工資管理中人事檔案資料的運用
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［摘要］高校人事檔案信息是高校組織人員進行相應工作的重要依據(jù)，同時也是高校做好績效工資管理的基礎要素。本文主要闡述了高校人事檔案管理在高校工資管理中的重要性，分析了目前管理工作中存在的問題，并提出相應的解決措施，希望本文能夠幫助到更多的高校管理者。
隨著我國教育制度改革的深入，以及新興教育制度的出現(xiàn)，高校人事檔案管理工作逐漸成為高校做好相應組織工作的基礎要素之一，同時成為了高校工資管理的前提條件。在高校工資管理的實踐過程中，管理人員不僅要有效利用相應的人事檔案信息資料來做好人事工資管理工作，同時還應該遵守國家的法律法規(guī)和校園的規(guī)章制度，從而全面激發(fā)在校教職工的工作熱情。
一、目前我國高校人事檔案管理工作中的通病及病因
個人單獨使用人事檔案和有組織地調(diào)動檔案信息是高校管理層使用人事檔案最主要的兩個形式。在此過程當中，讓人事檔案資料服務于高校各項工作，是高校干部合理使用人事檔案信息的主要表現(xiàn)。這一系列的工作最終關系到教職工的崗位晉升、職稱評定、轉(zhuǎn)干定級和干部內(nèi)外調(diào)整等，為高校的人事管理工作提供最為真實的信息，并且能夠讓高校高層干部清楚看到在校教職工的實際工作情況。而個人檔案則是高校干部人事檔案服務工作的另一重要的環(huán)節(jié)，此部分的資料主要用于公正、調(diào)研、出國報考研究生及博士生等，最終的工作目的就是壯大在校的教師隊伍。但是，我國很多高校的人事檔案管理工作都存在漏洞，其主要的原因有以下幾點：
（一）過分強調(diào)檔案保密性，手續(xù)辦理較為復雜
高校人事檔案作為國家檔案信息的一部分，其管理工作必須嚴格準守相應的管理制度和國家的法律法規(guī)，以此來保證高校人事檔案管理工作的嚴謹性和規(guī)范性。但是，國內(nèi)大部分的高校都過分注重人事檔案信息的保密性，從而為人事檔案管理蒙上了一層神秘的面紗。在實際的管理過程中，想要使用一份人事檔案，需要經(jīng)過多個部門蓋章簽字，辦理手續(xù)較為復雜，這就導致“輕服務、重管理”的現(xiàn)象出現(xiàn)，服務質(zhì)量較差，這也直接影響到人事檔案的使用率。
（二）檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)較低
作為技術性崗位，高校人事檔案的管理人員應該具備較高的職業(yè)素質(zhì)，以積極的態(tài)度來面對工作中的挑戰(zhàn)，以此來做好相應的管理工作。然而，國內(nèi)部分高校的人事檔案管理人員缺乏相應的職業(yè)素質(zhì)和工作危機感，對人事檔案管理工作的重視度也不高，因而導致人事檔案的管理水平不高，阻礙了檔案信息自身價值的發(fā)揮。
（三）人事檔案內(nèi)的信息不夠準確
由于人事檔案管理工作受到多方面的影響因素，因此會經(jīng)常出現(xiàn)信息片面和不準確的現(xiàn)象，例如教職工的實際工齡與教學時間不符等，正是這些多方面影響因素的存在，為后續(xù)的檔案調(diào)動埋下了較大的隱患。與此同時，這些不穩(wěn)定的因素對教職工的薪資調(diào)整將產(chǎn)生很大影響，再加上國家新政策的實施，就可能導致工資出現(xiàn)拖延和缺失現(xiàn)象。
二、利用高校人事檔案對高校人事工資進行有效地管理
（一）嚴格準守相關規(guī)定，注重人事工資檔案數(shù)據(jù)的準確性
人事工資檔案資料是人事工資管理成果的重要表現(xiàn)之一，它主要記錄了在校教職工從參加工作起到目前的工作變化，以及定級工資的變動。人事檔案工資管理逐漸成為了人事工資管理的重要依據(jù)，為其提供準確、及時的數(shù)據(jù)條件，成為了記錄人事工資歷史的重要途徑。在工資管理或調(diào)動過程中應具有幾個先決條件：首先，從事高校人事工資管理的人員應該具備相關的職業(yè)技能和高尚的職業(yè)素質(zhì)，能夠真實準確地記錄工資和職務情況。這就需要我們的工作人員不僅要嚴謹細致，還應該能夠熟練使用計算機和相應的多媒體技術。此外，還應該建立相應的信息數(shù)據(jù)庫，從而實現(xiàn)規(guī)范化和科學化的記錄。其次，當管理人員完成對個人工作檔案的記錄之后，還應該對全校人員的工資情況進行排序和評定，并裝訂成冊，以便后續(xù)的使用；最后，教職工的工作情況、崗位變動、學歷狀況和情感狀態(tài)都需要管理人員準確記錄。
（二）注重人事工資檔案數(shù)據(jù)的收集
在日常的管理工作中，管理人員除了要完成相應的管理工作，還應該對檔案數(shù)據(jù)及時進行收集，并且做好相應的記錄。這些數(shù)據(jù)資料與教職工的工資變化息息相關，管理人員應該采取“隨時出現(xiàn)、隨時記錄”的態(tài)度來進行數(shù)據(jù)收集工作，從而全面提升高校人事檔案的使用價值，讓其發(fā)揮真正的作用。尤其是每月工資的發(fā)放，關系到每位教職工的切身利益，切忌出錯，這就需要對人事工資檔案信息隨時更新。國內(nèi)大部分的高校都屬于事業(yè)單位，崗位工作會隨著職務變化而變化，因此，只有做好數(shù)據(jù)收集和整理工作，才能夠避免問題的出現(xiàn)，同時才能根據(jù)國家規(guī)定的變化來進行工作的申報工作，最終保證工資發(fā)放的準確性。
（三）創(chuàng)建教職工人事工資檔案管理
創(chuàng)建教職工人事工資檔案管理，管理制度的創(chuàng)建首先就需要注重教職工個人檔案信息的數(shù)據(jù)記錄，在遵守相關規(guī)定和尊重歷史數(shù)據(jù)的基礎上，及時對信息進行調(diào)整。建立人事工資檔案管理制度，就需要對歷史數(shù)據(jù)進行收集，并且做好相應的工資記錄工作，保證記錄的工資內(nèi)容與歸檔信息完全一致。其次，在建立人事檔案之后，要對已經(jīng)存儲的數(shù)據(jù)進行科學有效的管理，保證操作的規(guī)范性和準確性，從而為信息資料提供便利的條件。由于后期數(shù)據(jù)的不斷充實，難免會出現(xiàn)檔案漏洞和數(shù)據(jù)缺失等情況，因此，在崗工作人員應該做好檔案資料檢查工作，保證數(shù)據(jù)的準確性。
（四）全面利用現(xiàn)代化的管理手段
隨著我國計算機網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，使用現(xiàn)代化、信息化和智能化的技術來進行人事工資檔案管理工作，不僅可以提升管理的效率，同時也成為管理工作未來發(fā)展的趨勢。建立現(xiàn)代化的人事工資管理系統(tǒng)后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔資料能夠通過掃描的方式轉(zhuǎn)化為電子文檔，并存入相應的管理服務器當中。而在傳統(tǒng)工作的模式下，日常的查詢、核實等工作都需要翻閱大量的文件資料，工作方式較為繁瑣、復雜。在建設信息化管理系統(tǒng)后，就可以利用電子文檔的方式來進行查詢、核實和修改等工作，相對而言，工作方式較為簡單。高校人事工資管理工作是一項極為重視政策和工作效率的工作，充分利用現(xiàn)代化的技術手段來完成各種復雜的工作，盡量避免出現(xiàn)手工勞動和重復勞動，這對高校工資檔案管理工作來說非常重要，具有極強的推動意義。此外，現(xiàn)代化的管理形式也是時代的需求，隨著社會形勢的轉(zhuǎn)變，管理工作也應該隨之變化。
三、結(jié)束語
總而言之，人事檔案管理工作是高校各項工作的先決條件，是高校工資管理的基礎要素。隨著我國教育改革的不斷深入，為了更好迎合新時代的教育形勢，高校的人事工資管理工作必須與時俱進，引進現(xiàn)代化的管理技術對高校發(fā)展來說是非常重要的。
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作者：王博 單位：長春工業(yè)大學政治與行政學院
