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（緒論第一章）

緒論

一、應(yīng)用寫作的涵義及實(shí)用型文章的特征

人們通常把實(shí)用型文章的寫作稱為應(yīng)用寫作，而實(shí)用型文章是同欣賞型文章相對(duì)而言的，是指為解決實(shí)際問題而撰寫的各類文章，是在社會(huì)生活中有著特定的用途的文章。實(shí)用型文章一般被通稱為應(yīng)用文。

從總體上說，實(shí)用型文章在內(nèi)容和形式方面體現(xiàn)出兩大特征：一是從內(nèi)容方面來看，實(shí)用型文章是為解決某個(gè)具體問題或處理某項(xiàng)具體工作而撰寫的應(yīng)用文，其內(nèi)容同現(xiàn)實(shí)生活密切相關(guān)，是現(xiàn)實(shí)生活內(nèi)容的反映；二是從形式方面來看，實(shí)用型文章大都有著固定的體式，帶有一定的程式化特點(diǎn)。

具體地說，主旨、材料、結(jié)構(gòu)、語言是一切文章的構(gòu)成要素，實(shí)用型文章的特征就分別體現(xiàn)在這四個(gè)方面。

（一）主指單一、集中、明確

主指是文章的中心意思，是作者的意圖、主張或看法在文章中的體現(xiàn)。單一、集中、明確是應(yīng)用文主旨的特點(diǎn)，同時(shí)，也可以說是對(duì)應(yīng)用文主旨的要求。

所謂單一，是說一篇文章只能有一個(gè)中心，只能圍繞著一個(gè)主題把問題說清說透。

所謂集中，是說一篇應(yīng)用文只能有一個(gè)中心，而這個(gè)中心應(yīng)是全文的統(tǒng)帥。

所謂明確，是說文章的中心意思，作者的意圖和主張是什么，要使讀者一看便知。

（二）材料多樣、真實(shí)、有力

材料是構(gòu)成文章內(nèi)容，形成、支撐并表達(dá)主旨的各種事實(shí)與理論。善于從材料出發(fā)，注意讓材料說話，才能言之有據(jù)，言之有物，寫出內(nèi)容充實(shí)、豐富，有較強(qiáng)的說服力的文章。

從材料本身的形態(tài)來看，事實(shí)與理論是材料的兩大類型。如果再作進(jìn)一步劃分，事實(shí)則有事件與情況、實(shí)物與現(xiàn)象等許多種，理論則有方針、政策、規(guī)定及概念、原理、學(xué)說等等。從材料的來源來看，有第一手材料和第二手材料之分。不同類型的材料往往要通過不同的途徑獲取，觀察、實(shí)驗(yàn)和調(diào)查是在實(shí)踐中獲取事實(shí)材料的主要途徑，是得到寶貴的第一手資料的重要渠道；查閱文獻(xiàn)則能夠集中獲取理論材料，第二手材料主要由此或通過調(diào)查得到。

真實(shí)是實(shí)用型文章的生命，而材料的真實(shí)又是使文章具有真實(shí)性的首要條件。

有力是實(shí)用型文章的材料所應(yīng)具備的另一個(gè)特點(diǎn)。有力首先是說材料要能為主旨所統(tǒng)率，而不是游離于主旨之外，或同主旨相悖；其次要求所用材料為主旨的表達(dá)所必需，而不是可有可無。

（三）結(jié)構(gòu)合理、謹(jǐn)嚴(yán)、固定

簡(jiǎn)單地說，結(jié)構(gòu)是文章的內(nèi)容構(gòu)造；安排結(jié)構(gòu)，就是根據(jù)主旨表達(dá)的需要，合理地組織材料。

從根本上說，結(jié)構(gòu)合理就是指結(jié)構(gòu)的安排符合客觀事物的構(gòu)成和發(fā)展規(guī)律。

就其本質(zhì)而言，實(shí)用型文章應(yīng)該是一種邏輯構(gòu)成，而邏輯構(gòu)成則要講求謹(jǐn)嚴(yán)性，而不能流于松散無序。

固定是實(shí)用型文章結(jié)構(gòu)的一個(gè)重要的特點(diǎn)。在長(zhǎng)期的寫作實(shí)踐中，各類實(shí)用型文章大都形成了統(tǒng)一的構(gòu)成格式。

程式化是文藝創(chuàng)造所應(yīng)力避的一種傾向，但卻是應(yīng)用寫作所不能背離的規(guī)律。結(jié)構(gòu)固定，格式規(guī)范，是各類實(shí)用型文章非常重要的一個(gè)特征。

（四）語言準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、平易、莊重

語言是思想的外衣、信息的載體、交際的工具，離開語言，寫作就無法進(jìn)行。

實(shí)用型文章的語言準(zhǔn)確除了是指用詞造句恰當(dāng)、貼切、得體之外，還有其特殊的含義。首先，專業(yè)術(shù)語和行業(yè)用語的大量使用，會(huì)增強(qiáng)應(yīng)用文語言的準(zhǔn)確性，或者說是應(yīng)用文語言具有準(zhǔn)確性的體現(xiàn)。專業(yè)術(shù)語和行業(yè)用語，是指用于特定的學(xué)科、專業(yè)領(lǐng)域或社會(huì)行業(yè)的意義確定的專門性詞語。

任何文章的語言，都應(yīng)當(dāng)具有簡(jiǎn)明性。而在以高效、快速地傳遞信息為任務(wù)，所謂的語言簡(jiǎn)明，就是能用盡可能少的語言材料，把盡可能多的信息明明白白地傳遞給讀者。

平易即平實(shí)自然、曉暢易懂。文章語言的平易首先表現(xiàn)在用語的直白上。

應(yīng)用文特別是用于工作的應(yīng)用文大都應(yīng)當(dāng)帶有一種莊重的風(fēng)格，而語言的莊重正是形成文章的莊重風(fēng)格的最為重要的因素之一。

總之，主旨單一、集中、明確，材料多樣、真實(shí)、有力，結(jié)構(gòu)合理、謹(jǐn)嚴(yán)、固定，語言準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、平易、莊重，是應(yīng)用文所應(yīng)具備的基本特征，也是對(duì)應(yīng)用文寫作的基本要求。

二、提高實(shí)用型文章寫作水平的主要途徑

（一）要研究問題，把握情況

（二）要領(lǐng)會(huì)政策，熟悉規(guī)定

（三）要錘煉思維能力，加強(qiáng)語言修養(yǎng)

（四）要掌握規(guī)律，了解規(guī)定

（五）要善于借鑒，勤于實(shí)踐

第一章行政機(jī)關(guān)公文

一、概述

（一）公文的概念及特點(diǎn)

公文也即公務(wù)文書，對(duì)人們通常所說的公務(wù)文書這個(gè)概念，可有廣義和狹義兩種理解。廣義的公務(wù)文書是指黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及社會(huì)團(tuán)體在公務(wù)活動(dòng)中所用的各類文字材料。概括地說，主要包括兩大類，一類為法定公文，即國家有關(guān)部門正式規(guī)定的公文文種，它又稱通用公文；一類為事務(wù)文書，即機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體為處理工作而普遍使用的法定公文之外的文書，它又稱常用文書。

這里所說的公文是指狹義的公文而言的。狹義的公文即法定公文，主要是指國務(wù)院某年月日的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》列出的十三類公文，即：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。這是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。

概括地說，公文從內(nèi)容到形式至少應(yīng)當(dāng)具備兩大特征：一是從內(nèi)容方面來看，公文的內(nèi)容必須是公務(wù)活動(dòng)內(nèi)容的反映。二是從形式方面來看，公文有著固定的體式。

具體地說，公文主要具有以下特點(diǎn)：

⒈法定性⒉政策性⒊實(shí)用性⒋時(shí)效性⒌規(guī)范性

總之，法定性、政策性、實(shí)用性、時(shí)效性及規(guī)范性是公文的幾個(gè)主要的特點(diǎn)，也是一份合格的公文所必須具備的幾個(gè)條件。

（二）公文的基本功用

⒈頒布法規(guī)，傳達(dá)指示

⒉反映情況，請(qǐng)示工作

⒊聯(lián)系工作，商合公務(wù)

⒋宣傳教育

⒌依據(jù)憑證

總之，頒布法規(guī)、傳達(dá)指示，反映情況、請(qǐng)示工作，聯(lián)系工作、商洽公務(wù)以及宣傳教育、依據(jù)憑證是行政公文的幾項(xiàng)主要功用。

（三）公文的分類

⒈按照行文關(guān)系和行文方向的不同，可將公文分為上行文、平行文和下行文三種。

（）上行文

上行文是指下級(jí)機(jī)關(guān)向所屬上級(jí)機(jī)關(guān)呈送的公文，主要有報(bào)告、請(qǐng)示等。

（）平行文

平行文是指向同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)送交的公文，主要有函等。

（）下行文

下行文是指上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送的公文，主要有命令（令）、決定、通報(bào)、通知、批復(fù)、意見等。

⒉按照緊急程度分類

按照緊急程度的不同，可將公文分為緊急公文和普通公文。緊急公文通常還分特急和急件兩類。

⒊按照有無保密要求及機(jī)密等級(jí)分類

按照有無保密要求的不同，可將公文分為無保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件兩類。按照秘密等級(jí)的不同，還可以將有保密要求的文件分為絕密文件、機(jī)密文件和秘密文件三種。

（）絕密文件（）機(jī)密文件（）秘密文件

⒋按照具體職能分類

按其具體職能的不同，可將公文分為下面幾類。

（）法規(guī)性公文

法規(guī)性公文是用來頒布法律、法令或?qū)τ嘘P(guān)問題作出規(guī)定的公文。

（）指揮性公文

指揮性公文是直接體現(xiàn)上級(jí)機(jī)關(guān)的決策意圖，因而對(duì)有關(guān)事項(xiàng)的處理、有關(guān)工作的進(jìn)行起指令或指導(dǎo)作用的公文。

（）報(bào)請(qǐng)性公文

報(bào)請(qǐng)性公文是下級(jí)機(jī)關(guān)用以向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)、請(qǐng)示工作的公文。

（）知照性公文

知照性公文是用以向有關(guān)方面告知情況、關(guān)照事項(xiàng)的公文。這類公文既有下行文，也有平行文。

（）聯(lián)系性公文

聯(lián)系性公文是各機(jī)關(guān)或各部門之間用來聯(lián)系工作的公文。函是比較典型的聯(lián)系性公文。

（）實(shí)錄性公文

實(shí)錄性公文是指真實(shí)地記錄有關(guān)工作情況的公文。會(huì)議紀(jì)要就是典型的實(shí)錄性公文。

二、公文的體式

公文的體式主要是指公文的構(gòu)成要素、格式及其印裝規(guī)格。

（一）公文的構(gòu)成要素和格式

中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)（）《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三個(gè)部分。在三個(gè)部分中，共含有公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時(shí)間、公文生效標(biāo)識(shí)、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)和印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時(shí)間等項(xiàng)目。

⒈眉首部分

眉道部分又稱文頭部分，通常是由公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人諸要素構(gòu)成的。

（）公文份數(shù)序號(hào)

公文份數(shù)序號(hào)又稱印制編號(hào)，是將同一文稿印制若干份時(shí)，每份公文的順序編號(hào)。有些文件（主要密級(jí)文件）需要一一編上份數(shù)序號(hào)，份數(shù)序號(hào)應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版芯左上角第行。

（）秘密等級(jí)和保密期限

秘密文件要注明密級(jí)，密級(jí)標(biāo)識(shí)有絕密、機(jī)密、秘密三種。

（）緊急程度

在緊急公文的文頭部分要根據(jù)緊急程度分別標(biāo)注特急或急件的字樣。對(duì)有緊急程度標(biāo)識(shí)的公文，要作緊急處理；沒有緊急程度標(biāo)識(shí)的公文，則是可按一般程序和方式處理的普通公文；緊急電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明特提、特急、加急、平急。

（）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)又稱公文版頭，由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加文件組成。

（）發(fā)文字號(hào)

發(fā)文字號(hào)簡(jiǎn)稱文號(hào)，又稱公文編號(hào)，是發(fā)文機(jī)關(guān)同一年度公文排列的順序號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。

（）簽發(fā)人

在上行文也就是報(bào)送上級(jí)機(jī)關(guān)的公文中，要標(biāo)識(shí)簽發(fā)或會(huì)簽公文的機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。

⒉主體部分

主體部分又稱行文部分，這一部分通常是由公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件說明、成文日期、公文生效標(biāo)識(shí)、附注等項(xiàng)目構(gòu)成的。

（）標(biāo)題

公文的標(biāo)題要能準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地揭示公文的主要內(nèi)容，并能透視文種，一般還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文事由和公文種類是構(gòu)成公文種類是構(gòu)成公文標(biāo)題的三個(gè)基本要素，按照這三個(gè)要素是否完全具備及組合情況的不同，可將公文標(biāo)題劃分為四種形式：

第一種是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文事由和公文種類三個(gè)要素全部具備的公文標(biāo)題。

第二種是由事由和公文種類兩個(gè)要素構(gòu)成的公文標(biāo)題。

第三種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和公文種類兩個(gè)要素構(gòu)成的公文標(biāo)題。

第四種是只標(biāo)明文種的公文標(biāo)題。

公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱等可加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

（）主送機(jī)關(guān)

主送機(jī)關(guān)是負(fù)有公文處理責(zé)任的受文機(jī)關(guān)，是公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

上行文一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如果還有其他機(jī)關(guān)需要掌握有關(guān)情況，應(yīng)以抄報(bào)的形式發(fā)送公文。下行文有專發(fā)性的和普發(fā)性的兩種，專發(fā)性的公文是專門向某一個(gè)機(jī)關(guān)下發(fā)的公文，這種公文的主送機(jī)關(guān)只能有一個(gè)；普發(fā)性的公文是指內(nèi)容的涉及面較廣，因而需向多個(gè)機(jī)關(guān)下發(fā)的公文，這種公文的主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)。

（）正文

在一份比較復(fù)雜的公文中，正文一般包括開頭、主體、結(jié)尾三個(gè)部分。

（）開頭

公文正文的開頭方式有許多種，常見的有：

目的式。常用表示目的的介詞為、為了等領(lǐng)起下文。根據(jù)式。常用介詞根據(jù)、遵照、按照、依照等領(lǐng)起下文。緣由式。緣由式也叫原因式，即通過情況的介紹、問題的提出或意義的明確，使受文者了解行文的緣由，從而引起受文者對(duì)文件內(nèi)容的重視。

（）主體

正文的主體部分可以說是核心中的核心，因?yàn)楣牡闹饕马?xiàng)要寫入這一部分，或者說公文的基本內(nèi)容是在這一部分中被表述的。內(nèi)容充實(shí)，中心突出，表意明確，條理清楚，是對(duì)所有公文的主體部分的寫作要求。

（）結(jié)毛

公文正文結(jié)尾的寫法也是不盡相同的，其中以下幾種結(jié)尾方式用得較多：

歸結(jié)式。說明式。申明式。祈請(qǐng)式。期望式。

（）附件說明

附件是附在主件之后，對(duì)文件內(nèi)容起說明和補(bǔ)充作用的文字材料，主要包括隨文轉(zhuǎn)發(fā)、報(bào)送的文件，隨文頒發(fā)的規(guī)章、制度，以及文件中的報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、人員名單等。

（）成文日期

公文上標(biāo)注的成文日期應(yīng)以機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

（）公文生效標(biāo)識(shí)

公文除會(huì)議紀(jì)要和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，都應(yīng)當(dāng)加蓋紅色印章。加蓋印章是公文最后生效的標(biāo)志，對(duì)沒有加蓋印章的公文，人們一般是不予承認(rèn)的，漏蓋印章或把印章蓋得模糊不清，都不合乎制文要求。聯(lián)合上報(bào)的公文，應(yīng)由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。

（）附注

附注是用以說明在公文的其他部分不便說明的各種事項(xiàng)的項(xiàng)目，一般是對(duì)有關(guān)文件的傳達(dá)范圍、使用方法的規(guī)定及對(duì)名詞術(shù)語的解釋等。

⒊版記部分

版記部分又稱文尾部分，通常是由主題詞、抄送機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間等項(xiàng)目構(gòu)成的。

（）主題詞

主題詞是標(biāo)示公文的內(nèi)容特征和歸屬類別的關(guān)鍵性詞語。

標(biāo)注主題詞必須講求層次，要根據(jù)主題詞本身的涵義由小到大或由大到小、由內(nèi)容到形式地有次序地將其排列出來；一份公文的主題詞一般不能超過個(gè)。上報(bào)的文件，應(yīng)當(dāng)按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。

（）抄送機(jī)關(guān)名稱

抄送機(jī)關(guān)是指主送機(jī)關(guān)之外需要執(zhí)行或了解公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用該機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

（）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間

公文的印制工作一般由發(fā)文機(jī)關(guān)的具體辦公部門承擔(dān)。

印發(fā)時(shí)間不同于發(fā)文時(shí)間，這是指公文開印的具體時(shí)間。

（）反線

版記中各要素之下均應(yīng)加上一條反線，寬度同版心。

以上所列的公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文時(shí)間、公文生效標(biāo)識(shí)、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)和印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時(shí)間等項(xiàng)目，是現(xiàn)行公文的全部構(gòu)成要素。

公文用紙的規(guī)格

公文用紙要采用國際標(biāo)準(zhǔn)型紙，其成品幅面尺寸為×（長(zhǎng)×寬）。

公文用紙的頁邊（留空處）與版心的具體尺寸為：

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：

公文用紙訂口（左白邊）為：

三、公文寫作的基本要求

（一）要熟悉黨和國家的方針政策及有關(guān)法規(guī)、規(guī)定

（二）要了解實(shí)際情況

（三）要遵循各項(xiàng)行廣規(guī)則

⒈文種的選用要正確。文種的選用，主要應(yīng)當(dāng)考慮兩個(gè)因素：一是行文關(guān)系，二是發(fā)文目的和公文內(nèi)容。

⒉行文關(guān)系的確定要妥當(dāng)

按照行文制度，公文的行文關(guān)系有上行、下行和平行三種，公文也相應(yīng)地分為上行文、下行文和平行文三類。具體地說，妥善處理行文關(guān)系，主要應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：行文關(guān)系要根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告；政府各部門根據(jù)部門職權(quán)可以互相行文和向下一級(jí)政府的有關(guān)業(yè)務(wù)部門行文，除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文；同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門、上級(jí)政府部門與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文，政府與同級(jí)黨委、軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文，政府部門與相應(yīng)的黨組織、軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文，政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意；屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理；部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得擅自向下行文。請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)；除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送請(qǐng)示、意見和報(bào)告；受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。

⒊制發(fā)程序的安排要合理

公文的制發(fā)也即發(fā)文辦理，是指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，主要包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

（）擬稿

擬稿是指公文文稿的草擬。凡屬重要公文，應(yīng)由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人親自草擬文稿；一般性公文，可由秘書部門或業(yè)務(wù)部門擬稿。

（）審核

文稿在送交負(fù)責(zé)人簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)由辦公廳（室）進(jìn)行審核。

（）簽發(fā)

簽發(fā)是發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人經(jīng)過審核，在同意發(fā)出的文稿上簽字的步驟。

（）復(fù)核

公文正式印制前，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

（）繕印

繕印是指文件的印制和校對(duì)。

（）用印

在繕印完畢的文件上加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章后，文件便可正式生效。

（）登記、分發(fā)

文書檔案管理部門應(yīng)對(duì)所發(fā)公文的文號(hào)、標(biāo)題、簽發(fā)人、擬稿部門、密級(jí)、緊急時(shí)限、收文單位、件數(shù)、發(fā)出日期等內(nèi)容進(jìn)行登記，然后將公文原稿及二至三份公文正本立卷收存。

四、公文寫法示例

（一）命令（令）

⒈命令（令）的用途

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：命令（令）適用于依照有關(guān)法律行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。

根據(jù)我國法律，全國人大常務(wù)委員會(huì)及其委員長(zhǎng)，國務(wù)院及其總理，各地方人民政府及其首長(zhǎng)，可以命令（令）；國務(wù)院各部部長(zhǎng)也可以命令（令）。

命令（令）屬于最為典型的下行文，是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)的一種帶有強(qiáng)制執(zhí)行性質(zhì)的指揮性公文。命令（令）的最大特點(diǎn)是具有強(qiáng)制性，在所有的公文文中，命令的權(quán)威性和約束力最強(qiáng)。

命令（令）主要包括令、行政令和嘉獎(jiǎng)令等幾種。

（）令

令，是用以各種法規(guī)或規(guī)章的命令。

（）行政令

行政令是國務(wù)院及其部門、縣以上人民政府宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施時(shí)使用的文種。

（）嘉獎(jiǎng)令

這是宣布獎(jiǎng)勵(lì)事宜時(shí)使用的公文。

⒊寫作命令（令）的注意事項(xiàng)

第一，內(nèi)容要符合有關(guān)法律和政策。

第二，態(tài)度要鮮明。

第三，文字要簡(jiǎn)練，結(jié)構(gòu)要嚴(yán)謹(jǐn)，中心要突出，語氣要肯定。

第四，發(fā)文機(jī)關(guān)要合乎要求。

（二）決定

⒈決定的用途

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

決定是一種重要的指揮性和約束性公文。

⒉決定的寫法

按其具體用途和內(nèi)容的不同，可將決定大至劃分為兩類：一類是對(duì)重要事項(xiàng)作出安排的決定，一類是對(duì)重大行動(dòng)作出安排的決定。

（）對(duì)重要事項(xiàng)作出安排的決定

（）對(duì)重大行動(dòng)作出安排的決定

⒊寫作決定的注意事項(xiàng)

第一，要作好調(diào)查研究。

第二，要做到觀點(diǎn)鮮明。

（三）公告

⒈公告的用途

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。

公告通常在以國家的名義，向國內(nèi)外宣布重大事件、重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)時(shí)使用。

另外，還有一種同公告有一定的相通之處的文種，即公報(bào)?！吨袊伯a(chǎn)黨機(jī)關(guān)文件處理?xiàng)l例》將公報(bào)列為黨的機(jī)關(guān)的正式的文件文種，公告和公報(bào)都可以用于向國內(nèi)外公開宣布重要事件或重大事項(xiàng)，兩者的主要區(qū)別就在于：公告往往帶有消息的特點(diǎn)，內(nèi)容單一，字?jǐn)?shù)不多；公報(bào)內(nèi)容具體，字?jǐn)?shù)較多，如會(huì)議公報(bào)、統(tǒng)計(jì)數(shù)字公報(bào)、外交會(huì)談公報(bào)等。

（四）通告

⒈通知的用途

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：通告適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

⒉通告的寫法

通告的標(biāo)題有多種寫法。第一種是發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種凡個(gè)要素俱全的標(biāo)題；第二種是由發(fā)文機(jī)關(guān)和文種名稱兩個(gè)要素構(gòu)成的標(biāo)題；第三種是省略發(fā)文機(jī)關(guān)，由事由和文種兩個(gè)要素構(gòu)成的標(biāo)題；第四種是只寫公文名稱，也就是只有通告二字的標(biāo)題。

通知的正文一般包括通告的目的或根據(jù)、通告事項(xiàng)及結(jié)語三個(gè)方面的內(nèi)容。

⒊寫作公告、通告的注意事項(xiàng)

第一，要寫得通俗。

第二，要寫得具體。

第三，要寫得清楚。

（五）通知

⒈通知的用途

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者擴(kuò)行的事項(xiàng)，任免人員。

⒉通知的寫法

按其內(nèi)容和功用的不同，可將通知分為批示性通知、指示性通知、告知性通知和任免通知等幾種。

（）批示性通知

批示性通知有三種：一為頒發(fā)型通知，二為轉(zhuǎn)發(fā)型通知，三為批轉(zhuǎn)型通知。

頒發(fā)型通知是指用來行政法規(guī)和規(guī)章或印發(fā)有關(guān)文件的通知。

轉(zhuǎn)發(fā)型通知是指用來轉(zhuǎn)發(fā)上機(jī)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文的通知。

批轉(zhuǎn)型通知是批示轉(zhuǎn)發(fā)下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的公文的通知，其定法與轉(zhuǎn)發(fā)型通知基本相同。

（）指示性通知

（）告知性通知

（）任免性通知

（六）通報(bào)

⒈通報(bào)的用途和種類

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批語錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

通報(bào)應(yīng)為知照類公文。一般來說，通報(bào)主要用來反映情況，告知事項(xiàng)。

根據(jù)通報(bào)的具體用途的不同，可將通報(bào)分為三類：第一類是表彰先進(jìn)的表彰性通報(bào)；第二類是批評(píng)錯(cuò)誤的批評(píng)性通報(bào)，第三類是傳達(dá)重要精神或情況的傳達(dá)性通報(bào)。人們平時(shí)所說的通報(bào)表揚(yáng)、通報(bào)批評(píng)和通報(bào)情況，就是對(duì)三類通報(bào)的用途的概括。

⒉通報(bào)的特點(diǎn)

第一，嚴(yán)肅性。

第二，教育性。

第三，典型性。

第四，時(shí)間性。

（七）議案

⒈議案的用途

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：議案適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

年月的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理方法》，尚未將議案列為國家行政機(jī)關(guān)公文文種。年月修訂、的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，將議案正式列為國家行政機(jī)關(guān)公文文種。

⒉寫作議案的注意事項(xiàng)

第一，要依照國有法律規(guī)定的職權(quán)范圍行文。

第二，要言之有理。

（八）報(bào)告

⒈報(bào)告的用途

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理方法》規(guī)定：報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。

報(bào)告是下級(jí)機(jī)關(guān)呈送上級(jí)機(jī)關(guān)的上行文文種，中下級(jí)機(jī)關(guān)特別是基層單位和部門常會(huì)用到這一文種。

⒉報(bào)告的種類

首先，按其性質(zhì)的不同劃分，可將屬于行政公文范疇的報(bào)告分為：

（）綜合報(bào)告

為使上級(jí)機(jī)關(guān)全面了解工作狀況或有關(guān)情況而制發(fā)的報(bào)告，就是綜合報(bào)告。

（）專題報(bào)告

專門反映某一事項(xiàng)或某一方面的工作情況的報(bào)告，是專題報(bào)告。

其次，按其行文的直接目的的不同，可將報(bào)告為：

（）呈報(bào)性報(bào)告

呈報(bào)性報(bào)告是單純向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，而不要求轉(zhuǎn)發(fā)的報(bào)告。

（）呈轉(zhuǎn)性報(bào)告

呈轉(zhuǎn)性報(bào)告是指針對(duì)涉及面廣，特別是涉及其他平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的工作的問題，提出處理意見或建議，請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)審閱并批轉(zhuǎn)有關(guān)機(jī)關(guān)的報(bào)告。

（九）請(qǐng)示

⒈請(qǐng)示的用途

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理方法》規(guī)定：請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

⒉請(qǐng)示的寫法

按照請(qǐng)示內(nèi)容和請(qǐng)示目的的不同，可將請(qǐng)示分為請(qǐng)求指示的請(qǐng)示和請(qǐng)示批準(zhǔn)的請(qǐng)示兩類。

⒊寫作請(qǐng)示的注意事項(xiàng)

第一，要正確選用文種。

第二，要做到一文事。

第三，要避免多頭請(qǐng)示。

第四，要避免趙級(jí)請(qǐng)示。

⒋報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別

報(bào)告與請(qǐng)示雖然都是上行文，但二者的區(qū)別還是很明顯的，主要體現(xiàn)為：

第一，具體功用不同。

第二，內(nèi)容含量不同。

第三，行文時(shí)機(jī)不同。

（十）批復(fù)

⒈批復(fù)的用途

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理方法》規(guī)定：批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。

⒉批復(fù)回復(fù)函的區(qū)別

復(fù)函即答復(fù)性函，是專為答復(fù)問題而制發(fā)的函。批復(fù)同復(fù)函雖然都屬于回復(fù)性公文，但畢竟是完全不同的兩個(gè)文種。二者的區(qū)別體現(xiàn)在許多方面，以下兩點(diǎn)是較為突出的區(qū)別：

（）行文方向有所不同。

（）重要程度有所不同。

⒊寫作批復(fù)的注意事項(xiàng)

第一，要態(tài)度鮮明。

第二，要全面周詳。

第三，要迅速及時(shí)。

（十一）意見

⒈意見的用途

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理方法》規(guī)定：意見適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。

意見被列為正式的公文文種，始于某年月日、某年月日起施行的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理方法》。此前，意見一般被作為規(guī)章制度的一種列入事務(wù)文書。

⒉意見的寫法

意見的標(biāo)題常見的形式有兩種，一種是發(fā)文機(jī)關(guān)事由文種，另一種是事由文種，如后面的例文。

⒊寫作意見的注意事項(xiàng)

（）看法要明確。

（）辦法要具體。

（十二）函

⒈函的用途

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理方法》規(guī)定：函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

⒉函的分類

以往人們一般將屬于公文文種的函分為公函和便函兩種。

按行文方向的不同劃分，可將函分為去函和復(fù)函。去函，是指本機(jī)關(guān)為詢問事項(xiàng)或請(qǐng)求批準(zhǔn)而主動(dòng)制的函；復(fù)函，是指為答復(fù)受文機(jī)關(guān)所提出的問題或回復(fù)批準(zhǔn)事項(xiàng)而被動(dòng)制發(fā)的函。

按內(nèi)容的不同劃分，可將函分為知照函、催辦函、邀請(qǐng)函等等。目前，經(jīng)常使用的函有四種，即商洽性函、詢問性函、答復(fù)性函和請(qǐng)示性函。

⒊寫作函的注意事項(xiàng)

第一，文種的選用要正確。

第二，內(nèi)容要簡(jiǎn)潔。

第三，措辭要得體。

（十三）會(huì)議紀(jì)要

⒈會(huì)議紀(jì)要的用途

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理方法》規(guī)定：會(huì)議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

⒉會(huì)議紀(jì)要的種類

按其內(nèi)容和功用的不同劃分，可將常見的會(huì)議紀(jì)要分為以下三類：

（）指示性會(huì)議紀(jì)要

（）通報(bào)性會(huì)議紀(jì)要

（）消息性會(huì)議紀(jì)要

按照會(huì)議性質(zhì)的不同劃分，可將會(huì)議紀(jì)要分為以下兩類：

（）日常行政工作會(huì)議紀(jì)要

（）大型專題工作會(huì)議紀(jì)要

⒊寫作會(huì)議紀(jì)要的注意事項(xiàng)

會(huì)議紀(jì)要具有兩大特點(diǎn)：一是紀(jì)實(shí)性，二是提要性。為使這兩大特點(diǎn)得到充分體現(xiàn)，撰寫會(huì)議紀(jì)要，必須依循以下要求。

第一，要作好會(huì)議記錄。

第二，要突出會(huì)議要點(diǎn)。

第三，要善于整理會(huì)議意見。