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[摘要]目前,電算化會計信息系統(tǒng)的內部控制仍是一個薄弱環(huán)節(jié),會計工作中利用計算機舞弊的犯罪行為依然存在,而且防范困難。因此,加強會計信息系統(tǒng)的內部控制,是當前推動我國會計電算化發(fā)展應當重視的一個問題。

[關鍵詞]會計電算化;內部控制;會計信息系統(tǒng)

一、電算化會計信息系統(tǒng)內部控制意義

由于電算化會計信息系統(tǒng)具有手工會計信息系統(tǒng)不同的一些特點,又由于該系統(tǒng)存在著特有的潛在風險,必須在系統(tǒng)中設置有針對性的行之有效的控制手段。為了有效地保護會計信息的正確可靠,電算化系統(tǒng)必須建立在科學的控制體系之中。電算化系統(tǒng)數據處理必須要有明確的規(guī)程和制度,確保只允許經過核準的業(yè)務數據才能進入系統(tǒng)進行處理,保證系統(tǒng)程序和數據不被泄密和篡改,保證系統(tǒng)及其處理的數據安全可靠。因此,有效的控制體系是系統(tǒng)自身的免疫能力得以提高的保證。相反,沒有強有力的控制體系,就象一個毫無抵抗力的人生活在充滿病毒和細菌的環(huán)境中一樣,生命隨時受到威脅,無法生存下去。另一方面,電算化會計信息系統(tǒng)具有高密度儲存、方便使用、自動高速運行的特點,又可使所設置的控制手段更好地發(fā)揮作用。電算化會計信息系統(tǒng)的控制環(huán)境不僅應該,而且能夠代替并超過手工會計信息系統(tǒng)的內部控制能力。

內部控制是指在企事業(yè)單位會計工作中,為了維護會計數據的可靠性、業(yè)務經營的有效性和財產的完整性而制定的各種規(guī)章制度、組織措施、管理方法、業(yè)務處理手續(xù)以及其他為防止可能發(fā)生的風險而采取的一切措施的總稱。

在會計工作實現電算化以后,內部控制按其實施方式的不同,分為組織控制和功能控制。組織控制是指通過建立規(guī)章制度、工作人員的合理分工而建立起來的內部控制。功能控制是指在會計信息系統(tǒng)中設計一定的功能而實現的內部控制。內部控制按其實施環(huán)境的不同,分為應用控制和一般控制。應用控制是指運用計算機進行會計數據處理過程中所實施的內部控制。內部控制按其本身的性質和實施的目的又可分為管理控制和會計控制。管理控制是指為了保證計劃、預算和定額任務的完成,提高經濟效益而實施的內部控制。會計控制是指為了維護會計數據準確可靠和保護單位財產完整而實施的內部控制。

二、電算化會計信息系統(tǒng)內部控制的手段

(一)建立、健全有關的管理制度

這是通過組織形式加強內部控制的一項重要措施。內容包括建立機房管理、操作管理、系統(tǒng)文檔管理和數據管理等項制度,以保證計算機有一個正常的運行環(huán)境,保護計算機硬件、軟件、文檔資料和數據不受侵害和損失。這些制度的建立要作為系統(tǒng)設計的一項重要內容并在系統(tǒng)設計過程中完成。系統(tǒng)投入運行以后,要嚴格按照制度規(guī)定貫徹執(zhí)行。

建立會計信息系統(tǒng),必須選擇一批政治素質好、業(yè)務上能勝任,并且具有會計和計算機應用技術復合知識的人才,組成承擔系統(tǒng)運行的組織機構。其中包括程序設計、維護和管理人員,會計數據的采集整理、審核和保管人員,以及運行操作人員。在他們之間要按照內部牽制原則合理分工,在日常工作中能夠互相制約,互相監(jiān)督,防止無意差錯和有意舞弊事件的發(fā)生。為了防止重復、遺漏和誤操作,要建立時序控制。要求上機操作人員,嚴格按照有關會計數據處理的規(guī)定和處理流程進行操作,做完一步下一步該做什么,要有提示。違反規(guī)定的操作流程,要予以控制,以保證會計數據處理能夠有條不紊地正確進行。

(二)利用計算機運行控制

為了保證會計數據的可靠性,防止無意差錯和有意舞弊,必須加強防錯糾錯措施。特別是輸入環(huán)節(jié),應嚴加控制。輸入以前,要對原始憑證進行合理合法的審查,防止非法數據輸入。輸入過程,特別是采用鍵盤鍵入,出錯率比較高,可以采用雙重輸入或輸入一遍再復核一遍的方法,防止誤操作。輸入以后,再通過程序化步驟進行校驗。例如,可以對相關數據進行平衡校驗,總額與明細的校驗、編碼校驗位的校驗、數據完整性校驗,利用某些數據值域的特點進行邏輯校驗等。模塊之間交換數據要進行校驗,會計賬表輸出以前,要利用會計報表數據之間的勾稽關系進行校驗。不僅數字數據要進行校驗,文字數據也要校驗,特別是對應借、應貸會計科目的輸入必須核對,防止串戶。一般可以根據自然語言理解原理,對摘要進行分解,自動生成會計分錄,與輸入的應借、應貸科目核對,如有差錯,及時更正。在采用機制記賬憑證的情況下,則可根據輸出的記賬憑證手工核對,防止串戶。

文件是存儲會計數據的主要形式。為了保證數據安全,防止非法篡改,一些重要的數據文件,可定義為專用文件、只讀文件?；虿捎脤ｉT技術,定義為隱形文件,未經授權,難以動用,以保證會計數據的安全。

應建立和健全各項管理制度,保證計算機有良好的運行環(huán)境,避免非常事件引起系統(tǒng)的侵害。加強電源保護,防止由于電源失常而使系統(tǒng)遭到破壞。最重要的是建立備份制度。數據文件要采用強制軟盤備份,并以適當形式妥善保管,一旦系統(tǒng)遭到破壞,能夠通過恢復機制完全恢復到原有狀態(tài)。硬件也要備份,一旦計算機發(fā)生故障或遭到破壞,用備用的計算機及時頂替上去,不影響會計工作的正常開展。能夠消除一切病毒的蔓延和感染。

(三)其它控制

在手工操作下,是由會計人員在核算過程中通過數據對比判別、認定、干預來實現管理控制功能。會計工作電算化以來,核算過程擺脫了會計直接干預,在程序指揮下由計算機自動來完成。這就需要在系統(tǒng)中設計好此項控制功能,通過程序化步驟來實現。在具體實施中,可以根據生產過程自動控制原理,先把計劃、預算、定額等有關數據作為標準項存入計算機,實際收支業(yè)務數據發(fā)生后,通過采集輸入計算機,與標準項對比,如果出現偏離計劃、預算、定額的情況,及時輸出調節(jié)信息,并采取措施予以糾正,以保證計劃、預算和定額的貫徹執(zhí)行。

保證社會主義國家財產安全完整、不受損失,是會計的重要任務之一。在手工操作下,主要靠建立和健全收發(fā)保管制度,做好定期財產清查,保證國家財產完整無缺,不受損失。實現會計電算化以后,這一點并不改變,仍靠上述組織來完成保護國家財產的任務。但計算機能及時準確地提供可靠的會計數據,作為收發(fā)保管和財產清查的依據,對于保護國家財產也具有重要意義。另外,還應在系統(tǒng)中某些關鍵性環(huán)節(jié)設置財產完整性控制功能來保護國家財產的安全。

在會計信息系統(tǒng)中,要建立和健全內部控制,盡量防止和減少計算機犯罪事件的發(fā)生。同時,還要注意保留審計線索,一旦發(fā)生犯罪事件,能夠便于審核、查清犯罪事實和責任者。例如,有些涉及數據處理流程的工作文件必須保留,不能刪除和覆蓋。又如,各個子系統(tǒng)向賬務處理子系統(tǒng)自動轉入的記賬憑證要打印輸出,并和輸出子系統(tǒng)的原始憑證裝訂在一起,保留賬證之間的聯(lián)系線索。再如,修改賬簿文件中的數據,必須按照傳統(tǒng)做法,填制沖正或補充登記記賬憑證,并注明修改的對象、理由和內容,以便事后查證。

對每個上機人員的姓名、上機時間、操作內容等,作出詳細記錄,以備必要時核查。一般商品化會計軟件都具有此項功能。操作記錄通常不讓一般工作人員了解,只有財務主管才能查詢訪問。

以上列舉了會計信息系統(tǒng)的內部控制手段。隨著計算機技術的發(fā)展,計算機犯罪和破壞計算機的手法也不斷翻新。我們應當不斷改進和提高內部控制技術,保證會計信息系統(tǒng)的安全,不受侵害。