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[摘要]我國電算化的發(fā)展,改善了會計信息質量,降低了會計工作的勞動強度,提高了會計信息的實時性,但同時也賦予會計信息以新的流通特點,為會計信息的傳遞和交流帶來新的問題。通過對會計電算化信息資源共享的相關問題的分析,提出普及與提高會計人員的計算機網絡通訊技能,給電算化會計信息共享創(chuàng)造物質與技術上的條件的解決措施。

[關鍵詞]會計電算化;信息資源共享;解決措施

一、怎樣理解電算化會計信息資源共享

所謂會計信息資源共享,是指同一會計信息資源可以被不同的使用者用于各自不同的目的。而電算化后的會計信息資源共享,則是使同一信息資源的電子數據形式能夠被各需求方無障礙地解讀和利用。對于具體的會計主體,會計信息資源的共享有兩層含義:分享他人信息資源和我方信息資源與他人分享。

以具體的信息處理系統(tǒng)為參照,可將共享的信息資源分三類:原始資料、中間結果和終極信息產品。

從信息需求者所涉及的范圍看,電算化會計信息資源共享又可以分為以下幾個層次:信息系統(tǒng)內各功能模塊間的原始資料共用和中間結果交換;會計主體與上下級間的財務數據的上報與下發(fā);社會范圍內財務狀況的披露與經濟情報的搜集。

二、電算化會計信息資料共享的現狀分析

基于以上概念,反觀我國會計電算化發(fā)展的歷程,在孤立系統(tǒng)的普及和應用上發(fā)展迅猛,已基本滿足了替代手工進行會計核算的需求;然而在電算化會計信息共享方面的發(fā)展卻非常欠缺。會計信息在部門間、上下級單位間、社會各相關權益人間的交流,甚至比手工會計時期更艱難,必須在系統(tǒng)間對同一數字化信息再通過人工解讀、轉換、重新錄入的事例不勝枚舉。如工資核算系統(tǒng)無法直接利用人事勞資管理系統(tǒng)的數據、上級部門的報表匯總系統(tǒng)與本單位的報表生成系統(tǒng)脫節(jié)等等,不一而足。對同一數據源的重復錄入,不僅僅是對人力和設備資源的浪費,更為嚴重的是它增大了數據的差錯率,降低了會計信息利用的時效性,其影響要比表面上深遠得多。

三、問題分析和解決措施

造成上述情況的原因是多方面的。從計算機技術水平方面看:我國計算機平均應用水平低,網絡技術發(fā)展相對滯后,通訊基礎設施薄弱。除此之外,更有人的認識和行為模式上的原因,即與此相關的各階層普遍缺乏會計信息社會化意識,對會計電算化進程中的信息共享問題認識不足,產生盲點,進而在本單位工作中忽略了會計電算化信息共享的特殊要求。

首先是制定會計制度和規(guī)范會計電算化行為的權利部門和權威機構,在注重制度的行業(yè)適用性和電算化會計系統(tǒng)的合法性、安全性的同時,相對忽略了電算化會計信息交流所需要的信息規(guī)范性和一致性。其次是各財務軟件開發(fā)商,較重視系統(tǒng)核算功能方面的完善,而較少顧及信息交流與通訊功能的開發(fā)及其他系統(tǒng)兼容性的研究。再次,財會人員本身,只局限于本職核算工作的要求設計原始資料的錄入和加工結果的輸出,對怎樣利用他人的數據為自己服務和怎樣以自己的信息產品服務于他人皆認識不足。

應當指出,在電算化會計信息資源共享問題上,普遍存在著一種誤解,認為信息共享必須以計算機網絡為充分必要條件,有了這一基礎,信息共享會自然而然的得以實現,沒有這一條件,就無信息共享可言。筆者認為,情況恰好與此相反,事實上,網絡設施僅僅是為信息共享創(chuàng)造了有利的物質和技術條件,而人的因素才是問題得以解決的關鍵。大量的、基礎的、關鍵性的工作是與網絡技術無關的,是只關乎人們的認知和行為的,是應當在技術實現之前就要作好的。因而,即使在無網絡環(huán)境的情況下,也能較好地實現電子會計信息的便捷交流;反之,則無論網絡設施如何發(fā)達,以上所述的電子會計信息交流上的尷尬都會依然存在。

四、資源共享前期應作好的三個社會層面工作

(一)制定會計政策規(guī)范的機構或社團,肩負著規(guī)范和引導會計人員和系統(tǒng)研制開發(fā)人員的責任。在會計人員對信息共享的認識不足、開發(fā)商缺少必要的利益驅動的情況下,政府和權威機構為其創(chuàng)造條件,進行必要的引導與干預非常重要。為此,在制度制定開始,就應當考慮電算化會計信息在社會范圍內交流的需要,力求制度中的名詞、代碼、元素、表格做到精確、規(guī)范、統(tǒng)一,以利于社會范圍內的信息交流。如各行業(yè)同一經濟性質的科目名稱力求一致,同一科目名稱的科目代碼力求一致,同一報表元素在表中、賬中和表間含義力求一致等等。此外,在對會計軟件提出安全、合法、可用性要求的同時,對其數據的輸入、輸出提出必要規(guī)范,如規(guī)定必須提供標準格式的、符合社會規(guī)范要求的、光磁介質的對外會計信息,主要會計報表必須能夠被幾種通用的辦公軟件準確識別,孤立系統(tǒng)必須留有用戶級的輸入輸出接口等。

(二)軟件開發(fā)商應注意保持軟件產品的前瞻性,積極將產品從自閉型軟件向兼容型、開放型軟件過渡,從核算軟件向管理型軟件、決策支持型軟件過渡。一是產品定位將會計信息作為經濟管理者系統(tǒng)的核心與基礎,而不是作為一個孤立的系統(tǒng)來開發(fā)。二是功能設計上,盡量考慮軟件的開放性、兼容性和擴展性,設計中應包括必要的按用戶要求格式導入數據的功能、網絡共享和遠程通迅功能、二次開發(fā)和可與第三方產品作兼容性組合等功能,以利于數據收發(fā)和交流。三是應積極開展行業(yè)內聯合與交流,形成一套系統(tǒng)間信息交換標準和內部數據格式約定,使系統(tǒng)間的數據共享更易于實現。

(三)樹立會計為管理服務、為相關權益人服務、為社會服務的理念。會計的最終意義不在于產出會計信息,而在于會計信息的再利用,為社會各相關方面的經濟行為提供科學的依據。因此,作為會計人員,一方面不能只限于本環(huán)節(jié)、本系統(tǒng)度量信息的出入量,必須站在全面經濟管理與服務的高度,設計系統(tǒng)的原始數據錄入需求和系統(tǒng)產出需求,避免相關系統(tǒng)必要信息在本環(huán)節(jié)的缺失。另一方面,應該充分利用軟件的功能,積極進行二次開發(fā),最大限度地利用他人的勞動成果,減少數據資料在系統(tǒng)間無謂的重復錄入。與此同時,作為用戶方面的領導,則應給予計算機網絡建設以充分重視,著力普及與提高會計人員的計算機網絡通訊技能,給電算化會計信息共享創(chuàng)造物質與技術上的條件。