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摘要溝通是現代管理的一件有效工具。信息溝通是聯(lián)系企業(yè)共同目的和企業(yè)中有協(xié)作愿望的個人之間的橋梁。管理者最重要的功能是把企業(yè)的構想、使命、期望與績效等信息準確地傳遞到職工,并指引和帶領他們完成目標。

實施有效的管理,是培養(yǎng)企業(yè)核心競爭能力的基礎。核心競爭能力是指企業(yè)的技能和競爭力的集合。從某種意義上說,企業(yè)是可以用來獲得特許市場地位的各種專門化資源的積累,是一種可持續(xù)的競爭優(yōu)勢。一個企業(yè)的歷史和經歷、特點和文化、優(yōu)勢和能力對于企業(yè)的競爭力的形成至關重要。企業(yè)可以看成是具有不同實用性的各種資源的集合,管理的對象是各種資源。管理工作就是對各種資源進行合理、有效的配置和利用。實施管理的過程,就是信息的傳遞與反饋的過程。作為企業(yè)的主體,人是一種極為特殊和重要的資源,是決定企業(yè)核心競爭力最根本的要素。一個企業(yè)的群體成員之間進行交流包括相互在物質上的幫助、支持和感情上的交流、溝通。人與人之間的信息交流就是溝通。信息的溝通是聯(lián)系企業(yè)共同目的和企業(yè)中有協(xié)作的個人之間的橋梁。如果沒有信息的溝通,企業(yè)的共同目的就難以為所有成員了解,也不能使協(xié)作的愿望變成協(xié)作的行動。溝通如果有效,則雙方會迅速得到準確有用的信息;反之,有可能花費了大量的時間,而得到的只是一些模糊甚至是錯誤的信息。管理者最重要的功能是把企業(yè)構想、使命、期望與績效等信息準確地傳遞到職工,并指引和帶領他們完成目標。除了組織、策劃、計劃、控制以外,還需要在整個工作過程中對部下施加一種影響力,使他們不僅心甘情愿地服從,而且樂于工作,為實現本企業(yè)的目標而努力。隨著信息溝通技術的不斷發(fā)展,企業(yè)的組織結構越來越向有利于信息溝通的方向發(fā)展,具有較少層次的扁平型組織結構是現代企業(yè)管理的發(fā)展趨勢。工作人員在完成其工作的過程中,越來越多地依靠信息來驅動。這種趨勢顯示了向實際工作人員提供正確與及時信息的重要性。為了用分散的方式使決策更接近于客戶,企業(yè)內部的信息流程也分散化,組織內部的通信向下一直到最低的責任層,向上可到高級管理層,并橫向流通于企業(yè)的各個部門、各個群體之間。這些只是表現了對管理部門與職工之間有效的、雙向溝通系統(tǒng)的具體期望。積極與公開的溝通是克服改革不穩(wěn)定的良藥。企業(yè)環(huán)境變動越大,就越需要與員工進行溝通,負責改革的企業(yè)領導者就越要擴大信息交流。人們普遍認為,缺乏信息溝通是改革失敗的最根本的原因。因為自上而下的單向改革已經行不通了,所以需要進行的是雙向互動、相互促進式的改革這就更需要員工的及早參與和真正的咨詢。而在這一過程中,往往要進行大量的溝通,其中包括個人與個人之間的交流和溝通,個人與群體(包括正式群體和非正式群體)的交流與溝通,群體與群體之間的交流與溝通,正式與非正式的交流與溝通。

組織中的行為不僅是由個人構成的,在很多情況下還表現為各種小群體的行為。為了有效地進行組織管理,必須善于利用各處正式的或者非正式的群體進行有效的溝通。在成功運作的許多公司中,他們作出一項計劃或者決定方案等都是非常慎重的,沒有絲毫的輕率。在那些計劃、方案還未實施前,都要利用各種群體、依靠企業(yè)各部門參與討論,各類信息都要反復地進行傳遞和反饋。這樣做就是為了保證計劃、方案等策略的正確合理性。這樣做看起來也許是很費時間,但磨刀不誤砍柴工,如果一旦決定下來,公司所有負責的人員都會全身心地投入到實施中去,大有不達目標不罷休的氣勢。這樣決定后的實施過程,往往是既快又能保證質量和效果。值得注意的是,在利用群體進行溝通時,有時由于群體過度追求凝聚力,往往會產生一種極端群體一致的情形,即由于群體過度追求凝聚力,往往會產生一種極端群體一致的情形,或稱之為群體思考。在群體思考中,人們喪失了分析、批判的能力,而是感情用事地采取一致的行動。作為領導者,應該鼓勵群體中所有的成員對于各種決策、方案敢于懷疑和批評;領導者應該成為樂于接受批評的范例,應當適當地重視和允許群體間的必要的沖突,防止無原則的團結一致。

個別談話是組織中的領導者與個人、個人與個人之間進行有效溝通最常見、最有效的方法之一。有些領導者認為,個別談話是一項輕而易舉的事,用著什么籌劃。但是從管理學的角度看來,個別談話乃是實施管理的一個過程,作為領導者是需要認真對待的。因此,應該事先明確個別談話的目的,將要討論的項目列出來,并確定有哪些問題是需要問的。同時,既然你準備坦誠回答對方提出的任何問題,因此,你本身也不用怕提問題。前紐約市長柯奇每到一個地方都會問別人:“我當市長干得怎么樣?”他并不是每次都是得到肯定的答復,但每個答復對他來說都是可貴的資料,使他能夠明了他的屬下在治理紐約市的政務方面,有哪些是對的,哪些是錯的。一個領導者在作個別談話時,可以問下列問題:你對團體哪些方面最感滿意?你對周圍環(huán)境哪些方面最感厭煩?你對團體有什么改進意見?團體中現有的哪些政策、策略、分支機構、制度或類似的事物應該廢除?要采取何種計劃步驟?立刻廢除?明年廢除?還是五年中逐漸廢除?等等。依你的判斷,在這個團體里誰最具創(chuàng)造才能、最樂于幫助別人和最肯合作?在這個團體服務,個人有什么目標?下一步喜歡在何處做何種工作?你自認為自己最大的缺點是什么?目前你是否正在實施改進自己的計劃?你認為自己下一步是否有晉升的機會?在什么時間以內?我的領導方式和決定有哪些你最不滿意?最浪費你時間的是哪三件事?你為團體訂下了哪些目標?請評價過去六個月中整個團體、你所屬部門或你所領導的單位的績效。請指出最高和最低績效期間。請注意,上面所列出的問題,也許對你的團體有些適用,有些不適用,所以在應用時應考慮到團體的特性。有一位成功的領導人,他每次接管一個團體后,都是用的同一種個別談話方式。他會問每個屬下:“你的工作情形怎樣?有什么困難?我如何幫助你?我用什么辦法可以使你的工作輕松一些?”個別談話使屬下有機會暢所欲言,不必顧忌,更不會毫

無意義。只要你的個別談話運用得正確,你可以發(fā)掘出屬下內心深處許多你以前不知道的東西。你的屬下告訴你一些他的煩惱,你也可以借此機會平息一些傳聞和謠言。這也是你和屬下協(xié)商工作方式、共同訂立

工作目標的大好機會。你應用這種領導方法開展良好的個別談話,訓練你的工作小組。

溝通是一門藝術,它是自然科學和社會科學的混合體;溝通是現代管理的一種有效工具,用好了使你水到渠成,揮灑自如,但是用不好或是不會用,則會使你處處受制,窘困不堪;溝通更是一種技能,是一個“情商”高低的具體體現,不論管理者還是普通員工,這種“情商”是比某些知識能力更為重要的能力。不斷提高我們的“溝通”水平,就能幫助我們在各自的奮斗道路上走得更快更穩(wěn)。