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業(yè)務(wù)流程分析與功能需求調(diào)研

（一）業(yè)務(wù)流程分析

1、信息的數(shù)字化：信息的數(shù)字化主要包括兩個(gè)方面，一是現(xiàn)有館藏檔案信息的數(shù)字化，包括檔案整理、掃描、圖文信息編輯和目錄信息錄入等；二是現(xiàn)有業(yè)務(wù)執(zhí)行的信息化，包括辦公自動(dòng)化，如通過掃描儀等形成數(shù)字文檔，以及按照格式規(guī)范通過信息平臺(tái)直接上傳、錄入檔案信息。2、信息的規(guī)范整合：信息的規(guī)范整合首先需要有規(guī)范的格式規(guī)定；根據(jù)規(guī)范格式，各部門業(yè)務(wù)人員上傳、錄入檔案信息后，平臺(tái)自動(dòng)將檔案信息進(jìn)行歸類存檔，形成方便查詢、統(tǒng)計(jì)的信息庫；專門的檔案管理人員可對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢、瀏覽，對(duì)部分不符合規(guī)范的信息進(jìn)行整理。3、信息的存儲(chǔ)：檔案處理人員在檔案管理人員進(jìn)行信息的初審和整理后，進(jìn)一步進(jìn)行信息的審核和修改，在確認(rèn)無誤后，添加入庫信息，如存放地址等。4、信息的管理：檔案庫信息的管理包括基本信息修改、借閱、轉(zhuǎn)檔、銷毀等內(nèi)容，這些管理業(yè)務(wù)是交叉進(jìn)行的，沒有特定的流程，操作的對(duì)象也是統(tǒng)一存儲(chǔ)格式的檔案數(shù)據(jù)，但對(duì)于不同門類的檔案數(shù)據(jù)而言，其檔案數(shù)據(jù)的元數(shù)據(jù)格式和屬性有所區(qū)別，平臺(tái)需考慮各檔案門類數(shù)據(jù)庫之間的信息集成，以及本階段與檔案服務(wù)利用階段檔案信息的一致性。5、信息的利用：檔案利用的操作對(duì)象是部分可以提取出來使用的檔案材料，其目的是面向各業(yè)務(wù)部門和各干部，方便各部門和干部的檔案信息借閱、查詢，檔案管理的相關(guān)信息，共享部分檔案信息內(nèi)容，檔案信息消除等等。

（二）功能需求調(diào)研

對(duì)平臺(tái)功能需求進(jìn)行調(diào)研，調(diào)研對(duì)象包括以上五個(gè)階段中涉及的用戶：1、在信息的數(shù)字化階段：主要是各業(yè)務(wù)部門管理人員，其主要需求依次為：提供簡(jiǎn)潔、友好的用戶操作界面，清晰的圖文格式規(guī)范，詳細(xì)的操作說明，方便快捷的查詢功能，用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。2、在信息的規(guī)范整理階段：主要面向?qū)＜媛殭n案管理人員，其需求依次為：提供自動(dòng)化的檔案信息歸類（根據(jù)需求確定類別）功能，提供自動(dòng)化的檔案信息格式檢查功能，檔案管理公告功能，用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。3、在信息的存儲(chǔ)階段：主要面向檔案館專職人員，其需求依次為：檔案信息批量審核功能，方便快捷的查詢、修改和統(tǒng)計(jì)功能，用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。4、在信息的管理階段：主要面向檔案館專職人員，其需求依次為：方便快捷的查詢、修改和統(tǒng)計(jì)功能，部分類別檔案信息的開放共享設(shè)置功能，檔案信息的借閱記錄與時(shí)間統(tǒng)計(jì)功能（類似圖書館借閱），用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。5、在信息的利用階段：主要面向各業(yè)務(wù)部門和各類干部，其需求依次為：檔案管理公告與查看功能，可借閱檔案查詢功能，在線續(xù)借功能等。從以上五個(gè)環(huán)節(jié)的功能需求調(diào)研不難看出，檔案的數(shù)字化上傳，檔案的自動(dòng)歸類與格式檢查，檔案的查詢、修改與統(tǒng)計(jì)，檔案的開放設(shè)置與共享，檔案的借閱是最為核心的五類功能。

系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

（一）系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念

其一，是要實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)字化。通過原有信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，辦公自動(dòng)化，信息化平臺(tái)錄入等來實(shí)現(xiàn)。其二，是要實(shí)現(xiàn)信息的規(guī)范化。通過平臺(tái)的格式檢查，信息的流程審核與修改，最終實(shí)現(xiàn)信息的規(guī)范化。其三，是要實(shí)現(xiàn)信息的集成化。通過平臺(tái)的固定類別信息上傳，自動(dòng)歸類，最終實(shí)現(xiàn)不同類別檔案信息的集成。集成有兩條主線：一是不同類別信息的集成，如干部信息根據(jù)行政類進(jìn)行集成，供查詢和統(tǒng)計(jì)；二是根據(jù)各個(gè)干部進(jìn)行信息的集成。其四，是要實(shí)現(xiàn)信息資源共享與利用的最大化。通過干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公開的個(gè)人信息跨部門、跨類別的查詢或借閱，實(shí)現(xiàn)最大范圍的數(shù)字化共享，提高檔案信息的利用率。

（二）系統(tǒng)功能架構(gòu)設(shè)想

干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)可分為三個(gè)部分：前臺(tái)門戶、后臺(tái)管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫。1、前臺(tái)門戶。前臺(tái)門戶針對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)部門和干部，其功能模塊有信息錄入模塊和信息利用模塊。信息錄入模塊針對(duì)業(yè)務(wù)流程中的信息數(shù)字化，業(yè)務(wù)部門管理員可以通過前臺(tái)門戶上傳和錄入干部人事檔案信息；同時(shí)，業(yè)務(wù)部門管理員和干部可通過門戶查看人事檔案管理公告、查詢可借閱檔案信息、在線借閱和續(xù)借等等。2、后臺(tái)管理。后臺(tái)管理系統(tǒng)包括3個(gè)主要模塊：信息的規(guī)范整合模塊、信息存儲(chǔ)模塊和信息管理模塊，分別對(duì)應(yīng)于業(yè)務(wù)流程中的信息規(guī)范整合、存儲(chǔ)和管理。在信息規(guī)范整合模塊中，平臺(tái)可根據(jù)預(yù)設(shè)的文件格式規(guī)范，對(duì)前臺(tái)門戶中業(yè)務(wù)部門管理員上傳的檔案信息進(jìn)行格式檢查，若不符合則無法成功上傳或錄入；其次，檔案管理員可對(duì)部分信息做靈活處理，審核、修改；信息審核通過后，平臺(tái)將對(duì)檔案信息進(jìn)行自動(dòng)歸類。在信息存儲(chǔ)模塊中，檔案管理員進(jìn)一步對(duì)檔案信息進(jìn)行入庫審核和入庫信息的錄入。在信息管理模塊中，檔案管理員將根據(jù)應(yīng)用進(jìn)一步對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，可對(duì)檔案信息進(jìn)行修改、鑒定和統(tǒng)計(jì)，設(shè)置開放的檔案資源、可借閱的檔案資源，管理檔案借閱記錄。3、數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫信息包括兩部分，一部分是檔案信息，根據(jù)上文八類進(jìn)行分類存儲(chǔ)；其二是用戶平臺(tái)的訪問日志信息，通過訪問跟蹤記錄，方便用戶查看個(gè)人操作記錄，尤其是檔案管理員對(duì)信息進(jìn)行修改、編輯的跟蹤記錄，方便日后追索。干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)為干部人事檔案管理提供了一個(gè)數(shù)字化、規(guī)范化、集成化和跨部門共享的信息平臺(tái)，有利于保證信息的真實(shí)性、完整性、安全性和信息更新的及時(shí)性。平臺(tái)只是工具，信息化的應(yīng)用與實(shí)施、管理體制的建立、制定規(guī)范化的流程、專業(yè)化的干部人事檔案管理隊(duì)伍等同樣重要。

本文作者：李妍作者單位：茂名職業(yè)技術(shù)學(xué)院