要求能提供最新發(fā)展的趨勢(shì)和解決問題的最新方法方面的信息。

知識(shí)管理的核心是人力資源管理,而人力資源管理的核心又是人力資本管理。人力資本管理建立于員工與企業(yè)價(jià)值最大化的基礎(chǔ)上的。人力資本管理更關(guān)注人員的可持續(xù)發(fā)展。其可以通過培訓(xùn)及激勵(lì)等多種方法來提高他們的價(jià)值。

城建檔案在人力資本管理方面可以釆取運(yùn)用招聘的內(nèi)涵,如發(fā)掘人員的增值潛力和附加值;進(jìn)行適合的教育培訓(xùn),提高必要專業(yè)的知識(shí)技能,使其有更好的創(chuàng)造能力;通過績效指標(biāo)和考核的管理方式進(jìn)行定期的分析來不斷調(diào)整人力資本的投資策略。

④知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理創(chuàng)新

隨著無紙化辦公設(shè)計(jì)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案領(lǐng)域的普遍應(yīng)用,城建檔案的記錄、存儲(chǔ)和利用方式有了很大的改變。當(dāng)前的城建檔案管理日益趨向數(shù)字化管理。城建檔案館在應(yīng)用數(shù)字化檔案時(shí),需要建立數(shù)據(jù)庫進(jìn)行科學(xué)管理。我們提倡城建檔案管理信息和資源的共享,加強(qiáng)各地城市建檔案館之間的資源交流。與此同時(shí),們城建檔案工作者在建設(shè)數(shù)字檔案館的同時(shí),積極應(yīng)用知識(shí)管理參城建檔案知識(shí)的產(chǎn)權(quán)的管理,建立新型的城建檔案信息體系。

2.3城建檔案管理職能的創(chuàng)新

城建檔案的管理職能不僅包括對(duì)城建檔案實(shí)體進(jìn)行的一系列管理活動(dòng),而且還包括行政管理職能。對(duì)于城建檔案的管理職能的創(chuàng)新也必須兼顧這兩方面,缺一不可。

①城建檔案管理的內(nèi)、外化

所謂城建檔案管理的內(nèi)化是指城市建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)高層利用一切可能的資源及機(jī)會(huì)推廣知識(shí)管理的機(jī)制所在,使城建檔案建設(shè)內(nèi)化?。通過向城建檔案管理人員闡明知識(shí)管理對(duì)城市建設(shè)檔案管理組織及個(gè)人的價(jià)值,使得參與城市建設(shè)管理的人員認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理對(duì)組織及他們個(gè)人的發(fā)展的幫助,從而產(chǎn)生運(yùn)用知識(shí)管理與傳統(tǒng)的城建檔案管理相結(jié)合的理念。這樣才能提升城市建設(shè)檔案管理工作,知識(shí)管理內(nèi)化為城建檔案管理知識(shí)。城建檔案管理知識(shí)的內(nèi)化包括對(duì)城市建設(shè)相關(guān)學(xué)習(xí)的輸入、整合、分析及存儲(chǔ)。

城建檔案管理知識(shí)的外化是指內(nèi)化的知識(shí)信息的應(yīng)用,并與外部知識(shí)整合的過程氣包括城市建設(shè)相關(guān)知識(shí)的傳播、應(yīng)用到實(shí)際的城市建設(shè)中。實(shí)質(zhì)就是一個(gè)知識(shí)創(chuàng)新、知識(shí)資本產(chǎn)出的過程。城市建設(shè)檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)外化包括內(nèi)部的知識(shí)外化和外部的知識(shí)外化,即內(nèi)部知識(shí)整合與外部知識(shí)整合。

②城建檔案管理媒介

媒介就是把與某一研究領(lǐng)域相關(guān)的人和知識(shí)聯(lián)系起來,通過群件、內(nèi)部網(wǎng)、工作流和文件管理系統(tǒng)進(jìn)行明確、固定的知識(shí)匹配和傳送氣現(xiàn)階段,城建檔案信息管理的資源的信息化管理出現(xiàn)了如電子文件歸檔和電子檔案管理、檔案工作如何適應(yīng)城建檔案管理系統(tǒng)的體制改革等一系列問題。這就要求采用電子化及網(wǎng)絡(luò)媒介等手段實(shí)現(xiàn)對(duì)城市建設(shè)檔案資源的管理,為社會(huì)提供實(shí)用的城市建設(shè)檔案資源信息査閱及咨詢服務(wù),同時(shí)也可以通過媒介收集社會(huì)公眾提供的最新的城市建設(shè)資源和信息,從而達(dá)到城建檔案管理職能的創(chuàng)新,有傳統(tǒng)的比較單一的職能發(fā)展成互動(dòng)互利的管理系統(tǒng)。

③城建檔案知識(shí)共享

城建檔案信息管理系統(tǒng)有城市建設(shè)檔案及信息的累積延續(xù)性較強(qiáng)、相應(yīng)的前置性強(qiáng)、內(nèi)容和數(shù)據(jù)龐大、專業(yè)技術(shù)性高及可利用性強(qiáng),利用率高等特點(diǎn)?。而現(xiàn)階段的城建檔案信息資源比較分散,不利于查詢和利用及管理維護(hù),違背了城市建設(shè)檔案集中保存管理的原則;此外,各個(gè)城市的城建檔案管理資料的不均收藏的狀況導(dǎo)致很多城建檔案的信息資源被壟斷、閑置或無法查詢、利用效率低下。

所以,要發(fā)展城建檔案管理工作,其有效途徑就是建立城建檔案館之間及與社會(huì)之間的信息資源的共享。在城市建設(shè)系統(tǒng)檔案信息分類的基礎(chǔ)上,建立起涵蓋城建系統(tǒng)全部信息流和檔案類別的數(shù)字化框架,通過整合資源、幵放信息及查詢等途徑,把城市建設(shè)檔案和信息資源結(jié)合從而達(dá)到充分收集、歸檔、保存、高效利用及資源共享的目的。

三、知識(shí)管理對(duì)城建檔案管理的實(shí)踐創(chuàng)新

知識(shí)管理由于其含義的針對(duì)性和適用的廣泛性,可以促進(jìn)城建檔案管理工作各個(gè)方面的完善。本文著眼于知識(shí)管理對(duì)城建檔案工作的技術(shù)層面的應(yīng)用,即構(gòu)建“城建檔案知識(shí)管理”系統(tǒng)、建立“城市建設(shè)博物館”、挖掘城建檔案“隱性知識(shí)”及其檔案化、建設(shè)城建檔案工作效益“知識(shí)管理評(píng)價(jià)體系”等。

檔案管理的相關(guān)知識(shí)范文第5篇

【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案管理工作；創(chuàng)新與優(yōu)化

中圖分類號(hào)：G717.24

高職院校的管理工作是教育工作者關(guān)心的內(nèi)容，同時(shí)也是國家相關(guān)部門關(guān)注的對(duì)象，檔案管理是管理工作的一部分，檔案管理工作的好壞同樣衡量高職院校管理職能高低的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，隨著高職院校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案管理方面的工作難度也在不斷增加，同時(shí)在信息時(shí)代的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理理念和方式也受到了巨大的挑戰(zhàn)，可見對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化是很有必要的，同時(shí)也是我國高職院校重點(diǎn)研究方向。

1檔案管理工作的作用和優(yōu)化創(chuàng)新的意義

檔案管理擔(dān)任著對(duì)學(xué)校各種事項(xiàng)的記錄工作，包括教學(xué)計(jì)劃安排、教學(xué)成果、科研成果，這些都是檔案管理工作的主要內(nèi)容，同時(shí)檔案管理還有記錄歷史的作用，從最初建校開始，檔案管理工作就開始進(jìn)行了，它見證了學(xué)校的不斷發(fā)展和壯大，是歷史的見證者。檔案管理工作中的對(duì)于學(xué)生工作方面的管理對(duì)于學(xué)生的個(gè)人情況進(jìn)行了詳細(xì)記錄，是學(xué)生在學(xué)校的寶貴資料，同時(shí)檔案也是教學(xué)評(píng)估的重要參考資料，它通過對(duì)教學(xué)工作的記錄，對(duì)于教學(xué)評(píng)估而言屬于第一手資料。

通過對(duì)檔案管理的優(yōu)化創(chuàng)新，能夠近一步提升高校檔案管理能力，規(guī)范高校檔案管理工作，對(duì)于現(xiàn)代化高校建設(shè)和發(fā)展而言有特殊意義，同時(shí)檔案管理工作屬于基礎(chǔ)性工作，對(duì)于穩(wěn)定教學(xué)發(fā)展具有很大的作用，檔案管理的優(yōu)化和創(chuàng)新不斷促進(jìn)我國高職院校做出顯著成績

2目前高職檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理觀念落后

在信息時(shí)代，檔案管理工作統(tǒng)統(tǒng)信息技術(shù)全面結(jié)合，已經(jīng)發(fā)展成為了依靠信息技術(shù)的檔案管理模式，但是對(duì)于部分的高校檔案管理工作而言，工作人員仍保留著落后的觀念，雖然配備了相應(yīng)的設(shè)備，但是工作人員卻很難做到熟練使用，仍喜歡采用傳統(tǒng)的檔案管理工作方式進(jìn)行檔案管理。

2.2高職院校不重視檔案管理

對(duì)于高職院校而言，部分管理者認(rèn)為學(xué)校的重要任務(wù)是傳授學(xué)生技能，將更多的精力放在了教學(xué)以及效益上，對(duì)于檔案管理工作缺乏足夠的重視，導(dǎo)致檔案管理工作在學(xué)校的地位較低，由于檔案管理工作主要體現(xiàn)在服務(wù)性上，和教學(xué)的聯(lián)系不大，很難為學(xué)校產(chǎn)生突出作用，只有在特殊情況下才會(huì)用到檔案管理，但是我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理工作屬于基礎(chǔ)性的工作，只有注重基礎(chǔ)才能使學(xué)校向好的方向發(fā)展。

2.3缺乏人才和資金上的投入

檔案管理作為服務(wù)性工作，尤其是和信息技術(shù)相結(jié)合后，對(duì)于工作人員以及工作設(shè)備的要求在不斷提升，但是由于其學(xué)校的地位較低，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，在人才和資金的分配上受到了很大的制約，從而嚴(yán)重影響了檔案管理工作的發(fā)展，工作人員缺乏相應(yīng)的技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，在工作過程中很難做到創(chuàng)新和發(fā)展，僅僅是以應(yīng)付的態(tài)度對(duì)待工作，設(shè)備上的問題使得檔案管理工作和目前的先進(jìn)模式存在巨大的差距，在這種沒有人才和資金的情況下，要想快速發(fā)展是不可能的。

3檔案管理工作的創(chuàng)新與優(yōu)化

3.1提高對(duì)檔案管理工作的重視

檔案管理工作作為學(xué)校教育管理工作的重要組成部分，具有著重要的意義，高職院校的管理者應(yīng)該提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，重視檔案管理工作。要知道，檔案管理關(guān)系到每一個(gè)學(xué)生的在校情況，檔案是學(xué)生的個(gè)人信息的可靠依據(jù)，同時(shí)也是畢業(yè)找工作的重要依據(jù)。管理者要采取切實(shí)措施，提升全校師生對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，可以定期召開專題講座，介紹檔案管理的相關(guān)知識(shí)，通過國家針對(duì)檔案管理的法律法規(guī)的宣傳，能夠更好的提升學(xué)校整體對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，為檔案管理工作的開展?fàn)I造良好氛圍。

3.2加大資金和人才的投入

任何工作的創(chuàng)新和發(fā)展都離不開人才和資金，對(duì)于檔案管理工作而言更是如此，資金是保證，而人才則是關(guān)鍵點(diǎn)，人才是非常重要的，要具備相應(yīng)的知識(shí)，同時(shí)還要富有創(chuàng)新精神，這樣才能在發(fā)展優(yōu)化的過程中取得重大突破。要定期對(duì)工作人員進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，確保其掌握最新的技術(shù)和手段，拓寬工作人員的眼界，這是高速發(fā)展的社會(huì)中迎接檔案管理工作挑戰(zhàn)的必要條件。資金的投入主要用于先進(jìn)設(shè)備的配備以及對(duì)工作人員的培養(yǎng)上，資金上的支持同樣也是發(fā)展的硬性條件。

3.3不斷優(yōu)化創(chuàng)新目前檔案管理體系

一個(gè)科學(xué)全面的檔案管理體系是做好檔案管理工作所必需的，包括工作人員的任務(wù)分配、管理模式、資料存取等，這一系列工作都需要不斷進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新。首先在工作人員任務(wù)分配上，我們知道隨著檔案管理工作的復(fù)雜化程度的不嗵嶸，任務(wù)的分配變的越來越困難，不同工作人員的能力是不同的，在任務(wù)分配時(shí)既要考慮到任務(wù)量，又要考慮到其合適程度，這些都是分配過程中需要重點(diǎn)關(guān)心的問題。其次在管理模式上需要進(jìn)行創(chuàng)新，在創(chuàng)新的過程中我們可以借鑒其它行業(yè)檔案管理的模式，取其精華，結(jié)合高職院校自身的特點(diǎn)進(jìn)行改革創(chuàng)新，對(duì)于檔案管理中的一些規(guī)則的制定要和目前時(shí)代的發(fā)展密切結(jié)合。最后在檔案存取上加強(qiáng)重視程度，在檔案的錄入時(shí)，要進(jìn)行多次核對(duì)，確保資料正確完成，因?yàn)橹挥羞@樣檔案管理工作才有意義，同時(shí)對(duì)于往年的檔案，要定期檢查，對(duì)于一些紙質(zhì)檔案要將其轉(zhuǎn)化成電子檔案并存有備份，保證檔案的安全。同時(shí)在檔案的存取時(shí)要進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，確保檔案在節(jié)約過程中不出現(xiàn)問題。

4總結(jié)

檔案管理工作對(duì)高校的發(fā)展很重要，具有優(yōu)化和創(chuàng)新的必要性，在優(yōu)化和創(chuàng)新時(shí)要明確檔案管理工作的本質(zhì)目的，把握我國高職院校在檔案管理中的存在的問題，深入問題的本質(zhì)，提升對(duì)檔案管理的重視程度，從資金、人才、管理體系等方面著手，不斷進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，切實(shí)提高檔案管理能力和水平。

參考文獻(xiàn)

[1]張艷. 淺談高職檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化[J]. 職業(yè)，2016，05：153-154.