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企業(yè)檔案管理辦法范文第1篇

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)民營企業(yè)檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《江西省檔案管理?xiàng)l例》和《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法。

第二條 凡在本市行政區(qū)域內(nèi)的個體、私營企業(yè)和國有企業(yè)改制后自然人控股或者收購的企業(yè)進(jìn)行企業(yè)檔案管理，應(yīng)當(dāng)遵守本辦法。

第三條 本辦法所稱民營企業(yè)檔案，是指民營企業(yè)在各項(xiàng)活動中直接形成的對國家、社會和企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄。

第四條 民營企業(yè)檔案是企業(yè)全部活動的真實(shí)記錄，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、合法權(quán)益的重要依據(jù)。企業(yè)應(yīng)本著自我管理、自我完善、自我發(fā)展的原則，統(tǒng)一管理本企業(yè)全部檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。

第五條 民營企業(yè)應(yīng)當(dāng)依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或者人員，提高職工檔案意識。

第六條 民營企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，積極參加檔案業(yè)務(wù)進(jìn)修和培訓(xùn)。

第七條 市檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本市行政區(qū)域內(nèi)民營企業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第二章 檔案收集與整理

第八條 民營企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門應(yīng)當(dāng)建立健全各類文件材料的形成、積累、整理和歸檔等制度，確保企業(yè)各項(xiàng)活動的歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

第九條 民營企業(yè)的文件材料的歸檔范圍主要包括：

（一）企業(yè)開辦和變更的申請、審批、登記、注冊、企業(yè)章程、投資各方簽訂的合同以及終止破產(chǎn)后清算等方面的文件材料；

（二）董事會或者管理機(jī)構(gòu)形成的文件材料；

（三）產(chǎn)品生產(chǎn)方面有關(guān)產(chǎn)品的設(shè)計、工藝、工裝、圖樣和技術(shù)文件；

（四）經(jīng)營管理的各種記錄、合同等文件材料；

（五）設(shè)備儀器圖樣，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試、驗(yàn)收、維修改進(jìn)過程中技術(shù)性、憑證性文件材料；

（六）生產(chǎn)技術(shù)管理的各種計劃、統(tǒng)計報表及分析活動形成的文件材料；

（七）科學(xué)技術(shù)研究、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造、技術(shù)轉(zhuǎn)讓方面的文件材料；

（八）基本技術(shù)工程竣工圖紙及文件材料；

（九）勞動工資、人事、法律事務(wù)方面的文件材料；

（十）財務(wù)管理的各種賬冊、報表、憑證和文件材料；

（十一）情報信息和專利性文件材料；

（十二）對員工教育培訓(xùn)方面的文件材料；

（十三）其它具有利用和保存價值的文件、照片、錄音、錄像等。

第十條 民營企業(yè)文件材料的形成、積累及立卷歸檔，可以由企業(yè)內(nèi)部各部門負(fù)責(zé)。歸檔后的文件材料，應(yīng)當(dāng)定期向企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，任何人不得據(jù)為己有。

第十一條 民營企業(yè)在產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程或者其它科技活動中形成的文件材料，應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成后15日內(nèi)歸檔。其它文件材料在次年的第一季度歸檔。

第十二條 民營企業(yè)在各種項(xiàng)目驗(yàn)收、技術(shù)引進(jìn)和購置設(shè)備開箱時，企業(yè)有關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)通知企業(yè)檔案工作人員參與驗(yàn)收并及時指導(dǎo)整理歸檔。

第十三條 歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)參照國家有關(guān)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行科學(xué)分類立卷，編制檔案目錄及必要的檢索工具，以便查找利用。

第三章 檔案的保管與利用

第十四條 民營企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門應(yīng)按照國家頒布的檔案業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并依據(jù)有關(guān)規(guī)定，建立健全檔案的保管、統(tǒng)計、保密和利用等制度。

第十五條 民營企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取有效措施對檔案進(jìn)行保管，確保檔案的安全。

第十六條 民營企業(yè)檔案的分類與編號，規(guī)模較大的企業(yè)，按國家檔案局《工業(yè)企業(yè)檔案分類施行規(guī)則》進(jìn)行分類編號；規(guī)模較小的企業(yè)，可自行分類編號。

第十七條 民營企業(yè)根據(jù)檔案的保存價值和國家有關(guān)規(guī)定，編制檔案保管期限表。檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。具有長遠(yuǎn)考查利用及研究價值的永久保存；在一定時期內(nèi)有查考利用價值的，長期或者短期保存。

第十八條 民營企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，對無保存價值的檔案列出銷毀清冊，按照國家有關(guān)規(guī)定報經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀。

第十九條 民營企業(yè)向社會公布對國家和社會具有保存價值的檔案時，應(yīng)當(dāng)遵守國家有關(guān)規(guī)定，不得損害國家、社會、集體的利益和其他公民的合法權(quán)益。

第二十條 民營企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全檔案利用、查閱制度，不得修改、涂抹、拆取、標(biāo)注和損毀檔案。國家機(jī)關(guān)工作人員依法執(zhí)行公務(wù)需要查閱企業(yè)檔案時，民營企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時、準(zhǔn)確地提供。

第四章 檔案的歸屬與流向

第二十一條 民營企業(yè)檔案屬企業(yè)所有，受國家法律保護(hù)。企業(yè)承擔(dān)保護(hù)檔案的義務(wù)。

第二十二條 民營企業(yè)分立、合并、轉(zhuǎn)讓或者發(fā)生其它形式的權(quán)屬變更時，其檔案向變更后的企業(yè)或者個人移交，不得產(chǎn)權(quán)分離。但企業(yè)轉(zhuǎn)讓給外國公民法人和其他組織時，對國家和社會具有保存價值的檔案，不得隨之轉(zhuǎn)讓。

第二十三條 民營企業(yè)與外方合資合作，企業(yè)終止、解散后其資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時，屬于中方部分的，企業(yè)檔案由中方有關(guān)企業(yè)保存，也可寄存市檔案館。

第二十四條 民營企業(yè)破產(chǎn)、關(guān)閉、解散時，其檔案對國家和社會具有保存價值的或者涉及國家利益和安全的，應(yīng)由所有者妥善保管，也可向市檔案館寄存、捐贈或者轉(zhuǎn)讓。向國家檔案館以外的任何單位或者個人轉(zhuǎn)讓或者贈送的，必須報經(jīng)市檔案行政管理部門批準(zhǔn)。

第五章 檔案的指導(dǎo)與監(jiān)督

第二十五條 市檔案行政管理部門通過以下形式對民營企業(yè)檔案工作實(shí)行指導(dǎo)：

（一）宣傳國家檔案工作方針政策和檔案工作法律、法規(guī)；

（二）召開信息會，傳遞檔案工作信息；

（三）提供技術(shù)服務(wù)、業(yè)務(wù)咨詢；

（四）其它方式。

第二十六條 市檔案行政管理部門對民營企業(yè)檔案工作實(shí)施以下方面的監(jiān)督：

（一）貫徹執(zhí)行檔案有關(guān)法律、法規(guī)情況；

（二）民營企業(yè)內(nèi)部對國家和社會具有保存價值的檔案的保管條件、處置與流向；

（三）檔案工作開展的情況；

（四）檔案的銷毀。

第二十七條 市檔案行政管理部門對民營企業(yè)檔案工作進(jìn)行以下宏觀管理：

（一）制定全市民營企業(yè)檔案工作計劃并組織實(shí)施；

（二）開展企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定活動；

（三）舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)；

（四）推薦檔案人員參與職稱評審；

（五）法律法規(guī)和上級規(guī)定的其它事項(xiàng)。

企業(yè)檔案管理辦法范文第2篇

關(guān)鍵詞：企業(yè)年金；檔案；管理

中圖分類號：F046.4 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）025-000-01

隨著2004年國家和社會保障部《企業(yè)年金試行辦法》和《企業(yè)年金基金管理辦法》等相關(guān)政策法規(guī)的相繼出臺，我國企業(yè)年金制度規(guī)范化發(fā)展獲得了更為有利的政策支持，眾多企業(yè)開始意識到企業(yè)年金在吸引人才、提升工作主動性以及構(gòu)建企業(yè)文化方面的重要作用，進(jìn)而參與構(gòu)建了年金制度。

一、當(dāng)前企業(yè)年金檔案管理存在的問題

（一）缺乏統(tǒng)一的企業(yè)年金檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和模式

現(xiàn)階段，我國在企業(yè)年金管理工作中對于相應(yīng)制度規(guī)范的細(xì)化性依然存在一定的不足，《企業(yè)年金基金管理辦法》中的指導(dǎo)依據(jù)也相對概括，尤其針對檔案管理僅提出了“自合同終止之日起至少保存15年”的年限要求，缺乏對于信息歸檔、存放管理、查閱調(diào)用管理等方面的詳細(xì)要求。實(shí)際上，企業(yè)年金制度執(zhí)行過程中形成的檔案信息包括了職工個人賬戶資料、各項(xiàng)資金往來等眾多內(nèi)容，缺乏行之有效的管理標(biāo)準(zhǔn)將導(dǎo)致一系列的管理混亂問題。部分企業(yè)在年金檔案形式、分類歸檔辦法、管理組織設(shè)置等方面依然隨意性較大，導(dǎo)致了部分年金檔案的缺失。

（二）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施缺失

受客觀條件的影響，部分企業(yè)在年金檔案管理中的資金與人員年投入較少，不能針對年金檔案管理設(shè)置專職部門進(jìn)行管理，同時也無法提供專門的檔案室，年金檔案管理人員與場所同其他管理環(huán)節(jié)存在一定的影響與干擾，歸類不明確，歸口不統(tǒng)一的現(xiàn)象較為普遍。這種基礎(chǔ)設(shè)施的缺失使得部分企業(yè)在年金檔案管理工作中難以采取系統(tǒng)性的信息化管理，在年金檔案管理中的人為影響因素較大，不能通過有效的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)全面的信息檔案收集管理，出現(xiàn)人員調(diào)動與或業(yè)務(wù)調(diào)整的情況下，將導(dǎo)致年金檔案流失的問題，進(jìn)而給企業(yè)與個人造成收益損失。

（三）檔案管理人員專業(yè)水平偏低

人員專業(yè)性與業(yè)務(wù)能力不足同樣是限制當(dāng)前年金檔案管理工作有序開展的重要因素，制度的執(zhí)行與相應(yīng)管理技術(shù)方法的應(yīng)用離開了人員素質(zhì)的支持只能是空中樓閣。當(dāng)前較為突出的是年金檔案管理人員兼職工作，各分部管理內(nèi)容之間無法協(xié)同作用，檔案一體化管理程度不高，不能實(shí)現(xiàn)集中化管理，極易導(dǎo)致年金檔案管理工作各自為政與檔案流失。同時，在傳統(tǒng)檔案管理方法與理念的影響，企業(yè)對于年金檔案管理人員的信息化素質(zhì)要求不高，通常將年金檔案管理視作較為清閑的崗位，缺乏對于管理人員的信息化管理能力的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員你的水平始終得不到提升。

綜上，年金檔案管理工作業(yè)已成為當(dāng)前企業(yè)年金管理中的薄弱環(huán)節(jié)，而隨著且與生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模的不斷擴(kuò)大，此環(huán)節(jié)的影響將更為顯著，傳統(tǒng)的管理模式與方法將難以改變大量檔案信息管理不力的問題。因此，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展情況，深入研究分析企業(yè)年金檔案管理工作中存在的不足，尋求更為規(guī)范與有效的管理辦法，提升年金檔案管理水平。

二、加強(qiáng)企業(yè)年金檔案管理的建議

（一）引起各級關(guān)注，爭取更大的支持

首先，企業(yè)應(yīng)全面提升年金檔案管理的重視程度，充分認(rèn)識對于年金檔案管理要求與方法，明確檔案管理工作的正確方向。其次，應(yīng)強(qiáng)調(diào)企業(yè)年金與社會保障體制發(fā)展之間的進(jìn)一步融合，通過有效的改革創(chuàng)新提升年金檔案管理水平，將年金檔案納入保障體系之內(nèi)，從而正確更大的支持。第三，應(yīng)加強(qiáng)宣傳，擴(kuò)大企業(yè)年金檔案管理工作的影響，提高公民對企業(yè)年金的認(rèn)知度，對企業(yè)年金檔案管理的重視程度，充分發(fā)揮當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的技術(shù)優(yōu)勢，提升年金檔案管理宣傳的傳播效果，借助新媒體平臺實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)高效的宣傳，爭取各級領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)主管單位的重視與支持。最后，應(yīng)強(qiáng)調(diào)規(guī)范化制度體系的制定，針對當(dāng)前企業(yè)年金檔案管理工作的實(shí)際需求，建立配套的企業(yè)年金檔案管理辦法，使企業(yè)年金檔案管理工作盡快規(guī)范有序的進(jìn)行。

（二）建立健全機(jī)構(gòu)，形成規(guī)范管理

1.應(yīng)該在各層次、各類企業(yè)年金管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部成立專門的企業(yè)年金檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組織，明確責(zé)任，各負(fù)其職。

2.要配備專職企業(yè)年金檔案管理人員，至少應(yīng)指定專門的兼職人員負(fù)責(zé)收集整理企業(yè)年金檔案，將企業(yè)年金檔案管理工作納入日常工作目標(biāo)考核中，應(yīng)與主要經(jīng)辦工作同要求、同布置、同監(jiān)督、同落實(shí)。同時還要加強(qiáng)對專兼職企業(yè)年金檔案管理人員的日常培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.應(yīng)配置與企業(yè)年金檔案管理工作相關(guān)的配套基礎(chǔ)設(shè)備和軟硬件設(shè)施。應(yīng)該安排專門存放企業(yè)年金檔案的房間，按照其他檔案管理的基本“十防”要求配備設(shè)備，以符合人社部對企業(yè)年金檔案“自合同終止之日起至少保存15年”的要求。

4.應(yīng)該對企業(yè)年金檔案管理的范圍進(jìn)行統(tǒng)一劃定，按照各類企業(yè)年金管理機(jī)構(gòu)所轄的業(yè)務(wù)不同，設(shè)定不同的檔案管理細(xì)則，按照年度和種類分門別類，定期整理、裝訂成冊，以便于查找和審閱。同時建立企業(yè)年金檔案室的準(zhǔn)入制度，對查閱企業(yè)年金檔案的權(quán)限進(jìn)行設(shè)定。

（三）創(chuàng)新管理模式，提供人性化服務(wù)

企業(yè)年金制度的建立其根本目的在于通過企業(yè)與個人聯(lián)合繳費(fèi)的形式提升員工收益，從而保證離退休職工在退休后能夠獲得更為理想的回報。因此，在年金檔案管理工作中，相應(yīng)管理模式的應(yīng)用應(yīng)立足于以人文本的理念，注重人性化服務(wù)，為退休人員準(zhǔn)確、順利、便捷的的領(lǐng)取年金創(chuàng)造條件。創(chuàng)新企業(yè)年金檔案管理模式，應(yīng)首先實(shí)現(xiàn)全面性的年金檔案細(xì)化，將退休人員可領(lǐng)取年金的信息進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計錄入，如企業(yè)年金組成、個人與企業(yè)繳費(fèi)比例、投資收益等進(jìn)行全面的樹立歸檔，確保職工的調(diào)閱查用。同時，應(yīng)進(jìn)一步重視信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，借助相應(yīng)的財務(wù)管理軟件或平臺系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)更為高效的年金檔案管理，為員工建立相應(yīng)的電子檔案，通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)高效的信息公開與分享，幫助員工隨時與經(jīng)辦人員進(jìn)行溝通，借助相應(yīng)的數(shù)據(jù)管理與分析功能及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)年金管理工作中存在的問題與不足，從人性化服務(wù)的角度加以改善與優(yōu)化。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳宗杰.關(guān)于企業(yè)設(shè)備檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（8）.

企業(yè)檔案管理辦法范文第3篇

關(guān)鍵詞：會計檔案；科學(xué)管理；財會部門

會計檔案是指機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織的財會部門或會計人員在經(jīng)濟(jì)活動中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來備查考的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實(shí)行會計電算化后的存儲軟件、會計數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計算機(jī)打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。會計檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會計工作和經(jīng)濟(jì)管理工作中具有多方面的重要的利用價值，《會計法》和《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理做出了規(guī)定。會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，是會計的基礎(chǔ)工作。規(guī)范會計檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發(fā)生。因此，會計檔案管理是會計工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，必須充分重視和加強(qiáng)會計檔案的管理，進(jìn)一步提高會計檔案的管理水平，充分發(fā)揮會計檔案在各項(xiàng)事業(yè)中的重要作用。

1會計檔案的特點(diǎn)及作用

1.1會計檔案的特點(diǎn)

會計檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨(dú)有的特點(diǎn)，會計檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)如下：

（1）來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨(dú)立會計核算的單位。因此，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財務(wù)收支的單位都會形成會計檔案。

（2）內(nèi)容的專業(yè)性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會計檔案的專業(yè)性。

（3）形成過程的嚴(yán)密性。會計核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產(chǎn)清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會計核算的嚴(yán)密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴(yán)密性。

1.2會計檔案的作用

會計檔案作為一種經(jīng)濟(jì)檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對外披露真實(shí)準(zhǔn)確的財務(wù)信息，其合法經(jīng)營的全部經(jīng)濟(jì)活動和經(jīng)營成果都儲存在會計檔案中。其次，企事業(yè)單位對外融、投資，都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)會計數(shù)據(jù)，而會計數(shù)據(jù)也都來源于會計檔案。第三，司法部門查處違法亂紀(jì)、貪污受賄問題更需要財務(wù)方面的確鑿證據(jù)。第四，國家統(tǒng)計部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)中也有相當(dāng)一部分來源于財務(wù)數(shù)據(jù)。不僅這些離不開會計檔案，而且隨著經(jīng)濟(jì)、社會的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)活動更加多樣化和復(fù)雜化，會計檔案則保留了全部經(jīng)濟(jì)活動的痕跡，為日后分析經(jīng)濟(jì)情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供依據(jù)。只有加強(qiáng)會計檔案的科學(xué)管理，才能充分發(fā)揮會計檔案的重要作用，保證為國家、社會、各種機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位及時、準(zhǔn)確、全面地提供高質(zhì)量的會計信息。

2會計檔案科學(xué)管理工作中存在的問題

2.1對會計檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠

有的單位領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)人員對財務(wù)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識，只注重內(nèi)部財務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，認(rèn)為只要出具了財務(wù)報告，提出了財務(wù)意見，作出了財務(wù)決定，該財務(wù)項(xiàng)目就結(jié)束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認(rèn)為財務(wù)工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費(fèi)時間和精力的事情，根本不把財務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化贅理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少。也沒有參加過會計檔案管理知識的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。不少單位重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理，存在會計業(yè)務(wù)與會計檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。會計檔案管理制度也不完善，沒有配備專人管理會計檔案。有的單位甚至由出納會計兼管會計檔案，這是不符合規(guī)定的。

2.2會計檔案管理制度不夠健全

有些單位的財務(wù)部門，領(lǐng)導(dǎo)對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。當(dāng)今社會，企業(yè)經(jīng)營機(jī)制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會計檔案管理在內(nèi)的機(jī)制并未有效建立和健全，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制和監(jiān)管辦法。目前，我國在企業(yè)會計檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會計法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)際不相吻合，沒有專門的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會計檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟(jì)為基本特征的市場經(jīng)濟(jì)體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿足推進(jìn)體制改革和實(shí)現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

2.3會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范

會計檔案不規(guī)范主要有以下四個方面：第一，有些單位不能及時裝訂會計憑證，而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里；第二，裝訂會計憑證不是按照規(guī)范的要求進(jìn)行裝訂而是用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來；第三，活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規(guī)定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔，而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個檔案盒里；第五，會計檔案銷毀難，會計檔案越堆越多。

2.4會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

就目前一些部門和單位的實(shí)際情況看，存在一些財會檔案人員不堅持原則，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設(shè)法偷稅。這不僅給國家稅收征管設(shè)置人為障礙，而且造成會計信息失真，進(jìn)而影響了國家宏觀決策、危害極大。

3完善會計檔案管理工作的對策

3.1統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識

各單位要加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要提高對加強(qiáng)會計檔案管理的重要性的認(rèn)識，設(shè)立檔案管理部門的一定要把會計檔案同其他檔案同等重視，規(guī)范管理，不能厚此薄彼。不具備設(shè)立檔案管理部門的，應(yīng)在會計機(jī)構(gòu)中指定專人負(fù)責(zé)會計檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會計檔案的保管工作?！稌嫏n案管理辦法》第3條規(guī)定，國家機(jī)關(guān)，社會團(tuán)體，企業(yè)、事業(yè)單位，按規(guī)定應(yīng)建賬的個體工商戶和其他組織。應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計檔案。第4條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)……”有關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定，各單位都必須加強(qiáng)會計檔案的管理，如果不加強(qiáng)這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。

3.2制定規(guī)范，健全會計檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度

要做好財務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務(wù)檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚(yáng)獎勵，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責(zé)令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用。3.3規(guī)范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作

規(guī)范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。

3.4加強(qiáng)會計檔案人員知識培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)

會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力；其次，會計檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會計檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識，還應(yīng)具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。主要是通過每年的輪訓(xùn)學(xué)習(xí)更新知識，一方面，提高會計檔案法制意識和依法歸檔觀念；另一方面，提高業(yè)務(wù)水平，使企業(yè)會計檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學(xué)、更加適應(yīng)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

4結(jié)語

在財務(wù)檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進(jìn)而對企事業(yè)增強(qiáng)活力、競爭力，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。

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企業(yè)檔案管理辦法范文第4篇

一、現(xiàn)代檔案管理體系的特點(diǎn)及優(yōu)勢

所謂現(xiàn)代檔案管理體系，主要是指在檔案管理過程中總結(jié)歸納得出的，包括檔案資料收集、鑒別、管理、查閱等一系列工作在內(nèi)的信息化處理方式。與傳統(tǒng)檔案管理的唯一區(qū)別在于，現(xiàn)代檔案管理引入了信息化技術(shù)，可以將紙質(zhì)文件以電子文檔等數(shù)據(jù)化形式保存起來，并通過相關(guān)的機(jī)器設(shè)備來對其進(jìn)行管理和使用，實(shí)現(xiàn)資源的共享。現(xiàn)代檔案管理需要建立一個數(shù)字化平臺，利用該平臺來開展檔案管理服務(wù)，可為檔案使用者獲取有效信息提供幫助與方便，并在一定程度上提高檔案信息的利用率。

與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，現(xiàn)代檔案管理體系更具優(yōu)勢。比如：傳統(tǒng)檔案管理由于多采用紙質(zhì)管理方式來保存檔案，而紙質(zhì)檔案又很容易被磨損和蟲蛀，所以理論上來說，紙質(zhì)檔案的保存時間并不會過長。另外，紙質(zhì)檔案保存還會占據(jù)大量的用地空間，不利于人們對檔案信息的檢索，所以傳統(tǒng)檔案管理方式的效果并不算佳。而現(xiàn)代檔案管理則可有效克服這些困難，在數(shù)字管理平臺下，信息化技術(shù)的應(yīng)用不僅可以長久、有效的保存好檔案資料，徹底解決檔案的儲存難題，減少檔案管理過程中的紕漏，提高檔案管理質(zhì)量。

二、現(xiàn)代檔案管理體系的完善措施分析

需要清楚的是，盡管我國檔案管理已經(jīng)基本上實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，但在個別企業(yè)或單位，部分辦公資料的管理仍然采用著傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，體現(xiàn)出了數(shù)字化檔案管理覆蓋不全的特點(diǎn)。除此之外，數(shù)字平臺內(nèi)部設(shè)施配置不全、現(xiàn)代檔案管理體系不完善等問題仍然影響著檔案管理事業(yè)的發(fā)展，所以在新世紀(jì)下，如果想要進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量，加快數(shù)字化檔案管理水平，就必須從平臺建設(shè)與體系完善兩個方面著手，切實(shí)做好現(xiàn)代檔案管理工作。

要使現(xiàn)代檔案管理體系變得更加健全與完善，就必須從軟件的配置管理和軟件的優(yōu)化使用兩個方面下手，先確保軟件的配置全面，后確保軟件的功能完善、性能優(yōu)越?；跀?shù)字化平臺下的檔案管理，首要應(yīng)該解決的難題應(yīng)該是軟硬件的配置，保證這些相關(guān)的管理軟件能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)形式，成功入庫，將企業(yè)活動中所形成的資料完整的保存下來；其次，數(shù)據(jù)入庫之后，要對入庫的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合管理，以方便日后檢索工作的開展。

三、數(shù)字化管理平臺下現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢

新世紀(jì)以后，檔案管理基本實(shí)現(xiàn)了信息化與數(shù)字化。然而國內(nèi)各企業(yè)、各部門在利用信息化技術(shù)來管理檔案時，往往存在很多問題。在深究問題產(chǎn)生的原因之后，普遍認(rèn)為企事業(yè)單位在開展檔案信息化管理工作時必須要加強(qiáng)對管理設(shè)備、管理方法以及管理技術(shù)的重視，不斷引進(jìn)新的管理技術(shù)、更新管理設(shè)備、優(yōu)化管理體制，促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理的長足發(fā)展。

1、檔案管理手段將繼續(xù)創(chuàng)新，不斷深化

在數(shù)字化、信息化的大趨勢的推動下，檔案管理工作勢必受到重要影響，傳統(tǒng)檔案管理手段將逐漸被業(yè)界摒棄，取而代之的是全程數(shù)字化管理模式，無論是從檔案管理理念到檔案管理辦法，都將隨著信息時代的發(fā)展，步步緊追，在這一探索的過程中，不斷進(jìn)行深化、改革和創(chuàng)新，從而適應(yīng)新的信息環(huán)境。未來的發(fā)展趨勢要求檔案管理工作更為簡便、快捷，確保工作效率和質(zhì)量，因此在檔案編制、統(tǒng)計、調(diào)研等諸多管理環(huán)節(jié)上都將優(yōu)化改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)全自動整合、檢索、統(tǒng)計確保多項(xiàng)檔案管理業(yè)務(wù)間的無縫鏈接，實(shí)現(xiàn)云端推送服務(wù)和覆蓋更為廣泛的網(wǎng)絡(luò)資源共享，這一系列變革，將帶動檔案管理工作又上一個新的臺階。

2、檔案管理辦法將不斷推陳出新

隨著時代的發(fā)展、數(shù)字信息概念的普及，檔案界的學(xué)術(shù)研究也將出現(xiàn)新理論、新思路，加之檔案管理軟件的研發(fā)層出不窮，檔案管理辦法勢必打破傳統(tǒng)一枝獨(dú)秀的局面，呈現(xiàn)百花齊放的態(tài)勢，這種現(xiàn)象有助于業(yè)界人士展開深入的討論，并通過理論聯(lián)系實(shí)際的方法對新產(chǎn)生的檔案管理辦法有更深入的了解，做到取其精華去其糟粕，使之成為經(jīng)得起實(shí)踐檢驗(yàn)、為檔案界所推崇的新型管理辦法。這種良好的局面將不斷循環(huán)演變下去，預(yù)示著我國檔案管理水平走向成熟。

3、檔案管理制度將變得更加規(guī)范、完善

檔案管理體系的構(gòu)建，是一項(xiàng)融合了檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案管理組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、檔案設(shè)置、檔案管理制度確立等多項(xiàng)任務(wù)整合的系統(tǒng)性工作，在未來的發(fā)展過程中，要求檔案管理制度更為規(guī)范、完善，這也是檔案管理工作的核心。檔案管理制度的規(guī)范和完整，能夠?yàn)闄n案管理工作提供可靠的業(yè)務(wù)支撐，縱觀我國目前的檔案管理制度，尚存在一些問題，尤其是在數(shù)字管理平臺的籠罩下，還需要對檔案管理制度進(jìn)行更深層次的規(guī)范和調(diào)整，使其適應(yīng)數(shù)字信息的發(fā)展需求，特別是加強(qiáng)對電子文檔的保存、數(shù)據(jù)交換、技術(shù)鑒定、資源共享等眾多業(yè)務(wù)的規(guī)范，這些均是未來檔案管理制度發(fā)展過程中亟待解決的問題。

企業(yè)檔案管理辦法范文第5篇

中圖分類號：TE09 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

我國的資源稟賦是富煤、貧油、少氣，決定了我國的能源結(jié)構(gòu)極不平衡，因此發(fā)展煤制油和煤化工項(xiàng)目是我國能源儲備戰(zhàn)略的核心內(nèi)容之一。神華集團(tuán)公司踐行的具有自主知識產(chǎn)權(quán)的煤直接液化、間接液化、煤制烯烴等世界領(lǐng)先的核心技術(shù)和規(guī)模最大的工業(yè)化示范裝置，逐步在全國范圍內(nèi)推廣。

由于煤化工建設(shè)項(xiàng)目具有投資大、工期緊、項(xiàng)目復(fù)雜，涉及煤炭、煉化、土木、自備電廠等多行業(yè)、多專業(yè)的特點(diǎn)，每個項(xiàng)目產(chǎn)生的檔案都在2萬卷以上，幾十萬張圖紙，電子文件50萬條之多。為保證工程建設(shè)的順利建設(shè)，嚴(yán)格監(jiān)控文件流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的順利歸檔移交，神華集團(tuán)探索了符合新型煤化工行業(yè)的項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)手冊和項(xiàng)目檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，并在項(xiàng)目建設(shè)中加以應(yīng)用，有效地支撐了神華煤化工項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)管理與運(yùn)營、科技創(chuàng)新、技術(shù)升級和改造工作，也為探索和創(chuàng)新整個行業(yè)項(xiàng)目檔案管理體系，保證煤化工行業(yè)檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有重要的指導(dǎo)作用，并填補(bǔ)了國內(nèi)本行業(yè)的檔案管理空白。

一、項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理的總體特點(diǎn)

根據(jù)國家檔案局《國家重大建設(shè)工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002），參照中石化檔案分類規(guī)定，神華集團(tuán)在多項(xiàng)現(xiàn)代煤化工工程建設(shè)中，探索和總結(jié)出的項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理科研成果，總體有以下特點(diǎn)：

（一）分類標(biāo)準(zhǔn)填補(bǔ)行業(yè)空白

按照“項(xiàng)目階段――文件內(nèi)容/裝置/分裝置――文件內(nèi)容/專業(yè)”分類原則，在國內(nèi)率先編制了“煤制油煤化工基建檔案分類標(biāo)準(zhǔn)”，填補(bǔ)了國內(nèi)新型煤化工行業(yè)基建檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)的空白。

（二）流程化的管理方式

在國內(nèi)率先共繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節(jié)點(diǎn)說明，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各主體“傻瓜式”、“標(biāo)準(zhǔn)化”的操作，填補(bǔ)了國內(nèi)新型煤化工行業(yè)文件流程化控制的空白。

（三）統(tǒng)一文本格式

編制了“煤制油、煤化工項(xiàng)目文件歸檔總目錄”，將項(xiàng)目涉及的《國家標(biāo)準(zhǔn)》《地方標(biāo)準(zhǔn)》《行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》諸多文本、表格格式全面進(jìn)行梳理，將所有文件全部整合到10個《標(biāo)準(zhǔn)》文號中，把項(xiàng)目建設(shè)形成的3500多個（種）歸檔文件統(tǒng)一對應(yīng)到這1000多種標(biāo)準(zhǔn)格式中，做到了歸檔文件的模板化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（四）規(guī)范文件編碼

構(gòu)建了新型煤化工“項(xiàng)目文件編碼標(biāo)準(zhǔn)體系”，實(shí)行文件“獨(dú)立雙編碼”體系，即本項(xiàng)目各施工單位必須執(zhí)行本項(xiàng)目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標(biāo)準(zhǔn)體系的編碼，實(shí)現(xiàn)了文件編號和檔號對應(yīng)。

（五）實(shí)時同步歸檔

通過“項(xiàng)目文件控制管理臺賬”，利用“文件報審節(jié)點(diǎn)追蹤”的方法，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件的同步實(shí)時控制與歸檔。通過記錄每個文件“形成――流轉(zhuǎn)――審定――簽批――傳送――發(fā)放――接收”的時間節(jié)點(diǎn)，保證了流轉(zhuǎn)文件同步進(jìn)行預(yù)歸檔。

（六）電子一體化管理

定制開發(fā)“項(xiàng)目管理系統(tǒng)（PIP）” 中的“項(xiàng)目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統(tǒng)（EDM）”的接口，實(shí)現(xiàn)電子文件“收集――歸檔”一體化。

（七）明確管理界面

理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項(xiàng)目檔案室、工廠檔案室、項(xiàng)目承包商、項(xiàng)目分包商、項(xiàng)目施工單位等之間9種管理界面關(guān)系和業(yè)務(wù)流程。

（八）檔案量化考核

制定“項(xiàng)目文控檔案考核辦法”，以“項(xiàng)目部+項(xiàng)目組+承包商”的模式，對文件控制質(zhì)量、歸檔進(jìn)度等幾十項(xiàng)考核內(nèi)容進(jìn)行分值量化打分，按權(quán)重比例納入項(xiàng)目整體考核體系中，在進(jìn)度付款中予以考核兌現(xiàn)，保證了項(xiàng)目文件歸檔進(jìn)度和質(zhì)量。

二、項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理的主要做法

（一）煤制油、煤化工行業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)體系的建立

從2002年煤制油、煤化工項(xiàng)目研發(fā)、建設(shè)開始，神華集團(tuán)在充分借鑒《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》（國檔發(fā)〔1991〕20號）《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》（國檔發(fā)〔2004〕40號）中石化《石油化工工程建設(shè)交工技術(shù)文件規(guī)定》（SH3503/T-2001）《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，開展了一系列行之有效的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的研究工作。

建立了文件管理體系。從2004年開始，制訂了煤制油、煤化工的《項(xiàng)目前期和工程設(shè)計基礎(chǔ)資料管理規(guī)定》《工程技術(shù)文件出版管理規(guī)定》《商務(wù)文件控制及管理辦法》《采購文件管理規(guī)定》《工程設(shè)計文件管理規(guī)定》《施工交工資料管理歸檔》程序文件等14個文件控制性規(guī)定，逐步形成了煤制油、煤化工的文件控制和檔案管理制度的雛形。并針對項(xiàng)目建設(shè)、企業(yè)管理進(jìn)行了多輪修改，目前已至第三版，以適應(yīng)項(xiàng)目建設(shè)、公司檔案管理的發(fā)展需要。

建立了檔案管理制度體系。2009年根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的具體特點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，制定了煤制油、煤化工的檔案管理制度體系，包括《公司檔案管理辦法》《檔案分類規(guī)則》《基建檔案管理辦法》《文書檔案管理辦法》《電子檔案管理辦法》《檔案考核管理辦法》《項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》《聲像檔案管理辦法》《文件控制管理規(guī)定》《財務(wù)與審計檔案管理辦法》《檔案借閱制度》《檔案庫房管理辦法》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案保密工作制度》《文控檔案工作考核辦法》等制度。

建立新型的煤制油、煤化工行業(yè)檔案分類規(guī)則。在分類方法的選定方面，為保持檔號編制的一致性，在除了基本建設(shè)類和設(shè)備儀器類之外，對于其他大類的二級類目是以文件形成的“年度”來定義，其總體分類方法按照“時間――問題/機(jī)構(gòu)-――保管期限”制定的，強(qiáng)調(diào)了歸檔文件的時效性，以便于歸檔管理和利用。

基本建設(shè)類和設(shè)備儀器類按照：“項(xiàng)目階段――文件內(nèi)容/裝置/分裝置――文件內(nèi)容/專業(yè)”的方式分類。其中，專業(yè)性不強(qiáng)的前期、綜合管理類按照是以“文件內(nèi)容和性質(zhì)”逐級細(xì)分；對于專業(yè)性強(qiáng)的技術(shù)類文件則以“裝置（或單位工程）和專業(yè)”綜合考慮進(jìn)行劃分。

上述的分類原則，就把檔案分為二大部分。其中，對于最為復(fù)雜的基建、設(shè)備檔案，在充分研究分析、權(quán)衡后，將其分為四級類目進(jìn)行劃定；其他大類全部按照三級類目進(jìn)行劃定。這樣，既滿足了實(shí)踐工作中的需要，也保持了總體分類方案的一致性和穩(wěn)定性。在分類表的編制方面：

第一，各級類目基本按照“問題兼顧機(jī)構(gòu)”原則進(jìn)行分類編制，避免類目交叉的情況出現(xiàn)。

第二，由于分類表不可能列舉所有文件內(nèi)容，因此在文件范圍中，描述了文件的基本范圍，并按照序號確定了文件卷內(nèi)的基本順序。如果出現(xiàn)表中非列入內(nèi)容，則可以將文件序號順延即可，見圖1。

第三，為了立卷和利用方便，并結(jié)合分類的一致性，將“基本建設(shè)類”中的“科研項(xiàng)目類”文件劃入科學(xué)研究類中，避免此類文件的分散；將“基本建設(shè)類”中的“涉外類文件”分解到基建類相關(guān)類文件中，如涉外合同劃歸合同類管理文件中。

第四，為了便于使用，結(jié)合分類統(tǒng)一性，將類目編碼設(shè)定為2位數(shù)字（項(xiàng)目代碼為字母，案卷號為3位數(shù)字）；在各大類中的三級類目、四級類目中，每類開始都設(shè)置編碼00為綜合類，便于管理各大類聲像、實(shí)物類檔案。

第五，不考慮保管期限作為文件排列順序的影響因素。文件基本范圍中已經(jīng)對文件基本排列順序劃定，沒有特殊情況不予改變。

第六，設(shè)定案卷在庫房中的排列方式。原則上，基本建設(shè)和科研項(xiàng)目類采用“項(xiàng)目――裝置――文件大類（二級類目）――案卷序號”排列，其他各大類文件按“年度――案卷檔號”排列存放。

第七，對基建檔案類目增加項(xiàng)目代號?？紤]到基建、設(shè)備儀器類檔案中，文件類型往往復(fù)雜且數(shù)量龐大，結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，增加基建檔案類目的項(xiàng)目代號，以便于利用。同時，為減少檔號層次，將項(xiàng)目代碼作為建設(shè)期的臨時性符號處理，不作為檔號的一個正式類目級來考慮定義，加以括號，見圖2 。

（二）流程化的實(shí)時歸檔方式

在國內(nèi)率先繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節(jié)點(diǎn)說明，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各主體“傻瓜式”“標(biāo)準(zhǔn)化”的操作，填補(bǔ)了國內(nèi)新型煤化工行業(yè)文件流程化控制的空白。

通過“項(xiàng)目文件控制管理臺賬”，利用“文件報審節(jié)點(diǎn)追蹤”的方法，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件的同步實(shí)時控制與歸檔。通過記錄每個文件“形成――流轉(zhuǎn)――審定――簽批――傳送――發(fā)放――接收”的時間節(jié)點(diǎn)，保證了流轉(zhuǎn)文件同步進(jìn)行預(yù)歸檔。

對較復(fù)雜的施工文件的歸檔流程管理和要求：

第一，施工管理部負(fù)責(zé)制定施工文件成冊表，并各項(xiàng)記錄的格式文本；各項(xiàng)目組負(fù)責(zé)審查施工文件所使用記錄表格的規(guī)范性、內(nèi)容的真實(shí)性以及簽署是否完備，并根據(jù)施工節(jié)點(diǎn)，及時組織進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，并履行相關(guān)的簽署手續(xù)，確保施工文件的及時歸檔。

第二，各項(xiàng)目組要審查承包商、監(jiān)理單位施工過程照片的歸檔情況。施工文件（含監(jiān)理文件）的形成要按照公司的統(tǒng)一格式，按照施工文件成冊表進(jìn)行組卷，其內(nèi)容包括施工記錄，質(zhì)量驗(yàn)收記錄，檢測、試驗(yàn)報告，消防報驗(yàn)、材料報驗(yàn)、監(jiān)理文件等。

第三，承包商、施工單位要有專人負(fù)責(zé)進(jìn)行文件的統(tǒng)一編號，簽署要完備，字跡材料要符合歸檔要求（如藍(lán)黑、碳素），杜絕不符合歸檔要求的字跡材料（如純藍(lán)、紅色等）。

第四，施工文件的收集、積累要對文件數(shù)量、原件、簽署等有效性進(jìn)行檢查、核對，在施工記錄文件進(jìn)行報驗(yàn)時，要加蓋“原件”章，在報驗(yàn)返回時收集原件。經(jīng)檢查合格后，進(jìn)行接收并做好登記臺賬。

第五，監(jiān)理單位、項(xiàng)目組要及時做好相應(yīng)的報驗(yàn)簽證工作，以確保施工記錄文件流轉(zhuǎn)及時、真實(shí)、有效。

第六，施工記錄文件在完成階段性工程（視工程具體情況完成分項(xiàng)或冬季施工撤場前）并辦理報驗(yàn)簽證后，移交存放在項(xiàng)目檔案室一份原件，如因各項(xiàng)檢查需查閱施工文件時，一律在項(xiàng)目檔案室進(jìn)行查閱；在完成分部工程質(zhì)量驗(yàn)收并辦理報驗(yàn)簽證后，承包商、施工單位要及時進(jìn)行整理、分類、組卷等整編工作，并歸檔在項(xiàng)目檔案室；在裝置中交一個月內(nèi)，完成綜合卷、消防報驗(yàn)、竣工圖的整理、歸檔工作，一并辦理歸檔移交手續(xù)，施工文件歸檔流程圖及文件控制臺賬，見圖3、表1。

（三）統(tǒng)一文本格式

編制了“煤制油、煤化工項(xiàng)目文件歸檔總目錄”，將項(xiàng)目涉及的《國家標(biāo)準(zhǔn)》《地方標(biāo)準(zhǔn)》《行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》諸多文本、表格格式全面進(jìn)行梳理，將所有文件全部整合到10個《標(biāo)準(zhǔn)》文號中，把項(xiàng)目建設(shè)形成的3500多個（種）歸檔文件統(tǒng)一對應(yīng)到這1000多種標(biāo)準(zhǔn)格式中，做到了歸檔文件的模板化和標(biāo)準(zhǔn)化，見表2。

（四）規(guī)范文件編碼

構(gòu)建了新型煤化工“項(xiàng)目文件編碼標(biāo)準(zhǔn)體系”，實(shí)行文件“獨(dú)立雙編碼”體系，即本項(xiàng)目各施工單位必須執(zhí)行本項(xiàng)目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標(biāo)準(zhǔn)體系的編碼，實(shí)現(xiàn)了文件編號和檔號的對應(yīng)。

例如，S1-HQY-QHZZ-L-101，含義是：寰球院（HQY）氣化裝置（QHZZ）土建專業(yè)（S1）第101份工程聯(lián)絡(luò)單（L）。

施工記錄冊代碼：用S1、S2、S3、S4、S5分別代表不同專業(yè)的施工記錄冊（專業(yè)代碼同上綜合冊）。

文件類別：工程聯(lián)絡(luò)單為L；記錄（非報審）為J；設(shè)計變更為B；（設(shè)計變更由設(shè)計院編號；如果設(shè)計院沒有編碼的，執(zhí)行此編碼）。

承包商代碼：不限于三位。

單位工程代碼：土建、安裝單位工程分別為T、A。

子單位工程、分部、子分部工程代碼：根據(jù)實(shí)際情況，用數(shù)字依次排列表示，其中子單位、子分部若無，用0代替。

（五）電子一體化管理

定制開發(fā)“項(xiàng)目管理系統(tǒng)（PIP）” 中的“項(xiàng)目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統(tǒng)（EDM）”的接口，實(shí)現(xiàn)電子文件“收集-歸檔”一體化。見圖4。

（六）明確管理界面

理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項(xiàng)目檔案室、工廠檔案室、項(xiàng)目承包商、項(xiàng)目分包商、項(xiàng)目施工單位等之間9種管理界面關(guān)系和業(yè)務(wù)流程。

（七）量化考核檔案工作

制定“項(xiàng)目文控檔案考核辦法”，以“項(xiàng)目部+項(xiàng)目組+承包商”的模式，對文件控制質(zhì)量、歸檔進(jìn)度等幾十項(xiàng)考核內(nèi)容進(jìn)行分值量化打分考核，按權(quán)重比例納入項(xiàng)目整體考核體系中，在進(jìn)度付款中予以考核兌現(xiàn)，保證了項(xiàng)目文件歸檔進(jìn)度和質(zhì)量。

例如：對承包商監(jiān)理單位的考核打分表格，見表3。

三、項(xiàng)目檔案創(chuàng)新創(chuàng)新管理的實(shí)施效果

神華集團(tuán)的煤制油、煤化工檔案分類標(biāo)準(zhǔn)已在神華直接液化項(xiàng)目、神華包頭煤制烯烴項(xiàng)目、神華829（間接液化項(xiàng)目）項(xiàng)目、神華CCS（二氧化碳捕獲技術(shù)）項(xiàng)目、神華寧煤MTP項(xiàng)目都得到了充分的應(yīng)用，為項(xiàng)目建設(shè)、企業(yè)日常管理工作提供了強(qiáng)有力的支撐作用，為企業(yè)提供了便捷、高效的信息管理平臺。其主要應(yīng)用效果如下：

第一，依靠煤制油煤化工原創(chuàng)性的檔案管理新模式，保證了投資達(dá)300多億的神華鄂爾多斯煤直接液化、包頭煤制烯烴兩個國家級重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案專項(xiàng)分別于2009年和2012年順利通過國家檔案局的驗(yàn)收，并列為檔案管理推廣項(xiàng)目。

第二，2010年，神華煤直接液化項(xiàng)目的檔案管理成果獲得煤炭協(xié)會管理創(chuàng)新二等獎。

第三，2011年，神華829間接液化項(xiàng)目、天然氣制氫項(xiàng)目通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。

第四，投資500億元的神華寧煤MTP項(xiàng)目都得到了充分的應(yīng)用，國家檔案局正式驗(yàn)收并予以肯定。

第五，2012年“30萬噸煤制油工程高濃度二氧化碳捕集與地質(zhì)封存技術(shù)開發(fā)及示范CCS”項(xiàng)目檔案通過驗(yàn)收。

第六，2013年《百萬噸級直接液化項(xiàng)目關(guān)鍵技術(shù)示范項(xiàng)目》通過科技部鑒定。

第七，到2013年，神華煤制油煤化工檔案管理部門為本單位申請的132項(xiàng)專利、在13個國家申請“神華一種煤直接液化技術(shù)”專利金獎和煤炭工業(yè)協(xié)會科學(xué)技術(shù)特等獎，成功提供了檔案利用服務(wù)。

第八，中煤集團(tuán)公司的煤制油煤化工項(xiàng)目也大力應(yīng)用本《手冊》進(jìn)行檔案管理工作。

第九，該項(xiàng)目的應(yīng)用，為本行業(yè)本公司節(jié)省了100多萬的培訓(xùn)費(fèi)用，為項(xiàng)目建設(shè)提供了有力的文件控制和檔案管理保障，為項(xiàng)目順利建設(shè)和生產(chǎn)正常運(yùn)行提供強(qiáng)大的保障。

第十，為國家對項(xiàng)目的審計提供了有力的憑證作用。