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企業(yè)員工檔案管理范文第1篇

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng) 檔案借用 檔案歸還

中圖分類號：TP314 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9416(2012)07-0215-01

1、引言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計算機(jī)科學(xué)日漸成熟，其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識，它已進(jìn)入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機(jī)應(yīng)用的一部分，使用計算機(jī)對員工檔案信息進(jìn)行管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。

2、系統(tǒng)功能分析

本系統(tǒng)主要任務(wù)是對檔案進(jìn)行分類和分柜管理，還可進(jìn)行檔案借用和檔案歸還管理。另外還提供友好的用戶操作界面，并且具有密碼和權(quán)限管理功能。其功能主要有如下幾項(xiàng)：

(1)密碼和權(quán)限管理功能，不同權(quán)限的用戶具有不同的操作權(quán)利。

(2)應(yīng)用程序與數(shù)據(jù)卡服務(wù)器連接配置功能，用于在應(yīng)用程序中配置SQL Server 2000數(shù)據(jù)庫服務(wù)器名和檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫名。

(3)檔案分類資料錄入，包括分類序號、檔案分類名、檔案分類所屬部門、備注、建檔人員、建檔日期、修改人員、修改日期。

(4)檔案柜資料錄入，檔案柜號、檔案柜名稱、備注。

(5)檔案記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、檔案柜號、檔案人姓名、檔案人工號、修改人、修改日期、建檔人、建檔日期、正文頁數(shù)、附件件數(shù)、附圖張數(shù)。

(6)檔案借用記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、借用人員、借用日期、備注。

(7)檔案歸還記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、歸還人員、歸還日期、備注。

(8)檔案分類資料和檔案柜資料記錄的修改和刪除功能。

(9)檔案記錄的修改、刪除和組合查詢功能。

(10)檔案借用和歸還記錄的修改、刪除和查詢功能。

3、系統(tǒng)主要窗體詳細(xì)設(shè)計

3.1 檔案管理窗體設(shè)計

檔案管理窗體是檔案管理系統(tǒng)的核心，在這里可以增加、修改、刪除和查詢記錄。在“檔案管理”窗體中，檔案分類信息表的檔案分類名稱字段記錄會顯示在樹狀檢視元件TreeView對象的檔案分類節(jié)點(diǎn)下。雙擊檔案分類名，程序自動從檔案記錄信息表中提取雙擊檔案分類名的所有檔案記錄，顯示在右邊的DBGrid對象里。單擊“增加”按鈕可以在選擇的檔案分類名下增加一條檔案記錄，其中建檔人員、建檔日期、修改人員和修改日期字段自動填寫為檔案分類記錄中的對應(yīng)字段值。與創(chuàng)建檔案分類管理窗體一樣，將窗體命名為“F_Manage”，對應(yīng)“Archives_Manage.pas”單元文件保存。檔案管理窗體如圖1所示。

3.2 數(shù)據(jù)記錄組合查詢窗體設(shè)計

本系統(tǒng)具有通用性組合查詢窗體。在檔案管理窗體中單擊“查找”按鈕打開“數(shù)據(jù)記錄查詢”窗體。選擇了查找字段和查找條件，再輸入或選擇查找值，單擊“增加”按鈕可以增加一條參數(shù)查找條件記錄。參數(shù)查找條件記錄顯示在列表檢視元件ListView中，在列表檢視元件ListView第一列上選中一條參數(shù)查找條件記錄，單擊“刪除”按鈕可以從ListView對象中刪除該記錄。添加好參數(shù)查找條件后單擊“查找”按鈕，執(zhí)行查詢操作。也可以單擊“全部數(shù)據(jù)”按鈕來提取得到所有檔案記錄。查找字段下拉列表框使用了ComboBoxEx控件對象，與ImageList搭配使用，在每一個列表項(xiàng)前可以顯示圖標(biāo)。查找條件列表使用了ListView控件對象，它可以實(shí)現(xiàn)資源管理器右半邊的四種顯示方式。

3.3 檔案借用和歸還窗體設(shè)計

當(dāng)“檔案借用和歸還管理”窗體開始時，檔案編號文本框處于不可編輯狀態(tài)，單擊“增加”按鈕，檔案編號文本框處于可編輯狀態(tài)。在檔案編號文本框中輸入想借用的檔案編號，并且自動啟動過濾功能，如果檔案在檔案記錄信息表存在，則會自動填寫檔案名稱字段值。此時才可以單擊“保存”按鈕來增加一條檔案借用記錄，如果輸入的檔案編號在檔案信息表中不存在，當(dāng)然也就沒有借用檔案之說了。單擊“檔案歸還管理”屬性頁，可以方便地切換到檔案歸還管理操作界面，其操作過程于檔案借用管理差不多。檔案借用和歸還管理窗體如圖2所示。

4、結(jié)語

該檔案管理系統(tǒng)給預(yù)拌混凝土企業(yè)的管理工作帶來了極大的方便，為企業(yè)檔案管理提供了有效的管理工具，提高整個部門的工作效率、技術(shù)水平和管理服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)

[1]張增強(qiáng).Delphi7實(shí)用教程.第一版第三次印刷.北京:中國鐵道出版社,2003.5.

企業(yè)員工檔案管理范文第2篇

關(guān)鍵詞:企業(yè);人事檔案;檔案管理;流動人員

中圖分類號:F241.3文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號:1673-291X(2009)18-0129-02

引言

在中國豐富的檔案財富中,企業(yè)人事檔案是國家檔案財富的重要組成部分,企業(yè)人事檔案對于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展有著十分重要的影響。探求企業(yè)流動人員的人事檔案管理,必然有利于相關(guān)部門在管理中對有效信息的獲取,推動企業(yè)人事檔案工作的改革,對促進(jìn)中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會進(jìn)步具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。

一、人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理

在信息化程度日益加深的現(xiàn)代社會,檔案作為一種特殊的重要信息,對其進(jìn)行現(xiàn)代化管理是必然的發(fā)展方向,流動人員人事檔案管理也是如此?，F(xiàn)代化技術(shù)的核心是計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊等現(xiàn)代信息技術(shù),利用計算機(jī)技術(shù)對流動人員人事檔案進(jìn)行信息存儲、檢索等,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理,是當(dāng)前流動人員人事檔案管理需要重點(diǎn)解決的問題,流動人員人事檔案管理的信息化建設(shè)應(yīng)從以下三個方面著手:

一是檔案庫管理現(xiàn)代化。檔案庫的管理,需要以科學(xué)的手段來扭轉(zhuǎn)“看堆守攤”的局面,以適應(yīng)檔案管理信息化的對內(nèi)要求,可以建立人事檔案信息的專用數(shù)據(jù)庫。二是檔案資料電子化。利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù),將檔案資料整理輸入微機(jī),通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文章圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,使檔案數(shù)字化、信息化,在檔案查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作。三是檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、黨政網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)平臺,建立人事檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)。在人事檔案專用數(shù)據(jù)庫建立起來后,還要有一定的專門網(wǎng)絡(luò)和專門網(wǎng)站才能實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的交換、流通,也才能實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的異地查詢和人才流動管理。

二、規(guī)范人事檔案管理各環(huán)節(jié)

1.完善檔案材料的收集。檔案材料是流動人員人事檔案工作的物質(zhì)對象,是提供利用的前提。檔案材料必須真實(shí)可靠、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備。為有利于工作的順利開展,應(yīng)采取一系列切實(shí)可行的措施。

一方面,要從人事檔案收集環(huán)節(jié)本身進(jìn)行規(guī)范化管理。一是建立健全流動人員檔案材料收集網(wǎng)絡(luò),根據(jù)材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補(bǔ)充收集等方法。二是與流動人員或用人單位簽訂檔案管理合同,以契約的形式明確雙方的責(zé)、權(quán)、利,并嚴(yán)格執(zhí)行確保形成的材料及時歸檔。三是流出或接收的檔案必須完整、齊全,任何單位或個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出檔案。接收人員在驗(yàn)收時,如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失,要設(shè)法查找或索取必要的組織證明確保檔案材料齊全、完整。另一方面,改變傳統(tǒng)消極的收集保存方式。傳統(tǒng)的檔案收集實(shí)際上就是對人事檔案的“接收”,是整理之后單純意義上的檔案保存,這樣也就在很大程度上失去了流動人員檔案管理的意義。因此,要開展檔案收集保管的新模式以改變現(xiàn)有的僵局。如有些人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)創(chuàng)建的“人事立戶”的存檔模式,即流動人員人事檔案的存放是以用人單位集體委托的方式進(jìn)行的,這種方式可以使用人單位與人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)建立動態(tài)聯(lián)系,與傳統(tǒng)意義上企業(yè)流動人員委托存檔的區(qū)別在于克服了“人檔分離”的現(xiàn)象,用人單位“直接用人,間接管人”,而管人主要是通過與人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)合作管理檔案來完成的,流動人員的年終考核材料、聘干表、檔案工資表和出國、獎懲等檔案材料的收集和整理先由用人單位完成,在制成正式材料一個月內(nèi)送交人才市場,并由其根據(jù)國家有關(guān)流動人員人事檔案管理的規(guī)定進(jìn)行審核歸檔。

2.嚴(yán)格檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。隨著市場經(jīng)濟(jì)與人事制度改革的深入,人員的流動將會越來越頻繁,這就對其檔案的轉(zhuǎn)遞有著越來越高的要求,確保其人事檔案安全、順暢的轉(zhuǎn)遞是企業(yè)流動人員人事檔案工作的重點(diǎn)。人事檔案的轉(zhuǎn)遞雖然有相關(guān)的規(guī)定與政策,其關(guān)鍵問題就在于如何使檔案轉(zhuǎn)遞更為規(guī)范,使檔案更能發(fā)揮利用價值。

國家人事部《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》中要求:“人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)憑符合國家有關(guān)政策規(guī)定的人員流動的有效文書,向流動人員原單位開具調(diào)檔函,原單位接到調(diào)檔函15天內(nèi),將流動人員人事檔案隨檔案轉(zhuǎn)遞通知單轉(zhuǎn)交人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)。轉(zhuǎn)遞的流動人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)經(jīng)審核無誤后,及時將檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)退回原單位。”“人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)接管流動人員人事檔案,須由流動人員或其現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)與流動人員或其現(xiàn)所在單位簽訂檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權(quán)利、義務(wù)等內(nèi)容?！辈⑶?檔案的轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。應(yīng)當(dāng)交接的檔案一定要盡快移交,人員流動后留下的檔案,流出單位應(yīng)盡快將其檔案轉(zhuǎn)遞到人才市場或新用人單位,收到的檔案經(jīng)核對無誤后,立即做好入庫登記。在檔案管理過程中,堅持管人與管檔并存的原則,即人在檔案在,人走檔案走,檔案與人不能脫節(jié)。

3.優(yōu)化檔案內(nèi)容構(gòu)成。優(yōu)化檔案內(nèi)容構(gòu)成,不僅要繼續(xù)保留傳統(tǒng)和共性的反映個人年齡、經(jīng)歷、社會關(guān)系等基本信息內(nèi)容,更要突出創(chuàng)建反映個人專長、知識水平、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等個性化的內(nèi)容。

一要創(chuàng)建能力檔案。重點(diǎn)記載個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況,以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料。二要創(chuàng)建業(yè)績檔案。要及時將企業(yè)流動人員的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)及完成任務(wù)等情況存入檔案,為憑實(shí)績選人、用人提供必要的依據(jù)。三要創(chuàng)建誠信檔案。要規(guī)范企業(yè)流動人員自身誠信狀況的管理,重點(diǎn)記載政治自律、專業(yè)技術(shù)人員學(xué)術(shù)和技術(shù)水平以及個人公共道德與行為方面的信用資料,并加強(qiáng)推廣應(yīng)用。唯有如此,才能使企業(yè)流動人員人事檔案的利用價值得以提升,有關(guān)部門可通過檔案記載確定對企業(yè)流動人員的選拔和培養(yǎng),人們才會更加重視人事檔案的重要性,在一定程度上也可減少“無頭檔案”的產(chǎn)生。

三、拓展人事檔案管理方式

在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下,人事是適應(yīng)中國企業(yè)流動人員管理的新方式,是一種促進(jìn)人才產(chǎn)業(yè)化,最終使人事管理變成一種公眾服務(wù)的制度。簡單地說,就是把“單位人”變成“社會人”,實(shí)現(xiàn)人事關(guān)系管理與人員使用分離,即單位管用人,而一些具體的人事管理工作,如檔案管理、計算工齡、評定職稱、社會保險等,由人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)代管。隨著新形勢的出現(xiàn)與發(fā)展,人事制度也開拓了新的服務(wù)形式,實(shí)行“人事派遣(人才租賃)”制度,這在一些地區(qū)已經(jīng)實(shí)行。它由人才市場擔(dān)當(dāng)員工的法定雇主,負(fù)責(zé)派遣員工的人事管理,實(shí)際用工企業(yè)同人才市場簽訂人事派遣或租賃合同,實(shí)現(xiàn)勞動關(guān)系轉(zhuǎn)移,提高人力資源配置效率和使用效益。

實(shí)行人事派遣后,對于用人單位而言:一是用人單位便捷用人,打破人事關(guān)系與勞動關(guān)系一體管理的局面,租賃單位用人,專業(yè)機(jī)構(gòu)管人。二是人才資源共享。通過對高級專業(yè)人才兼職租賃業(yè)務(wù)的開展,可以有效地促進(jìn)地區(qū)人力資源的社會共享。三是準(zhǔn)確選人,規(guī)避用人風(fēng)險。中介機(jī)構(gòu)根據(jù)用人單位的要求,利用專業(yè)化手段為用人單位圈定合適人選后再由用人單位進(jìn)行面試確定,使招聘更加準(zhǔn)確有效。四是可突破編制限額,滿足用人需求。一些屬于定員定編的單位可以通過派遣增加員工,這樣用人單位可以在不擴(kuò)大編制的情況下解決用人需求。

對于被派遣人員而言:首先,可以使人事檔案等人事、勞動關(guān)系的管理得到保障,完善工作檔案如工作情況、業(yè)績情況、培訓(xùn)、健康及考核等方面內(nèi)容,能更好地維護(hù)勞動者的合法權(quán)益。其次,派遣人員合同到期后,若不再續(xù)簽,由于其人事關(guān)系仍然由人事派遣服務(wù)機(jī)構(gòu)。其工齡連續(xù)計算,并可繼續(xù)為人員代交社會保險費(fèi),辦理各種以人事檔案為依據(jù)的各種證明等人事服務(wù)。

小結(jié)

人事檔案是與人類個體密切相關(guān)真實(shí)的人生記錄,對人事檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發(fā)展而產(chǎn)生、發(fā)展和完善的。隨著市場經(jīng)濟(jì)與人事制度改革的深入,人員的流動將會越來越頻繁,這對作為企業(yè)檔案管理工作中必不可少環(huán)節(jié)的企業(yè)流動人員人事檔案管理工作提出了更高的要求,雖然企業(yè)流動人員人事檔案管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)性綜合問題,但是只要我們勇于探索、不斷開拓,就一定會找到適合本企業(yè)發(fā)展的人事檔案管理的新舉措。

參考文獻(xiàn):

[1]朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理[M].北京:中國檔案出版社,2002.

[2]蔡秀萍.流動人員人事檔案管理面對面[J].中國人才,2006.

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[4]李廣都,羅輝.人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的必要條件分析[J].中國檔案,2006.

[5]衛(wèi)許長.流動人員人事檔案管理探析[J].蘭臺世界,2005.

On Improving the Business of Mobile Personnel file Management Measures

CHENRong

(The third Water Resources and Hydropower Engineering Bureau of Guangdong Province, Dongguan 523710, China)

企業(yè)員工檔案管理范文第3篇

一、市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下企業(yè)人事檔案管理工作概況

企業(yè)要想在充滿競爭力的社會長久生存下去，就必須做好人力資源管理工作，而其中人事檔案管理工作作為企業(yè)人事資源管理的重要組成部分，理應(yīng)得到企業(yè)的高度重視和關(guān)注。它直接關(guān)系到企業(yè)人力文化的沉淀，員工各項(xiàng)資料的有效真實(shí)記錄發(fā)展，能幫助企業(yè)挖掘到更多的高素質(zhì)、高能力以及高文化的人才。但是企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的科學(xué)化以及信息化，就必須投入更多的時間和精力，盡快建立起健全的人事檔案管理制度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力以及綜合素質(zhì)，充分發(fā)揮出企業(yè)人事檔案管理的作用，促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定長期的發(fā)展。

二、市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下企業(yè)人事檔案管理存在的弊端

（一）企業(yè)未能高度重視人事檔案管理

在企業(yè)人力資源管理過程中，相關(guān)工作人員未能充分認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，員工檔案管理意識普遍不強(qiáng)，沒有引起高層領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和重視。企業(yè)人力資源管理者受到傳統(tǒng)管理觀念的影響，注重管理結(jié)果的經(jīng)濟(jì)效益，普遍認(rèn)為人事檔案管理是一件耗時耗力的工作，不能給企業(yè)帶來任何的經(jīng)濟(jì)效益[1]。因此，一部分的企業(yè)嚴(yán)重忽視了它的重要作用，只是將它當(dāng)做一種走過場的普通工作，沒有認(rèn)真放在心上，企業(yè)往往只是安排一些相關(guān)崗位的員工進(jìn)行檔案管理工作，工作人員不具備良好的責(zé)任心以及專業(yè)管理技術(shù)，人事檔案管理工作只是淺層停留在保存和查閱上，無法充分發(fā)揮出人事檔案管理的作用。

（二）企業(yè)未建立起健全的人事檔案管理體制

存在大部分企業(yè)還在使用傳統(tǒng)的人事檔案管理體制，人事檔案管理工作流程一層不變，當(dāng)企業(yè)招入一批新員工時，就按時將新員工的檔案保存在檔案室內(nèi)，等到需要查閱員工檔案時就拿出來看看，如果企業(yè)有員工想要辭職離開時，就退換其本人檔案，這種工作體制導(dǎo)致員工不具備任何對檔案的管理權(quán)以及處理權(quán)，一旦員工與企業(yè)產(chǎn)生嚴(yán)重的分歧矛盾，員工想離職，企業(yè)卻遲遲不歸還員工的檔案。有些員工可能會選擇退一步，忍氣吞聲的留下來繼續(xù)工作，但是這樣勢必會影響到員工的工作情緒，降低他們的工作熱情和興趣，直接導(dǎo)致工作效率的退步。如果有些員工不服軟，堅決選擇離開企業(yè)，就會造成員工檔案遺留在檔案室內(nèi)，加大管理任務(wù)的難度。這種落后的人事檔案管理機(jī)制會影響到企業(yè)穩(wěn)定持續(xù)的發(fā)展。

（三）企業(yè)未能完善好員工檔案的內(nèi)容

通常情況下，企業(yè)人事檔案的內(nèi)容主要包括了員工的受教育程度證明、工作經(jīng)歷證明以及所受各項(xiàng)表彰證明等[2]。但是在實(shí)際企業(yè)人事檔案管理中，存在大部分企業(yè)未能完善員工的檔案內(nèi)容，內(nèi)容往往比較單一。例如，在企業(yè)人事檔案管理工作中，存在一些員工檔案中沒有履歷表以及年度考核表，有些員工企業(yè)檔案中甚至連最基本的個人信息以及家庭成員信息都沒完善，員工檔案內(nèi)容不完善的現(xiàn)象會導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理工作舉步維艱，無法及時正確查閱員工相關(guān)信息，發(fā)生重大事件時無法第一時間通知員工家人。與此同時，企業(yè)人事檔案的管理人員由于疏忽大意，對待工作態(tài)度不端正，并沒有去及時判別員工檔案信息的真實(shí)性，而僅僅只是為了早點(diǎn)完成任務(wù)，選擇把員工檔案直接保存起來就好了。這種結(jié)果直接導(dǎo)致無法保證員工檔案的真實(shí)性以及完整性，不利于企業(yè)人事管理工作的良好發(fā)展[3]。

（四）企業(yè)未能充分利用好人事檔案的管理

企業(yè)在發(fā)展過程中更加注重經(jīng)濟(jì)效益的創(chuàng)造，在人事檔案管理機(jī)制上缺乏創(chuàng)新和改革，受到傳統(tǒng)管理觀念的影響，在員工檔案管理上更加關(guān)注他們的思想素質(zhì)評價以及道德修養(yǎng)評價，這其中主要包括了員工的一些工作經(jīng)歷、受到的各項(xiàng)表彰以及達(dá)到的教育程度等[4]，而選擇忽略了員工的主要專業(yè)工作技能以及個人工作能力等，就是因?yàn)閷T工檔案內(nèi)容記錄的不夠完善，導(dǎo)致不能充分發(fā)揮出檔案的作用，不斷提高企業(yè)人事檔案的利用率。企業(yè)普遍認(rèn)為人事檔案管理工作就是為了對員工的檔案進(jìn)行保存，起到約束他們的作用。這樣的結(jié)果只會導(dǎo)致企業(yè)不能有效的在實(shí)際工作當(dāng)中利用好檔案。比如，企業(yè)在進(jìn)行社會招聘人才過程中，通過對人才檔案的對比分析，選擇最合適企業(yè)的人才，這樣有利于企業(yè)的生存發(fā)展；當(dāng)企業(yè)要提拔員工升職時，通過調(diào)度員工檔案進(jìn)行查閱，正確評價出不同員工在企業(yè)的表現(xiàn)以及發(fā)展前景，從而合理正確的提拔人才。

三、市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的措施

（一）高度重視企業(yè)的人事檔案管理工作

在市場經(jīng)濟(jì)新環(huán)境下，企業(yè)要想保持良好的競爭力，在市場上占有一席之地，就必須不斷加強(qiáng)企業(yè)的人力資源管理工作，充分認(rèn)識到企業(yè)人事檔案管理工作的重要性，不斷提高檔案管理員工的專業(yè)知識和技能，打破傳統(tǒng)人事檔案管理的弊端，不斷創(chuàng)新優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理工作。因此，企業(yè)要加大對人事檔案管理的資金投入，建立起專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊，為團(tuán)隊創(chuàng)造出良好的檔案管理環(huán)境。與此同時，要嚴(yán)格做好對企業(yè)人事檔案管理的監(jiān)督工作，通過組織定期的教育培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的工作能力以及綜合素質(zhì)，加強(qiáng)員工的崗位責(zé)任心，充分激發(fā)員工的工作積極性，讓他們?nèi)硇牡耐度氲焦ぷ鲘徫划?dāng)中去，在日常工作生活中努力學(xué)習(xí)了解檔案管理新知識，不斷充實(shí)自己，提高自身的檔案管理水平，為企業(yè)的人事檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)而不斷奮斗。

（二）建立健全的人事檔案管理機(jī)制

企業(yè)要建立起健全的人事檔案管理機(jī)制，對于人事檔案管理的每一個工作環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格控制，保證整個工作流程的嚴(yán)謹(jǐn)順暢。人事檔案管理員工要明確指導(dǎo)自己的工作責(zé)任和義務(wù)，嚴(yán)格按照企業(yè)制定的規(guī)章制度，要保證人事檔案資料收集、整理以及保存工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，對于員工檔案的每一項(xiàng)內(nèi)容都要仔細(xì)檢查判斷，保證檔案資料的完善性以及真實(shí)可靠性。與此同時，企業(yè)要高度關(guān)注人事檔案保管的安全性，避免出現(xiàn)檔案遺失或者遭人任意修改的現(xiàn)象[5]。因此，企業(yè)要建立起健全的檔案管理責(zé)任制，科學(xué)合理的保存員工檔案，加強(qiáng)員工的檔案管理安全意識，要做好檔案資料的借閱工作，必須根據(jù)實(shí)際情況正確判斷出是否滿足借閱條件，才能進(jìn)行借閱工作，并及時做好借閱登記，在指定時間按時的歸還。

（三）提高企業(yè)人事檔案管理人員的專業(yè)水平

當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)市場瞬息萬變，企業(yè)要與時俱進(jìn)，跟上時展的腳步。因此，企業(yè)在人事檔案管理上要不斷提高相關(guān)工作人員的管理水平，加強(qiáng)員工的檔案管理知識和技能的培訓(xùn)，爭取打造出一支專業(yè)化的高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊，早日實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)代化以及科學(xué)化。企業(yè)除了要注重檔案管理員工業(yè)務(wù)能力的提升，還要不斷提高他們的綜合道德品質(zhì)和政治文化素養(yǎng)[6]，要讓他們認(rèn)真履行崗位職責(zé)，工作態(tài)度端正，不忽視任何一個工作環(huán)節(jié)。在員工的檔案管理技能上，企業(yè)要定期組織教育培訓(xùn)，讓每位員工及時掌握最新的檔案管理手段，不斷充實(shí)自己的檔案管理知識。

四、結(jié)束語

企業(yè)員工檔案管理范文第4篇

關(guān)鍵詞:企業(yè);人事檔案管理;人力資源管理;作用

一、人力資源管理與人事檔案管理

1．1人力資源管理

所謂人力資源管理是指在企業(yè)戰(zhàn)略的指導(dǎo)下，通過科學(xué)方法的運(yùn)用，以人力資源戰(zhàn)略和規(guī)劃分析為基礎(chǔ)，對企業(yè)的人力資源進(jìn)行配置、考核、規(guī)范等工作，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)和員工的價值。通常情況下，人力資源管理工作包含了培訓(xùn)與開發(fā)、招聘與配置、薪酬與福利管理等等。

1．2人事檔案管理

人事檔案是在人事活動中形成，主要是記錄員工個人、家庭以及工作情況，其內(nèi)容可以反映一個人的經(jīng)歷和品行，并以個人為單位集中保存以備查閱的文件資料。人事檔案的實(shí)體管理主要包含檔案的收集、鑒定等，人事檔案的管理工作是對人事檔案的實(shí)體管理，并對人事檔案信息進(jìn)行適當(dāng)?shù)睦煤烷_發(fā)。

1．3人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系

人力資源管理與人事檔案管理工作之間有著密切的聯(lián)系，人事檔案管理是人力資源管理工作的重要組成部分，其可以促進(jìn)人力資源管理活動的順利開展，通常情況下，企業(yè)可以通過人事檔案來查找員工的具體資料，了解每個員工的情況。而人事檔案則記錄了每個員工的資料，是承載員工各項(xiàng)信息的載體，人力資源管理的各項(xiàng)活動也是人事檔案內(nèi)容的主要來源，兩者之間是相互依賴的關(guān)系。

二、人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用可以從以下幾方面進(jìn)行分析。

2．1提高企業(yè)內(nèi)外部員工的整體質(zhì)量

企業(yè)內(nèi)部的人力資源招聘工作主要包含了內(nèi)部招聘和外部招聘兩個方面，內(nèi)部招聘主要是從企業(yè)內(nèi)部員工中招聘選擇所需人才，外部招聘是從社會和高校招聘企業(yè)需要的人才。但是在企業(yè)內(nèi)部員工招聘中，經(jīng)常會出現(xiàn)企業(yè)員工不管應(yīng)聘人員的專業(yè)和資質(zhì)，隨意招聘自己老鄉(xiāng)和校友的情況，這在很大程度上降低了企業(yè)員工的整體素質(zhì)，影響了企業(yè)的內(nèi)部管理。但是企業(yè)通過人事檔案管理工作，可以對員工的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一的分析，以合理安排人事招聘人員，避免任用與招聘地區(qū)和高校相關(guān)的員工，以保障企業(yè)員工的質(zhì)量。除此之外，在實(shí)施企業(yè)內(nèi)部招聘時，企業(yè)還應(yīng)該分析員工的檔案資料，以為內(nèi)部員工的選拔提供重要依據(jù)。

2．2幫助企業(yè)進(jìn)行人力資源規(guī)劃

人事檔案中包含了企業(yè)內(nèi)部人才結(jié)構(gòu)、人才水平以及人才數(shù)量等方面的信息資料，通過人事檔案的整理工作，可以為企業(yè)分類企業(yè)人才，幫助企業(yè)了解人類資源的存量和具體信息。比如，人事檔案管理部門對企業(yè)內(nèi)部員工退休和流動情況的分析，可以讓企業(yè)人力資源管理工作及時把握企業(yè)的人才流動情況，以為企業(yè)的未來發(fā)展提供重要的參考信息。由此可見，人事檔案管理工作可以幫助企業(yè)更好的規(guī)劃企業(yè)內(nèi)部人力資源，促進(jìn)企業(yè)未來更好的發(fā)展。

2．3幫助企業(yè)更針對性的實(shí)施培訓(xùn)

員工培訓(xùn)是企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行的重要組成部分，企業(yè)要想讓員工培訓(xùn)獲得所需的效果，就必須了解每個員工的工作需要，以提高員工培訓(xùn)的針對性。為此，通過人事檔案管理工作，企業(yè)可以了解每個員工的教育背景、年齡等，對于年輕的企業(yè)員工，企業(yè)可以對其進(jìn)行新知識的培訓(xùn)，對于年齡較大的員工，對知識培訓(xùn)的抵觸情緒較大，對此，企業(yè)可以對其進(jìn)行健康保健培訓(xùn)，以充分調(diào)動他們的工作積極性。

2．4促進(jìn)企業(yè)跨地域文化管理

企業(yè)員工來自不同的地域，會給企業(yè)帶來不同的地域文化，為此，在企業(yè)管理中，企業(yè)應(yīng)該注意了解和分析每個員工的地域文化，促進(jìn)企業(yè)跨地域文化的管理，幫助企業(yè)員工之間相互了解，避免出現(xiàn)文化沖突。人事檔案管理工作可以對員工的工作經(jīng)歷和籍貫等進(jìn)行分類，相關(guān)工作人員可以對每個員工的文化特質(zhì)進(jìn)行分析，并對員工在未來工作中可能遇到的沖突問題進(jìn)行預(yù)測，提出解決方案。比如，企業(yè)可以安排不同文化背景的員工進(jìn)行溝通合作，讓他們在工作中加強(qiáng)溝通，促進(jìn)員工與員工之間的合作，提高企業(yè)的內(nèi)部凝聚力。

2．5對員工采取有針對性的激勵手段

員工的檔案內(nèi)容，可以幫助企業(yè)人力資源管理工作者詳細(xì)了解每個企業(yè)員工的工作需求。馬斯洛在需求層次理論中提到人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實(shí)現(xiàn)的需求。也就是說，每個人都有自身的不同需求，不同的人對自身的需求層次也各不相同，對企業(yè)來說，只有通過對員工檔案資料的詳細(xì)分析，才能了解每個員工的現(xiàn)實(shí)需要，以更有針對性的采取各種激勵手段，激發(fā)員工的工作熱情。

三、結(jié)語

人事檔案管理工作在企業(yè)人力資源管理中有著十分重要的作用，其中人事檔案管理資料的價值主要體現(xiàn)在檔案的具體利用上，檔案管理人員通過對檔案資料的整理、分析，幫助人力資源管理部門更好的實(shí)施人力管理工作，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部員工的工作積極性。為此，在未來的企業(yè)發(fā)展中，必須充分重視人事檔案管理工作的重要性，并通過利用各類先進(jìn)的信息技術(shù)，對檔案資料進(jìn)行科學(xué)的歸納管理，讓人事檔案管理工作更科學(xué)，以更好的促進(jìn)企業(yè)的人力資源管理工作。

參考文獻(xiàn):

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［2］張?zhí)m月．檔案工作中的知識管理分析［J］．河南職工醫(yī)學(xué)院學(xué)報．2010(02)

［3］羅劍麗．人事制度改革下的高校人事檔案管理與高校人力資源管理的思考［J］．科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)．2009(35)

企業(yè)員工檔案管理范文第5篇

一、企業(yè)退休人員檔案管理工作的作用

首先，企業(yè)從員工的招聘一直到員工的錄用、培訓(xùn)、調(diào)配和退休，其退休人員檔案管理就是對員工這一整個過程中個人經(jīng)歷進(jìn)行的記錄，且以文件材料形式出現(xiàn)，檔案中包含了對員工職業(yè)、工作表現(xiàn)、技能、思想政治以及工資等方面的記錄，而這些都是退休人員的基本信息情況，是國家檔案的重要組成部分。其次，企業(yè)退休人員檔案管理能夠廣泛的應(yīng)用于社會。隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，時代的進(jìn)步，企業(yè)退休人員檔案的利用主體在不斷的擴(kuò)大。以前退休人員檔案僅僅是對于企業(yè)以及退休人員個人或者其家屬有作用，但是現(xiàn)在逐漸擴(kuò)展到了醫(yī)療保健部門、社區(qū)服務(wù)業(yè)部分、公檢法機(jī)構(gòu)等。因?yàn)槠髽I(yè)退休人員在辦理房改、參加醫(yī)療保險等方面都需要進(jìn)行檔案的查詢，另外，企業(yè)在未來進(jìn)行改制時，也會用到退休人員的檔案。由此可見，企業(yè)退休人員檔案管理是進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理以及企業(yè)改制的重要原始依據(jù)，具有非常重要的作用。

二、我國企業(yè)退休人員檔案管理現(xiàn)狀分析

1.當(dāng)前我國企業(yè)對退休人員檔案管理工作不夠重視現(xiàn)代企業(yè)越來越看重企業(yè)利潤，因此也越來越重視能為企業(yè)帶來利潤的業(yè)務(wù)部分，而逐漸忽略了企業(yè)退休人員檔案管理方面的工作。在我國多數(shù)企業(yè)中，大部分都不太重視對退休人員檔案的管理，它們普遍存在這樣一種認(rèn)識，即企業(yè)與員工屬于一種雇傭與被雇傭的關(guān)系，如果員工退休了，就再與企業(yè)沒什么關(guān)系，因此并不加以重視。這種觀念就給今后的檔案管理工作帶來很大的難度，導(dǎo)致很多退休員工找不到自己工作的相關(guān)資料。2.企業(yè)退休人員檔案管理制度不健全當(dāng)前在我國企業(yè)退休人員檔案管理中，仍然存在不規(guī)范的檔案序號、不完整的檔案標(biāo)題以及不全面、不細(xì)致的退休人員檔案管理模式。另外在對檔案進(jìn)行查看或者借閱中，缺乏一定的保密性，也就是檔案保密制度不健全。從整個企業(yè)員工檔案管理上來看，這就是因?yàn)槠錂n案管理的制度不健全、不規(guī)范造成的，從而大幅度的降低了企業(yè)退休人員檔案資料的真實(shí)性和檔案的利用率，不利于形成規(guī)范化的檔案管理制度。3.企業(yè)在退休人員檔案管理方面的資金投入不足對于企業(yè)退休人員檔案進(jìn)行管理是一項(xiàng)具有復(fù)雜性和長期性的工作，其急需具有相關(guān)專業(yè)的人才來進(jìn)行科學(xué)管理，并且也需要有專門的資料房來對其進(jìn)行保存和保護(hù)，而這些都需要企業(yè)來進(jìn)行資金支持才能夠?qū)崿F(xiàn)。但是從我國企業(yè)來看，大部分企業(yè)由于并不重視該項(xiàng)工作，因此也不愿意將資金花費(fèi)在并不能給企業(yè)帶來顯著利潤的部門上，導(dǎo)致企業(yè)退休人員檔案管理因缺乏必要資金而得不到很好的管理。

三、企業(yè)退休人員檔案管理的建議

1.重視企業(yè)退休人員檔案管理工作，并對其重要性進(jìn)行宣傳要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)對退休員工檔案進(jìn)行很好的管理，首先就要加大對其的重視的力度。企業(yè)可以通過電視或者報紙，也可以通過開展各種企業(yè)活動來加大對退休工作人員檔案管理重要性的宣傳，使得企業(yè)上到領(lǐng)導(dǎo)，下到基層員工都能認(rèn)識到退休人員檔案管理的重要性，使他們充分了解到，如果丟失或者損害了這些檔案資料，無論是從企業(yè)角度來說，還是從員工個人角度來說，都會為其未來的發(fā)展和生活帶來不便。通過這種形式，希望能夠加大整個企業(yè)對于退休員工檔案管理的重視力度，從而能夠使得廣大企業(yè)退休員工的合法權(quán)益得到很好維護(hù)。2.建立健全企業(yè)退休人員檔案管理制度不斷完善企業(yè)退休人員檔案管理制度是促進(jìn)其檔案管理工作有效進(jìn)行的必要條件。首先，要從企業(yè)機(jī)構(gòu)的設(shè)置做起，建立專門的退休人員檔案管理機(jī)構(gòu)，進(jìn)行責(zé)任分配，高效率的管理退休人員的檔案。其次，建立專門檔案數(shù)據(jù)庫，對企業(yè)退休人員的檔案實(shí)行信息化的有效管理。另外，建立健全企業(yè)退休人員檔案關(guān)懷管理機(jī)制，如對其醫(yī)療保險以及養(yǎng)老金方面的檔案服務(wù)。這樣就可以有效的避免企業(yè)退休人員的檔案資料發(fā)生丟失或者損壞的現(xiàn)象，從而更好地為退休工作人員的日后生活帶來保障3.加大對企業(yè)退休人員檔案管理的資金投入首先，我國相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)積極爭取政府支持，為改善企業(yè)退休員工檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施而投入經(jīng)費(fèi)，使得該項(xiàng)工作所需的軟、硬件措施得到不斷完善。對企業(yè)退休人員檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，進(jìn)行資金方面的支持，配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，防止蟲蛀、霉化現(xiàn)象的發(fā)生，保證資料房管理的安全性，如防盜方面的措施要加強(qiáng)，最終能夠保證企業(yè)退休人員檔案的真實(shí)性和完整性。

四、結(jié)語