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檔案管理數(shù)字化建設(shè)范文第1篇

[關(guān)鍵詞]城建檔案；管理；信息化；數(shù)字化；現(xiàn)代化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.136

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）18-0-01

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在很多不足之處，如檔案資源的調(diào)閱費(fèi)力、耗時(shí)以及占用空間大等。應(yīng)加強(qiáng)城市檔案管理的信息化建設(shè)，增強(qiáng)城建檔案管理的數(shù)字化能力。為此，要借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬件和軟件設(shè)施，以電子化的形式保存城建檔案，注重城建檔案的信息化管理，以提升城建檔案的管理效率，更加有效地體現(xiàn)城建檔案的重要功能。

1 規(guī)范城建檔案信息化建設(shè)指標(biāo)和要求

城建檔案信息化的指標(biāo)是推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的前提條件和基礎(chǔ)保障，也是檔案信息化建設(shè)的主要方式。在城建檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，它逐步成為一個(gè)關(guān)鍵性組成部分，為使共享信息資源更加有效，要確保檔案信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性。為此，應(yīng)嚴(yán)格要求檔案信息的搜集、整理、儲(chǔ)存、加工等一系列工作，確保檔案信息資源的有效性。這要求相關(guān)人員根據(jù)行業(yè)規(guī)范和國(guó)家要求，制定有關(guān)指標(biāo)規(guī)范，其主要涵蓋：①城建檔案信息資源的數(shù)據(jù)格式要求。信息管理系統(tǒng)中錄入的信息需要確保格式一致，以增強(qiáng)信息資源共享和傳遞的有效性；②處理業(yè)務(wù)的要求，換言之，即涉及檔案業(yè)務(wù)的要求；③管理性的指標(biāo)和要求，規(guī)范管理檔案管理工作者的行為和設(shè)備等，包括提取與錄入檔案信息，以及規(guī)范檔案管理工作者的行為等。

2 建設(shè)城建檔案信息管理系統(tǒng)

目前，一般由專業(yè)開(kāi)發(fā)軟件的企業(yè)來(lái)建設(shè)城建檔案管理系統(tǒng)，但檔案管理部門的工作者也應(yīng)參與前期的方案探究與調(diào)研事項(xiàng)，并認(rèn)真調(diào)試測(cè)試軟件。除此之外，為更加有效地共享信息資源，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一電子政務(wù)資源以及城建檔案信息管理系統(tǒng)，提高城建檔案管理的起點(diǎn)，使其可從更高的視角上進(jìn)行信息化建設(shè)，大大提高城建檔案管理效率。對(duì)于檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，應(yīng)在實(shí)現(xiàn)各種開(kāi)放需求的過(guò)程中，創(chuàng)建一定的硬件平臺(tái)與軟件平臺(tái)，提升網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性與可靠性，規(guī)避檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)。

3 設(shè)計(jì)城建檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)儲(chǔ)存

目前，城建檔案管理信息化的基礎(chǔ)性條件業(yè)已具備，且逐步健全了硬件與網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，城建檔案信息化建設(shè)的另一重點(diǎn)是管理和設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)。因此，要科學(xué)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)。首先，城建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)需涵蓋三項(xiàng)內(nèi)容，即文檔庫(kù)、影像庫(kù)、空間庫(kù)。其中，數(shù)據(jù)庫(kù)不同，文件的儲(chǔ)存格式也不同，所有的數(shù)據(jù)庫(kù)間存在相互聯(lián)系，在用戶調(diào)取某一種信息的過(guò)程中，其他文件庫(kù)都能對(duì)其實(shí)施管理和編碼。其次，創(chuàng)建高效檢索系統(tǒng)。有效檢索信息資源是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，否則，信息系統(tǒng)就僅成為記錄數(shù)據(jù)的工具。在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，要借助先進(jìn)的多媒體技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)有效整合不同載體的檔案信息資源，多層次開(kāi)發(fā)檔案信息資源。從某種意義上來(lái)講，整個(gè)系統(tǒng)的工作效率受系統(tǒng)檢索效率的制約，因此，在設(shè)計(jì)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，應(yīng)遵循科學(xué)與安全原則，并注重提高信息檢索的效率。

4 應(yīng)用及管理城建檔案信息資源

在應(yīng)用及管理城建檔案信息資源的過(guò)程中，要注意以下幾點(diǎn)。首先，創(chuàng)建與完善信息化安全管理機(jī)制。立足于我國(guó)相關(guān)的法律和法規(guī)，創(chuàng)建與完善檔案管理制度和體系，清楚劃分登錄系統(tǒng)不同工作者的責(zé)任與權(quán)限，提升系統(tǒng)信息的安全性。其次，注重培養(yǎng)信息化的專業(yè)性人才，持續(xù)提高檔案管理工作者的素質(zhì)，有效實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化建設(shè)。

5 注重建設(shè)城建檔案管理的信息化人才隊(duì)伍

城建檔案信息化的一個(gè)重要保障是具備一支綜合素質(zhì)較高的信息化人才專業(yè)隊(duì)伍。建設(shè)人才隊(duì)伍除要提高內(nèi)部管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還應(yīng)培訓(xùn)、引進(jìn)現(xiàn)代化的管理人才和信息技術(shù)開(kāi)發(fā)的技術(shù)性人才，以優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。尤為關(guān)鍵的是，要不斷更新各個(gè)級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)的知識(shí)領(lǐng)域和結(jié)構(gòu)，確保城建檔案信息化具備一個(gè)優(yōu)秀的引路人，且形成一支強(qiáng)大的人才隊(duì)伍鏈，在城建檔案管理工作者和信息技術(shù)開(kāi)發(fā)工作者緊密配合的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)城建檔案的信息化建設(shè)。

6 結(jié) 語(yǔ)

城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)處于一個(gè)理想的發(fā)展階段，人們的認(rèn)知能力與思想意識(shí)的改變決定了其發(fā)展趨勢(shì)與發(fā)展方向。檔案管理人員不能停留在以往陳舊的管理理念和管理模式中，應(yīng)創(chuàng)新思想，立足于城建檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，縱觀歷史發(fā)展趨勢(shì)和新形勢(shì)，確保城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)能有效推動(dòng)城市經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會(huì)文明的進(jìn)步。

主要參考文獻(xiàn)

[1]陳濤.云存儲(chǔ)技術(shù)在圖書(shū)館隨書(shū)光盤管理工作中的應(yīng)用[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2012（5）.

檔案管理數(shù)字化建設(shè)范文第2篇

所謂圖書(shū)館檔案管理數(shù)字化，就是建立在現(xiàn)代化信息技術(shù)普遍應(yīng)用的基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理對(duì)象，對(duì)數(shù)字化檔案信息資源進(jìn)行收集、管理和提供服務(wù)。通過(guò)建立網(wǎng)絡(luò)支持平臺(tái)、業(yè)務(wù)管理平臺(tái)和信息服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理自動(dòng)化、服務(wù)人性化，從而實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)期保存和充分利用。因此，圖書(shū)館檔案管理工作應(yīng)充分借助信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的契機(jī)，利用信息網(wǎng)絡(luò)正在迅速向大集成、高性能、智能化方向全面發(fā)展的大環(huán)境，以科學(xué)化和技術(shù)化的手段管理圖書(shū)館檔案，從而逐步實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案管理的信息化，不斷推動(dòng)檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

一、為什么要建設(shè)圖書(shū)館

檔案管理數(shù)字化

圖書(shū)館檔案管理數(shù)字化具有館藏檔案信息數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化、服務(wù)范圍大眾化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點(diǎn)。為此，通過(guò)加強(qiáng)圖書(shū)館檔案數(shù)字化建設(shè)，在優(yōu)化檔案館藏、細(xì)化檔案管理、強(qiáng)化檔案服務(wù)等方面具有特別重要的意義。

1.檔案信息的數(shù)字化，提高了信息的利用率。檔案信息數(shù)字化是指利用信息存貯技術(shù)把各種檔案信息加工成計(jì)算機(jī)可識(shí)別的數(shù)字化信息資源，形成電子文獻(xiàn)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)信息載體的革命性變革。數(shù)字化在圖書(shū)館檔案管理中的應(yīng)用給傳統(tǒng)的圖書(shū)館檔案管理帶來(lái)了生機(jī)和活力。長(zhǎng)期以來(lái)，圖書(shū)館檔案都是以紙質(zhì)的實(shí)物形式存在，這給檔案信息的采集、保存和利用帶來(lái)費(fèi)時(shí)費(fèi)力、管理成本高、查詢困難多、資源共享難等諸多問(wèn)題。檔案管理數(shù)字化與傳統(tǒng)圖書(shū)館檔案管理的最大區(qū)別，就是利用了現(xiàn)代信息技術(shù)，將以往傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)字化、信息存儲(chǔ)的無(wú)紙化，節(jié)約了圖書(shū)館檔案的貯存空間，減少館藏副本的存量，提高了信息的利用率。

2.檔案管理的自動(dòng)化，提高了管理工作的效率。隨著計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展，過(guò)去那種大量的、重復(fù)的、煩瑣的僅靠人力來(lái)完成的檔案管理工作，現(xiàn)在可以依靠計(jì)算機(jī)操作輕而易舉地實(shí)現(xiàn)。比如利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)等多種高科技，對(duì)圖書(shū)館檔案進(jìn)行立卷、歸檔、存儲(chǔ)、檢索和利用，便于圖書(shū)館檔案管理人員開(kāi)展各項(xiàng)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)了圖書(shū)館檔案管理的自動(dòng)化，不僅有效地節(jié)約了大量的人力、物力和財(cái)力，而且大大地提高了檔案管理人員的工作效率和工作水平。

3.信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，提升了社會(huì)化服務(wù)的質(zhì)量。傳遞網(wǎng)絡(luò)化是指通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)環(huán)境，圖書(shū)館檔案數(shù)字化可以為用戶提供高速連接的信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了更大范圍的檔案信息共享，為遠(yuǎn)程教育培訓(xùn)提供了必要的條件，使檔案服務(wù)管理在內(nèi)容、方式和效果等方面實(shí)現(xiàn)了重大突破。信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化還具有跨時(shí)空的信息服務(wù)、高度開(kāi)放的信息利用以及信息傳遞的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化等特征。

4.資源利用的共享化，滿足了用戶個(gè)性化的多種需求。資源利用共享化是指信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以打破地域界限，適應(yīng)了不同用戶需求日益社會(huì)化的趨勢(shì)，可以從多角度滿足眾多用戶個(gè)性化的需求，用戶能隨時(shí)隨地與數(shù)字系統(tǒng)相互交融，促進(jìn)了信息資源的合理流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)了廣泛的信息交流和資源共享。據(jù)此，圖書(shū)館檔案用戶不僅僅局限于本地區(qū)、本系統(tǒng)、本校園，還可以為遠(yuǎn)程用戶使用圖書(shū)館檔案信息資源提供方便快捷的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

二、怎樣實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案管理數(shù)字化

1.積極推廣應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，構(gòu)建信息化環(huán)境下的檔案數(shù)字化平臺(tái)。堅(jiān)持推廣應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，按照國(guó)家和地方信息化建設(shè)整體規(guī)劃，以檔案核心業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、處理和交換等主要功能，統(tǒng)籌好圖書(shū)館檔案數(shù)據(jù)中心建設(shè)。數(shù)據(jù)中心主要應(yīng)內(nèi)設(shè)檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖書(shū)館檔案指南資料庫(kù)、音頻視頻資源庫(kù)以及史料文件匯編資料庫(kù)等四大數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、服務(wù)器、檔案數(shù)字化技術(shù)支持等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案管理應(yīng)用軟件及操作系統(tǒng)軟件建設(shè)，實(shí)行檔案的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，建立圖書(shū)館檔案數(shù)字化平臺(tái)。

2.優(yōu)化完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)新信息化環(huán)境下的檔案管理模式。首先，要加強(qiáng)非涉密圖書(shū)館檔案專網(wǎng)（內(nèi)部局域網(wǎng)）建設(shè)。內(nèi)部局域網(wǎng)是用于與本系統(tǒng)、地方政府的連接，按照國(guó)家和地方的整體要求，建設(shè)完善本級(jí)圖書(shū)館檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，提高網(wǎng)絡(luò)性能，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行能力。其次，要完善圖書(shū)館檔案外網(wǎng)（因特網(wǎng)）建設(shè)。外部局域網(wǎng)是連接互聯(lián)網(wǎng)的公眾網(wǎng)，要及時(shí)更新和維護(hù)外網(wǎng)設(shè)備，確保外網(wǎng)安全穩(wěn)定運(yùn)行，使之成為信息公開(kāi)、與公眾溝通展示圖書(shū)館檔案成果的主要渠道。為了保證數(shù)字化檔案管理運(yùn)行中的安全性，對(duì)內(nèi)、外網(wǎng)要進(jìn)行物理隔離，著重提高網(wǎng)絡(luò)安全和信息傳輸?shù)姆€(wěn)定運(yùn)行和安全可靠。同時(shí)，要進(jìn)一步完善內(nèi)、外網(wǎng)相關(guān)功能，逐步形成檔案管理數(shù)字化，不斷創(chuàng)新信息化環(huán)境下的檔案管理方式、方法。

3.建立完善檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)信息化環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)及應(yīng)用系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。要建立和完善檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化。在國(guó)家和地方有關(guān)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，提出符合自身實(shí)際的檔案信息資源補(bǔ)充標(biāo)準(zhǔn)。特別是要采用通用的標(biāo)準(zhǔn)格式來(lái)標(biāo)引檔案資源，完善數(shù)字圖書(shū)館檔案分布式數(shù)據(jù)庫(kù)跨庫(kù)檢索，使其適應(yīng)Internet環(huán)境，實(shí)現(xiàn)檔案編碼、目錄和檔案內(nèi)容的一體化；要建立和完善檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)行與監(jiān)控管理的標(biāo)準(zhǔn)化。依據(jù)國(guó)家和地方有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及要求，提出符合自身實(shí)際的檔案管理系統(tǒng)的信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)、運(yùn)行監(jiān)控管理和維護(hù)管理推廣的補(bǔ)充標(biāo)準(zhǔn)；要不斷完善檔案制度機(jī)制建設(shè)，使圖書(shū)館檔案管理走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的科學(xué)軌道；要高度重視數(shù)字資源開(kāi)發(fā)與服務(wù)的質(zhì)量，提高知識(shí)含量，形成符合市場(chǎng)需求、滿足社會(huì)公眾普遍要求的高質(zhì)量的信息內(nèi)容產(chǎn)品體系，提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量；要建立和完善檔案信息化外包服務(wù)機(jī)制。參照國(guó)家和地方信息化主管部門的方案及要求，以符合自身實(shí)際情況為主導(dǎo)，以IT企業(yè)為支撐，以信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)為主要內(nèi)容的外包服務(wù)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)及應(yīng)用系統(tǒng)的規(guī)范化管理。

檔案管理數(shù)字化建設(shè)范文第3篇

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；意義；路徑

各級(jí)儲(chǔ)備部門屬于國(guó)家戰(zhàn)略物資儲(chǔ)備管理機(jī)構(gòu)，是保障國(guó)家軍事安全和經(jīng)濟(jì)安全后備力量，優(yōu)質(zhì)高效的檔案管理對(duì)提高儲(chǔ)備部門管理效益來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。檔案管理主要是通過(guò)文字、圖表、音像等方式將具有重要價(jià)值的信息資料保存下來(lái)，以便于能夠結(jié)合以往資料信息作出正確的戰(zhàn)略性分析和決策。從當(dāng)前科技發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，儲(chǔ)備部門檔案管理加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)勢(shì)在必行。本文在此指出儲(chǔ)備部門實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要意義，并提出幾點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要路徑。

1 檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要意義

（一）確保檔案管理規(guī)范進(jìn)行

檔案管理工作繁瑣枯燥，傳統(tǒng)的手動(dòng)式管理模式容易導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)雜亂、失真、缺失等問(wèn)題，難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的管理目標(biāo)[1]。而檔案管理數(shù)字化建設(shè)則可以全面涉及管理工作中的方方面面，借助互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)軟件對(duì)檔案各項(xiàng)內(nèi)容實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，大大提升了檔案管理的有序性，實(shí)現(xiàn)信息資源為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供更好地服務(wù)的目的。另外，通過(guò)加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)還可以避免檔案信息資料被惡意撰改，提高檔案信息的真實(shí)性和全面性，這對(duì)檔案管理的規(guī)范化進(jìn)行也具有重要意義。

（二）提升檔案管理工作效率

由于儲(chǔ)備部門檔案涉及內(nèi)容繁多，在檔案管理上很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，并且許多檔案內(nèi)容要想查找，必須要將檔案“歸檔”后才能夠進(jìn)行，而數(shù)字化建設(shè)后的檔案管理則可以利用信息技術(shù)準(zhǔn)確呈現(xiàn)出當(dāng)前檔案信息。通過(guò)加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)還可以顯著提升檔案搜集、整理、歸類、分析及總結(jié)等流程效率，大大縮減工作時(shí)間，確保檔案能夠及時(shí)歸檔，讓檔案管理人員從傳統(tǒng)繁瑣的管理步驟中解脫出來(lái)，提升儲(chǔ)備物資管理局檔案管理工作效率。

（三）提高檔案內(nèi)容開(kāi)發(fā)利用

以往人工式檔案管理模式只能保證檔案的完整安全保管與單個(gè)文件的查找利用，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，各類檔案的電子文件集中存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)硬盤上，電子文件經(jīng)立卷后，利用者通過(guò)檢索工具，可搜索到體現(xiàn)所需要信息的所有相關(guān)聯(lián)的電子文件，幫助利用者了解事情的來(lái)龍去脈，滿足利用者關(guān)于某一專題的深層次查詢需求，大大提高檔案內(nèi)容開(kāi)發(fā)利用效果。

2 儲(chǔ)備部門檔案管理數(shù)字化建設(shè)實(shí)施路徑

（一）增強(qiáng)數(shù)字化檔案管理建設(shè)理念

儲(chǔ)備部門領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理者應(yīng)增強(qiáng)數(shù)字化檔案管理建設(shè)觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，了解數(shù)字化建設(shè)必要性和緊迫性，并在系統(tǒng)內(nèi)內(nèi)展開(kāi)宣傳，提高職員對(duì)數(shù)字化建設(shè)理解，從而促使系統(tǒng)內(nèi)所有職工積極投身于檔案管理數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中。同時(shí)，儲(chǔ)備部門還應(yīng)創(chuàng)新檔案管理理念，由以往靜態(tài)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)管理，結(jié)合系統(tǒng)內(nèi)管理實(shí)際情況樹(shù)立正確數(shù)字化管理觀念。最另外，儲(chǔ)備部門還應(yīng)從宏觀上將檔案管理數(shù)字化化建設(shè)納入自身發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃中，在實(shí)踐中及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題，準(zhǔn)確把握問(wèn)題產(chǎn)生的原因，，并從不同方位分析檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中還可能產(chǎn)生的弊端，盡早制定針對(duì)性解決措施。

（二）加大檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是確保檔案管理數(shù)字化建設(shè)高效進(jìn)行的前提[2]。對(duì)此，儲(chǔ)備部門應(yīng)首先提高財(cái)政支持，確保數(shù)字化建設(shè)資金到位，為具備檔案管理工作配備計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，針對(duì)重要文件、數(shù)據(jù)、信息等進(jìn)行刻錄儲(chǔ)存，且要注意刻錄格式的通用性。購(gòu)入必要軟件設(shè)備，保證管理軟件能夠正常運(yùn)行，防火墻、防病毒軟件應(yīng)進(jìn)行自動(dòng)升級(jí)，借助軟件設(shè)備保障儲(chǔ)備部門檔案上傳、下載等環(huán)節(jié)安全。若資金允許，儲(chǔ)備部門還可以適當(dāng)多購(gòu)入硬件設(shè)備，包括路由器、存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器以及圖文影響掃描設(shè)備等。除此之外，還要重視硬件設(shè)備管理，創(chuàng)設(shè)良好設(shè)備保管環(huán)境，確保設(shè)備處于溫度、濕度、光線適宜環(huán)境，避免磁場(chǎng)或腐蝕性物質(zhì)對(duì)硬件設(shè)備造成損壞。

（三）完善內(nèi)部數(shù)字化檔案管理體系

制度體系是確保一切項(xiàng)目高效、有序?qū)嵤┑闹匾獥l件，因此檔案管理的數(shù)字化建設(shè)也應(yīng)制定出相應(yīng)的管理體系來(lái)確保建設(shè)的順利進(jìn)行。數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)此儲(chǔ)備部門應(yīng)制定完善的數(shù)字化檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，提高檔案的使用效率和單位的辦事效率，更好的服務(wù)群眾、服務(wù)社會(huì)。完善、有效的管理體系能夠確保儲(chǔ)備部門檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程得到監(jiān)督和制約，確保在其建設(shè)過(guò)程滿足國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及章程制度要求。此外，完善管理制度還能夠顯著提升檔案管理人員工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)新性，加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。儲(chǔ)備物質(zhì)管理局應(yīng)充分利用內(nèi)部管理體系加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)的監(jiān)督，及時(shí)準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)中可能出現(xiàn)的問(wèn)題或潛在隱患，及時(shí)解決或解決，確保高效、安全檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)。

（四）制定檔案管理安全化保障制度

數(shù)字化建設(shè)雖說(shuō)對(duì)檔案管理有諸多積極意義，但隨著數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的加快，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)帶來(lái)的信息安全性問(wèn)題也越來(lái)越明顯。數(shù)字化檔案管理存在使用權(quán)限問(wèn)題，容易被黑客攻擊、病毒侵襲，或第三方入侵者惡意篡改或監(jiān)視，安全問(wèn)題難以得到保障[3]。因此，儲(chǔ)備部門在進(jìn)行檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，還必須要制定安全化保障制度，以此確保檔案管理安全性和保密性。在數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)嚴(yán)格依照國(guó)家及儲(chǔ)備部門相關(guān)法律法規(guī)及章程制度來(lái)進(jìn)行，制定保障制度來(lái)提高管理人員安全防患意識(shí)，避免檔案泄密、失密情況的出現(xiàn)。另外還利用電子身份認(rèn)證系統(tǒng)、防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、殺毒軟件等防護(hù)技術(shù)保障檔案信息安全。

（五）注重?cái)?shù)字化檔案管理人才培養(yǎng)

儲(chǔ)備部門內(nèi)部檔案管理工作枯燥、繁瑣，且檔案管理工作者晉升空間則不大，晉升難度相對(duì)較高。再加上檔案管理人員數(shù)字化信息技術(shù)欠缺，也是阻礙檔案管理數(shù)字化建設(shè)一個(gè)重要問(wèn)題。因此還需加強(qiáng)檔案管理人員自身專業(yè)技能和綜合素質(zhì)的提升，努力培養(yǎng)與之相符的現(xiàn)代信息化、數(shù)字化、專業(yè)化檔案管理人才。一方面，儲(chǔ)備部門應(yīng)重視對(duì)系統(tǒng)內(nèi)現(xiàn)有檔案管理人員數(shù)字化專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，鼓勵(lì)其加強(qiáng)繼續(xù)教育，定期對(duì)其展開(kāi)培訓(xùn)，并且注重培訓(xùn)工作的數(shù)字化針對(duì)性，結(jié)合管理人員自身實(shí)際情況制定培訓(xùn)計(jì)劃。另一方面，儲(chǔ)備部門還可以引入具有數(shù)字化技術(shù)知識(shí)背景的檔案管理人員，提升檔案管理人員政策待遇、薪酬待遇，優(yōu)化檔案工作環(huán)境，做到能夠“吸引人才、留住人才”。除此之外，儲(chǔ)備部門不僅要重視提高管理人員數(shù)字信息專業(yè)技術(shù)水平，更要重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在互聯(lián)網(wǎng)信息化發(fā)展時(shí)代下，信息高速公路進(jìn)一步拓寬，數(shù)字化檔案管理將成為檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。儲(chǔ)備部門也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代形勢(shì)，全面認(rèn)識(shí)檔案管理數(shù)字化建設(shè)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)各項(xiàng)事物工作開(kāi)展的積極促進(jìn)意義，深入探索研究出與儲(chǔ)備部門實(shí)際情況相符的檔案管理數(shù)字化建設(shè)路徑，逐步推動(dòng)儲(chǔ)備部門檔案管理數(shù)字化建設(shè)腳步，為保障局內(nèi)各項(xiàng)工作的高效開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]田爽.事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對(duì)策[J].科技傳播，2016，（02）：52-53.

檔案管理數(shù)字化建設(shè)范文第4篇

2000年12月，國(guó)家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國(guó)家檔案局在中國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會(huì)上宣布：十五期間，我國(guó)將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問(wèn)題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開(kāi)始對(duì)此投資建設(shè)。我們認(rèn)為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，對(duì)這個(gè)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進(jìn)而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。近年來(lái)，我們臨海市檔案部門在數(shù)字化建設(shè)方面進(jìn)行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設(shè)也給檔案工作帶來(lái)了極大的方便。

首先我們充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性

1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2、形勢(shì)發(fā)展的需求

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置，無(wú)疑是十分及時(shí)和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬(wàn)卷檔案資料，數(shù)百萬(wàn)件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來(lái)，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問(wèn)題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個(gè)極其重大的損失和無(wú)可挽回的錯(cuò)誤。

3、社會(huì)強(qiáng)烈需求

當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠(yuǎn)山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來(lái)回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)場(chǎng)所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對(duì)各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

1、推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對(duì)這一問(wèn)題取得共識(shí)是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開(kāi)放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟

1、建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。第一步，輸入文件級(jí)目錄。從1997年開(kāi)始，我們把館藏檔案的文件級(jí)目錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù)。截止2005年5月，已輸入文件級(jí)目錄30萬(wàn)多條、案卷級(jí)目錄1萬(wàn)多條，我們準(zhǔn)備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實(shí)行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實(shí)踐看，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立大大提高了工作效率。如出具無(wú)婚姻記錄證明，我館由于實(shí)行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬(wàn)條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個(gè)工作日。利用者對(duì)我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。

2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個(gè)文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開(kāi)，營(yíng)造有利于當(dāng)?shù)厥薪?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來(lái)館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來(lái)源。以前，進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進(jìn)館單位實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫(kù)的工作量。

4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。由于種種原因，各進(jìn)館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺(tái)不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)造成困難。對(duì)此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式，對(duì)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長(zhǎng)度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性和有效性。

截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級(jí)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準(zhǔn)備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對(duì)新達(dá)標(biāo)升級(jí)的單位要求全部安裝，對(duì)已達(dá)到各類標(biāo)準(zhǔn)的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時(shí)遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴(kuò)充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時(shí)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，確保電子文件的有效性。

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。

參考資料

1、國(guó)際檔案理事會(huì)主席王剛同志在《第十四屆國(guó)際檔案大會(huì)開(kāi)幕式上的致詞》，《中國(guó)檔案報(bào)》2000年第547期

檔案管理數(shù)字化建設(shè)范文第5篇

關(guān)鍵詞：高校;學(xué)籍檔案;數(shù)字化管理建設(shè)

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對(duì)學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。

1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征

1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析

對(duì)高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動(dòng)的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來(lái)很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問(wèn)題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強(qiáng)，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進(jìn)行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會(huì)服務(wù)。

1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析

高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過(guò)程中較分散化，是從各項(xiàng)活動(dòng)及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進(jìn)行收集的，材料的分散性在具體搜集過(guò)程中存在很大的困難，在人工勞動(dòng)上的付出相對(duì)較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)及獎(jiǎng)懲情況等［2］，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容。基于學(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問(wèn)題上比較突出。

2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問(wèn)題及優(yōu)化策略探究

2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問(wèn)題分析

從實(shí)際發(fā)展情況看，我國(guó)高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過(guò)程中還有諸多問(wèn)題有待解決，這些問(wèn)題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對(duì)比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問(wèn)題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時(shí)代的發(fā)展步伐無(wú)法緊密結(jié)合。學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會(huì)造成很大的影響。再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，在對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過(guò)程中不積極，在信息上沒(méi)有完善化，尤其在時(shí)間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒(méi)有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒(méi)有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對(duì)計(jì)算機(jī)操作的水平方面相對(duì)比較薄弱，因?yàn)閷W(xué)籍檔案的管理工作相對(duì)比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動(dòng)性較大，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強(qiáng)。

2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究

第一，針對(duì)高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過(guò)程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績(jī)管理是重點(diǎn)管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨(dú)立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫(kù)建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴(kuò)展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。第二，對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強(qiáng)要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實(shí)施來(lái)看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機(jī)、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對(duì)學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進(jìn)行加強(qiáng)和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開(kāi)專業(yè)的管理人員，所以要加強(qiáng)管理軟件的開(kāi)發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實(shí)際開(kāi)發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)層面要加強(qiáng)，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

總而言之，針對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實(shí)施，要和實(shí)際相結(jié)合，不斷增強(qiáng)管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢(shì)，所以要充分重視。

作者:戴雷雷 單位:應(yīng)天職業(yè)技術(shù)學(xué)院

參考文獻(xiàn)：

［1］秦芳遠(yuǎn)，劉環(huán)瓊.學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施方法研究［J］.蘭臺(tái)世界，2015（23）.