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底圖檔案的管理流程

做好工程項(xiàng)目底圖檔案電子、紙質(zhì)“雙軌制”管理工作，底圖管理部門梳理工作流程，建立健全了從歸檔到入庫全過程的底圖管理制度，做到每個(gè)環(huán)節(jié)都有規(guī)可依，有章可循，相互銜接。工作流程中應(yīng)重視的幾個(gè)環(huán)節(jié)：一是底圖的歸檔驗(yàn)收；二是臺(tái)賬登記；三是底圖修改；四是科學(xué)分類，合理排放；五是檔案利用；六是保管和保護(hù)。

（一）底圖的歸檔驗(yàn)收由于底圖的重要性和出圖的頻繁性，為確保質(zhì)量，嚴(yán)把底圖歸檔入口關(guān)。紙質(zhì)底圖歸檔驗(yàn)收，一是查底圖是否平整，字跡是否清楚，圖面有無污跡。因底圖是藍(lán)圖的母版，底圖質(zhì)量對(duì)藍(lán)圖質(zhì)量至關(guān)重要，沒有好的底圖質(zhì)量，也就談不上高質(zhì)量的藍(lán)圖質(zhì)量。二是查簽字手續(xù)是否齊全，簽署不完整的底圖，不能充分發(fā)揮其檔案憑證作用。三是查工程項(xiàng)目文件號(hào)是否與工程名稱一致，文表（圖）號(hào)編制是否準(zhǔn)確。底圖項(xiàng)目文件號(hào)——文表（圖）號(hào)，相當(dāng)于每個(gè)人的身份證號(hào)，具有唯一性，它對(duì)底圖檔案的檢索、利用、保管、統(tǒng)計(jì)起到關(guān)鍵作用。時(shí)常有年輕的設(shè)計(jì)人員對(duì)底圖編號(hào)規(guī)則不勝了解，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)幾份不同的底圖共用一個(gè)編號(hào)的現(xiàn)象，這給底圖的日后查找利用帶來了麻煩。四是裝訂邊25mm，縱向留左邊，橫向留上邊，成品一律左邊裝訂發(fā)圖。由于印章和簽署是項(xiàng)目圖紙文件生效的主要標(biāo)志，工程項(xiàng)目的每張底圖，都必須有設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核等多人簽字，才具有法律效力，也才能認(rèn)定為檔案。因此對(duì)實(shí)現(xiàn)電子簽名的項(xiàng)目，紙版底圖存檔的同時(shí)，PDF版電子文件同時(shí)送交檔案部門存檔。沒有實(shí)行電子簽名的設(shè)計(jì)文件，做到即存即掃。DWG、PLT可編輯版電子文件，有項(xiàng)目文控驗(yàn)收，待項(xiàng)目結(jié)束后，刻錄光盤，送交檔案部門另行存檔。

（二）臺(tái)賬登記臺(tái)賬登記是記載檔案是否存檔的重要憑證。隨著公司發(fā)展壯大，現(xiàn)在每年新承攬幾十個(gè)項(xiàng)目，在加上上年沒完成的項(xiàng)目，每年都有上百個(gè)工程項(xiàng)目齊頭并進(jìn)，底圖年歸檔數(shù)千個(gè)檔號(hào)，文表達(dá)20多萬頁，圖紙10萬多自然張。為用好、管好每個(gè)項(xiàng)目的底圖，紙質(zhì)臺(tái)賬，以歸檔時(shí)間登記流水賬。驗(yàn)收合格的底圖，歸檔人、驗(yàn)收人在雙方的存檔登記簿上簽字，作為檔案歸檔驗(yàn)收憑證永久留存。為了做好檔案“雙軌制”管理工作，檔案部門購(gòu)買了《綜合檔案管理系統(tǒng)》軟件，將所有的底圖檔案存檔條目著錄計(jì)算機(jī)。每條條目都包含歸檔日期、項(xiàng)目代號(hào)、文件編號(hào)、題名、階段、版次、圖紙量、文件編制人、檔案驗(yàn)收人等三十多項(xiàng)信息內(nèi)容。電子條目著錄信息是計(jì)算機(jī)檢索的重要內(nèi)容，《綜合檔案管理系統(tǒng)》能夠?qū)@些信息進(jìn)行單項(xiàng)或多項(xiàng)組合查詢、統(tǒng)計(jì)。提高了底圖檔案利用的查全率和查準(zhǔn)率。存檔的電子文件軟盤在《綜合檔案管理系統(tǒng)》互見號(hào)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。

（三）底圖修改由于甲方的需要發(fā)生變化，或因施工條件的變化，需要對(duì)已歸檔且已請(qǐng)曬發(fā)放的工程底圖進(jìn)行了修改，為了便于區(qū)分工程項(xiàng)目圖紙的變化，公司底圖采用版次遞進(jìn)即“升版”的方式進(jìn)行管理。在底圖檔案中就會(huì)出現(xiàn)，同一工程項(xiàng)目文件號(hào)有多個(gè)版次的底圖，同一版次的目錄包含不同版次的文表號(hào)和圖號(hào)。多版設(shè)計(jì)文件同時(shí)存在，增加了底圖文件的協(xié)調(diào)難度。因此在底圖存檔驗(yàn)收和底圖請(qǐng)曬抽圖配圖時(shí)，一定要細(xì)心，看清楚設(shè)計(jì)文件的文表號(hào)及圖號(hào)的有效版次，保證各項(xiàng)任務(wù)的執(zhí)行者采用的都是有效版本的設(shè)計(jì)文件。升版底圖電子文件存檔，同一檔號(hào)高版次的電子文件要覆蓋低版次的文件。相應(yīng)的低版次紙質(zhì)底圖也要下架作廢。否則，底圖管理就會(huì)混亂，也會(huì)給今后檔案的利用者帶來諸多麻煩。

（四）科學(xué)分類，合理排放對(duì)底圖實(shí)體進(jìn)行科學(xué)分類，合理排架存放是快速提供底圖利用的重要前提。工程項(xiàng)目進(jìn)入設(shè)計(jì)階段后，通常有基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、竣工圖三個(gè)階段。項(xiàng)目從開始到竣工，跨度時(shí)間長(zhǎng)，利用頻繁。我公司早期工程項(xiàng)目編號(hào)突出專業(yè)，我們就以專業(yè)為主分類，按專業(yè)——年代——流水號(hào)進(jìn)行分類、排架存放。這種排架存放方式，可以減少底圖搬移次數(shù)，高效利用柜架，但它的弱點(diǎn)是，同一項(xiàng)目的底圖存放在不同的專業(yè)，或同一項(xiàng)目同一專業(yè)存放在不同的年度內(nèi)，底圖再次利用，抽圖就相當(dāng)麻煩?，F(xiàn)階段公司的底圖編號(hào)是由一組數(shù)字加字母組合而成，涵蓋工程項(xiàng)目號(hào)、階段、單元號(hào)、專業(yè)及目錄文表號(hào)級(jí)別等信息，以項(xiàng)目為主體。為了保存一個(gè)工程項(xiàng)目底圖的連續(xù)性和完整性，在項(xiàng)目運(yùn)行中，底圖是一個(gè)動(dòng)態(tài)管理，處在預(yù)歸檔階段。檔案分類方式也有所突破，我們按年代——項(xiàng)目——單元（裝置）——專業(yè)流水號(hào)——圖號(hào)進(jìn)行分類，按序排架存放，并在柜架上寫明底圖的工程名稱、單元號(hào)、專業(yè)、圖號(hào)等信息。已經(jīng)完成的項(xiàng)目，轉(zhuǎn)入底圖檔案管理階段。一個(gè)全廠性工程項(xiàng)目就幾十個(gè)，甚至上百個(gè)單元（裝置），與計(jì)算機(jī)排序同步，編制底圖保管號(hào)，底圖檔案實(shí)體重新整理，再按檔案管理要求進(jìn)行編目、裝盒、上架保存。這種分類雖然很麻煩，可效果卻不一樣。特別是按項(xiàng)目、單元（裝置）抽圖時(shí)，只需點(diǎn)擊鼠標(biāo)，或到庫房找到這個(gè)項(xiàng)目的存放位，就能輕松搞定，避免了無謂的工作。

（五）底圖的利用底圖是工程項(xiàng)目建設(shè)過程中不可缺少的依據(jù)，離開了設(shè)計(jì)底圖，工程項(xiàng)目建設(shè)就失去了方向。但歸檔后的底圖，不能直接發(fā)送到現(xiàn)場(chǎng)，需曬制成藍(lán)圖，蓋上單位專用出圖章，壓力容器章、以及注冊(cè)建筑師、注冊(cè)結(jié)構(gòu)工程師章，才能用于現(xiàn)場(chǎng)施工。底圖請(qǐng)曬，有嚴(yán)格的程序，必須經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理允許，文控填制出版委托單，詳細(xì)填寫要請(qǐng)曬的圖號(hào)，曬制藍(lán)圖份數(shù)。底圖人員根據(jù)委托單內(nèi)容，抽圖調(diào)配齊底圖，送交出版室出版。曬完后的底圖，由出版室及時(shí)歸還給底圖崗。底圖人員必須再次清點(diǎn)回圖，查是否有遺漏丟失、撕裂、破損的底圖，若有須及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)缺、修補(bǔ)，保證底圖再次利用的完整性和完好性。底圖的原件只有一份，而且利用的頻繁。圖紙檔案作為紙質(zhì)產(chǎn)品，有著紙質(zhì)檔案的弱點(diǎn)，就是容易磨損、發(fā)黃變脆、破裂、易潮，不易保管。傳統(tǒng)式手工管理無法形成資源共享，藍(lán)圖和底圖都保管，導(dǎo)致人力、物力、財(cái)力浪費(fèi)?！毒C合檔案管理系統(tǒng)》軟件的應(yīng)用，緩解了這些矛盾。在條件具備的時(shí)候，將早期的底圖檔案“孤本”，用掃描儀進(jìn)行掃描制成圖形文本。這樣是在搶救、修復(fù)底圖檔案的同時(shí)，也是將早期的死檔案變?yōu)榛顧n案。掃描后的圖形文本，在公司《綜合檔案管理系統(tǒng)》網(wǎng)絡(luò)中掛接，需求者通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)異地的遠(yuǎn)程利用，也可以滿足多人同時(shí)使用，為需求者提供更為方便、直觀、環(huán)保、快捷的檔案信息服務(wù)方式和途徑。電子版檔案再按項(xiàng)目整理，儲(chǔ)存在光盤中異質(zhì)備份，需求者通過電子拷貝的方式，獲取檔案信息，這樣就可以減少紙質(zhì)檔案的磨損，最大限制的保護(hù)紙質(zhì)檔案。已經(jīng)歸檔的CAD電子文件還可以直接為設(shè)計(jì)人員服務(wù)，省時(shí)省力，方便快捷。對(duì)已經(jīng)制成電子檔案且破損嚴(yán)重的底圖，年份稍長(zhǎng)利用較少的工程底圖，以及較老的利用率基本上沒有的工程底圖就可以卷放，也可以異地存放。存檔藍(lán)圖不再請(qǐng)曬，大大緩解庫房存放壓力，現(xiàn)有資源能得到高效利用。

（六）保管和保護(hù)底圖材料特殊，易發(fā)黃、變脆、撕裂、破損，不能裝訂，不能折疊存放，一般采取平放。因此在底圖的抽圖、添曬、整理過程中，檔案人員和利用者必須要有高度責(zé)任心，更要珍惜和愛護(hù)底圖。取放底圖時(shí)，一定要維護(hù)好底圖圖號(hào)的排序，同時(shí)要輕拿輕放，嚴(yán)防圖紙磨損和撕裂。而光盤體積小，對(duì)于環(huán)境要求不高，抗惡劣環(huán)境能力強(qiáng)，即使在平常環(huán)境下，也能長(zhǎng)期保管。底圖檔案庫房按“八防”要求管理，嚴(yán)格控制好庫房的溫濕度，并做好信息登記，以確保工程項(xiàng)目檔案長(zhǎng)期的保管和利用。

檔案人員的素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)，是做好檔案管理工作和提供檔案優(yōu)質(zhì)服務(wù)的決定因素。檔案人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量。在工程項(xiàng)目底圖管理中，紙質(zhì)文件——紙質(zhì)檔案、電子文件——電子檔案同時(shí)并存，將存在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間。這段時(shí)間對(duì)檔案工作者而言，不是寬松而是緊張。隨著計(jì)算機(jī)在檔案應(yīng)用中日益成熟，對(duì)檔案人員的要求也越來越高，積極培養(yǎng)復(fù)合型人才，建立電子檔案管理隊(duì)伍是“雙軌制”管理過程中刻不容緩的任務(wù)。檔案工作者必須掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及現(xiàn)代化通訊設(shè)備來進(jìn)行電子信息的制作、使用、維護(hù)和管理。在電子環(huán)境中，檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，電子文件就不可能被鑒定、保存、編目、提供利用，也就不能成為合格的電子檔案管理者，更不能為需求者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。因此，現(xiàn)在的檔案工作者不僅要精通檔案業(yè)務(wù)，熟練操作計(jì)算機(jī)，懂得規(guī)范準(zhǔn)確地使用檔案軟件，還要具有創(chuàng)新意識(shí)，才能跟上現(xiàn)代化的步伐?？傊堎|(zhì)、電子檔案同時(shí)并存，在工程項(xiàng)目圖紙檔案管理中將是長(zhǎng)期的。在這個(gè)時(shí)期內(nèi)檔案工作者的任務(wù)也是繁重的。要做好“雙軌制”檔案管理工作，檔案人員還要艱辛的付出。

作者：余科云單位：中國(guó)石油工程建設(shè)公司華東設(shè)計(jì)分公司