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各鎮(zhèn)政府(街道辦事處)、逕口華僑經(jīng)濟(jì)區(qū)管委會(huì)、區(qū)直局以上單位：

為認(rèn)真貫徹實(shí)施《中華人民共和國(guó)檔案法》和《廣東省檔案管理規(guī)定》，進(jìn)一步規(guī)范我區(qū)檔案工作，提高全區(qū)檔案工作的整體水平，我局今年繼續(xù)推行區(qū)直單位檔案年檢制度，并于9月6日至9日對(duì)區(qū)直有關(guān)單位*年度文件材料歸檔工作進(jìn)行檢查?，F(xiàn)將年檢情況通報(bào)如下：

一、基本情況

這次年檢由我局監(jiān)督指導(dǎo)股、檔案管理股以及從外單位市級(jí)檔案評(píng)審員中抽調(diào)人員組成2個(gè)檢查組，先后對(duì)區(qū)直35個(gè)單位進(jìn)行了檢查。年檢內(nèi)容包括*年度文件材料收集、整理情況，檔案的保護(hù)和開發(fā)利用情況等10項(xiàng)內(nèi)容。為強(qiáng)化檔案工作管理，在檢查過程中，我們把年檢與指導(dǎo)有機(jī)地結(jié)合起來。檢查小組嚴(yán)格按照《*年度文件材料歸檔年檢標(biāo)準(zhǔn)》，對(duì)被檢單位檔案的收集、整理、保管和開發(fā)利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查及評(píng)定打分，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)指出，并進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。通過年檢，有效地提高了相關(guān)單位檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理水平。經(jīng)考核評(píng)定，檢查結(jié)果為：年檢合格單位34個(gè)，占總數(shù)的97％，其中優(yōu)秀單位8個(gè)，良好單位8個(gè)；不合格單位1個(gè)，占總數(shù)3％。對(duì)不合格單位已發(fā)出限期整改通知書，并實(shí)行跟蹤落實(shí)，定期復(fù)查。

二、主要成績(jī)

從檢查情況來看，我區(qū)區(qū)直單位年度文件歸檔工作得到較好落實(shí)，檔案管理工作的整體水平與往年相比，無論是文件的規(guī)范整理、軟硬件的投入以及信息化建設(shè)等方面均有了明顯的提高，主要體現(xiàn)在：

(一)領(lǐng)導(dǎo)重視，制度健全。多數(shù)單位的領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)較強(qiáng)，有分管領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)把檔案工作擺上了議事日程，對(duì)檔案管理工作有明確要求，配備了兼職檔案員，健全了檔案管理各項(xiàng)制度，落實(shí)了崗位責(zé)任制。在檢查過程中，許多單位的分管領(lǐng)導(dǎo)十分重視和支持檔案工作，能親自匯報(bào)本單位檔案工作情況并與檢查組人員交流開展檔案工作的做法和經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，大部分單位的檔案人員責(zé)任心較強(qiáng)，如區(qū)紀(jì)委、區(qū)審計(jì)局、區(qū)水利局、區(qū)農(nóng)業(yè)局、區(qū)交通局、區(qū)氣象局、區(qū)電信局等單位的檔案員，在工作任務(wù)較重的情況下，仍堅(jiān)持自己獨(dú)立按質(zhì)完成年度文件材料歸檔工作。

(二)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作水平有較大提高。一是黨政工團(tuán)類文件材料收集較齊全。各被檢單位對(duì)本單位的黨委會(huì)議記錄、年度工作總結(jié)、干部黨員名冊(cè)、本單位制發(fā)的職能文件材料基本上收集齊全、完整。二是歸檔文件整理質(zhì)量較好。各單位能做到歸檔文件分類科學(xué)，整理有序；檔案編號(hào)、裝盒均合理、規(guī)范；卷內(nèi)目錄填寫字跡清晰、美觀，整理質(zhì)量符合規(guī)范要求。三是全面完成文件歸檔改革工作。*年初，我局根據(jù)國(guó)家檔案局制定的《歸檔文件整理規(guī)則》和省、市檔案局關(guān)于文件材料歸檔方法改革的文件精神，在全區(qū)開展文件材料歸檔方法改革。區(qū)直單位經(jīng)過兩年的實(shí)踐，各單位已基本掌握了新的歸檔方法。這次檢查，各被檢單位均全部按新的組卷方法進(jìn)行歸檔(文書部分)。四是檢索工具完備。各單位從檔案的立卷說明到檢索工具都能按標(biāo)準(zhǔn)、按要求完成，做到內(nèi)容豐富，可查性強(qiáng)，使檔案更好地為本單位的各項(xiàng)工作服務(wù)。

(三)檔案保管條件明顯改善。從檢查情況看，除小部分單位受辦公場(chǎng)所限制，確實(shí)無法配備獨(dú)立的檔案室外，大部分單位都想辦法根據(jù)本單位實(shí)際，設(shè)立適用、獨(dú)立的檔案室，配置標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜，落實(shí)檔案室的“八防”措施，使檔案有了較好的保管環(huán)境，尤其是一些辦公樓新建的單位，如區(qū)氣象局等，對(duì)檔案庫(kù)房、保管設(shè)施配備力求與檔案工作發(fā)展同步，確保檔案安全保管。目前，35個(gè)被檢單位中有28個(gè)單位設(shè)立了檔案室，其中室?guī)煸O(shè)施較好的有：區(qū)氣象局、區(qū)審計(jì)局、區(qū)檢察院、區(qū)法院、區(qū)地稅局、區(qū)國(guó)稅局、區(qū)交通局、區(qū)發(fā)展和改革局、區(qū)電信局等。

(四)檔案信息化水平不斷提高。多數(shù)單位領(lǐng)導(dǎo)都十分重視檔案信息化建設(shè)，檔案室配備計(jì)算機(jī)，使用檔案管理軟件輔助檔案管理，進(jìn)行電子文件歸檔等，檔案管理逐步向現(xiàn)代化軌道邁進(jìn)。35個(gè)被檢單位中已有32個(gè)單位使用我區(qū)推廣的“DARMS”檔案管理軟件進(jìn)行檔案管理。其中，區(qū)國(guó)稅局、區(qū)地稅局等單位對(duì)檔案資料進(jìn)行全文數(shù)字化管理，大大地提高了檢索效率。檔案管理軟件的使用，為我區(qū)建立電子目錄數(shù)據(jù)中心打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另外，隨著辦公自動(dòng)化的推廣，電子公文的不斷增加，大部分單位已注意收集本單位工作中形成的各類電子文檔，并采取措施做好備份工作，其中做得較好的單位有區(qū)地稅局、區(qū)交通局、區(qū)氣象局、區(qū)電信局、區(qū)經(jīng)貿(mào)局、區(qū)水利局等。

三、存在問題

在取得成績(jī)的同時(shí)，我們也發(fā)現(xiàn)了在檔案管理上仍存在著一些問題，主要表現(xiàn)在：

(一)檔案工作發(fā)展不平衡。在檢查中，我們發(fā)現(xiàn)區(qū)直單位檔案工作發(fā)展很不平衡。檔案工作好的單位，檔案室建設(shè)比較標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，檔案目標(biāo)管理己實(shí)現(xiàn)省級(jí)以上標(biāo)準(zhǔn)。35個(gè)被檢單位中已有10個(gè)單位實(shí)現(xiàn)檔案目標(biāo)管理。檔案工作較薄弱的單位，還沒有設(shè)置專門檔案室?guī)欤?年文件材料未能及時(shí)整理歸檔，或還有積存文件現(xiàn)象；檔案整理不規(guī)范，各種門類的檔案沒有集中統(tǒng)一管理等等，總的來說檔案工作比較被動(dòng)。

(二)對(duì)聲像資料收集未到位。在檢查中，除部分已實(shí)現(xiàn)檔案目標(biāo)管理的單位外，多數(shù)單位只注重對(duì)文書檔案和部門專業(yè)檔案的收集，對(duì)聲像檔案的重視程度不夠，意識(shí)不強(qiáng)，大多數(shù)聲像材料保存在形成部門或個(gè)人手中，誰拍攝誰保管，或只管拍攝而事后不按檔案的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，更不向檔案部門移交，致使大多數(shù)反映本單位重要活動(dòng)的聲像資料未能完整地保留下來，造成不該有的遺憾和損失。

(三)檔案資源開發(fā)利用工作比較薄弱。檔案是一種信息載體，包含著豐富的信息資源，如何有效地提供利用，為領(lǐng)導(dǎo)決策、工作研究提供依據(jù)是當(dāng)前做好檔案工作的重點(diǎn)之一。這次被檢單位中，僅有部分單位，如區(qū)檢察院、區(qū)發(fā)改局、區(qū)地稅局、區(qū)國(guó)稅局、區(qū)經(jīng)貿(mào)局等編寫了檔案編研資料，如文件匯編、大事記等。而大部分單位只注重檔案的收集、整理、立卷、保管等環(huán)節(jié)，而忽視了對(duì)檔案資源的開發(fā)利用。一些單位雖然編寫了編研材料，但只重在匯編材料，而深層次的加工材料偏少，未能更有效地充分發(fā)揮檔案資源的作用。

(四)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。區(qū)直單位檔案人員普遍存在兼職過多，任務(wù)繁重，從事檔案工作時(shí)間有限的現(xiàn)象。如：部分單位年度歸檔工作是請(qǐng)有關(guān)人員協(xié)助進(jìn)行整理的。雖然，多數(shù)單位的檔案人員都接受過一定的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，但對(duì)一些業(yè)務(wù)知識(shí)認(rèn)識(shí)仍較模糊。具體表現(xiàn)在對(duì)文件保管期限劃分時(shí)存在“一刀切”的現(xiàn)象，沒有真正按照文件的價(jià)值去確定保管期限。還有，在檔案管理中有些地方未注意做好，或有所忽略，如檔案箱柜無標(biāo)簽，檔案?jìng)淇急淼奶顚?、文件原稿使用了紅墨水筆等等。

四、幾點(diǎn)意見

根據(jù)我區(qū)區(qū)直單位檔案工作存在的問題，為進(jìn)一步搞好區(qū)直機(jī)關(guān)檔案工作，提高檔案管理水平，更好地為社會(huì)發(fā)展提供有效服務(wù)，特提出如下幾點(diǎn)意見。

(一)提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入目標(biāo)管理。開展機(jī)關(guān)檔案目標(biāo)管理是提高機(jī)關(guān)檔案工作整體水平的行之有效的方法。未開展這一活動(dòng)的區(qū)直單位必須提高認(rèn)識(shí)，根據(jù)本單位的實(shí)際，積極開展目標(biāo)管理工作，并把它作為提高本單位檔案工作水平的重要手段來抓，制定目標(biāo)，有計(jì)劃、有步驟地組織實(shí)施，實(shí)現(xiàn)檔案工作新的飛躍。

(二)抓好聲像檔案的收集與規(guī)范整理。聲像檔案能將鮮活的現(xiàn)實(shí)原貌保存下來，它較之其他載體材料的檔案更顯現(xiàn)出自己的優(yōu)勢(shì)。各單位應(yīng)結(jié)合工作實(shí)際，制定出聲像檔案的收集制度、歸檔制度，以及聲像檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)人員崗位職責(zé)。檔案人員要直接參與聲像檔案內(nèi)容的拍攝和制作，使聲像檔案工作更加制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)，要注意照片檔案的保存，包括紙質(zhì)和光盤等多種方式保存。

(三)加強(qiáng)檔案開發(fā)利用，建立檔案服務(wù)機(jī)制。開發(fā)利用是檔案工作的立足點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn)。檔案工作人員必須把深化開發(fā)利用檔案信息資源作為一項(xiàng)重要工作來抓，并主動(dòng)、及時(shí)地為利用者提供準(zhǔn)確、有效的檔案信息服務(wù)。各單位檔案人員要切實(shí)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，建立檔案信息開發(fā)制度。要根據(jù)工作實(shí)際，主動(dòng)將檔案利用事例、資料匯編、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編以及各類專題性資料等發(fā)送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及各職能股室提供參考利用。

(四)加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案工作的基礎(chǔ)。各單位要選配好檔案人員，并積極創(chuàng)造條件提高他們的業(yè)務(wù)知識(shí)水平和實(shí)際操作技能，特別是要讓他們具備一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和信息處理能力。檔案人員要相對(duì)穩(wěn)定，并要保證必要的檔案工作時(shí)間。對(duì)檔案數(shù)量較多的大單位，建議應(yīng)配備專職檔案員；兼職檔案員不宜兼職太多，以確保檔案工作質(zhì)量。

檔案年檢是依法治檔的重要手段，也是對(duì)一個(gè)單位檔案管理水平的檢驗(yàn)。我們希望通過年檢工作，不斷增強(qiáng)廣大干部員工依法治檔的觀念，進(jìn)一步加強(qiáng)區(qū)直單位檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷提高檔案管理的工作水平，促使我區(qū)檔案工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的方向邁進(jìn)。