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1997、1998年皇上皇先后榮獲了“廣州市名牌產(chǎn)品”及“廣東省名牌產(chǎn)品”稱號(hào),并創(chuàng)下廣東省優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品行業(yè)評(píng)比第一名的佳績(jī)。同時(shí),他們還連年獲得市技術(shù)監(jiān)督局頒發(fā)“信得過”產(chǎn)品證書、“廣州市質(zhì)量效益型先進(jìn)企業(yè)”;中國(guó)食品協(xié)會(huì)頒發(fā)的“全國(guó)食品行業(yè)名牌產(chǎn)品”稱號(hào)、“全國(guó)食品工業(yè)科技術(shù)進(jìn)步優(yōu)秀企業(yè)獎(jiǎng)”;還有國(guó)家國(guó)內(nèi)貿(mào)易部頒發(fā)的“全國(guó)商辦工業(yè)重點(diǎn)支持和發(fā)展品牌”等榮譽(yù),并通過了ISO9001———2000版國(guó)際質(zhì)量體系認(rèn)證。

在廣州食品企業(yè)集團(tuán)有限公司的支持下,皇上皇肉食制品廠擴(kuò)建了磨碟沙新廠,除保持具有技術(shù)專利的“復(fù)合式太陽能焙房”設(shè)施外,還引進(jìn)了先進(jìn)的配套設(shè)備,生產(chǎn)流程布局合理,機(jī)械化程度高,為皇上皇規(guī)摸生產(chǎn)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

然而,隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,市場(chǎng)份額的不斷提高,皇上皇的管理運(yùn)行效率卻跟不上企業(yè)發(fā)展的要求。手工管理的諸多弊端在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)過程中越來越凸現(xiàn)。采購(gòu)、生產(chǎn)、物流、銷售、財(cái)務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)的銜接運(yùn)行速度漸漸出現(xiàn)滯后,對(duì)企業(yè)發(fā)展的阻礙也越來越大。

隨著公司業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)展,手工管理的弊端越來越多地出現(xiàn)在企業(yè)管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)中,部門間的協(xié)調(diào)、信息的共享等問題已經(jīng)成為企業(yè)管理的一大瓶頸。面對(duì)這一情景,企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者們意識(shí)到,手工管理已經(jīng)難以支撐和適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求,企業(yè)管理的變革已刻不容緩。

手工管理病痛多多

從“前店后廠”的作坊式經(jīng)營(yíng)模式發(fā)展而來的皇上皇,一直以來都是采用手工方式進(jìn)行管理的。為了提高企業(yè)的管理效率,近年來,公司也先后采購(gòu)了一些計(jì)算機(jī)設(shè)備和管理軟件,對(duì)財(cái)務(wù)部、供銷部、包裝車間等部門進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理代替手工管理的改造。但庫(kù)房、臘制車間等大多數(shù)部門仍然采用的是手工管理方式。即便是采用了計(jì)算機(jī)管理的部門,也并沒有完全實(shí)現(xiàn)微機(jī)管理。

例如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)一部分是由電腦統(tǒng)計(jì),另一部分則是通過手工報(bào)表的方式傳遞上來的,由財(cái)務(wù)部門重新錄入電腦。這些數(shù)據(jù)已經(jīng)經(jīng)過了幾道工序,準(zhǔn)確度大為降低,經(jīng)常需要進(jìn)行人工調(diào)賬。而且,財(cái)務(wù)、供銷、生產(chǎn)各個(gè)部門之間的計(jì)算機(jī)不能共享,各人做各人的賬,既無法相互制約,更談不上嚴(yán)格控制。

由于各系統(tǒng)之間相互獨(dú)立,統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)也不能及時(shí)匯總,銷售和總賬通常是一周匯總一次銷售統(tǒng)計(jì)表,然后再在總賬模塊重新錄入憑證。庫(kù)存管理也是將所有出入庫(kù)單據(jù)一周匯總一次,然后由財(cái)務(wù)人員在總賬模塊重新錄入憑證。這樣一來不僅談不上數(shù)據(jù)的時(shí)效性、準(zhǔn)確性,財(cái)務(wù)人員的工作量還大大增加了。但相比手工操作而言,這些問題還只是小巫見大巫。

就拿銷售部來說,業(yè)務(wù)越做越大,應(yīng)收賬款也越來越多,但針對(duì)每個(gè)業(yè)務(wù)員或每個(gè)客戶的銷售情況和信用額度的控制都是通過手工賬進(jìn)行管理的,只能等到財(cái)務(wù)部門的報(bào)表出現(xiàn)才能知道。而該收的貨款卻無法及時(shí)收回,形成企業(yè)的流動(dòng)資金未能良性循環(huán)。

手工管理的效率問題還不僅僅體現(xiàn)在銷售部,在財(cái)務(wù)部也存在著同樣的情況。在財(cái)務(wù)部進(jìn)行成本核算的過程中,由于存貨產(chǎn)品種類多,三個(gè)人花上五六天時(shí)間,加班加點(diǎn)才能算出存貨大類(半成品)成本,但無法知道包裝之后的最低級(jí)存貨(產(chǎn)成品)的成本,只能再通過手工進(jìn)行加減之后才知道最終包裝之后的成本。此類工作不僅大大增加了財(cái)務(wù)人員的工作量,而且由于是人工處理,數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也存在相當(dāng)大的問題。

隨著公司業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)展,手工管理的弊端越來越多地出現(xiàn)在企業(yè)管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)中,部門間的協(xié)調(diào)、信息的共享等問題已經(jīng)成為企業(yè)管理的一大瓶頸。面對(duì)這一情景,企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者們意識(shí)到,手工管理已經(jīng)難以支撐和適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求,企業(yè)管理的變革已刻不容緩。但朝什么方向變?通過什么變?變成什么樣子?一時(shí)間,這一系列的問題成為縈繞在皇上皇領(lǐng)導(dǎo)者們頭腦中的一團(tuán)麻。

皇上皇肉食制品廠領(lǐng)導(dǎo)層經(jīng)研究決定成立信息化小組,對(duì)企業(yè)的管理系統(tǒng)進(jìn)行全面升級(jí),實(shí)施erp工程,目標(biāo)是:通過ERP系統(tǒng)建設(shè),全面實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理信息化。

對(duì)企業(yè)管理動(dòng)“手術(shù)”

在現(xiàn)代企業(yè)的管理中,成本和效率的高低在很大程度上直接關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)的成敗。尤其在一些國(guó)營(yíng)企業(yè)中,高成本生產(chǎn)和低效率運(yùn)營(yíng)已經(jīng)成為一種普遍問題,這些問題的沉積,常常成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)不善,乃至虧損、破產(chǎn)的重要內(nèi)因。但對(duì)于皇上皇來說,管理手段落后固然是管理效率降低的重要原因,但管理體制粗放也是導(dǎo)致成本難以控制因素之一,但最根本的還在于傳統(tǒng)的管理模式和管理思想已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的需求。

皇上皇的領(lǐng)導(dǎo)們清楚地知道:治病要治本、渠塞水不通的道理。從企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來看,皇上皇管理流程和管理渠道不暢才是企業(yè)管理的最大隱患。因此,要想從根本上解決問題,就必須對(duì)企業(yè)的整個(gè)運(yùn)營(yíng)機(jī)制進(jìn)行一次全面、徹底的大“手術(shù)”,來一次大“換血”,而ERP就是這次“手術(shù)”的“手術(shù)刀”。

2001年,皇上皇肉食制品廠領(lǐng)導(dǎo)層經(jīng)研究決定成立信息化小組,對(duì)企業(yè)的管理系統(tǒng)進(jìn)行全面升級(jí),實(shí)施ERP工程,目標(biāo)是:通過ERP系統(tǒng)建設(shè),全面實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理信息化。

然而,從手工管理到計(jì)算機(jī)管理,不僅僅是一個(gè)操作方式的變化;更重要的是,要對(duì)企業(yè)的傳統(tǒng)管理思想和管理模式進(jìn)行洗骨伐髓般的重新梳理。通過對(duì)管理流程的再造,使之更加規(guī)范、順暢;通過對(duì)管理手段的提升,使之更加先進(jìn)、高效。這無異于一次企業(yè)流程重組,一次改革。

既然是改革,就必然會(huì)有阻力,會(huì)有風(fēng)險(xiǎn),也就需要有人出來“扛擔(dān)子”、“頂帽子”;需要有人帶領(lǐng)大家克服重重困難,不斷向前。碰到阻力,需要領(lǐng)導(dǎo)的全力支持。遇到風(fēng)險(xiǎn),需要領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)化解。也正因?yàn)槿绱?ERP工程才會(huì)被人稱為“一把手工程”。

為此,廠領(lǐng)導(dǎo)班子決定由負(fù)責(zé)生產(chǎn)的劉副廠長(zhǎng)親自掛帥,負(fù)責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào);同時(shí),從各部門抽調(diào)精干力量組成項(xiàng)目組,負(fù)責(zé)具體項(xiàng)目的規(guī)劃和實(shí)施工作。2002年,皇上皇與國(guó)內(nèi)最大的ERP軟件提供商用友公司正式簽署了合作協(xié)議,由此拉開了ERP系統(tǒng)建設(shè)的序幕。

沿襲了幾十年的管理模式和管理方式說變就變,不少人一下子還反應(yīng)不過來。針對(duì)這個(gè)問題,廠領(lǐng)導(dǎo)層態(tài)度鮮明:ERP系統(tǒng)一定要上。在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)上,廠長(zhǎng)陳斌表示,不僅項(xiàng)目組成員要有心理準(zhǔn)備,皇上皇全體員工也都一定要具備改變?cè)辛?xí)慣的決心,就是加班加點(diǎn)也要保證項(xiàng)目的成功。領(lǐng)導(dǎo)們的決心和態(tài)度對(duì)于轉(zhuǎn)變觀念、統(tǒng)一思想起到了重要的作用。

先“動(dòng)”腦再“動(dòng)”手

一個(gè)人的生活習(xí)慣要想改變是很難的。同樣,要想改變一個(gè)人的工作習(xí)慣也是很難的。而對(duì)于企業(yè)來講就更是如此。

沿襲了幾十年的管理模式和管理方式說變就變,不少人一下子還反應(yīng)不過來。有的人擔(dān)心自己學(xué)不會(huì)。有的人擔(dān)心自己的權(quán)利被削弱。而更多多年來一直習(xí)慣于手工操作的員工則提出:“電腦操作這么麻煩!我還不如用手工?！奔词故且酝眠^DOS版系統(tǒng)的員工,由于DOS版系統(tǒng)與在Windows操作系統(tǒng)下作業(yè)用友ERP-U8系統(tǒng)管理模式完全不同;操作習(xí)慣也不完全一樣,也紛紛對(duì)新系統(tǒng)的實(shí)用性和易用性提出質(zhì)疑。

針對(duì)這個(gè)問題,廠領(lǐng)導(dǎo)層態(tài)度鮮明:ERP系統(tǒng)一定要上。在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)上,廠長(zhǎng)陳斌表示,不僅項(xiàng)目組成員要有心理準(zhǔn)備,皇上皇全體員工也都一定要具備改變?cè)辛?xí)慣的決心,就是加班加點(diǎn)也要保證項(xiàng)目的成功。領(lǐng)導(dǎo)們的決心和態(tài)度對(duì)于轉(zhuǎn)變觀念、統(tǒng)一思想起到了重要的作用。有了這個(gè)思想,也就為后面的工作開展掃平了道路。

不僅如此,為了確保項(xiàng)目的順利進(jìn)行,廠領(lǐng)導(dǎo)還對(duì)項(xiàng)目組的人員安排給予了充分的保證。一套管理系統(tǒng)的成功實(shí)施來源于項(xiàng)目組人員的保證。這其中有很多工作要做,比如模擬數(shù)據(jù)的測(cè)試,業(yè)務(wù)流程的制定,分廠和皇上皇分店的操作人員的培訓(xùn)等等工作都要由項(xiàng)目組人員去貫徹執(zhí)行,為此公司配備了專門的項(xiàng)目組成員,并且作了具體分工。

項(xiàng)目經(jīng)理具有調(diào)配所有資源的權(quán)力,能夠決定績(jī)效同獎(jiǎng)金掛勾及公司一些流程的重組。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)決定整個(gè)實(shí)施方案。系統(tǒng)管理員一定要具備簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)知識(shí),負(fù)責(zé)整個(gè)網(wǎng)絡(luò)和硬件的管理。其他項(xiàng)目組成員專門管理系統(tǒng)的整個(gè)操作,包括培訓(xùn)和指導(dǎo)各個(gè)部門、車間及一廠、皇上皇店的具體操作人員?？紤]到項(xiàng)目實(shí)施需要花費(fèi)很多時(shí)間和精力,為充分保證項(xiàng)目組成員的時(shí)間,公司決定將項(xiàng)目成員從原來的工作中脫離出來,專心致力于系統(tǒng)的實(shí)施。

思想問題解決了。人員也就位了。接下來就該動(dòng)手大干了。

項(xiàng)目組成員與用友公司項(xiàng)目組的實(shí)施顧問一道,對(duì)企業(yè)各部門的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了重新梳理,對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的應(yīng)用需求進(jìn)行了深入分析,最終確定了“一個(gè)基礎(chǔ)、三個(gè)核心、全面實(shí)施”的整體實(shí)施方案。就是以財(cái)務(wù)為基礎(chǔ),以銷售、物流和成本控制為核心,將采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售、庫(kù)房、財(cái)務(wù)等各項(xiàng)功能全部統(tǒng)一到用友ERP-U8管理系統(tǒng)的平臺(tái)上來,同時(shí)在各個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)上增加管理監(jiān)控功能,使系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)微機(jī)操作、信息共享的同時(shí),真正起到管理作用。

針對(duì)銷售部門的需求特點(diǎn),項(xiàng)目組在銷售模塊的參數(shù)中設(shè)置了信用額度管理功能。具體的信用金額在客戶檔案中的信用頁簽中錄入.在發(fā)貨單上有控制,保證將廠超信用發(fā)貨量控制到最低,使損失降到最小。同時(shí)還增加了銷售分析功能,在賬表查詢中,可以按不同小組統(tǒng)計(jì)各個(gè)組的業(yè)績(jī),也可以按市內(nèi)部、省內(nèi)部、省外部、機(jī)動(dòng)部統(tǒng)計(jì)各個(gè)部門的業(yè)績(jī),也可以按客戶類別(市內(nèi),省內(nèi),省外)來統(tǒng)計(jì)所有的業(yè)績(jī)。

在成本控制上,重點(diǎn)則主要放在數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和成本分析報(bào)表上。整個(gè)成本核算是按步驟核算,先算出半成品的成本,然后再算出產(chǎn)成品的成本,不管銷售半成品還是產(chǎn)成品,成本價(jià)格一目了然,銷售價(jià)格定為多少也清晰明了了。另外,通過詳細(xì)的成本分析報(bào)表,能夠清楚地反映出成本高低的原因以及控制點(diǎn)在哪里。由于采用了計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)和管理,原來需要三個(gè)人花上五六天時(shí)間,加班加點(diǎn)才能完成的工作量,現(xiàn)在只要一個(gè)人用一天就能全部核算完畢。

在物流管理上,則主要是通過計(jì)算機(jī)管理和密碼管理解決人工誤操作問題和堵塞人為管理的漏洞。新系統(tǒng)建成后,發(fā)貨單都在系統(tǒng)中。倉(cāng)庫(kù)根據(jù)系統(tǒng)簽字之后的發(fā)貨單進(jìn)行發(fā)貨。為保證數(shù)據(jù)的保密性,項(xiàng)目組為每個(gè)人都設(shè)置了密碼,每個(gè)人的密碼只有本人知道,且定時(shí)更新密碼,從而杜絕了填制假發(fā)貨單情況的發(fā)生。

使用系統(tǒng)之后,所有的倉(cāng)庫(kù)全部落實(shí)到人,加強(qiáng)了倉(cāng)管員的崗位責(zé)任,降低了以前倉(cāng)庫(kù)的隨意性,做到所有的貨物出入庫(kù)單都是先做單,實(shí)物根據(jù)電腦單據(jù)辦理出入庫(kù),出錯(cuò)率幾乎降到零,大大提高了倉(cāng)庫(kù)現(xiàn)存量的準(zhǔn)確率。

數(shù)字說明一切

雙方項(xiàng)目組把對(duì)軟件系統(tǒng)的理解與對(duì)企業(yè)管理的深刻認(rèn)識(shí)有機(jī)地結(jié)合起來,并應(yīng)用到整個(gè)實(shí)施過程中。通過規(guī)范基礎(chǔ)管理、統(tǒng)一物料名稱和編碼、優(yōu)化部分業(yè)務(wù)流程、編制全面的系統(tǒng)應(yīng)用準(zhǔn)則和規(guī)程,在系統(tǒng)全面應(yīng)用的基礎(chǔ)上有效地促進(jìn)了企業(yè)管理的規(guī)范化,并對(duì)企業(yè)綜合管理水平進(jìn)一步提高產(chǎn)生積極而深遠(yuǎn)的影響。

現(xiàn)在銷售開單員能夠通過系統(tǒng)隨時(shí)知道倉(cāng)庫(kù)的貨物,哪些產(chǎn)品可出單銷售,大大提高了客戶滿意度。同時(shí)給銷售組的業(yè)績(jī)考核及市場(chǎng)業(yè)績(jī)提供了量化的考核指標(biāo),對(duì)銷售決策提供了量化的決策指標(biāo)。

在采購(gòu)部,如今采購(gòu)業(yè)務(wù)員能夠很明確地知道最近的采購(gòu)價(jià)格,在進(jìn)行比價(jià)之后可以給采購(gòu)員一個(gè)更加精確的價(jià)格,在確認(rèn)是否需要采購(gòu)時(shí),采購(gòu)員可以隨時(shí)查詢?cè)牧蠋?kù),確認(rèn)倉(cāng)庫(kù)是否有貨,給采購(gòu)員更加準(zhǔn)確的采購(gòu)時(shí)點(diǎn),降低存貨資金,整個(gè)存貨資金占用比去年同期降低了10%。使用系統(tǒng)之后,所有的倉(cāng)庫(kù)全部落實(shí)到人,加強(qiáng)了倉(cāng)管員的崗位責(zé)任,降低了以前倉(cāng)庫(kù)的隨意性,做到所有的貨物出入庫(kù)單都是先做單,實(shí)物根據(jù)電腦單據(jù)辦理出入庫(kù),出錯(cuò)率幾乎降到零,大大提高了倉(cāng)庫(kù)現(xiàn)存量的準(zhǔn)確率。

目前皇上皇的成本核算沒有核算到最底級(jí)。比如大包和小包的成本是不一樣的。以前為了訂銷售價(jià)的需要,全部都是手工重新計(jì)成本(工作量繁重),為了成本核算的準(zhǔn)確性,使用U8管理軟件之后,分兩步來計(jì)算,第一步是原材料和制造費(fèi)用的成本(例如一級(jí)臘腸),第二步加上包裝物及包裝損耗之后的成本(例如250克一級(jí)臘腸,500克一級(jí)臘腸),這樣核算出來的成本較準(zhǔn)確,以便于成本的分析,而且大大減化手工作業(yè),提高工作效率,為銷售價(jià)格的制訂提供了量化的決策指標(biāo)。另外,財(cái)務(wù)的工作量也大為減化,工作量已經(jīng)降了20%以上。整個(gè)財(cái)務(wù)部的工作重心從核算已經(jīng)轉(zhuǎn)化為管理和控制,大部分的憑證都是電腦根據(jù)原始單據(jù)自動(dòng)生成,財(cái)務(wù)人員有時(shí)間去管理采購(gòu)銷售庫(kù)存方面的業(yè)務(wù),以降低成本,提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、資金占用率等。

財(cái)務(wù)科盧碧琰科長(zhǎng)告訴筆者,用友ERP-U8系統(tǒng)的應(yīng)用,使皇上皇整個(gè)管理水平上了一個(gè)臺(tái)階,所有的資源可以共享,所有相關(guān)部門聯(lián)為一體,為市場(chǎng)營(yíng)銷提供了強(qiáng)有力的支持,為降低成本提供了切實(shí)可行的解決之道,前面的數(shù)據(jù)就可以充分說明一切。

在談到下一步的打算時(shí),盧碧琰科長(zhǎng)表示:“我們下一步的目標(biāo)是配合公司管理制度的建立和完善,相應(yīng)擴(kuò)充功能和范圍,形成承載公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃管理制度和財(cái)務(wù)預(yù)算管理等內(nèi)容的綜合性信息平臺(tái),為公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供決策和管理支持的相應(yīng)的電子商務(wù)平臺(tái)?！?/p>

專家點(diǎn)評(píng)

管理是艱難的,管理的變革是痛苦的。然而,一個(gè)現(xiàn)代企業(yè)在市場(chǎng)化和信息化的社會(huì)中,如果固守著傳統(tǒng)的管理思想和管理方法,注定是要被時(shí)代所淘汰的。因此,企業(yè)要想生存、想發(fā)展,就必須與時(shí)俱進(jìn),用先進(jìn)的管理思想和管理手段來武裝自己?；噬匣嗜馐持破窂S信息化成功經(jīng)驗(yàn)就充分說明了這一點(diǎn)。

當(dāng)然,信息化建設(shè)不是一蹴而就的,在建設(shè)過程中會(huì)遇到這樣或那樣的阻力,尤其是思想觀念和傳統(tǒng)習(xí)慣要想一下子改變是很難的。正因?yàn)檫@樣,就更需要一把手始終如一的支持。這對(duì)于項(xiàng)目的成功是至關(guān)重要的。