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摘要:電力企業(yè)管理的目的是提高企業(yè)效率和競爭能力,為此需要先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)輔助企業(yè)管理。提出企業(yè)自動(dòng)化信息管理的實(shí)質(zhì)就是用工作流技術(shù)協(xié)調(diào)控制各管理過程。文中從介紹工作流的概念入手,分析了工作流的本質(zhì)、分類及工作流實(shí)現(xiàn)的幾種模式。在此基礎(chǔ)上,針對(duì)電力企業(yè)特點(diǎn),介紹了工作流在電力企業(yè)管理中的應(yīng)用。最后對(duì)電力企業(yè)管理中的典型工作流進(jìn)行了詳細(xì)分析。對(duì)企業(yè)信息化管理有一定的指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞:工作流;進(jìn)程;狀態(tài);電力企業(yè)

中圖分類號(hào):TM734;TP311文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1006-6047(2002)03-0026-03

0引言

電力企業(yè)管理的工作重點(diǎn)是協(xié)調(diào)各種資源,保障設(shè)備的良好運(yùn)行狀態(tài),使發(fā)電能力自始至終滿足電網(wǎng)的需求,并將運(yùn)營、維修及能源消耗等方面的費(fèi)用盡可能地降低。完成上述任務(wù)涉及到多學(xué)科的交叉綜合,需要豐富的電力企業(yè)管理經(jīng)驗(yàn),同時(shí)要用科學(xué)的理論及先進(jìn)的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)管理自動(dòng)化[1]。計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)(MIS)就是一種強(qiáng)有力的綜合自動(dòng)化工具,它使企業(yè)管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

MIS系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的自動(dòng)化管理實(shí)質(zhì)上是用工作流(WorkFlow)技術(shù)監(jiān)督、控制和協(xié)調(diào)管理過程,并對(duì)各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行分解,對(duì)信息流程,以及資源的利用和投入進(jìn)行預(yù)先跟蹤[2~4]。詳細(xì)地分析和合理地組織工作流,對(duì)提高管理過程的效率起關(guān)鍵性作用,從而增加了電廠在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的競爭能力。工作流可以認(rèn)為是管理過程自動(dòng)化的理論基礎(chǔ)。本文擬對(duì)工作流及工作流在電力企業(yè)管理中的應(yīng)用進(jìn)行介紹,并對(duì)一個(gè)管理流程實(shí)例進(jìn)行詳細(xì)分析。

1工作流介紹

1.1工作流及其特點(diǎn)

工作流是為提高工作效率而提出的,目前尚無統(tǒng)一明確的定義,一般認(rèn)為工作流是“業(yè)務(wù)流程的全部或部分自動(dòng)化”,是所要完成的工作在外界環(huán)境變化的情況下不同狀態(tài)間的轉(zhuǎn)化過程。通過對(duì)工作流進(jìn)行深入的比較分析,引用了操作系統(tǒng)中進(jìn)程(Pro-cess)的概念描述工作流,認(rèn)為工作流是進(jìn)程的一個(gè)實(shí)例,而進(jìn)程是工作流的概括和抽象?？蓮囊韵聨讉€(gè)方面對(duì)此進(jìn)行說明。

1·1·1動(dòng)態(tài)性

進(jìn)程描述的是一個(gè)動(dòng)態(tài)概念,而工作流是一個(gè)典型的動(dòng)態(tài)過程。

1·1·2并行性

進(jìn)程反映了并行特點(diǎn),多個(gè)進(jìn)程是可以并行運(yùn)行的。同樣,實(shí)際運(yùn)行的工作系統(tǒng)中,也往往同時(shí)存在多個(gè)不同的工作流程的并行運(yùn)行過程。

1·1·3不確定性

進(jìn)程可以看作動(dòng)作序列,這些動(dòng)作在步與步之間是可以中斷的,從而造成了系統(tǒng)的不確定性。工作流也有類似不確定性。如公文管理中,某位執(zhí)行人由于出差或其它原因而導(dǎo)致系統(tǒng)流程的中斷。

1·1·4生命周期

進(jìn)程從創(chuàng)建到撤銷有一個(gè)生命周期。換句話說,它有開始、運(yùn)行和結(jié)束。工作流也一樣,有其產(chǎn)生、動(dòng)作和停止的過程。

開始一個(gè)進(jìn)程的行為稱為創(chuàng)建進(jìn)程。因此,創(chuàng)建進(jìn)程也就意味著一個(gè)工作流的開始。公文管理中,可以是擬稿人擬一份文稿從而打開了一個(gè)工作流程。一般需要填一份表格。究其實(shí)質(zhì),打開一個(gè)工作流也就是開始了一個(gè)特定的工作。

進(jìn)程的運(yùn)行是其在各個(gè)狀態(tài)之間的轉(zhuǎn)換,其中包括進(jìn)程由于阻塞而被掛起,由于激活而就緒。在運(yùn)行工作流的過程中,執(zhí)行任務(wù)的人員必須掌控某些信息,并作出必要的決策。當(dāng)執(zhí)行人由于某些原因?qū)е铝鞒讨袛鄷r(shí),工作流被掛起并等待激活?？梢酝ㄟ^執(zhí)行人修改流程激活被掛起的工作流。此外,這一階段中還必須對(duì)跟蹤系統(tǒng)中的每個(gè)工作流,以獲得一些重要的管理信息。

進(jìn)程生命周期的最后一個(gè)階段是關(guān)閉進(jìn)程。同樣,任務(wù)完成后工作流被關(guān)閉,此時(shí)其中流轉(zhuǎn)的文檔被認(rèn)為是歷史信息,可以歸檔并被調(diào)閱。

由此可以看出:通過進(jìn)程,對(duì)工作流的特性能夠有一個(gè)比較全面、深入的了解,對(duì)其運(yùn)作過程也能有一個(gè)整體的把握。

1.2工作流模型

工作流本質(zhì)是協(xié)同性,它需要多個(gè)人或部門的配合才能完成。LotusR5是當(dāng)前實(shí)現(xiàn)工作流的最佳平臺(tái)之一。

司推出的新一代Domino/Notes軟件的總稱,它是一個(gè)群件(Groupware)標(biāo)準(zhǔn),突出了群體協(xié)作完成某一特定任務(wù)的過程。對(duì)企業(yè)而言,群件是一個(gè)功能強(qiáng)大的工具,它包括3種基本功能:通信、協(xié)同操作和協(xié)調(diào)運(yùn)行。為此,Lotus定義了3個(gè)重要抽象信息模型,即通信(Communicate)、協(xié)作(Cooperate)和協(xié)調(diào)(Coordinate),又稱為3C模型。一個(gè)好的工作流應(yīng)該是這3種模型的綜合運(yùn)用。

通信主要與E-mail有關(guān),它把信息主動(dòng)從一方推送到另一方,所以稱發(fā)送模型。工作流中,工作人員或部門之間通過E-mail互相聯(lián)絡(luò)。如公文管理發(fā)文流中,通過發(fā)送提示審閱郵件提示下一執(zhí)行人的動(dòng)作。協(xié)作模型亦稱共享模型。主要涉及把進(jìn)程中的信息存入共享數(shù)據(jù)庫以達(dá)到有效的信息共享。發(fā)文流中,下一執(zhí)行人收到的E-mail中包含一個(gè)鏈接。該鏈接指向存在公用數(shù)據(jù)庫中的一個(gè)發(fā)文文檔。所以文檔并非真正的從一個(gè)人轉(zhuǎn)到另一個(gè)人,而是留在Domino數(shù)據(jù)庫中等待被共享。

協(xié)調(diào)最具反映工作流的特性,通過電子手段協(xié)調(diào)一組人員的工作。在工作流或進(jìn)程的開始、運(yùn)行和結(jié)束過程中,能夠跟蹤其中的每一步,發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)并做出改進(jìn)。在這種模型下運(yùn)作的信息管理系統(tǒng)顯然較傳統(tǒng)手工管理要有效得多。

1.3工作流分類

根據(jù)業(yè)務(wù)處理流程的不同,工作流可以分為3類:標(biāo)準(zhǔn)工作流、異構(gòu)工作流和單向工作流。其流向分別如圖1(a)(b)(c)所示。

標(biāo)準(zhǔn)工作流描述了2個(gè)工作組之間的閉環(huán)業(yè)務(wù)處理過程。工作流進(jìn)程從哪里開始就在哪里結(jié)束。

異構(gòu)工作流則是多個(gè)工作組之間的開環(huán)業(yè)務(wù)處理過程。一個(gè)最簡單的異構(gòu)工作流就是進(jìn)程從一個(gè)工作組開始經(jīng)過中間工作組到達(dá)目的工作組。單向工作流顧名思義指兩個(gè)工作組間的單向業(yè)務(wù)處理。進(jìn)程從源工作組直接到達(dá)目的工作組。一般而言,一個(gè)實(shí)際的工作流進(jìn)程往往是這3種類型的結(jié)合。

2工作流在電力企業(yè)管理中的應(yīng)用

工作流可以用來描述、規(guī)范業(yè)務(wù)處理流程,并對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行模擬,概括出業(yè)務(wù)處理的進(jìn)程模型。繼而可以使用Notes平臺(tái)或其它平臺(tái),采用上述工作流模型中的一種或幾種,使之實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化,從而使業(yè)務(wù)處理更有效率。同時(shí)提供對(duì)業(yè)務(wù)處理的監(jiān)控,找出薄弱環(huán)節(jié),加以改進(jìn)。所以對(duì)工作流應(yīng)用的分析重點(diǎn)在于對(duì)業(yè)務(wù)處理流程的分析。

電力企業(yè)是電力市場的主體,電力產(chǎn)品的生產(chǎn)者和供應(yīng)者要求動(dòng)態(tài)平衡,為市場提供不同等級(jí)的電力和相應(yīng)的服務(wù)。電力企業(yè)經(jīng)營管理的一個(gè)重要職能就是它的協(xié)調(diào)職能。協(xié)調(diào)是指為了有效地實(shí)現(xiàn)既定的經(jīng)營目標(biāo),在執(zhí)行計(jì)劃的過程中,對(duì)整個(gè)管理活動(dòng)加以統(tǒng)一和調(diào)整,建立系統(tǒng)內(nèi)外、縱橫協(xié)調(diào)一致的良好工作關(guān)系,防止各方面發(fā)生矛盾或重復(fù)、脫節(jié)現(xiàn)象。協(xié)調(diào)包括外部協(xié)調(diào)和內(nèi)部協(xié)調(diào)。外部協(xié)調(diào)既包括電力企業(yè)與系統(tǒng)內(nèi)其它電力市場主體(電網(wǎng)經(jīng)營企業(yè),電力消費(fèi)企業(yè)和市場管理者)之間的協(xié)調(diào);又包括電力企業(yè)與非電力部門之間的協(xié)調(diào)。內(nèi)部協(xié)調(diào)又分為縱向協(xié)調(diào)和橫向協(xié)調(diào)。縱向協(xié)調(diào)是指企業(yè)內(nèi)部上下級(jí)管理人員之間和上下職能機(jī)構(gòu)之間的活動(dòng)協(xié)調(diào);橫向協(xié)調(diào)是指企業(yè)內(nèi)部同級(jí)部門之間,同級(jí)職能機(jī)構(gòu)之間的活動(dòng)協(xié)調(diào)。總而言之,電力企業(yè)的經(jīng)營管理是多部門協(xié)調(diào)的結(jié)果。這就給工作流提供了廣泛的應(yīng)用空間。

3典型工作流介紹

文檔(包括圖片、動(dòng)畫、映像等)的傳送是信息管理中主要手段之一,在電力企業(yè)管理中,文檔管理主要存在以下工作流程。

3·1外部協(xié)調(diào)

a.收文管理流:負(fù)責(zé)描述上級(jí)來文(包括通知、批復(fù)、計(jì)劃、便函、簡報(bào)等),以及外單位來文的流轉(zhuǎn)過程。

b.發(fā)文管理流(外部發(fā)文):負(fù)責(zé)描述對(duì)外公文(請(qǐng)示、報(bào)告、申請(qǐng))的擬稿、審核簽發(fā)等流轉(zhuǎn)過程。

c.信訪管理流:負(fù)責(zé)描述來人訪問、來信或上級(jí)轉(zhuǎn)信的流轉(zhuǎn)過程。

3·2縱向協(xié)調(diào)

a.發(fā)文管理流(內(nèi)部發(fā)文):負(fù)責(zé)描述內(nèi)部公文的擬稿、審核等流轉(zhuǎn)過程。

b.計(jì)劃管理流:負(fù)責(zé)描述各分場、科室計(jì)劃的制定、審批等流轉(zhuǎn)過程。

c.安全管理流:負(fù)責(zé)描述違章、缺陷的登記、解決等流轉(zhuǎn)過程。

3·3橫向協(xié)調(diào)

a.檔案管理流:負(fù)責(zé)描述各類文檔的歸檔登記、借閱審批等流轉(zhuǎn)過程。

b.會(huì)議管理流:負(fù)責(zé)描述會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要等流轉(zhuǎn)過程。

c.設(shè)備管理流:主要描述設(shè)備的日常管理工作,包括設(shè)備的申領(lǐng)、審批等流轉(zhuǎn)過程。d.燃料管理流:負(fù)責(zé)描述燃料的驗(yàn)收、核對(duì)、化驗(yàn)等流轉(zhuǎn)過程。

由此可見,電力企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中存在著多種工作流,這些流程的集合構(gòu)成了企業(yè)管理的核心內(nèi)容。通過對(duì)這些流程的分析建模,實(shí)現(xiàn)各自的自動(dòng)化就可以實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)管理的自動(dòng)化目標(biāo)。

4工作流實(shí)例分析

電力企業(yè)管理的典型應(yīng)用為企業(yè)文檔管理系統(tǒng),典型的公文發(fā)文流如圖2所示。

這是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)工作流、異構(gòu)工作流和單向工作流相結(jié)合的動(dòng)態(tài)過程。從以上流程可見,在公文管理系統(tǒng)中,任何一項(xiàng)任務(wù)都是由5個(gè)要素組成的:執(zhí)行人、文檔、動(dòng)作、狀態(tài)及狀態(tài)變化。

執(zhí)行人是行為主體,是動(dòng)作的執(zhí)行者,他具有各種操作能力(或者說具有一定的決策能力)。上述發(fā)文流程中,執(zhí)行人是擬稿人、辦公室主任、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理、檔案人員等角色的集合。若文檔操作者不在此集合范圍之內(nèi),那么他就沒有操作文檔的權(quán)利。文檔是行為客體,即公文。一項(xiàng)任務(wù)僅有一個(gè)文檔,它存儲(chǔ)在共享數(shù)據(jù)庫中。

動(dòng)作指執(zhí)行人發(fā)出的行為。即指擬稿、審稿、核稿、會(huì)簽、簽發(fā)和登記歸檔等的集合。它們由執(zhí)行人在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候觸發(fā)。

狀態(tài)及狀態(tài)變化是5要素中最為重要的2個(gè)因素,也是系統(tǒng)工作流得以實(shí)施的基礎(chǔ)。發(fā)文流程中共有7種狀態(tài):擬稿完畢待審核,審核完畢待會(huì)簽,會(huì)簽完畢待簽發(fā),簽發(fā)完畢待歸檔,審核有異議退回?cái)M稿,會(huì)簽有異議退回?cái)M稿,簽發(fā)有異議退回?cái)M稿。在流程的不同階段,文檔狀態(tài)在這7者之間不斷變化。這5個(gè)要素的集合代表了一項(xiàng)任務(wù):某一執(zhí)行人對(duì)處于某一狀態(tài)的文檔執(zhí)行一次動(dòng)作,并在其后使文檔的狀態(tài)發(fā)生改變。

在實(shí)際的工作中公文的發(fā)文過程并不是一層不變的,其過程將隨著5個(gè)要素組成的變化而具有不確定性。例如由于執(zhí)行人的空缺而停頓,由于文檔性質(zhì)的特殊而改變流向,由于動(dòng)作(執(zhí)行人發(fā)出的行為)不同(包括同意、不同意、修改、重?cái)M等)而改變狀態(tài)。因而一個(gè)完整的文檔管理系統(tǒng)應(yīng)具有多種可供選擇的動(dòng)態(tài)工作流。LotusR5支持多種工作流的設(shè)置,但每一工作流的動(dòng)態(tài)選擇要由MIS系統(tǒng)確定。所以在用工作流概念解決信息管理過程時(shí),既要解決多種工作流的定義,又要能動(dòng)態(tài)地自動(dòng)根據(jù)具體情況選擇適當(dāng)?shù)墓ぷ髁?以滿足各種變化的情況。以上僅以公文發(fā)文為例進(jìn)行討論。實(shí)際上在電廠中,所有的信息管理過程都遵循著這一規(guī)律,例如:生產(chǎn)計(jì)劃的擬定,定期的財(cái)務(wù)報(bào)表,物資管理計(jì)劃,干部人員的管理任命都可以歸納為標(biāo)準(zhǔn)、異構(gòu)和單向工作流相結(jié)合的動(dòng)態(tài)過程,正確地描述工作過程和合理地處理組成每一過程的各個(gè)要素,就能充分協(xié)調(diào)資源,使其發(fā)揮最大的能動(dòng)性。

5結(jié)論

實(shí)踐證明,采用計(jì)算機(jī)化的工作流程解決方案可以幫助人們把作業(yè)環(huán)境規(guī)范化,減少失誤與重復(fù)勞動(dòng),縮短辦理周期,提供過程優(yōu)化的依據(jù),從而達(dá)到提高效率和科學(xué)管理的目的。此外,通過工作流還可以改進(jìn)管理。因?yàn)楫?dāng)作業(yè)步驟按既定流程進(jìn)行時(shí),可以得到進(jìn)一步關(guān)于管理的信息,可以知道每一個(gè)步驟的效率,可以知道作業(yè)瓶頸在那里,也提供了那些環(huán)節(jié)可以得到進(jìn)一步改進(jìn)等信息。

當(dāng)然,自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)還要求人的積極參與和有效規(guī)范的管理模式,這對(duì)于人員素質(zhì)和現(xiàn)代企業(yè)管理提出了新的挑戰(zhàn)。

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