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一、社會保障檔案的特點(diǎn)

（一）社會保障檔案社會性強(qiáng)。社會保障關(guān)系到全體公民，隨著社會主義制度的不斷完善，社會保障項(xiàng)目的不斷拓展，社保參與人員的不斷增加，保障覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，社會保障檔案涉及到的人群越來越廣，其社會性也越來越明顯。

（二）社會保障檔案數(shù)量大。社會保障檔案主要包括：養(yǎng)老保障、醫(yī)療保障、就業(yè)保障、失業(yè)保障、生育保障、工傷保障等，社會保障的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)也比較復(fù)雜，主要包括：參保登記、繳費(fèi)申報(bào)、待遇申請、稅費(fèi)結(jié)算、計(jì)劃統(tǒng)籌、外部稽核、內(nèi)部監(jiān)督等。社會公民在參與社會保障的過程中需要提供大量的資料證明、相關(guān)部門需要進(jìn)行復(fù)雜的憑證審核和歸檔保存，并且隨著社會保障常保人員的不斷增加，在社會保障發(fā)展和運(yùn)行的過程中產(chǎn)生的檔案越來越多，可以用“海量”來形容社會保障檔案的數(shù)量之大。

二、社會保障檔案管理工作中存在的問題

（一）對加強(qiáng)社會保障檔案管理的重要性認(rèn)識不足。部分社會保障檔案管理人員沒有充分認(rèn)識到社會保障檔管理工作的重要性。首先，政府社保部門把大量的精力都用在如何提高社會公民的參保數(shù)量上，在完成大量業(yè)務(wù)工作的同時(shí)沒有把社會保障檔案的管理放在工作日程上，認(rèn)為檔案管理是可有可無的。其次，有些社會保障檔案工作人員的工作態(tài)度不認(rèn)真，在社會保障檔案管理崗位上疏忽大意，對社會保障檔案管理質(zhì)量不高。

（二）社會保障檔案管理缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度。社會保障涉及到的人群比較多，社保部門的檔案存檔較多，雖然建立了檔案管理制度，但是檔案管理借閱、收集、保管、保密等制度不夠健全，常出現(xiàn)文件整理不夠及時(shí)、資料收集不全，借后不歸還，缺失嚴(yán)重、重要原始數(shù)據(jù)或被涂改等問題，嚴(yán)重毀壞了社會保障檔案的完整性、真實(shí)性，失去了社會保障檔案原有的參考價(jià)值和利用價(jià)值。

（三）社會保障檔案資源利用不夠充分?，F(xiàn)階段，社會保障部門對社會保障檔案的利用方式比較單一，主要包括：原件的借閱、原件的復(fù)制、相關(guān)資料的查詢等，社會保障檔案服務(wù)的范圍比較小，供借閱的人也比較少，主要包括政府機(jī)構(gòu)中的工作人員和社會保障的當(dāng)事人以及相關(guān)的職能機(jī)構(gòu)，從這些現(xiàn)象中可以看出，社會保障體系建立不夠完善，社會保障檔案資源利用效率比較低，社會保障檔案信息交流比較少，針對性差，互動(dòng)效率低，服務(wù)手段落后，不利于社會保障信息的公正和公開，不利于提高社會保障信息資料的服務(wù)效率，不利于社會保障檔案的直接利用。

三、提高社會保障檔案管理水平的策略

（一）提高檔案管理意識。人力資源與社會保障機(jī)構(gòu)的決策者，要充分認(rèn)識到社會保障檔案資料的重要性。同時(shí)，社會保障檔案管理人員也要明確自己的責(zé)任、使命，認(rèn)真對待自己的工作，做好社會保障部門的檔案收集整理、分類匯總、保護(hù)保管、后期利用的工作，加大對社會保障部門檔案管理與保護(hù)資金的投入，加強(qiáng)社會保障檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立現(xiàn)代化的社會保障檔案管理體系。

（二）建立健全管理制度。根據(jù)不同地區(qū)的實(shí)際情況和社會保障的發(fā)展前景，嚴(yán)格按照國家《檔案法》制定社會保障檔案管理制度，社會保障檔案管理制度必須符合當(dāng)?shù)貙?shí)際需求，同時(shí)使社會保障檔案資料的收集、整理、鑒定、分類、歸檔、保管、銷毀等工作符合相關(guān)的檔案管理制度。建立健全社會保障檔案管理體制的關(guān)鍵是運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，明確管理職能，建立良性的社會保障檔案管理運(yùn)行機(jī)制，鼓勵(lì)社會保障檔案管理工作人員更新社會保障檔案管理知識，定期進(jìn)行專業(yè)知識的培養(yǎng)和考核，使社會保障檔案管理人員有更新知識、適應(yīng)工作的緊迫感。

（三）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。采用高科技技術(shù)對社會保障檔案實(shí)行科學(xué)管理。社會保障部門的檔案資料較多、整理工作量較大、操作繁瑣、勞動(dòng)量大，采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，檔案管理容易歸錯(cuò)類、放錯(cuò)檔。因此，應(yīng)用高科技手段對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，既方便省時(shí)，又節(jié)省人力、物力、財(cái)力。例如：運(yùn)用現(xiàn)代化的故障轉(zhuǎn)移技術(shù)系統(tǒng)，能夠從容地面對突發(fā)情況。建立電子檔案管理系統(tǒng)，通過相關(guān)的電子服務(wù)協(xié)議，對電子文件進(jìn)行智能化的管理，確保原始文件的真實(shí)性和法律效力。因此，要不斷更新管理方法縮減手工操作帶來的弊端，減少社會保障檔案管理人員的工作量，提高工作效率，使社會保障檔案更好地服務(wù)于社會。

作者：李建東單位：河北省承德市平泉縣人力資源和社會保障局