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個人檔案管理辦法范文第1篇

【關(guān)鍵詞】高校 學(xué)生 檔案工作 “學(xué)生類”檔案

2008年9月教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（簡稱：27號令），首次明確將“學(xué)生類”檔案納入高校檔案工作的范疇。然而作為法規(guī)性、指導(dǎo)性文件，27號令并未頒布其實施細(xì)則，只指出“學(xué)生類”檔案的歸檔范圍。“學(xué)生類”檔案是否就是學(xué)生個人檔案，“學(xué)生類”檔案工作如何開展？

目前高?！皩W(xué)生類”檔案工作的現(xiàn)狀

1.國內(nèi)學(xué)者對 “學(xué)生類”檔案解析存在很大分歧

一部分學(xué)者認(rèn)為高?！皩W(xué)生類”檔案僅僅是指學(xué)生的個人檔案，也就是高校大一新生進(jìn)校時由招辦提供的，由學(xué)生管理部門或檔案機(jī)構(gòu)暫時管理的，學(xué)生畢業(yè)后又流轉(zhuǎn)到用人單位人事部門或是人才交流中心的學(xué)生人事檔案；而也有部分學(xué)者認(rèn)為“學(xué)生類”檔案要和高校其他檔案一樣要在檔案機(jī)構(gòu)長期保存；還有部分學(xué)者認(rèn)為，“學(xué)生類”檔案是由學(xué)生的個人檔案和十大類中涉及學(xué)生個人資料兩部分組成，其中學(xué)生個人檔案是可以理解為暫時保管，但在教學(xué)類中，如增加學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表等。

2.目前絕大部分高校在27號令下發(fā)之后，“學(xué)生類”檔案管理工作并沒有實質(zhì)性進(jìn)展

27號令下發(fā)之前，學(xué)生檔案一般是指的學(xué)生個人檔案，一般是由高校的學(xué)生管理部門進(jìn)行管理，學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)并不參與管理。27號令頒布之后，“學(xué)生類”檔案與其他類十類檔案一同被納入高校檔案實體管理體系。然而，由于27號令并未出臺其實施細(xì)則，缺乏實際的、可操作性的措施，再加上學(xué)生檔案的產(chǎn)生部門較多，內(nèi)容又較為復(fù)雜，同時高校專職檔案人員數(shù)量較少。因此，目前絕大多數(shù)高校仍然是由學(xué)生管理部門管理學(xué)生的個人檔案。而檔案機(jī)構(gòu)并未對“學(xué)生類檔案”工作有實質(zhì)性開展。

從“檔案工作的最終目的”看“學(xué)生類”檔案內(nèi)涵

什么是“檔案”？自古以來不同的國家、學(xué)者對“檔案”具體定義的探討從來沒有停息過。但不同的國家和學(xué)者都不約而同地認(rèn)為，為利用者提供利用服務(wù)是檔案的工作的最終目的。國家檔案局局長楊冬權(quán)指出“做好檔案的社會服務(wù)是檔案工作的根本要求，是檔案工作的永恒的主題”。由此可見，高校學(xué)生產(chǎn)生的只要是對學(xué)校、學(xué)生和社會有利用價值的檔案材料都可以被稱為“學(xué)生類”檔案。為新時期指導(dǎo)高校檔案工作的法規(guī)性文獻(xiàn)，將“學(xué)生類”檔案納入高校檔案工作范疇，這是高校檔案機(jī)構(gòu)“以人為本” 服務(wù)學(xué)校、學(xué)生和社會的重要體現(xiàn)和新時代的要求。

做好“學(xué)生類”檔案工作的幾點(diǎn)建議

1.“學(xué)生類”檔案工作的順利開展，領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)心是關(guān)鍵

“學(xué)生類”檔案工作是一個長期過程，僅僅依靠檔案工作人員的努力是不夠的，還需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給予關(guān)心和重視。27號令指出“高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)”。高校校長要批準(zhǔn)“學(xué)生類”檔案工作制度，要將“學(xué)生類”檔案工作“三納入”、“四同步”，并為“學(xué)生類”檔案工作提供充足的人力、物力和財力。

2.“學(xué)生類”檔案由高校檔案機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理

27號令明確指出“高校檔案機(jī)構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu)”。高校檔案機(jī)構(gòu)能更好地收集整理檔案和為利用者服務(wù)。一方面，高校檔案機(jī)構(gòu)在實際的工作中更了解學(xué)校、學(xué)生、社會對“學(xué)生類”檔案的需求，可以制訂出比較完善的“學(xué)生類”檔案工作制度；另一方面，高校檔案機(jī)構(gòu)工作人員在檔案意識和業(yè)務(wù)技能方面都普遍高于部門兼職檔案人員。

3.加強(qiáng)對“學(xué)生類“檔案的宣傳力度

近年來畢業(yè)生回母校查詢個人檔案、補(bǔ)辦學(xué)籍檔案等情況非常多。追究其原因，有的畢業(yè)生不清楚自己的個人檔案有沒有帶走，或自己或用人單位丟失；還有部分畢業(yè)生，檔案丟失后不知道怎么辦，在哪里補(bǔ)辦?？梢钥闯?，很多學(xué)生和用人單位對學(xué)生個人檔案不是很重視。高校應(yīng)該通過各種渠道宣傳“學(xué)生類”檔案的重要性：一方面，對內(nèi)加強(qiáng)對學(xué)生檔案意識教育；另一方面，對外通過高校網(wǎng)站、檔案機(jī)構(gòu)網(wǎng)站宣傳“學(xué)生類”檔案的內(nèi)容、價值、重要性等。

4.關(guān)口下移，加強(qiáng)對“學(xué)生類”檔案材料的收集和規(guī)范管理

“學(xué)生類”檔案涉及的學(xué)生檔案材料內(nèi)容廣泛、復(fù)雜，需要有高校檔案機(jī)構(gòu)主導(dǎo)，學(xué)院各學(xué)生工作部門、管理部門共同協(xié)助才能做好。專職檔案人員要經(jīng)常深入相關(guān)“學(xué)生類”檔案產(chǎn)生部門，督促兼職檔案員做好平時歸檔材料的積累和整理，在歸檔前，逐一進(jìn)行手把手、面對面的技術(shù)指導(dǎo)與服務(wù)，針對問題及時提出解決方案，真正做到“關(guān)口前移，重心下移”，確?！皩W(xué)生類”檔案歸檔材料規(guī)范、齊全、完整。

為學(xué)校、學(xué)生、社會提供利用服務(wù)是開展“學(xué)生類”檔案工作的最終目的。高校檔案機(jī)構(gòu)和學(xué)者應(yīng)充分認(rèn)識到這一點(diǎn)，在實際工作中有意識地、自覺地開展和改進(jìn)“學(xué)生類”檔案工作方法，才能更好為學(xué)校、學(xué)生、社會服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉萍，楊俊.高校大類培養(yǎng)條件下的學(xué)生類檔案管理探討[J].長江大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2009，4.

[2]王樂.職業(yè)院校學(xué)生檔案管理中存在的問題及對策[J].淮南職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2009，3.

個人檔案管理辦法范文第2篇

關(guān)鍵詞：高校;人事檔案;歸屬管理

目前高校人事類檔案歸屬現(xiàn)狀學(xué)校檔案部門不但是檔案工作的職能管理部門，同時還要負(fù)責(zé)全校檔案的集中統(tǒng)一保管和開發(fā)利用。目前，各高等學(xué)校檔案的集中統(tǒng)一管理還沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，2008年9月1日開始施行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》只是明確了高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)成立高校檔案機(jī)構(gòu)，符合設(shè)立檔案館條件的要設(shè)立檔案館，否則設(shè)立綜合檔案室?！掇k法》并沒有提及人事檔案（教職工檔案、學(xué)生個人檔案）是否應(yīng)該劃歸為學(xué)校檔案館管理，這就不可避免地出現(xiàn)了目前各高校檔案管理在集中統(tǒng)一管理的前提下所表現(xiàn)出的五花八門，尤其是針對人事類檔案的歸屬問題一直是爭論不休的話題，大家各抒己見，意見不一，以至于出現(xiàn)了以下幾種歸屬關(guān)系：

除教職工檔案、學(xué)生個人檔案之外的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如北京大學(xué)、南京大學(xué)、內(nèi)蒙古大學(xué)、上海交通大學(xué)、吉林大學(xué)等；除學(xué)生個人檔案之外的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如山西財經(jīng)大學(xué);除教職工檔案之外的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如內(nèi)蒙古大學(xué)；含教職工檔案、學(xué)生個人檔案在內(nèi)的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如清華大學(xué)、武漢大學(xué)、重慶大學(xué)、西南交通大學(xué)等等。

人事類檔案劃歸檔案館管理的前提

筆者認(rèn)為，在符合成立檔案館的條件下，高校決定成立檔案館之前就應(yīng)該統(tǒng)籌兼顧，長遠(yuǎn)規(guī)劃，考慮人事類檔案是否要?dú)w檔案館統(tǒng)一管理，如果要劃歸檔案館管理，就必須從檔案庫房、檔案辦公用房、檔案館人員編制、檔案館工作人員的分工及崗位職責(zé)等方面全方位進(jìn)行調(diào)整。而且劃歸工作必須做好做細(xì)，要讓原先人事類檔案管理部門心悅誠服，積極配合人事類檔案工作安全、順利、及時地移交給檔案館；同時檔案管理部門也要緊跟形勢，改變工作思路，積極迎接挑戰(zhàn)，盡快適應(yīng)學(xué)校對檔案工作的新要求。已經(jīng)成立了檔案館，但人事類檔案還未歸屬檔案館管理的高校，一定要審時度勢，搞好調(diào)研，充分做好前期準(zhǔn)備工作，不能急于求成，盡量避免各種矛盾的產(chǎn)生，維護(hù)好學(xué)校各項工作的順利開展。在做出人事類檔案歸檔案館管理的決定之前，應(yīng)該從以下方面進(jìn)行調(diào)研：

（1）劃歸的必要性 21世紀(jì)是一個高度信息化的社會，信息技術(shù)日新月異，各行各業(yè)都與信息技術(shù)息息相關(guān)，高等教育也不例外。隨著高等教育改革的不斷深入，高校也已把發(fā)展信息技術(shù)、實現(xiàn)電子校務(wù)作為面向現(xiàn)代化教育發(fā)展的重要戰(zhàn)略，各高校的信息化建設(shè)正在全面展開。隨著學(xué)校信息化建設(shè)的不斷開展，檔案館高校信息化建設(shè)也越來越引起人們的重視。只有新型的檔案管理模式才能適應(yīng)整個學(xué)校的改革發(fā)展，這就需要我們不斷從發(fā)展和需求中尋找創(chuàng)新源泉，使高校檔案工作不斷從獲取新的發(fā)展動力，創(chuàng)造新的業(yè)績。高等學(xué)校信息資源相當(dāng)豐富，如果將人事檔案納入高校檔案綜合管理機(jī)制，對提高人事檔案的現(xiàn)代化管理水平和人才信息的利用率將有極大的必要性和可行性。檔案館把各門類檔案集中統(tǒng)一管理，在人、財、物等方面學(xué)校可以通盤考慮，統(tǒng)籌安排，合理使用。這樣能夠避免投資力量分散、信息不暢、低水平重復(fù)建設(shè)的局面，有利于節(jié)約經(jīng)費(fèi)、人員及庫房和設(shè)備，學(xué)校可以集中人力、財力、務(wù)力來面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，加速檔案管理工作的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，真正實現(xiàn)高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，全面實現(xiàn)檔案資源共享，為學(xué)校及社會提供豐富的檔案信息資源和高效、快速、準(zhǔn)確的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化，最大限度地滿足學(xué)校和社會的需求。

（2）劃歸條件是否成熟 人常說：萬事俱備，只欠東風(fēng)。如果合并的條件都具備好了，合并也好是時間的問題。首先面臨的大問題就是是否有足夠的檔案庫房和辦公用房，這是制約學(xué)校檔案集中統(tǒng)一管理的重要因素。如果檔案庫房和辦公用房分散，人員東一塊，西一塊，怎么能稱其為真正意義上的集中統(tǒng)一管理呢？所以具備一個真正意義上的檔案館是檔案集中統(tǒng)一管理的首要條件。

其次，是否協(xié)調(diào)好與分管人事類檔案部門的關(guān)系。以內(nèi)蒙古師范大學(xué)為例，學(xué)校教職工檔案歸人事處管理，人事處管理肯定有其管理的說法：人事處主要是做人事工作，如教職工的調(diào)動、調(diào)資、升職、聘任、退休等隨時變動、人事處使用檔案頻率較高，如果歸人事處管理，自己用起來方便。學(xué)校學(xué)生個人檔案歸學(xué)生處管理，學(xué)生處管理的好處是：由于學(xué)生處對評優(yōu)、評獎學(xué)金等有決定權(quán)，學(xué)生處的發(fā)號施令各學(xué)院都不能執(zhí)行，所以學(xué)生個人檔案收集起來相對容易得多。所以，在決定人事類檔案歸檔案館管理之前，必須協(xié)調(diào)好各部門之前的關(guān)系，做到關(guān)系協(xié)調(diào)，移交到位，配合融洽，互相支持，共同為學(xué)校的改革發(fā)展發(fā)揮力量。

再次，檔案館要做好充分的前期準(zhǔn)備工作，包括檔案館的近期發(fā)展目標(biāo)和長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃、檔案信息化的投入、檔案庫房的分配、人力資源的搭配、規(guī)章制度的建立、內(nèi)部管理體制的運(yùn)行、與各有關(guān)部門的協(xié)調(diào)工作等。

最后，要充分做好合并后管理人事檔案工作者的思想工作。檔案館長期以來一直是清水衙門，無權(quán)無勢，很少有人問津，甚至于有人還不知道有這個部門，在學(xué)校的工作中也是用著時重要，不用時想不起，處于無足輕重的地位。因此，在人們的思維中總是有這樣一個定式：高學(xué)歷、有本事、有才能的人是一定不會去檔案館的，即使去了別人也會說那么高的學(xué)歷、那么年輕，怎么會去檔案館呢？實在是可惜了！由此，可以看出檔案館在學(xué)校的地位、在人們心目中的地位。難怪人事類檔案管理者對這些檔案歸屬檔案館，或多或少有些想法和抵觸。對此，學(xué)校必須做好合并人員的思想工作，妥善安排好他們的工作，使他們盡快從脫離原單位的失落感中解脫出來，盡可能避免消極因素的產(chǎn)生，保證合并人員很快調(diào)整好心態(tài)，盡快適應(yīng)新的工作環(huán)境，全身心投入到檔案工作中去。

做好人事類檔案歸入檔案館管理的幾點(diǎn)想法

（1）必須根據(jù)學(xué)校情況，從科學(xué)發(fā)展的角度，認(rèn)真分析研究，提出可行性報告，經(jīng)過集體研究討論，達(dá)成共識后方可施行。

個人檔案管理辦法范文第3篇

1 學(xué)生類檔案不適合一人一卷

1.1 檔案數(shù)量急劇增加。以一個學(xué)生規(guī)模為15000人的普通高校來說，庫房檔案量凈增15000卷，且每年保持4000卷左右的凈增數(shù)量。案卷數(shù)量增加，意味著檔案員的工作壓力加大。

1.2 動態(tài)管理難度加大。以人為單位組卷需動態(tài)管理，即學(xué)生在校期間陸續(xù)產(chǎn)生的檔案，要逐一補(bǔ)充到各自相應(yīng)的案卷中。動態(tài)管理使檔案管理難度增加。

1.3 重復(fù)歸檔很難避免。一份涉及N名學(xué)生信息的文件，歸檔時為滿足不同案卷需要，該份文件須重復(fù)歸檔N次。

1.4 保管期限難以確定。學(xué)生類檔案的歸檔范圍很廣，這些材料價值不同，本應(yīng)確定不同的保管期限，但因為是一人一卷，只能就高確定保管期限。這樣勢必增加庫房壓力和管理成本。

1.5 檔案分類層級太多。為甄別同名同姓學(xué)生，須增加分類層級，有人建議把學(xué)生所在學(xué)院、系別、專業(yè)、班級等信息，甚至學(xué)生姓名作為二級以下類目號處理。類目層級太多，不利于管理。

2 學(xué)生類檔案分類組卷需考慮的問題

2.1 利用原有管理基礎(chǔ)。學(xué)生類檔案由原分散存放于高校其他檔案門類中的學(xué)生檔案整合而成，因此，學(xué)生類檔案的建立并不是“從無到有”的過程，而是“變零為整”的過程。正因為如此，學(xué)生類檔案不可避免帶有原先所在檔案類別的管理痕跡。檔案是不可再生的資源，從檔案保護(hù)和管理工作延續(xù)性角度考慮，筆者認(rèn)為，在制訂分類組卷方案時，應(yīng)充分利用原有管理基礎(chǔ)。

2.2 延續(xù)部門立卷習(xí)慣。部門立卷制度在高校實行多年，既提高了立卷質(zhì)量又減輕了專職檔案員工作量，現(xiàn)已達(dá)成共識并形成習(xí)慣。為延續(xù)下去，就要盡量避免多個部門材料組合立卷。學(xué)生類檔案來源于學(xué)校多個部門，確定組卷方案時尤其要注意這一點(diǎn)。

2.3 方便檔案管理與利用。任何增加檔案管理難度，

使檔案管理人為復(fù)雜化的分類與組卷方式都不可取。學(xué)生類檔案數(shù)量龐大，涉及學(xué)生人數(shù)眾多，利用價值大，這些特點(diǎn)決定了學(xué)生類檔案無論管理還是利用，都要耗費(fèi)檔案員很多時間與精力。因此，在不影響利用的情況下，學(xué)生類檔案更有必要實行簡單化管理。

3 學(xué)生類檔案的分類、組卷與管理

3.1 按檔案形成領(lǐng)域分類。根據(jù)《高等學(xué)校檔案實體分類法》，高等學(xué)校檔案采用檔案形成領(lǐng)域分類標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)生檔案因當(dāng)時未單獨(dú)成類，依其形成領(lǐng)域被分散保管在10大類檔案中，從而形成10大類的既成事實?！掇k法》頒布后，從利用學(xué)生檔案原有管理基礎(chǔ)和延續(xù)部門立卷習(xí)慣角度出發(fā)，筆者認(rèn)為，在設(shè)置學(xué)生類檔案二級類目時，應(yīng)繼續(xù)沿用檔案形成領(lǐng)域這一分類標(biāo)準(zhǔn)。具體做法見下表。

各校可根據(jù)本校學(xué)生檔案組成的實際情況，調(diào)整二級類目設(shè)置，比如基建、產(chǎn)品、設(shè)備、出版等類別，如確系無學(xué)生檔案形成，可不予設(shè)置。

3.2 按文件問題特征組卷。從組卷方式統(tǒng)一性來看，高校10大類檔案大都采用了問題特征組卷，學(xué)生類檔案也應(yīng)該采用問題特征組卷；從問題特征組卷的靈活性來看，問題的概括可大可小，方便檔案管理者根據(jù)學(xué)生檔案數(shù)量的多少酌情組卷；從學(xué)生類檔案的特點(diǎn)來看，學(xué)生類檔案因數(shù)量大，組成復(fù)雜，來源渠道多，不適合按照文件時間、文件名稱、文件作者等特征來組卷。為保證學(xué)生類檔案組卷質(zhì)量，不排除必要時靈活使用多個文件特征進(jìn)行組卷。

個人檔案管理辦法范文第4篇

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；人事檔案管理；問題；對策

企業(yè)人事檔案管理是企業(yè)完善管理制度的重要內(nèi)容。人事檔案是企業(yè)員工重要材料的匯集，是個人成長的記錄，對國家和企業(yè)選拔、考察、培養(yǎng)人才具有重要意義。進(jìn)入21世紀(jì)以來，隨著社會經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，社會管理制度不斷完善。在企業(yè)人事檔案管理方面，傳統(tǒng)的人事檔案管理方法未能充分發(fā)揮人事檔案的積極作用，已經(jīng)不能滿足新形勢下的需求。本人從事企業(yè)檔案管理十幾年，對現(xiàn)行人事檔案管理方法有深切的體會，工作中發(fā)現(xiàn)諸多問題，認(rèn)為很多方法急需改進(jìn)。

一、企業(yè)現(xiàn)行人事檔案管理存在的問題

1、檔案重視意識不夠

目前，企業(yè)、個人對人事檔案的重視程度顯得比較淡薄。在人事檔案管理硬件方面，很多企業(yè)在人事檔案方面的投入少，硬件設(shè)施跟不上，以地下室、庫房作為檔案管理的存放場所。有些單位的檔案管理還處于原始狀態(tài)，甚至連基本的八防（防盜、防塵、防鼠、防火、防潮、防脆、光防、防有害氣體）都不能做到。檔案采取的是老式箱式存放，并沒有采取理論上要求的“密集式”管理辦法。這主要是因為一些企業(yè)在檔案管理方面的重視意識不夠，還不能從根本達(dá)到檔案管理的要求，給檔案工作的開展造成困難。

在人事檔案管理軟件方面，從事人事檔案管理的工作人員多數(shù)非檔案管理專業(yè)。檔案管理學(xué)的基本知識比較缺乏，而且后期的培訓(xùn)也未能及時跟進(jìn)，使檔案管理工作未能按照規(guī)范來運(yùn)轉(zhuǎn)。另外，一些企業(yè)在人才選拔和考核中，未能充分發(fā)揮檔案管理方面的積極作用，未能建立起企業(yè)用人與檔案管理有機(jī)配合的人力資源管理機(jī)制。

個人方面，普遍存在員工人事檔案意識比較淡薄的狀況。有些員工的人事檔案未能及時歸檔，調(diào)入單位未能及時將檔案及時調(diào)來，因而，往往出現(xiàn)不知檔案在何處的現(xiàn)象。同時，單位要求填寫的考核表等需要及時歸檔的材料，有些員工未能及時上交歸檔，造成檔案內(nèi)容不齊全，使檔案在反映個人綜合信息方面未能充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2、檔案內(nèi)容不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需求

在新形勢下，員工不僅是企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的基本力量，而且越來越被提升到人力資源的戰(zhàn)略高度。人事檔案的完善對人力資源的管理提供全面的依據(jù)。因此，員工人事檔案內(nèi)容的完整性、全面性是企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才的基本前提。在傳統(tǒng)的人事檔案管理下，將內(nèi)容劃分為十類，往往突出反映的是企業(yè)員工的政治性，內(nèi)容多為歷史寫實性，但對員工的培養(yǎng)、考核，以及員工的興趣、專長、團(tuán)隊合作等方面內(nèi)容則顯得單薄。傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容未能全面反映一名員工的發(fā)展?jié)摿?，對企業(yè)發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)人才造成不便，造成埋沒人才、壓抑人才的現(xiàn)象。

傳統(tǒng)上的檔案管理將干部和工人分離，實行分類管理。這種檔案管理方法在一定時期內(nèi)起到了積極的作用，但隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的確立以及國家人事制度的改革，這種檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)新形式的需要。主要體現(xiàn)在：“干部”這一概念比較含混籠統(tǒng)，未能明確予以定義，企事業(yè)單位各行各業(yè)都普遍采用本詞。新形勢下，“干部”這一詞匯依然不能適應(yīng)檔案分類管理的需要，因此，繼續(xù)按照傳統(tǒng)方法進(jìn)行檔案分類管理，勢必引起一定的管理混亂。另外，傳統(tǒng)上的干部和工人人事檔案分屬不同部門分類管理，增加人力物力成本。同時，干部和工人人事檔案的分離，與新形勢下“以人為本”的理念相左，未能體現(xiàn)社會公平，與企業(yè)勞動合同制下靈活的用人機(jī)制不相適應(yīng)，妨礙了人才作為一種資源的有效配置，與社會倡導(dǎo)的現(xiàn)代企業(yè)制度不相符。

3、人事檔案管理不能適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)下人才的快速流動

在市場經(jīng)濟(jì)下，市場在調(diào)節(jié)人力資源配置方面發(fā)揮的作用越來越突出。人才作為企業(yè)發(fā)展的重中之重，其流動性較計劃經(jīng)濟(jì)時代明顯加快。市場為員工提供了廣闊的發(fā)展空間，員工為謀求個人發(fā)展，個人選擇越來越多樣化。企業(yè)員工在企業(yè)之間跳轉(zhuǎn)過程中，有些企業(yè)為了維護(hù)本單位利益，不予調(diào)出人事檔案等現(xiàn)象頻發(fā)。還有的員工檔案意識不強(qiáng)，將個人檔案一直未及時調(diào)出。從而形成人檔脫節(jié)，造成“死檔棄檔”、“人質(zhì)檔案”現(xiàn)象，對企業(yè)人事檔案管理帶來諸多不便。

4、檔案轉(zhuǎn)移不方便

長期以來檔案轉(zhuǎn)移一直沿用“開檔案轉(zhuǎn)移單”（介紹信）之做法。理論上講，這一設(shè)計有它的科學(xué)性，但隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展、人才流動的加快和頻繁，這一做法目前很難再堅持下去。新形勢下，檔案轉(zhuǎn)移并不能確保“檔案轉(zhuǎn)移存根”的及時返回，造成人事檔案寄出卻無憑證的狀況，為檔案管理工作帶來諸多不便。

二、解決企業(yè)人事檔案管理存在問題的對策

傳統(tǒng)的人事檔案管理在新形勢下急需一系列的改進(jìn)和變革，以適應(yīng)時代變化的需要。我們認(rèn)為，應(yīng)該從以下幾個方面入手，逐步解決現(xiàn)有檔案管理中存在的問題。

1、加大宣傳力度，提高企業(yè)和個人的檔案意識

個人人事檔案涉及到員工的切身利益，員工升遷、考核培養(yǎng)，養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險等社會醫(yī)療保障問題都跟檔案掛鉤，做好企業(yè)人事檔案的管理對員工意義重大。企業(yè)應(yīng)該依照國家法律要求，不僅要按照要求對檔案予以保存并進(jìn)行完善，還應(yīng)該對檔案管理人員不斷進(jìn)行培訓(xùn)，在硬件和軟件上滿足人事檔案管理的要求，提高檔案管理的質(zhì)量，從而使人事檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2、以人為本，變革檔案管理理念

要使人事檔案充分發(fā)揮作用，就應(yīng)該適應(yīng)新時期的要求，在管理程序和檔案內(nèi)容方面予以不斷改進(jìn)。新時期，人力資源管理是企業(yè)競爭的重中之重。檔案內(nèi)容應(yīng)該充分為發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才、配置人才服務(wù)，在原有內(nèi)容基礎(chǔ)上，形成有企業(yè)特色的檔案內(nèi)容。

企業(yè)的主要目標(biāo)在于激發(fā)員工的創(chuàng)造性，追求經(jīng)濟(jì)效益的最大化。牢固樹立將員工作為戰(zhàn)略資源的意識，是企業(yè)在殘酷的市場經(jīng)濟(jì)競爭中的立足之本。因此，在員工人事檔案管理方面不能照搬機(jī)關(guān)干部的分類及內(nèi)容，而應(yīng)該根據(jù)企業(yè)現(xiàn)實需要，對員工的全面考核和業(yè)務(wù)能力等方面予以補(bǔ)充加強(qiáng)，從而形成企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系，更好地為企業(yè)的人力資源管理服務(wù)。同時，在檔案管理程序上，應(yīng)該突破干部、工人分類管理的限制，建立與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的人事檔案管理制度和方法。

3、建立與人才流動相適應(yīng)的人事檔案管理制度

為了暢通人才流通渠道，合理配置人力資源，企業(yè)人事檔案管理方面需要進(jìn)一步解放思想，不斷革新。對于傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的人檔分離、人質(zhì)檔案、死檔棄檔現(xiàn)象，以及在檔案轉(zhuǎn)移過程中出現(xiàn)的問題。應(yīng)該充分發(fā)揮各級人才市場在檔案管理方面的積極作用，建立靈活的檔案轉(zhuǎn)遞渠道。

4、建立與信息化相適應(yīng)的檔案管理辦法，推進(jìn)人事檔案工作信息化建設(shè)

企業(yè)應(yīng)從軟硬件方面積極投入，不斷提高人事檔案的規(guī)范化程度，從而提高人事檔案的利用效率。檔案的信息化建設(shè)是一個長期性的系統(tǒng)過程，不可能一蹴而就，但檔案信息化建設(shè)對企業(yè)人力資源管理來說，意義深遠(yuǎn)。檔案信息化建設(shè)在數(shù)據(jù)共享、信息傳遞、提高效率方面將對企業(yè)的管理產(chǎn)生重要影響。

綜上所述，我國企業(yè)人事檔案管理方面在新形勢下面臨著一系列的困難和挑戰(zhàn)。積極探索新形勢下企業(yè)人事檔案管理方面的新途徑、新方法是擺在我們?nèi)耸聶n案管理工作者面前的主要任務(wù)。只有轉(zhuǎn)變管理理念、尋求與時代特點(diǎn)相適應(yīng)的檔案管理方法，才能不斷完善和改進(jìn)檔案管理工作，更好地為企業(yè)、為社會服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]夏琴心. 人事檔案糾紛與我國企事業(yè)單位人事檔案管理.蘭臺世界，2013.14.

個人檔案管理辦法范文第5篇

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)生檔案管理；對策

Abstract:Along with the social development and the higher education popularity time arrival, college students archives work to appear many new problems, and connecting with the working practice, we need to analyze research, establishing countermeasure. This paper from the university students' archives management present situation and the existing problems, cause analysis and countermeasures study, etc. The college students' archives management work expounds a series of problems.

Keywords:college;students’ archives management;countermeasures

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：

近年來, 高校在招生規(guī)模、教學(xué)環(huán)節(jié)、教學(xué)規(guī)劃、管理機(jī)構(gòu)和功能方面的改革, 帶來了學(xué)生學(xué)籍管理、獎懲辦法、就業(yè)分配制度等方面的一系列問題。學(xué)生檔案工作從內(nèi)容、形式到范圍都相應(yīng)發(fā)生了變化, 由此檔案管理工作也出現(xiàn)了不少新情況、新問題。因此, 必須探索出適應(yīng)高校體制改革的學(xué)生檔案管理辦法, 為新型的辦學(xué)體制、教育教學(xué)提供便利而有效的服務(wù)。

一、高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀及原因分析

1. 學(xué)生檔案材料不齊全完整，檔案管理運(yùn)行機(jī)制不健全

隨著教育體制的改革, 高校已逐步向自主辦學(xué)過渡。在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下, 為實現(xiàn)科教興國目標(biāo)而培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合人才成為高校決策者們的共識。高校在專業(yè)課程設(shè)置、教師配置、學(xué)生素質(zhì)教育、技能培養(yǎng)、心理素質(zhì)訓(xùn)練等方面都作了調(diào)整, 有的還進(jìn)行了大膽的嘗試。與之相適應(yīng), 也就產(chǎn)生了一些新的檔案材料。如: 誠信度調(diào)查、心理測試成績、大學(xué)生英語四、六級證書、計算機(jī)等級證書、大學(xué)生能力、技能競賽證書、社會實踐活動材料等等。然而高校學(xué)生檔案的歸檔范圍仍舊是長年不變的老面孔, 諸如高校招生錄取材料、大學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍成績總表、獎懲文件、獎懲材料、入黨入團(tuán)材料、報到證存根、體檢表。這些材料既不能涵蓋學(xué)生素質(zhì)的全貌, 也不能滿足用人單位對畢業(yè)生的要求與需要, 也將當(dāng)代大學(xué)生最富有時代精神的精華部分棄之一邊, 舍本求末。

2. 學(xué)生檔案內(nèi)容失真，學(xué)生本身對自身檔案缺乏重視

學(xué)生檔案管理不規(guī)范, 管理中存在許多漏洞和缺陷。1999年高校擴(kuò)大招生規(guī)模以來, 大學(xué)生就業(yè)壓力越來越大, 有的畢業(yè)生為了在激烈的競爭中取勝, 不惜采取涂改成績、辦假證明、假文憑等。新形式下, 也有個別高校為使自己的畢業(yè)生就業(yè)順利, 也為使學(xué)校博取生源素質(zhì)好, 就業(yè)率高等社會聲譽(yù), 便普遍提高畢業(yè)生成績, 擴(kuò)大學(xué)生干部覆蓋面及獲獎比例, 降低考評標(biāo)準(zhǔn), 撤消學(xué)生處分材料等等。由于檔案材料失真, 造假現(xiàn)象嚴(yán)重, 致使學(xué)生檔案的實證性受到質(zhì)疑。

3.學(xué)生檔案管理隊伍建設(shè)薄弱，檔案管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)與職業(yè)素養(yǎng)

目前，很多高校從事學(xué)生檔案管理工作的人員是兼職的，專職人員很少或幾乎沒有。他們大多沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏檔案管理知識。管理人員檔案意識比較淡薄，責(zé)任心不強(qiáng)，重視不夠，認(rèn)為學(xué)生檔案與自己關(guān)系不大，不屬于自己的職責(zé)范圍，因此，在歸整學(xué)生檔案材料時不積極主動，有的甚至不予理睬，造成檔案材料不完整，不規(guī)范，甚至丟失現(xiàn)象時有發(fā)生。

4. 學(xué)生檔案管理方式陳舊落后，檔案管理機(jī)構(gòu)不明確

現(xiàn)行的高校學(xué)生檔案管理方式有兩種: 一種是集中管理, 即學(xué)生工作部門、人事部門或招生就業(yè)部門專人統(tǒng)一管理；一種是分散管理，即學(xué)生所在系(院)辦公室管理或者是直接由班級輔導(dǎo)員管理。兩種方式大多都在大學(xué)生畢業(yè)離校時才能整理出完整的檔案。這種運(yùn)作方式, 使得學(xué)生進(jìn)校后檔案就束之高閣，學(xué)生在校期間產(chǎn)生的檔案材料也分散于各相關(guān)部門, 乃至個人手中, 等畢業(yè)離校時才能集中整理歸檔。這樣, 無序、雜亂的管理難免差錯百出。再加上高校學(xué)生檔案材料量大, 特別是其存放時間短、流動快、就業(yè)方向廣、投遞單位和時間集中等特點(diǎn), 因此現(xiàn)有的管理方式和手段與現(xiàn)代化的高等教育的快速發(fā)展相比, 已經(jīng)極不適應(yīng)。

5. 高校學(xué)生檔案意識薄弱，學(xué)校管理難度加大

高校學(xué)生大多檔案意識淡漠，對自己的檔案不甚關(guān)心。有許多學(xué)生不關(guān)心自己的檔案，工作多年不知自己的檔案在何處，直至單位需要時才將關(guān)注的視線轉(zhuǎn)向母校檔案部門。當(dāng)今的時代，人們就業(yè)觀念和就業(yè)方式發(fā)生了很大的變化，外企、合資、私營企業(yè)比比皆是，許多學(xué)生畢業(yè)后直接進(jìn)入到這些企業(yè)工作。而這些企業(yè)從管理角度上說，一不具有檔案人事權(quán)，二是對它而言只管聘任用人，不需個人檔案，因此出現(xiàn)了許多學(xué)生畢業(yè)后不要檔案的現(xiàn)象，形成人檔分離、無人問津的局面。久而久之，這些“棄檔”有增無減，漸漸地成為“死檔”。使學(xué)生檔案的利用價值大打折扣。

二、高校學(xué)生檔案管理工作存在問題的對策研究

加強(qiáng)和改進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作必須要立足現(xiàn)實, 解決實際問題, 只有樹立全新的檔案工作理念, 切實改變工作作風(fēng), 理清工作思路, 制定切實可行的措施, 才能取得實際進(jìn)展。

1. 樹立正確的檔案管理理念

正確的理念是做好檔案管理的思想基礎(chǔ)。首先要大力宣傳和貫徹檔案法普通高等學(xué)校檔案管理辦法, 增強(qiáng)檔案工作者和廣大師生的立檔意識。要在現(xiàn)實工作中, 逐步樹立高校學(xué)生檔案資料的收集、整理、建檔、歸檔以及合理開發(fā)利用是一個滾動發(fā)展、循序漸進(jìn)的過程的意識, 掌握需要高校各個方面的共同支持和配合才能搞好的基本原則和方法。

2. 加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)

搞好高校學(xué)生檔案工作, 必須建立一支強(qiáng)有力的管理隊伍, 并不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平, 以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的需要。學(xué)校為加強(qiáng)檔案管理工作, 提高管理人員的業(yè)務(wù)能力和管理水平, 應(yīng)采取以下措施: 第一, 設(shè)置專職人員對其進(jìn)行管理, 且管理人員保持相對穩(wěn)定; 第二, 管理人員無論是專職的還是兼職的, 都不能過多地兼職其他工作; 第三, 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn), 學(xué)校及上級有關(guān)部門積極為管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)創(chuàng)造條件。還可以組織校內(nèi)外學(xué)習(xí)交流, 相互取長補(bǔ)短, 達(dá)到共同提高的目的。第四, 學(xué)校綜合檔案室有責(zé)任對學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督, 以促使學(xué)生檔案管理人員不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3. 建立健全檔案管理各項規(guī)章制度

建立完善的高校學(xué)生檔案管理規(guī)章制度是做好這項工作的前提和基礎(chǔ)。高校學(xué)生檔案從新生建檔、歸檔到轉(zhuǎn)遞, 經(jīng)手的部門多, 工作量大, 如果歸檔制度不健全, 轉(zhuǎn)遞手續(xù)不嚴(yán)格, 各部門之間的工作不能很好的銜接, 就必然造成檔案管理工作的混亂。而且學(xué)生檔案材料的建檔過程具有連續(xù)性和周期性, 要保持學(xué)生檔案的系統(tǒng)性和完整性, 也必須建立一套完善的學(xué)生檔案管理制度。統(tǒng)一規(guī)范, 有章可循, 才能使學(xué)生檔案的管理工作逐步走向規(guī)范化、制度化的軌道, 保證學(xué)生檔案真實、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)。鑒于當(dāng)前的實際情況, 首先應(yīng)該建立健全檔案接收、管理、收集、歸檔等方面的一系列規(guī)章。可以根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《流動人員檔案管理暫行規(guī)定》、《人才流動管理暫行條例》的有關(guān)規(guī)定, 結(jié)合高校實際, 特制相應(yīng)的學(xué)生檔案管理辦法, 從材料歸檔、檔案傳遞等各個環(huán)節(jié)規(guī)范操作行為。

4. 更新學(xué)生檔案管理工作手段

實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理手段是高校學(xué)生檔案管理的落腳點(diǎn)。隨著高校學(xué)生檔案數(shù)量的增多和網(wǎng)上招聘工作的發(fā)展, 對學(xué)生實行全過程的動態(tài)管理已成為學(xué)生檔案建設(shè)工作的客觀要求。倘若仍沿用傳統(tǒng)的手工操作為主的管理方式, 那不僅浪費(fèi)大量人力物力, 也不適合大學(xué)生、用人單位和網(wǎng)上招聘的新的就業(yè)模式。因此, 必須采取有效措施, 加快推進(jìn)以計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的高校學(xué)生檔案現(xiàn)代化工程的建設(shè)。為此, 高校要加強(qiáng)對大學(xué)生檔案建設(shè)基礎(chǔ)性的投入力度, 加快研制和開發(fā)適合高校自身特點(diǎn)的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)錄用、查詢、修改、增減和打印的管理軟件, 使學(xué)校管理者能及時了解相關(guān)情況, 讓用人單位了解畢業(yè)生的相關(guān)信息及推薦信息。

三、結(jié)語