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[摘要]企業(yè)檔案工作是集服務(wù)性、科學(xué)性、管理性為一體的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，它貫穿于企業(yè)各部門、各個層次。要做好新時期的企業(yè)檔案工作，企業(yè)檔案工作者應(yīng)立足服務(wù)，強(qiáng)化責(zé)任意識，提高自身素質(zhì)，積極探索新的管理方法，升華管理理念，推進(jìn)檔案資源集約化、信息化，使個人的努力與企業(yè)提供的檔案資源形成合力，不斷提高企業(yè)檔案管理工作的含金量，使企業(yè)檔案的內(nèi)在價值最大化。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案；管理；思考

隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，大量新的投資主體和經(jīng)濟(jì)團(tuán)體應(yīng)運(yùn)而生，國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目不斷擴(kuò)大，企業(yè)檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項(xiàng)社會事業(yè)中的作用越來越大，日益受到大家的關(guān)注。作為企業(yè)管理有機(jī)組成的檔案工作，如何發(fā)揮自身獨(dú)特的優(yōu)勢和功能，為企業(yè)排憂解難、贏得未來，是每一個檔案工作者應(yīng)當(dāng)深思的問題。筆者結(jié)合企業(yè)檔案工作實(shí)際，就新時期檔案工作管理模式、管理理念及其管理手段等方面談點(diǎn)粗淺認(rèn)識。

一、強(qiáng)化責(zé)任意識，為企業(yè)決策提供服務(wù)

企業(yè)檔案工作是集服務(wù)性、科學(xué)性、管理性為一體的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，它貫穿于企業(yè)各部門、各個層次。以文字、圖表、聲像、電子等諸多載體形式存在的企業(yè)各類檔案，是市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)的一筆無形資產(chǎn)，是企業(yè)重要的信息和動力之源，也是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的歷史依據(jù)。它的開發(fā)利用及安全保密對企業(yè)興衰成敗有著不可估量的意義，對于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)正確、迅速的決策及企業(yè)的生存發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。入世后的今天，中國向世界敞開胸懷，面對國內(nèi)市場國際化和全球經(jīng)濟(jì)一體化的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案工作者應(yīng)把開發(fā)利用檔案信息資源作為工作的重點(diǎn)。通過對檔案信息資料的整理、研究、發(fā)掘、提煉和精選，把那些具有深層開發(fā)價值的信息資料，及時提供給利用者(企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、管理者、科技人員)，使他們從檔案信息中獲得啟迪，拓寬發(fā)展企業(yè)的新思路，研制和開發(fā)新產(chǎn)品，發(fā)展新技術(shù)，從而使檔案死資料活起來，把檔案的信息資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，為推進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)增長發(fā)揮其獨(dú)特功能。要讓檔案信息走出檔案室的小天地，投入為企業(yè)參政、辦事、服務(wù)的大環(huán)境中，做到既和隸屬辦公部門的整體工作接軌，又和企業(yè)的中心工作、重點(diǎn)工作同步，為企業(yè)形成新的經(jīng)濟(jì)增長點(diǎn)服務(wù)。如開展檔案展覽，編寫并分發(fā)企業(yè)大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、歷年經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、工程項(xiàng)目簡介、事故分析匯編等；又如，為黨代會、職代會等大型會議或各類慶典、重大禮儀活動以及領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場辦公、視察工作提供攝影、攝像、接待等服務(wù)。這樣，不僅可以給檔案員一個在公眾面前展現(xiàn)良好形象的平臺，引起領(lǐng)導(dǎo)和各部門對檔案工作的重視和支持，而且可以收集到許多有用的第一手材料，形成一個從收集到利用的良性循環(huán)。這些工作都要求檔案工作者要強(qiáng)化責(zé)任意識、前瞻意識，圍繞企業(yè)在一定階段的發(fā)展目標(biāo)、市場開拓、人才選用等決策的熱點(diǎn)、難點(diǎn)等問題，開展檔案信息開發(fā)利用工作。通過對重點(diǎn)檔案信息的采集、篩選、加工和編研，提供高質(zhì)量、智能型的檔案信息編研材料，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)正確、迅速決策提供咨詢和參考。

二、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)服務(wù)

眾所周知，企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)工作的伴生物，沒有它獨(dú)立的存在條件，因此，檔案工作在任何時候都難以成為企業(yè)第一緊要的工作。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)要追求經(jīng)濟(jì)效益，就檔案抓檔案的老一套方法已經(jīng)難以適應(yīng)新形勢的要求了。企業(yè)檔案工作要想朝著信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、檢索智能化方向發(fā)展，必須搭乘企業(yè)中心工作、重點(diǎn)工作的“班車”。2002年，中央為了推動企業(yè)管理信息化建設(shè)的健康發(fā)展，提高企業(yè)管理水平和市場競爭力，提出了大力加強(qiáng)企業(yè)管理信息化建設(shè)的要求，并提出了具體的工作目標(biāo)。這一目標(biāo)的提出，為企業(yè)檔案管理實(shí)踐迎來了巨大的創(chuàng)新機(jī)遇和空間，構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)成為提高企業(yè)檔案管理水平的有效突破點(diǎn)，我們應(yīng)抓住這一契機(jī)，努力推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的開展。

首先，關(guān)注檔案工作在企業(yè)目標(biāo)管理工作中的作用，宣傳企業(yè)檔案的獨(dú)特作用。企業(yè)目標(biāo)管理具有集合量的特性，它是由內(nèi)部多個目標(biāo)構(gòu)成的體系，因此，注重提高管理整體績效，對實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)極其重要。檔案信息在實(shí)施企業(yè)目標(biāo)管理中，不僅能起到參與、溝通和借鑒作用，而且還具有分析、對比、協(xié)調(diào)等諸多功能。充分利用和發(fā)揮檔案獨(dú)有的優(yōu)勢和作用，既能保證計(jì)劃目標(biāo)與具體操作方案及其實(shí)施效果的一致，還能及時發(fā)現(xiàn)目標(biāo)的偏差，調(diào)整資源配置和行動部署，把走偏的管理活動導(dǎo)向正軌，從而達(dá)到提高管理整體績效的目的，促進(jìn)企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。依此類推，對實(shí)現(xiàn)檔案資源集約化、信息化，提供“一站式”服務(wù)的管理理念加以宣傳，以檔案在企業(yè)目標(biāo)管理工作中發(fā)揮的作用，同比檔案在企業(yè)信息化建設(shè)中的重要性，將檔案信息化工作漸漸引入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。有了領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持，企業(yè)檔案信息化建設(shè)步伐會邁得更快，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源數(shù)字化的集中管理與利用也指日可待。

其次，加強(qiáng)與文秘部門的緊密聯(lián)系。文秘工作是檔案工作的前提和基礎(chǔ)，從系統(tǒng)工程和全面質(zhì)量管理的角度看，只有保證文秘工作各環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量才能保證檔案質(zhì)量。當(dāng)前，文件的形成(外來文件的登記)、分發(fā)、歸檔以及分類、組卷、編目等一系列工作都納入了辦公自動化系統(tǒng)。這樣，文書處理和檔案管理自然地成為一個連續(xù)的過程。我們知道，現(xiàn)代辦公環(huán)境下的OA系統(tǒng)和CAD計(jì)算機(jī)輔助繪圖技術(shù)的應(yīng)用，不僅使紙質(zhì)文件數(shù)量激增，也產(chǎn)生了大量的電子文件。電子文件及電子檔案無論是在系統(tǒng)中運(yùn)行，還是記錄在磁性或光盤等載體上，都是數(shù)字化的信息形態(tài)，極易遭受非法的增刪改，管理人員無法從直觀上判斷其真?zhèn)?。而且在辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)，除文件內(nèi)容不允許更改外，許多技術(shù)處理工作，都可在文件形成時一并完成，而且文件一經(jīng)形成，就可以進(jìn)行相應(yīng)的主題分析及著錄標(biāo)引等工作。辦公自動化使得文書處理工作與檔案工作的聯(lián)系更加緊密，難以區(qū)分。所以說，文書處理工作質(zhì)量的好壞，直接影響檔案整理工作。因此，我們必須攜手文秘部門對電子文件的形成、收集積累、鑒定、整理、歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理、開發(fā)利用等，實(shí)行全過程管理，以確保電子文件至電子檔案管理工作的連續(xù)性。

再次，爭取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的支持，形成內(nèi)外互補(bǔ)的良性循環(huán)。如今，各種業(yè)務(wù)交流成為一種提高業(yè)務(wù)技能的重要形式，企業(yè)應(yīng)重視檔案業(yè)務(wù)交流工作，為檔案人員提供學(xué)習(xí)交流機(jī)會，為他們創(chuàng)造走出去引進(jìn)來的機(jī)會。2006年，筆者隨九江市檔案學(xué)會前往青島市檔案局學(xué)習(xí)，真是“不看不知道，一看嚇一跳”。青島市檔案館的建筑規(guī)模以及管理功能讓我們這些長期在企業(yè)工作的檔案工作者大開眼界，使我們知道了什么是“檔案事業(yè)”，知道了檔案工作大有可為，極大地增強(qiáng)了責(zé)任感。因此，企業(yè)今后應(yīng)撥出一定經(jīng)費(fèi)，有計(jì)劃地安排檔案人員外出學(xué)習(xí)，擴(kuò)大學(xué)習(xí)交流范圍，加強(qiáng)與外企的交流，借鑒他人的檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，豐富和發(fā)展自我。另外，應(yīng)根據(jù)檔案信息化建設(shè)的需要，在堅(jiān)持文檔一體化原則的基礎(chǔ)上，把檔案信息化納入辦公自動化的總體布局，把電子文件歸檔和電子檔案管理作為檔案信息化工作的重點(diǎn)，推進(jìn)企業(yè)檔案管理與企業(yè)信息化建設(shè)同步進(jìn)行。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)一步提高檔案管理現(xiàn)代化水平，使國有企業(yè)之間、國有企業(yè)與外企之間的接觸更多、更便捷，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。轉(zhuǎn)三、提高素質(zhì)和增強(qiáng)應(yīng)變能力，改善服務(wù)質(zhì)量

檔案管理有特定的工作程序和科學(xué)的管理方式，有著自己的專業(yè)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。如果沒有相當(dāng)?shù)膶I(yè)素質(zhì)，就不可能勝任檔案工作。隨著加入WTO，特別是進(jìn)入“十一五”后，中外企業(yè)之間生產(chǎn)經(jīng)營接觸和往來交流活動日益頻繁，企業(yè)檔案中其他語言文字材料的檔案急劇增加，企業(yè)各類專業(yè)技術(shù)檔案也與日俱增。筆者所在的單位是供電企業(yè)，經(jīng)常要進(jìn)口大量的大型設(shè)備，其中的說明書等一些隨機(jī)文字材料都是外文。此外，隨著互聯(lián)網(wǎng)在企業(yè)管理和商務(wù)活動中的廣泛應(yīng)用，城市電網(wǎng)建設(shè)的持續(xù)高速發(fā)展，電力建設(shè)項(xiàng)目文件不僅在數(shù)量上有了大量增加，在技術(shù)手段上也發(fā)生了很大變化，傳統(tǒng)辦公環(huán)境中的一些行之有效的辦法、措施受到了前所未有的挑戰(zhàn)和沖擊。被視為公司業(yè)務(wù)記錄和憑證的核心信息資源的文件和檔案，都成了難以掌控的數(shù)碼形式，企業(yè)檔案管理面臨的困惑和難題越來越多。

面對日新月異的變化，原有的檔案管理中存在的弊端也日益顯現(xiàn)，亟待建立行之有效的管理模式來監(jiān)管企業(yè)檔案。檔案管理要現(xiàn)代化，首先，人要現(xiàn)代化。法國經(jīng)濟(jì)學(xué)家讓·莫內(nèi)說“現(xiàn)代化要先化人后化物”。筆者認(rèn)為：大型企業(yè)檔案部門應(yīng)建立復(fù)合型的人才結(jié)構(gòu)，通過對人員進(jìn)行優(yōu)化組合使之適應(yīng)新時期檔案工作，即以檔案專業(yè)人員為主，同時又有一定比例的計(jì)算機(jī)、文史知識、信息管理、經(jīng)營管理等專業(yè)人員。中小型企業(yè)也應(yīng)配備能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要的檔案人員，要求檔案工作者具備現(xiàn)代化檔案管理所需要的科學(xué)技術(shù)知識，具備合理的知識結(jié)構(gòu)和熟練的管理技能。而現(xiàn)實(shí)狀況則是：企業(yè)檔案工作隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理，工程技術(shù)人員比例極低，檔案部門中的檔案專業(yè)人員不懂計(jì)算機(jī)知識，而計(jì)算機(jī)工作人員又不懂檔案管理工作；有些企業(yè)在檔案工作目標(biāo)管理考評標(biāo)準(zhǔn)的要求下，雖然為檔案部門配置了電子計(jì)算機(jī)等設(shè)備，但是由于硬件落后，軟件通知性能差，尤其是缺乏適用軟件等原因，致使相當(dāng)數(shù)量的計(jì)算機(jī)未能充分發(fā)揮作用，甚至有的處于閑置狀態(tài)，導(dǎo)致了極大的資源浪費(fèi)，嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案工作的發(fā)展。由此可見，人是檔案工作的主體，提高企業(yè)檔案人員整體素質(zhì)，是檔案工作創(chuàng)新的先決條件。

在知識經(jīng)濟(jì)時代，一些檔案工作者確實(shí)感到了“本領(lǐng)恐慌”，如果不抓緊學(xué)習(xí)，就必然會退步落伍，甚至為時代所淘汰。為了對新時期企業(yè)檔案實(shí)施有效管理，做好電子文件的收集、積累和整理歸檔工作，必須重新認(rèn)識所管理的對象，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，增強(qiáng)應(yīng)變能力。不僅要精通檔案專業(yè)知識，而且還要學(xué)會一、兩門外語，熟悉計(jì)算機(jī)操作和掌握各類專業(yè)知識，只有這樣，才能取得對檔案工作的主動權(quán)和發(fā)言權(quán)，贏得領(lǐng)導(dǎo)信任。在加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新知識的基礎(chǔ)上，一方面要加強(qiáng)對那些不適應(yīng)新時期要求的工作進(jìn)行調(diào)查研究、認(rèn)真分析和科學(xué)預(yù)測，積極制定和采取相應(yīng)的措施；另一方面要針對那些棘手的難點(diǎn)問題，比如依法治檔問題、企業(yè)信息管理網(wǎng)絡(luò)和電子商務(wù)中形成的各種門類和載體文件的管理問題等，積極開展研究探索，進(jìn)行攻關(guān)，為新時期企業(yè)檔案的管理工作進(jìn)一步發(fā)展，提供理論指導(dǎo)和實(shí)踐支持，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作新的跨越而努力。

根據(jù)企業(yè)檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀，要想一步到位地改善人員結(jié)構(gòu)，有一定的難度。可采取多種形式，分階段地加以解決?？梢越Y(jié)合企業(yè)績效考核制度，將人員分為不同的職業(yè)級別進(jìn)行定崗定編，對于不適應(yīng)工作的人員進(jìn)行離崗培訓(xùn)，直至能適應(yīng)崗位要求時再上崗。具體可分為三級，最低一級是輔助專業(yè)人員，承擔(dān)檔案管理中最基礎(chǔ)的工作，比如：分類、立卷、編目等。在其之上一級的是專業(yè)人員，他們主要負(fù)責(zé)制定歸檔計(jì)劃和指導(dǎo)監(jiān)督檔案工作程序，還應(yīng)參與情報(bào)管理與研究活動，這一層次的人員，應(yīng)熟悉企業(yè)各項(xiàng)工作流程，根據(jù)工作進(jìn)展適時制定歸檔計(jì)劃并指導(dǎo)監(jiān)督歸檔工作。最高一級的專業(yè)人員則應(yīng)具有豐富的專業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)和較深的理論基礎(chǔ)知識，不僅能承擔(dān)指導(dǎo)與監(jiān)督檔案管理各環(huán)節(jié)的工作，并且能負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外交流，開發(fā)檔案信息資源工作。他們應(yīng)全面了解、掌握企業(yè)檔案信息，結(jié)合企業(yè)發(fā)展變化不斷對檔案信息進(jìn)行歸納總結(jié)及理論分析，根據(jù)企業(yè)利用需求制定檔案信息開發(fā)課題，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)業(yè)內(nèi)人員進(jìn)行檔案信息開發(fā)，讓“死”檔案“活”起來，為企業(yè)決策和生產(chǎn)建設(shè)提供有價值的信息。

四、樹立檔案保密新理念，為企業(yè)安全服務(wù)

隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)和服務(wù)社會化的拓展，維護(hù)檔案安全的難度越來越大、任務(wù)越來越重。唯物辯證法告訴我們：任何事物都有它的兩面性。在信息社會，由于電子檔案提供利用方法多樣化和所依賴技術(shù)多種化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜化。電子檔案在帶給我們比紙質(zhì)檔案的利用更方便、更快捷以及資源共享的同時，也因它的特性向我們提出了一系列的管理難題。如果不能有效解決這些難題，具有原始性、唯一性的核心信息資源的丟失和損毀，將給企業(yè)帶來難以估量的損失。反過來說，如果我們?nèi)匀谎匾u“開放危險”的傳統(tǒng)觀念來對待檔案利用工作，將大大制約檔案價值的發(fā)揮。隨著社會民主與法制的深入以及企業(yè)民主管理和企務(wù)公開的深化，企業(yè)員工乃至廣大群眾對企業(yè)檔案的利用需求不斷加大，而檔案的特殊性又決定了檔案不能簡單地走入市場，企業(yè)檔案工作如何對待利用與保密的關(guān)系，適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的新形勢，這是檔案工作面臨的一個較為棘手的問題。

在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)和開放檔案資料的過程中，基于全方位對外開放和涉密領(lǐng)域點(diǎn)多、線長、面廣的特點(diǎn)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員，要繃緊保密這根弦。應(yīng)從對歷史負(fù)責(zé)、對黨和國家事業(yè)負(fù)責(zé)的高度來認(rèn)識和做好檔案安全保密工作，從建立制度、制定標(biāo)準(zhǔn)、落實(shí)技術(shù)措施等方面入手，對企業(yè)檔案進(jìn)行有效管理。對凝聚著企業(yè)集體智慧和心血的創(chuàng)造發(fā)明專利、科研成果、核心技術(shù)等無形資產(chǎn)的檔案，要切實(shí)做好保密和保護(hù)工作。要積極配合和協(xié)助企業(yè)的保密機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對電子文檔和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的管理，針對自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等現(xiàn)象，采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求有關(guān)的防范對策。制訂網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證，數(shù)據(jù)安全保證，操作安全保證，身份識別方法等相應(yīng)規(guī)則或采取必要措施，為企業(yè)保安全、促發(fā)展有效服務(wù)。

此外，長期以來，檔案由于重保管輕利用，忽視保密經(jīng)費(fèi)投入，不少企業(yè)檔案保密技術(shù)和裝備陳舊，落后于形勢發(fā)展需要，不適應(yīng)與國際接軌和網(wǎng)絡(luò)時代的要求，因此，加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理基礎(chǔ)設(shè)施勢在必行。企業(yè)要有計(jì)劃地逐年增加經(jīng)費(fèi)投入，配備確保檔案安全保管和科學(xué)保護(hù)的先進(jìn)設(shè)備，以及必要的實(shí)用技術(shù)，使檔案管理手段和方式適應(yīng)保密要求，滿足開發(fā)利用檔案信息資源工作的需要。要時刻把好每一個關(guān)口，消除每一個隱患，切實(shí)把保密工作要求落到實(shí)處。

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的歷史見證，也是科技、文化、知識的積淀，它在企業(yè)管理中的作用是無可替代的。“十一五”時期，面對信息化時代帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案工作者必須跟上時代的節(jié)拍，在檔案管理實(shí)踐活動中，提高個人素質(zhì)，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使企業(yè)檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個人的努力與企業(yè)提供的檔案資源形成合力，不斷提高企業(yè)檔案管理工作的含金量，使企業(yè)檔案的內(nèi)在價值最大化。

參考文獻(xiàn)：

[1]王健.電子時代機(jī)構(gòu)核心信息資源管理[M].北京：中國檔案出版社，2002.