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摘要干部人事檔案材料的形成涉及多個部門，具有分散性的特點，同時干部人事檔案材料是一個不斷累加的動態(tài)過程，這使得干部人事檔案的規(guī)范性面臨著很大的挑戰(zhàn)。為了克服這一難題，組織人事部門、高校學生工作管理部門以及干部人事檔案管理部門等幾大關鍵部門要增強檔案意識，加強部門協(xié)作，妥善保管，及時移交，細致整理，同心同力從源頭上促進干部人事檔案的規(guī)范性。

關鍵詞干部人事檔案部門協(xié)作規(guī)范性

干部人事檔案是個人經(jīng)歷的記錄，是對個人思想品德、業(yè)務能力和工作情況的反映。它是各級組織歷史地、全面地考察了解和選拔任用干部的一個重要依據(jù)，也是維護干部個人某些合法權益的重要憑證。干部人事檔案規(guī)范性既包括檔案內(nèi)部材料填寫規(guī)范、材料真實和完整，也包括干部檔案分類、編碼、目錄等外在形式符合統(tǒng)一規(guī)范。當前某些干部人事檔案存在材料不全、涂改造假、分類不明等不規(guī)范現(xiàn)象，影響了檔案作用的發(fā)揮，也損害了干部人事檔案的權威性。當下促進干部人事檔案規(guī)范性，有利于維護干部人事檔案的嚴肅性和公信力，充分發(fā)揮干部人事檔案在人事工作中的重要基礎性作用。干部人事檔案主要包括十大類材料：履歷材料、自傳材料、考核鑒定材料、學歷職稱材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免等材料以及其他對考察了解干部有參考價值的材料。干部人事檔案中的大部分材料都是組織及各部門有意識形成的歸檔材料，在材料形成之初就確定了它的歸檔性，做好材料的審核和保存工作并且做到及時歸檔是各相關部門義不容辭的責任。從干部人事檔案的豐富內(nèi)容來看，干部人事檔案材料的形成涉及多個部門，“干部人事檔案收集歸檔規(guī)定的檔案材料內(nèi)容，一部分是在學校形成學生檔案，有一部分是組織人事部門形成的，也有各級部門單位形成的材料。材料形成單位不統(tǒng)一，材料分散在各地、各部門。”[1]因此，實現(xiàn)干部人事檔案的規(guī)范性，就必須加強各個部門的協(xié)作。

1組織人事部門

組織人事部門是干部人事檔案材料形成的主體部門，涉及干部人事檔案材料的多個方面。首先，《干部履歷表》是組織部要求干部填寫的一份非常重要的材料，主要包括干部出生日期、黨團關系、學歷、工作經(jīng)歷、獎懲情況、親屬關系等基本信息。因為《干部履歷表》最后要經(jīng)過基層組織審核蓋章，所以它的可信度非常高，目前很多地方的房產(chǎn)公證必須需要《干部履歷表》中的親屬關系證明才能辦理，這從側面說明了它的重要性。但是，隨著單位干部的不斷增多，目前很多組織人事部門對于《干部履歷表》的審核工作并沒有做到細致到位，很多重要信息如出生時間、工作時間等與其他材料記載不一致的情況時有發(fā)生。因此，各級組織人事部門要切實發(fā)揮審核的職責，確?！陡刹柯臍v表》內(nèi)容的真實性。此外，自1999年全國統(tǒng)一填寫過一次《干部履歷表》之后，便沒有統(tǒng)一填寫過，經(jīng)過十多年的時間，很多干部的黨團關系、工作和學習經(jīng)歷、職稱、父母、配偶和子女信息可能都發(fā)生了較大變化，長時間的信息滯后性影響了干部人事檔案的利用。鑒于此，各組織部門應形成一種機制，每隔幾年就及時組織和敦促本單位人員嚴格按照規(guī)范填寫《干部履歷表》，保證檔案信息的及時更新。其次，工資變動表格是人事部門必須嚴謹制作完成的重要材料，它涉及每個人的切身利益。大學生的畢業(yè)生轉正考核定級表是證明大學生參加工作時間和干部身份的有力證據(jù)，而在當今的干部檔案審核工作中發(fā)現(xiàn)很多人的檔案中都沒有這張表格，對于確定工齡造成了困擾。完整的工資變動表也可以從側面體現(xiàn)在不同單位的工作時間、級別及待遇等變化，是維護個人合法權益的重要保障。各級人事部門要切實做好工資表制作工作，記錄好工資變動情況，尤其要做好入職和離職的工資表，并及時歸檔。再次，招工登記表、聘用合同、入伍登記表、轉干審批表、任免表等都是個人經(jīng)歷的重要記錄，是確定工作時間、工作內(nèi)容及干部身份等事項的關鍵證據(jù)，如果這些檔案材料不完整或沒有歸入個人的檔案，那么個人的這些履歷就很難得到證明，要想重新證明這些履歷可能要大費周折。比如，當年有過“上山下鄉(xiāng)”的知青經(jīng)歷的人，檔案中缺少了知青下鄉(xiāng)審批表，后來國家政策規(guī)定知青經(jīng)歷算工齡，他們要想證明這段經(jīng)歷，就必須到當?shù)剡M行證明，如果當?shù)氐膽艏畽n案等相關檔案沒有保存好，而且一些當事人也聯(lián)系不到的話，就很難證明他們的知青經(jīng)歷。組織人事部門的檔案工作關系到每個人的切身利益，組織人事部門必須切實提高檔案意識，重視檔案工作，把相關文件材料做規(guī)范，保存好并及時將檔案材料移交到干部人事檔案管理部門。同時，組織人事部門也要加強對個人在重視干部人事檔案方面的教育，讓本單位職工充分認識到自身檔案的重要性，如實規(guī)范填寫相關表格材料，并及時將個人取得的相關資格證書、獎勵證書等復印件交組織存檔管理。

2高校學生工作管理部門

學籍檔案是干部人事檔案至關重要的一部分，報考登記表、成績表、畢業(yè)生登記表、學位授予表等都是證明干部本人從錄取到畢業(yè)學歷學位真實性的必要條件，報考登記表記錄了報考錄取信息，成績表記錄了學業(yè)情況，畢業(yè)生登記表記錄了畢業(yè)信息，學位授予表記錄了學位獲得情況，任何一份材料的缺失都會影響當事人學歷學位的完整性，高校學生工作管理部門務必規(guī)范設計學籍材料，認真做好學籍檔案的歸檔工作。從當前的干部人事檔案工作實踐來講，干部人事檔案中學位授予表缺失的情況比較常見，有些高校在工作中沒有意識到學位授予表的重要性，尤其是在本科生的學位授予中沒有制作這一張表格，也就更談不上將學位授予表歸入個人檔案了。而從干部人事檔案的規(guī)范性來講，如果只有畢業(yè)生登記表而沒有學位授予表，就代表當事人只取得了畢業(yè)證書而沒有取得學位證書，這就對那些本來共同取得畢業(yè)證和學位證的人的學歷學位信息造成了缺失和破壞，也使得組織在考察個人時無法將取得單證的人和取得雙證的人區(qū)分開來，影響了干部人事檔案的利用。高校學生工作管理部門所保管的學生檔案是干部人事檔案的前身，高校學生工作相關部門一方面必須參考和借鑒其他高校的經(jīng)驗，合理規(guī)范地設計學籍材料，使之在放入檔案時能夠完整全面地記錄學生的學籍信息；另一方面必須在學生畢業(yè)時將其所有的相關歸檔材料歸入個人檔案，并按照轉遞地址及時進行郵寄。高校學生工作管理部門規(guī)范地做好學生檔案的工作，能夠為干部人事檔案規(guī)范化打下良好的基礎。

3干部人事檔案管理部門

干部人事檔案管理部門是主管部門，也是協(xié)調(diào)其他各個部門的關鍵部門，對外要主動加強與各檔案材料相關部門的溝通聯(lián)系，加強對各單位兼職檔案管理員的培訓，做好溝通和培訓工作；對內(nèi)要加強自身的學習和管理，不斷提升業(yè)務素質(zhì)。

3.1接收新檔案時把好檢查關

干部人事檔案管理部門在接收新檔案時，應該認真核查檔案目錄與檔案材料的對應情況，如發(fā)現(xiàn)有缺失的情況及時向檔案原來的管理部門聯(lián)系查找，避免因時間過長而難以查找的麻煩。再者，干部人事檔案管理部門要安排專人發(fā)函補材料，新接收的檔案目錄與內(nèi)容雖然對應，但仍有缺失的材料，不能因為不是本部門造成的材料缺失就放任不管，而是要增強敬業(yè)精神，本著檔案現(xiàn)在歸我單位管理就將其規(guī)范化管理的態(tài)度，及時發(fā)函到檔案材料的出處單位進行補充，保證每一卷干部人事檔案的材料都齊全完整。

3.2接收檔案材料時做好登記工作

干部人事檔案材料的產(chǎn)生處于一個動態(tài)的過程，檔案隨著個人社會實踐活動的不斷變化而增加新的材料，“干部人事檔案會隨著干部身份的確立而確立，會隨著干部職務的變化、干部經(jīng)歷的豐富而不斷增加新的內(nèi)容，即使干部退休了，還會有工資、獎勵、處分、死亡等材料的形成?！盵2]干部人事檔案材料產(chǎn)生的動態(tài)性也決定了收集檔案材料始終處于動態(tài)的過程中，為了保證檔案材料在歸檔和接收時交接明確，要做好接收材料的登記工作，歸檔人和接收人均需簽字并注明時間，這樣可以做到有據(jù)可查，如果出現(xiàn)材料丟失的現(xiàn)象可以明確責任人，追究其相關責任，防止推諉扯皮的現(xiàn)象，同時也可以從側面增強檔案管理人的責任感，使其妥善保管好檔案材料。檔案材料移交和接受過程的規(guī)范化有利于保障干部人事檔案材料的完整性。

3.3材料放入檔案時做到及時仔細

檔案材料在收到之后，如果不及時分別放入個人檔案，會造成材料堆積難以查找的問題，為了干部人事檔案利用起來能夠高效便捷，管理部門應該在收到散材料后定期及時地將材料歸入個人檔案。在放檔案材料時要認真核查檔案材料的份數(shù)以及當事人的姓名、出生日期等基本信息，防止檔案材料錯放問題的發(fā)生。

3.4整理檔案做到標準規(guī)范

整理干部人事檔案時，要認真對待每一個環(huán)節(jié)。首先，要認真鑒定材料的真?zhèn)危谂龅綇椭萍r尤其要注意查看是否加蓋原出處或組織人事部門的公章，對于不符合歸檔要求的文件材料要進行補辦或重辦，對于多余的材料要抽出。其次，要嚴格按照干部人事檔案的十大類進行材料的分類，并且在每頁材料上編寫頁碼，在每份材料的右上角編寫序號，字跡大小適中工整。再者，在對檔案材料進行打孔時，要細致翻看材料中每一頁的頁邊距是否足夠，防止打孔打到材料內(nèi)容上的現(xiàn)象?？傊砀刹咳耸聶n案要嚴格按照中央組織部印發(fā)的《干部檔案工作條例》的要求，真正做到“認真鑒定、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條例、精煉、實用的要求?！蔽覈肆Y源豐富，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，人員流動情況越來越多，隨之而來的干部檔案轉遞工作也越來越頻繁。如果干部檔案在某個單位時不規(guī)范，干部工作幾經(jīng)變動之后，也會為后面的單位整理檔案帶來麻煩。人員流動加速，對干部檔案的完整性和規(guī)范性提出了更大的挑戰(zhàn)，這就需要全國各級單位都要切實做好干部檔案工作。只有這樣，從本單位寄出的干部檔案到新單位才可以很容易地上架，從外單位寄來的檔案也可以很輕松地被利用起來，彼此之間可以省去很多麻煩，提高工作效率。因此，各級相關部門，要增強檔案意識，充分認識干部人事檔案工作的重要性，切實加強領導，自上而下從源頭上將保證干部人事檔案規(guī)范性落到實處。

參考文獻

[1]理文.我國干部人事檔案管理研究[D].合肥:安徽大學,2013(8).

[2]俞銀珍.淺談干部人事檔案的特點及科學管理[J].浙江檔案,2002(12).

作者：劉新 單位：浙江大學檔案館