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摘要:社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的形成,如何加強(qiáng)和規(guī)范企業(yè)物資治理,是每個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)治理者共同探討的焦點(diǎn)題目，如何有效地控制采購本錢,也是當(dāng)今企業(yè)比較關(guān)心的一個(gè)緊迫話題。本文就影響物資采購本錢的因素、物資采購流程控制進(jìn)行了分析和研究，在此基礎(chǔ)上提出了降低物資采購本錢的幾點(diǎn)措施。

關(guān)鍵詞:企業(yè)物資采購；因素；流程控制；措施

一、影響物資采購本錢的因素

企業(yè)以利潤(rùn)最大化為目的,從企業(yè)持續(xù)經(jīng)營(yíng)的整個(gè)期間來看,收進(jìn)減往本錢就是利潤(rùn),本錢是決定企業(yè)利潤(rùn)的重要因

素。采購本錢構(gòu)成具有多樣性和動(dòng)態(tài)性的特征,影響采購本錢的主要因素有影響采購本錢的主要因素有：

1.采購價(jià)格因素

是企業(yè)本錢和用度的主要組成部分，是采購本錢高低的決定因素。

2.采購數(shù)目因素

建立在批量生產(chǎn)和科學(xué)公道的物品核算定額和儲(chǔ)備定額基礎(chǔ)之上，經(jīng)濟(jì)批量的采購方式和數(shù)目是影響采購本錢的重要因素。

3.物品市場(chǎng)信息因素

在全球經(jīng)濟(jì)和網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，及時(shí)、全面、正確地把握分析物品市場(chǎng)信息，諸如物品的性能、質(zhì)量、價(jià)格是影響采購本錢的關(guān)鍵因素。

4.物品的運(yùn)送方式因素

以最短的里程，最低的用度和最短的時(shí)間及時(shí)、正確、安全、經(jīng)濟(jì)地完成物品在空間的轉(zhuǎn)移是影響采購本錢的重要因素。

5.物品儲(chǔ)備方式因素

先進(jìn)合同的物品儲(chǔ)備方式對(duì)節(jié)約人力和運(yùn)費(fèi)以及少占用資金等，都有著十分重要的作用。

6.采購策略因素

在廣闊的全球經(jīng)濟(jì)中，激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)條件下，具有預(yù)見性和靈活機(jī)動(dòng)的采購策略是影響采購本錢的重要因素。

7.員工的素質(zhì)因素

良好的采購工作，是決定企業(yè)產(chǎn)品開發(fā)，產(chǎn)品質(zhì)量，采購本錢的關(guān)鍵，也是決定流通企業(yè)銷售狀況的關(guān)鍵，由于采購策略事先就決定了物品暢銷與否，而所有這一切都需要具備一定科學(xué)知識(shí)、業(yè)務(wù)能力和豐富經(jīng)驗(yàn)的采購和倉庫治理員工，隨著經(jīng)濟(jì)全球化，采購活動(dòng)遍布全球，則更是如此。

二、企業(yè)物資采購流程控制

物資采購流程治理的優(yōu)與劣關(guān)系到整個(gè)企業(yè)本錢治理的成敗,對(duì)物資采購流程的控制就顯得越來越重要。

1.采購計(jì)劃的制定

采購計(jì)劃階段是整個(gè)采購運(yùn)作的第一步,至關(guān)重要。采購計(jì)劃的制定是一項(xiàng)復(fù)雜的工作,需要具有豐富生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)、計(jì)劃經(jīng)驗(yàn)、采購經(jīng)驗(yàn)等復(fù)合知識(shí)人才才能勝任,并且要和確認(rèn)訂單等部分協(xié)作進(jìn)行。

2.供給商的選擇

采購渠道的選擇,直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,是物資采購控制的重要一環(huán)。對(duì)任何一個(gè)采購項(xiàng)目來說,供給商的多少,決定著供給商競(jìng)爭(zhēng)力的激烈程度,參與的供給商越多,不僅采購項(xiàng)目在其性能、規(guī)格等方面有較多的選擇余地,而且在供給價(jià)格上也將得到更大的優(yōu)惠,在售后服務(wù)的承諾措施上也將更加完善、周到。

3.采購價(jià)格的確定

采購價(jià)格的確定,直接影響到企業(yè)的本錢,是物資采購控制的重中之重，在確定采購價(jià)格時(shí),弱化采購職員與領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人行為,注重產(chǎn)品市場(chǎng)價(jià)格調(diào)查。一方面,在調(diào)查市場(chǎng)價(jià)格時(shí)充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),對(duì)采購物資的價(jià)格進(jìn)行市場(chǎng)信息收集,可以通過上互聯(lián)網(wǎng)了解產(chǎn)品的網(wǎng)上報(bào)價(jià),發(fā)郵件了解其他地區(qū)報(bào)價(jià),還可以查詢部分廠商和專業(yè)人士了解其內(nèi)部報(bào)價(jià),著重了解和把握商品的本錢價(jià),摸準(zhǔn)不同銷售商的利潤(rùn)構(gòu)成,以消除***隱患。另一方面,充分熟悉競(jìng)爭(zhēng)決定價(jià)格這一規(guī)律,在市場(chǎng)調(diào)查的基礎(chǔ)上,積極采取與各投標(biāo)單位開展競(jìng)爭(zhēng)性談判方式,利用各投標(biāo)單位急于中標(biāo)的心理,在保證他們公道利潤(rùn)的條件下,促使價(jià)格下調(diào)到認(rèn)可的空間。

4.嚴(yán)把進(jìn)庫驗(yàn)收關(guān)

物料的接收是會(huì)計(jì)中確認(rèn)資產(chǎn)、用度和負(fù)債是否存在與發(fā)生的重要依據(jù),是買賣交易中的重要環(huán)節(jié),為達(dá)到控制目的,驗(yàn)收職員必須由獨(dú)立于計(jì)劃、采購和財(cái)務(wù)部分的職員來承擔(dān),它應(yīng)根據(jù)采購單上的數(shù)目和質(zhì)量要求獨(dú)立地檢驗(yàn)收到的貨物。

5.建立科學(xué)的資金使用程序

隨著企業(yè)生產(chǎn)能力的不斷擴(kuò)大和職工收進(jìn)不斷增長(zhǎng),企業(yè)的活動(dòng)資金嚴(yán)重不足,企業(yè)往往依靠拖欠供給商的貨款緩解資金壓力。但是,任何單位包括供給商的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都是以利潤(rùn)為目標(biāo)的,無窮制的將資金壓力轉(zhuǎn)嫁到供給商頭上,一方面會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)在市場(chǎng)中的誠信地位,減少企業(yè)賒購物資的可能性。另一方面,供給商為減少其負(fù)債風(fēng)險(xiǎn)和壓力,會(huì)以抬高供貨價(jià)格的方式來彌補(bǔ),造成企業(yè)未來負(fù)債越來越大。而且由于企業(yè)活動(dòng)資金嚴(yán)重不足及供給商情況復(fù)雜性,財(cái)務(wù)部分無法保證付款政策的一致性。在此條件下,財(cái)務(wù)部分付款政策的執(zhí)行就存在較大的隨意性,長(zhǎng)期

以往,會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)部分付款過程中沒有監(jiān)視而產(chǎn)生財(cái)務(wù)部分有關(guān)職員以職謀私情況的產(chǎn)生。因此采購部分和財(cái)務(wù)部分要制定出一套切實(shí)可行的采購欠款付款政策,做好不因領(lǐng)導(dǎo)層的變動(dòng)而中斷。

三、降低物資采購本錢的措施

1.制定采購預(yù)算與采購計(jì)劃

制定采購預(yù)算的行為,就是對(duì)組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計(jì)劃活動(dòng)的一個(gè)方面,也不僅僅是組織政策的一種延伸,它還是一種控制機(jī)制,起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。制定采購預(yù)算,是在具體實(shí)施物資采購行為之前對(duì)物資采購本錢的一種估計(jì)和猜測(cè),是對(duì)整個(gè)采購資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對(duì)物資采購資金進(jìn)行了公道地配置和分發(fā),還同時(shí)建立了一個(gè)資金的使用標(biāo)準(zhǔn),以便對(duì)采購實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時(shí)地檢測(cè)與控制,確保采購資金的使用在一定的公道范圍內(nèi)浮動(dòng)。有了采購預(yù)算的約束,能進(jìn)步采購資金的使用效率,優(yōu)化采購治理中資源的調(diào)配,查找資金使用過程中的一些例外情況,有效控制采購資金的流向和流量,從而達(dá)到控制物資采購本錢的目的。

2.經(jīng)濟(jì)公道地選擇供給商

供給商是物資采購治理中的一個(gè)重要組成部分。物資采購時(shí),應(yīng)該本著“公平競(jìng)爭(zhēng)”的原則,給所有符合條件的物資供給商提供均等的機(jī)會(huì),一方面體現(xiàn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則,另一方面也能對(duì)采購本錢有所控制,進(jìn)步物資采購實(shí)施的質(zhì)量。因此,在供給商的選擇方面就有如下兩方面的題目值得關(guān)注。

(1)選擇供給商的數(shù)目

供給商數(shù)目的選擇題目,實(shí)際上也就是供給商份額的分擔(dān)題目。從采購方來說,單一渠道增加了采購資源供給的風(fēng)險(xiǎn),也不利于對(duì)供給商進(jìn)行壓價(jià),缺乏采購本錢控制的力度。而從供給商來說,批量供貨由于數(shù)目上的上風(fēng),可以給采購方以貿(mào)易折扣,減少貨款的支付和采購附加用度,有利于減少現(xiàn)金流出,降低采購本錢。因而,在進(jìn)行供給商數(shù)目的選擇時(shí)既要避免單一渠道,尋求多家供給,同時(shí)又要保證所選供給商承擔(dān)的供給份額充足,以獲取供給商的優(yōu)惠政策,降低物資的價(jià)格和采購本錢。這樣,既能保證采購物資供給的質(zhì)量,又能有力地控制采購支出。一般來說,供給商的數(shù)目以不超過3—4家為宜。

(2)選擇供給商的方式

選擇供給商的方式主要包括公然競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購、有限競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購、詢價(jià)采購和直接簽訂合同采購,四種不同的采購方式按其特點(diǎn)來說分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購。在物資采購中,采取公然招標(biāo)的方式可以利用供給商之間的競(jìng)爭(zhēng)來壓低物資價(jià)格,幫助采購方以最低價(jià)格取得符合要求的物資,并且多種招標(biāo)方式的公道組合使用,也將有助于進(jìn)步采購效率和質(zhì)量,從而有利于控制采購本錢。

3.充分利用物資采購環(huán)境物資市場(chǎng)供求關(guān)系的外部環(huán)境對(duì)采購策略的制定、采購計(jì)劃的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生重要的影響,外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。

宏觀環(huán)境是指能對(duì)物資采購組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影響的外部變化,包括市場(chǎng)季節(jié)性的變化、國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國(guó)家財(cái)政金融政策的調(diào)整等各種因素。而微觀環(huán)境則是指采購組織的內(nèi)部環(huán)境,包括采購組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序,即實(shí)施采購的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的條件下,一個(gè)好的物資采購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場(chǎng)環(huán)境為采購部分帶來利益。充分利用采購環(huán)境的一個(gè)重要內(nèi)容就是熟悉市場(chǎng)情況、了解市場(chǎng)行情、把握有關(guān)所需要物資多方面的市場(chǎng)信息。

4.強(qiáng)化供給商的治理

基于長(zhǎng)期的降低采購本錢的理念,在物資采購治理中應(yīng)該貫串供給商治理的思想,也即是把對(duì)供給商的治理納進(jìn)物資采購治理的一個(gè)部分。這樣,既可通過長(zhǎng)期的合作獲得可靠的物資供給和質(zhì)量保證,又可在時(shí)間是非和購買批量上獲得采購價(jià)格的上風(fēng),對(duì)降低物資采購的本錢有很大的好處。有以下兩點(diǎn)值得留意:

(1)與供給商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系

對(duì)于采購方來說,一旦確定了可以長(zhǎng)期合作的供給商,應(yīng)該與供給商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)”的原則,建立一種雙贏的合作關(guān)系,使采購方在長(zhǎng)期的合作中獲得資源上的保證和本錢上的上風(fēng),也使供給商擁有長(zhǎng)期穩(wěn)定的大客戶,以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立,能給物資采購方帶來長(zhǎng)期而有效的本錢控制利益。

(2)供給商行為的績(jī)效治理

在與供給商的合作過程中應(yīng)該對(duì)供給商的行為進(jìn)行績(jī)效治理,以評(píng)價(jià)供給商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。比如:建立供給商績(jī)效治理的信息系統(tǒng)對(duì)供給商進(jìn)行評(píng)級(jí),建立量化的供給商行為績(jī)效指標(biāo)等等,并利用績(jī)效治理的結(jié)果衡量與供給商的后續(xù)合作,增大或減少供給份額、延長(zhǎng)或縮短合作時(shí)間等,對(duì)供給商以激勵(lì)和賞罰。這樣能促使供給商不斷改善供貨行為,保證優(yōu)質(zhì)及時(shí)地供貨,從而有效地降低物資采購的總本錢。

5.物資采購全本錢控制

在探討物資采購治理中降低本錢的題目時(shí),應(yīng)該確立物資采購全本錢控制的概念。我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個(gè)物資采購過程中的本錢降低,是對(duì)總本錢的控制,而不是單一的針對(duì)采購物資的價(jià)格。獲得了低價(jià)的采購物資固然是本錢的降低,但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時(shí)快捷的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了本錢上的利益。同時(shí),降低采購本錢不僅指降低采購物資本身的本錢,還要考慮相關(guān)方面的利益。本錢就像在U形管中的水銀柱,壓縮這邊的本錢,那邊的本錢就會(huì)增加。單獨(dú)降低某項(xiàng)本錢而不顧及其他方面的反應(yīng),這種本錢降低是不會(huì)體現(xiàn)在物資采購治理的效益之中的。

所以,需要建立全過程本錢的概念,來達(dá)到對(duì)整個(gè)物資采購治理總本錢的控制和降低。不應(yīng)僅僅只看到最直接的本錢降低,還應(yīng)該從物資采購的全過程來衡量本錢上的收效,從項(xiàng)目采購的全過程來探求降低總本錢的有效措施。只有這樣,才能在采購過程中發(fā)掘無處不在的降低本錢的機(jī)會(huì),從而實(shí)現(xiàn)減少資金支出、降低采購本錢的目的。

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