會計電算化舞弊原因探究
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在計算機信息系統(tǒng)下的會計舞弊被稱作會計電算化會計舞弊，主要是指借助計算機等設備，以獲取不正當利益為目的，有計劃、有針對性和有目的性地故意違背真實性原則，違反國家法律、法規(guī)、政策、制度和規(guī)章規(guī)范，導致會計信息失真的行為。會計電算化會計舞弊是涉及財會人員、股東以及審計人員的行為。在會計電算化舞弊中，計算機等設備既可以是會計舞弊的目標與對象，也可以成為舞弊的手段和工具。會計電算化環(huán)境下的會計舞弊很難被發(fā)現(xiàn)，據AICPA統(tǒng)計得知常規(guī)審計活動最多只能發(fā)現(xiàn)其中18%的行為。在會計信息系統(tǒng)中，計算機極易盜取財會軟件中的相關會計信息以及與之相關的企業(yè)核心信息，一旦發(fā)生就會給企業(yè)造成不可估量的損失。
二、會計電算化環(huán)境下會計舞弊的主要表現(xiàn)
1．輸入方式舞弊
輸入方式舞弊是會計電算化環(huán)境下最常見的會計舞弊方式之一。主要是指輸入虛假的或篡改相關原始業(yè)務數據，以達到“潤色”財務報表的目的。例如，輸入假的存單數據以增加企業(yè)的存款數，夸大企業(yè)的收入總額;利用企業(yè)集團構造無經濟實質的集團內部交易，增加企業(yè)應收賬款;進入存貨系統(tǒng)篡改數據，抹銷購貨憑證數據，以達到減少應付賬款的目的。
2．修改數據庫文件
修改數據庫文件主要表現(xiàn)在通過相關會計軟件程序或直接通過終端來修改數據庫中的文件，這可以直接越過會計電算化系統(tǒng)的控制程序來對相關業(yè)務進行篡改。例如，利用管理員權限或掌握的程序設計相關技術擾亂會計電算化系統(tǒng)，竊取或篡改核心信息，以達到獲取不正當利益的目的。會計軟件設計和維護者、系統(tǒng)管理員、軟件操作員以及黑客等相關人員極易參與這種舞弊行為。
3．篡改程序
篡改程序主要是指通過對程序的非法改動以實現(xiàn)不法目的。比如，在薪資業(yè)務系統(tǒng)中，負責薪資計算與發(fā)放的人事部門人員將其他同事的個人所得稅免稅額度納入其個人名下，以增加個人免稅額度，這一做法的好處是不會影響企業(yè)整體的免稅額度，不易被他人察覺。系統(tǒng)操作員是這一會計舞弊方式下的主要行為人。
4．非法操作
一般而言，會計電算化系統(tǒng)下有嚴格的規(guī)范體系來規(guī)范相關會計業(yè)務處理，但如果操作人員不按照既定的程序或未經授權私自執(zhí)行某些程序操作，這就形成了非法操作方式下的會計舞弊。例如像在出納管理模塊中，出納人員未經授權就在財會軟件中簽發(fā)出納支票，從而到銀行提取現(xiàn)金的這類行為。
5．輸出方式舞弊
輸出方式舞弊是指系統(tǒng)操作員通過非法篡改或刪除輸出的財務報表或利用終端竊取機密信息提供給同業(yè)競爭者，從而損害企業(yè)利益。例如，會計舞弊人員通過修改或消除業(yè)績較差的業(yè)務數據，將之與業(yè)績較好的業(yè)務數據相“中和”，在盡量保持經濟總量不變的條件下作出調整。
6．其他會計舞弊方式
其他會計舞弊方式主要包括通過竊聽、譯碼、拷貝等方式來竊取企業(yè)相關會計信息，并以此謀取私利。通過以上對會計電算化環(huán)境下會計舞弊方式的討論可以發(fā)現(xiàn)，會計電算化環(huán)境下由于會計舞弊的存在，企業(yè)面臨著較多的購物風險。
三、會計電算化環(huán)境下會計舞弊的原因
1．財會軟件固有的缺陷
目前市面上有上百種大大小小的財會軟件供企業(yè)選擇，而這些軟件的開發(fā)水平與成熟度存在著較大差異。有些企業(yè)使用的開發(fā)不完善的財會軟件在信息安全與保密方面存在著漏洞，在系統(tǒng)操作人員的操作權限方面管理混亂，甚至對操作人員、操作內容和操作時間都沒有具體的記錄可以查詢，一旦出現(xiàn)問題無法追究具體的責任人，極易導致會計舞弊的出現(xiàn)。
2．企業(yè)內部控制存在缺陷
使用會計電算化系統(tǒng)代替手工系統(tǒng)時，應該有配套的內部控制制度與之相應來保障企業(yè)的信息安全。如果一個企業(yè)的內部控制制度較為薄弱，系統(tǒng)操作人員極易未經授權或者越過權限拷貝、篡改、刪除會計電算化系統(tǒng)中的數據庫文件，以達到不法目的。內部控制的缺陷主要包括:一是財務人員職責分離模糊，沒有嚴格明確的授權制度。例如由于企業(yè)規(guī)模和人員數量限制，制單人員同時負責審核簽字，這使得構造虛假交易或夸大交易金額變得更加容易。二是缺乏完善的會計電算化檔案管理制度。對于正在進行的賬套沒能及時備份歸檔，亦或沒有明確嚴格分明的會計電算化檔案保管職責，使得會計檔案遭到破壞和竊取成為了可能，為會計舞弊提供了便捷的通道。三是缺乏相應的操作管理制度和系統(tǒng)維護管理制度。
3．內部和外部審計工作不充分
首先是企業(yè)內部審計不到位，沒能及時發(fā)現(xiàn)并解決相應問題;再加上外部審計人員對公司業(yè)務的不熟悉而低估企業(yè)的重要性水平，或者審計人員對會計電算化工作不了解，使得其不能發(fā)現(xiàn)存在的會計舞弊問題。
四、會計電算化環(huán)境下會計舞弊的防范措施
會計電算化相對于手工會計來說，具有及時性與準確性、集中化與自動化的特點，它是一個人機結合的系統(tǒng)，使得內部控制更加嚴格，對于提高會計核算質量、促進會計職能轉變、提高經濟效益和加強經濟管理等方面都有十分重要的作用。與此同時，伴隨著會計電算化的發(fā)展，會計舞弊問題也日趨頻繁與嚴重，這給企業(yè)的名譽與信息安全造成了極大的威脅。因此，在會計電算化環(huán)境下必須采取有效措施來防范與應對會計舞弊。具體的防范措施主要從以下幾個方面進行:
1．建立與完善相關會計電算化規(guī)則規(guī)章體系
近幾年計算機技術的發(fā)展速度之迅猛是人們沒有預想到的，目前我國對于會計電算化環(huán)境下的會計舞弊還沒有會計準則以及相關法律規(guī)范方面的規(guī)定，審計師對于會計電算化舞弊的處理也只是依靠具體的公司章程或者依賴于行業(yè)習慣。在沒有法律依據的情況下，我國目前對于會計電算化舞弊的懲處力度遠遠不夠，會計舞弊成本偏低，直接造成了會計舞弊頻繁發(fā)生的局面。而加強會計電算化防舞弊的法制建設，既可以保護企業(yè)利益，懲戒違法者，又可以起到警示作用，防止類似違法行為再次發(fā)生。因此，有必要針對會計電算化環(huán)境下的會計舞弊發(fā)生特點而制定專門的法律規(guī)范來對其進行有效的制約。在相關法律建設方面，應該以法律的威嚴明文規(guī)定哪些行為屬于舞弊和違法行為，相關部門應該怎樣處置這些行為。在此基礎上，明確會計電算化系統(tǒng)中哪些部分是受到法律保護的，并制定相應的保護措施。
2．完善與健全企業(yè)電算化內部控制制度
會計電算化系統(tǒng)代替手工會計核算體系以后，原來手工操作下的內部控制制度作用部分喪失。與此同時計算機數據容易被拷貝、篡改、刪除，會計舞弊極易發(fā)生，因此必須采取嚴密有效的措施，制定相應的組織和管理控制制度，加強內部控制管理。例如，可以針對財會軟件操作人員制定操作管理制度，以此來規(guī)范系統(tǒng)操作人員的行為，加強不同職能人員之間的權限制約。嚴格的操作管理制度不僅會有效保證會計軟件的安全運行，還有利于內部控制制度的執(zhí)行。還可以將電算化部門與用戶部門的職責明確分離。進行職責分工的目的主要是盡可能保持互不相容的職能的分離，比如業(yè)務記錄、執(zhí)行、保管與業(yè)務授權的分離以及保持電算化部門內部的職責分離。各職能部門之間相互牽制，互相監(jiān)督與制約，彌補不相容職能集中化的不足。同時還要強調的是，會計電算化內部控制制度還必須隨著公司的發(fā)展變化而不斷修改完善。只有輔以完善的內控制度，才能減少舞弊的發(fā)生，從而從源頭上保證會計信息的真實性與可靠性。
3．選擇成熟完善的財會軟件，從源頭上控制會計舞弊的發(fā)生
企業(yè)可以根據自身特點自行開發(fā)或與外單位聯(lián)合開發(fā)財會軟件，這樣可以確保財會軟件的針對性，提高財會工作處理效率。此外，企業(yè)還可以直接從市場上購買開發(fā)成熟的財會軟件，在選擇財會軟件時要注意系統(tǒng)權限設置、安全性以及保密性等關鍵因素。
4．加強審計和安全監(jiān)督，充分發(fā)揮審計人員的作用
審計人員在執(zhí)行審計任務時應該充分發(fā)揮作用，防范會計電算化舞弊。審計人員充分發(fā)揮職能主要表現(xiàn)兩個方面:第一，在審計工作中直接發(fā)現(xiàn)舞弊現(xiàn)象的存在;第二，在審核和評估企業(yè)會計信息系統(tǒng)的內部控制中發(fā)現(xiàn)控制環(huán)境的弱點。如果審計人員執(zhí)行的是合規(guī)性審計，那么審計人員最可能是發(fā)揮第一種職能。后面一種職能是通過完善內部控制制度來預防、監(jiān)督和處理會計舞弊的。查錯防弊一直是審計工作的一項重要職能，而在會計電算化環(huán)境下會計舞弊更為隱蔽和智能。審計人員首先應該關注舞弊征兆，獲得審計證據，發(fā)現(xiàn)審計疑點，在針對輸入、程序和輸出等方面專門實施對會計電算化環(huán)境下的會計舞弊審查，增強審計人員對于審計數據的分析能力，提高舞弊審計的效率，增強舞弊審計的效果以降低會計舞弊給企業(yè)帶來的損失。從以上的討論可以看出，要加強會計電算化的管理，充分發(fā)揮會計電算化系統(tǒng)的優(yōu)勢，防止會計舞弊的發(fā)生，保證會計信息的質量，就必須完善會計電算化法律規(guī)范體系，加強與更新會計電算化的內部控制制度，選擇好的財會軟件，充分發(fā)揮審計人員的作用，加強會計工作人員的技能培訓。只有這樣才能達到使會計電算化方便快捷、安全有效地為企業(yè)服務的目的。
作者：雷嘉璐 單位：中南財經政法大學會計學院
