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隨著社會(huì)步入信息化時(shí)代，信息化在為企業(yè)創(chuàng)造巨大效益的同時(shí)，也給傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，最直接、最嚴(yán)峻的沖擊就是電子檔案的大量涌現(xiàn)。新形勢下，要做好企業(yè)電子檔案管理工作，就要順應(yīng)信息化時(shí)展的要求，結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際情況，針對(duì)存在的不足和問題，采取必要的有針對(duì)性的對(duì)策，以期能對(duì)提升企業(yè)電子檔案管理水平，更好地服務(wù)企業(yè)各項(xiàng)工作有所幫助。

一、企業(yè)電子檔案管理工作存在的問題

（一）對(duì)電子檔案認(rèn)識(shí)不夠。

由于受傳統(tǒng)觀念的束縛，對(duì)企業(yè)電子檔案的認(rèn)識(shí)還存在一定的局限性，一些企業(yè)偏重或者說習(xí)慣于紙質(zhì)檔案的收集和管理，有些人習(xí)慣上認(rèn)為紙質(zhì)文件材料才是檔案，而將電子文件拒之門外，任由電子文件自生自滅，造成大量檔案資源流失。還有些企業(yè)即便保存了電子檔案，對(duì)其也沒有給予應(yīng)有的重視，投入不夠，管理不夠，影響了電子檔案作用的有效發(fā)揮。

（二）電子文件歸檔內(nèi)容不齊全。

有的企業(yè)職能部門認(rèn)為電子文件在一定程度上應(yīng)歸本部門所有，不愿意把這些電子文件及時(shí)移交。還有的歸檔電子文件數(shù)量較多的單位，認(rèn)為對(duì)目錄的輸入和把電子文件導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫太煩瑣，能不交就不交，能少交就少交。每年到歸檔時(shí)間，許多電子文件都不知去向，歸檔文件仍分散保存在業(yè)務(wù)人員手里。

（三）應(yīng)用軟件缺乏兼容性。

由于企業(yè)各部門的文件都在自己的系統(tǒng)里運(yùn)行，且各個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)構(gòu)等都不盡相同，所產(chǎn)生的電子文件存儲(chǔ)格式、著錄內(nèi)容千差萬別，很難做到信息和知識(shí)資源的自動(dòng)交換、共享。由于電子檔案尚沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案文件在移交過程中，會(huì)出現(xiàn)因兩部門存儲(chǔ)檔案方式不同，使用軟件不同，而使電子檔案在移交過程中出現(xiàn)困難。目前在很多企業(yè)使用的軟件都是從各自的業(yè)務(wù)工作角度研發(fā)的，對(duì)本專業(yè)以外的工作均不適用，而且軟件之間不兼容。

（四）電子檔案存在安全隱患。

電子檔案管理工作中，所面臨的困境和首要的難題就是信息安全問題。網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時(shí)，無孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計(jì)算機(jī)病毒也給電子檔案的管理帶來巨大的安全隱患。一些黑客正是因?yàn)檎莆樟诉@一點(diǎn)，才會(huì)對(duì)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行惡意的攻擊，對(duì)信息進(jìn)行竊取。

（五）電子檔案管理人員素質(zhì)有待提高。

電子檔案管理人員多數(shù)由檔案專業(yè)人員、非專業(yè)人員和計(jì)算機(jī)管理人員組成，缺乏既懂檔案知識(shí)又熟悉計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)的全才，這在客觀上制約了檔案信息化的進(jìn)程。

二、做好企業(yè)電子檔案管理工作的策略

（一）要從思想上重視電子檔案管理。

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，轉(zhuǎn)變觀念是實(shí)現(xiàn)電子檔案有效管理的關(guān)鍵。電子檔案的出現(xiàn)也就是近些年的事情，對(duì)大多數(shù)人們來說還是一件新生事物，對(duì)這樣的新生事物只有通過宣傳和開發(fā)利用，才能提高人們的認(rèn)識(shí)。檔案工作人員，還包括企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)及文件工作者、計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等都應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)其重要性，從思想上給予高度重視，通過轉(zhuǎn)變觀念，使企業(yè)從上之下擺脫傳統(tǒng)管理理念的束縛，真正認(rèn)清電子檔案管理的重要意義。

（二）要加強(qiáng)電子檔案的收集歸檔。

要做好電子檔案管理工作，首先要從電子文件的收集、積累等基礎(chǔ)工作入手，對(duì)電子文件管理“提前介入”，從源頭做起，從而保證電子文件的歸檔質(zhì)量、有效保管和齊全完整。要嚴(yán)格控制電子文件的歸檔時(shí)間，不能無限制地往后拖，時(shí)間拖得的越長，歸檔的電子文件越不齊全、越不完整。歸檔范圍內(nèi)的電子文件必須全部歸檔，不能有遺漏現(xiàn)象，也不能以沒有產(chǎn)生為由不歸檔，致使應(yīng)歸電子文件游離于檔案館（室）之外。要加強(qiáng)歸檔工作，使有保存價(jià)值的電子文件都能及時(shí)歸檔保存，應(yīng)收盡收，應(yīng)存盡存，保證電子文件的齊全完整。

（三）要加強(qiáng)軟件的兼容力度。

電子檔案是指經(jīng)過鑒定具有保存和利用價(jià)值的歸檔電子文件及相應(yīng)的支持軟件等，軟件要有兼容性，如不兼容，應(yīng)不斷完善。要特別注意電子檔案管理軟件的兼容統(tǒng)一，檔案部門應(yīng)配備與業(yè)務(wù)部門相互兼容的計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)，保證歸檔電子文件的有效識(shí)讀。并應(yīng)開發(fā)相關(guān)電子檔案管理系統(tǒng)軟件，管理歸檔的電子文件。各部門之間應(yīng)該加強(qiáng)溝通，達(dá)到協(xié)調(diào)一致，爭取讓專業(yè)軟件都能和檔案管理軟件相互調(diào)用，或能借助某種工具把專業(yè)軟件中的數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入檔案管理軟件中來，為利用提供一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)。

（四）要確保電子檔案的安全性。

為保證電子檔案的安全，我們要采取切實(shí)可行的保護(hù)措施，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)傳輸安全技術(shù)建設(shè)，減少檔案失竊、丟失的情況，對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和保存，注意保管室的防火、防盜、防潮。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進(jìn)入，常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫、檔案備份、專機(jī)專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術(shù)措施對(duì)于證實(shí)電子檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠，確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過程中的安全、保密，防范對(duì)電子文件的非法訪問和隨意刪改，都具有很好的效果。

（五）要提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

在電子檔案日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批精通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急。電子檔案管理要求電子檔案管理人員不僅應(yīng)具備檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)及專業(yè)知識(shí)，還必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)及現(xiàn)代通信技術(shù)。企業(yè)檔案部門要重視和加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的培養(yǎng)，一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)和管理人員，使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事電子檔案管理工作；另一方面，要對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)，以提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

作者：張嘉麟 單位：哈爾濱供水集團(tuán)有限責(zé)任公司客戶服務(wù)中心