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檔案資料管理方案范文第1篇

【關(guān)鍵詞】房產(chǎn)測繪;成果資料;檔案;管理

房產(chǎn)測繪成果資料檔案是指房產(chǎn)測繪機(jī)構(gòu)在從事房屋測量過程中形成的具有保存價值的文件、圖表、數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)記錄等信息資料，是重要的房產(chǎn)信息資源。房產(chǎn)測繪成果資料檔案來源于房產(chǎn)的測繪活動過程，是測繪人員運(yùn)用測繪儀器、測繪技術(shù)、測繪手段通過現(xiàn)場調(diào)查、測定獲得房屋的自然狀況、權(quán)屬狀況、位置、數(shù)量等信息，再經(jīng)內(nèi)業(yè)繪圖、計算產(chǎn)生數(shù)據(jù)成果，最后將測繪過程中形成的相關(guān)資料進(jìn)行歸集、整理而成。

測繪檔案管理工作是測繪業(yè)務(wù)管理工作的重要組成部分，是規(guī)范房產(chǎn)測繪健康發(fā)展、提高測繪成果質(zhì)量需要。科學(xué)、規(guī)范的檔案管理是衡量一個部門管理水平的重要尺度。因此做好測繪成果資料檔案的管理是測繪機(jī)構(gòu)面臨的重要課題，也是每個測繪工作者尤其是測繪檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)給予關(guān)注的問題。

隨著住房制度改革的不斷深化，更是由于房地產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，導(dǎo)致房產(chǎn)測繪的業(yè)務(wù)量急劇增加，相應(yīng)的房產(chǎn)測繪成果資料檔案的數(shù)量也隨之增多。如何科學(xué)、合理的登記、保存測繪成果資料，做好檔案的管理工作，使之發(fā)揮應(yīng)有的功效，真正服務(wù)于社會和用戶，筆者結(jié)合幾年的測繪工作及成果資料檔案管理的經(jīng)歷，闡述一下測繪成果資料檔案管理的幾點(diǎn)體會：

一、紙質(zhì)檔案資料必不可少，并應(yīng)做到資料完整齊全、內(nèi)容準(zhǔn)確

房產(chǎn)測繪成果資料檔案的主要內(nèi)容應(yīng)包括：1、測繪委托方提供的與測繪項目相關(guān)的證明材料：如建筑施工圖、建筑工程施工許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、土地使用權(quán)證、有關(guān)特殊部位面積分?jǐn)傉f明等。2、測繪部門在測繪作業(yè)過程中形成的信息資料：如外業(yè)測量原始數(shù)據(jù)記錄、內(nèi)業(yè)繪圖計算分?jǐn)傉f明記錄、測繪技術(shù)設(shè)計書、測繪技術(shù)總結(jié)。3、測繪成果圖、表、數(shù)據(jù)等。

測繪成果資料檔案不同于其它文檔資料檔案，它是以紙質(zhì)資料和數(shù)據(jù)形態(tài)共同存在的，不僅數(shù)量大，而且成果的獲取需要大量的人力、物力支持。如外業(yè)現(xiàn)場調(diào)查、測量；內(nèi)業(yè)繪圖、計算、審核、檢查驗收；測繪前技術(shù)設(shè)計、測繪后技術(shù)總結(jié)等諸多工序。如果檔案資料記錄不清楚、不完整，或丟失、損壞，一旦需要調(diào)閱查詢時資料不全或記錄不詳，小則需要補(bǔ)測、重測；大則涉及面積糾紛、經(jīng)濟(jì)賠償?shù)葐栴}，就會給測繪機(jī)構(gòu)以及當(dāng)事人造成經(jīng)濟(jì)損失。

在現(xiàn)實(shí)房產(chǎn)交易活動中，商品房預(yù)售許可制度和合同備案制度的實(shí)施，使建設(shè)項目在實(shí)施過程中就需要提供較為準(zhǔn)確的房產(chǎn)面積數(shù)據(jù)用于房屋銷售、辦理預(yù)售許可證和簽訂買賣合同，我們稱之為房產(chǎn)面積預(yù)測算。建設(shè)項目在施工過程中設(shè)計變更是很常見的，有時一個項目會出現(xiàn)多次變更，因此預(yù)測繪數(shù)據(jù)很難“一錘定音”。出現(xiàn)變更情況，就必然會涉及到面積變化，就要進(jìn)行面積的重新計算，因此歸檔時就要對每一次的變更圖紙、變更內(nèi)容、變更時間、變更測繪結(jié)果做詳細(xì)記錄，并要求委托方提供書面變更說明，做到“有據(jù)可查”。因為房產(chǎn)面積測繪數(shù)據(jù)的最終使用者是廣大消費(fèi)者，我們要對數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，對消費(fèi)者的質(zhì)疑做出解釋。一但出現(xiàn)問題，能拿出“證據(jù)”，說明數(shù)據(jù)來源，從而規(guī)避不必要的責(zé)任，避免不必要的糾紛。

房產(chǎn)面積測繪有預(yù)測、實(shí)測之分，在測繪成果資料存檔時應(yīng)當(dāng)分類整理保存。在實(shí)際工作中可以對每一測繪項目按時間先后順序以丘（地）編號為卷名分別立卷，建立卷目錄。同時將測繪項目檔案按預(yù)測、實(shí)測分為預(yù)測繪卷和實(shí)測繪卷，預(yù)測繪卷做為臨時檔案卷，待實(shí)測完成后與實(shí)測資料一并按檔案管理規(guī)定的格式、順序組卷形成完整檔案，并按順序存檔。每一卷要建內(nèi)容目錄，存檔記錄要內(nèi)容詳細(xì)、字跡清楚，相關(guān)證明資料齊全、完整，與測繪項目相符。

二、從實(shí)際出發(fā)，適時建立電子檔案目錄

隨著時間的延續(xù)，測繪成果資料檔案數(shù)量必然會越積越多。采用傳統(tǒng)的手工管理模式，建立臺帳、編制目錄、保存紙質(zhì)資料已不能適應(yīng)檔案檢索查詢、利用及管理的需求。隨著計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)管理檔案已成為發(fā)展趨式的必然要求?；舅挤椒ㄊ牵阂栽须娮游臋n為基礎(chǔ)，根據(jù)需要以統(tǒng)一丘（地）編號為主索引，建立測繪項目總登記表、測繪項目過程記錄表、測繪項目技術(shù)報告匯總表、測繪項目統(tǒng)計匯交表等實(shí)現(xiàn)不同查詢功能的excel工作表，在數(shù)據(jù)表之間建立關(guān)聯(lián)，從而實(shí)現(xiàn)按丘（地）編號、按坐落位置、按委托單位等內(nèi)容進(jìn)行查詢的功能，這樣可大大提高測繪查詢、調(diào)圖環(huán)節(jié)的工作效率。

實(shí)踐證明，電子檔案目錄的建立，提高了工作效率，方便了檔案的管理、查詢工作，而且在入檔時能有效避免項目的重復(fù)登記、漏登記等現(xiàn)象。測繪成果資料可即時整理、隨時入檔，添加、清除、修改方便快捷?？傊?，建立電子檔案目錄，用計算機(jī)對房產(chǎn)測繪成果檔案進(jìn)行管理，具有檢索迅速、查找方便，而且可靠性高、存儲量大、保密性好、存儲壽命長、成本低等優(yōu)點(diǎn)。

三、建立數(shù)字化檔案是房產(chǎn)測繪成果資料檔案管理的發(fā)展趨勢

2005年4月國家檔案局行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》為檔案數(shù)字化管理提供了技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方面的支持。

房產(chǎn)測繪成果數(shù)據(jù)最終用于房產(chǎn)登記交易，是房屋確權(quán)的基本依據(jù)。因此測繪檔案資料的查詢利用率是比較高的。在實(shí)際工作中，電子檔案目錄的建立，雖然提高了測繪工作的檢索、查詢效率，但它并不能反映成果檔案資料的全貌，對于需要了解數(shù)據(jù)詳細(xì)情況時，還是要調(diào)閱檔案原件。因紙質(zhì)檔案有不易保管、當(dāng)海量信息時查詢時間長等弊端，不能適應(yīng)時展的要求。

將每一個測繪項目按測繪統(tǒng)一要求給定一個丘（地）編號，按時間先后排序，將該項目的證明資料、測繪部門業(yè)務(wù)資料、現(xiàn)場數(shù)據(jù)記錄等紙質(zhì)資料通過計算機(jī)掃描技術(shù)轉(zhuǎn)化為能被計算機(jī)識別的數(shù)字化檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，同時與電子檔案目錄的主索引實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)，利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理，使檔案的完整性、實(shí)用性更強(qiáng)。

面對大量的測繪業(yè)務(wù)信息，實(shí)現(xiàn)測繪檔案的數(shù)字化管理，在檔案管理方面將會起到很好的作用：一、查閱檔案可以通過計算機(jī)檢索，直接從系統(tǒng)中調(diào)出數(shù)字化文檔，而不必再去翻閱紙質(zhì)檔案，從而降低了紙質(zhì)檔案的使用頻率，延長了紙質(zhì)檔案的保存時間。二、利用計算機(jī)的檢索功能，可以有效的剔除紙質(zhì)檔案中人工整理時不易發(fā)現(xiàn)的重復(fù)資料，減少檔案頁數(shù)，有效節(jié)約了庫房空間。三、數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫可實(shí)現(xiàn)異地備份，提高檔案保管的安全性。

綜上所述，房產(chǎn)測繪成果資料檔案的數(shù)字化是房產(chǎn)測繪成果資料檔案管理發(fā)展的必然趨勢。以傳統(tǒng)檔案管理模式為基礎(chǔ)，采用科學(xué)手段，運(yùn)用先進(jìn)信息技術(shù)改造檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，確保檔案安全、方便檔案查詢利用，將使測繪成果資料檔案管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的跨越。

參考文獻(xiàn)

[1]《房產(chǎn)測繪技術(shù)與管理》.姚承寬.編.

檔案資料管理方案范文第2篇

實(shí)現(xiàn)基建工程檔案資料管理的科學(xué)化，不僅能夠發(fā)揮依據(jù)和憑證作用，還有利于經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。筆者在總結(jié)自身多年檔案管理工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)之上，具體分析了基建工程檔案管理科學(xué)化的意義，并提出了行之有效的檔案管理思路和方法，以期對基建工程檔案資料管理工作提供指導(dǎo)和借鑒。

關(guān)鍵詞：

基建工程；檔案；分類歸檔；檔案管理現(xiàn)代化；新能源

基建工程檔案管理即是對基建工程建設(shè)過程中形成的科學(xué)資料進(jìn)行系統(tǒng)整理、分類采編的工作。為了更好的對檔案資料加以保存和查詢，充分利用檔案資料的借鑒作用，檔案管理者應(yīng)該形成一套合理的有規(guī)劃的管理思路，并采取科學(xué)的方法提高管理水平。以下，筆者根據(jù)自身長期從事檔案管理工作的經(jīng)驗為新能源發(fā)電基建工程檔案管理總結(jié)出可行的思路方法。

一、系統(tǒng)分類整理

當(dāng)下，基建工程檔案資料越來越受到重視，在國家檔案局制定頒發(fā)的《企業(yè)檔案分類規(guī)則》及住建部制訂的《城建檔案分類大綱》中，基建工程檔案就被納為科技檔案的一大類別，并明確規(guī)定了對這類檔案進(jìn)行管理建設(shè)的規(guī)章制度。

由于基建工程存在多個周期，其檔案資料也需要根據(jù)工程的不同環(huán)節(jié)、檔案資料的類型進(jìn)行合理的、系統(tǒng)的分類整理，以提高檔案管理專業(yè)化水平。具體來說，對基建工程檔案的分類可以遵循以下思路：1）依據(jù)國家頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、住建部頒布的《城鎮(zhèn)基建工程施工及驗收規(guī)范》、《城鎮(zhèn)基建室內(nèi)工程施工與質(zhì)量驗收規(guī)范》所制定的準(zhǔn)則，按要求對文件資料進(jìn)行整理和歸檔。2）按文件材料內(nèi)容進(jìn)行分類歸檔。為了使檔案資料的歸類更加有序，應(yīng)該采取合理的方法來進(jìn)行分檔，由于基建工程從設(shè)計方案到執(zhí)行再到驗收會經(jīng)歷多個互相關(guān)聯(lián)又相互獨(dú)立的環(huán)節(jié)，因此，可以以此為依據(jù)進(jìn)行檔案的分類。根據(jù)工程實(shí)施的不同階段，基建工程檔案大致可以分為以下幾種類型：工程預(yù)備文件、工程施工文件、工程檢收文件、工程監(jiān)管文件。其中，工程預(yù)備文件包括項目申請資料、初步設(shè)計方案、財務(wù)預(yù)算資料等，主要是工程施工的前期預(yù)備階段形成的檔案資料；工程施工文件包括施工過程記錄、工程變更文書、施工資質(zhì)證書等，主要是在實(shí)際施工過程中使用的檔案資料；工程驗收文件則包括工程檢驗的各項紀(jì)錄、檢驗合格證明等，主要是對已完成工程進(jìn)行檢測過程中形成的各類資料；最后是工程監(jiān)管文件，不同于上述三類文件，監(jiān)管文件是貫穿于整個工程各環(huán)節(jié)的檔案資料，包括對工程監(jiān)理的規(guī)劃、監(jiān)理月報文件、財務(wù)文件等等。

基建工程檔案資料類別的初步劃分和歸檔有利于將眾多的資料文件系統(tǒng)的加以區(qū)分整理，便利檔案資料的建設(shè)和查詢。除了分類歸檔，還需要對各類檔案資料的質(zhì)量進(jìn)行檢查，并加以修改，使之能夠符合檔案資料的要求。

二、控制檔案資料質(zhì)量

為了能夠更好的查詢和利用檔案資料，有必要提高檔案的質(zhì)量，確保檔案符合國家規(guī)定、行業(yè)規(guī)定。具體來說，高質(zhì)量的檔案資料需要符合以下條件：1）存儲的檔案資料最好為原件，若原件丟失，應(yīng)該及時予以復(fù)原。2）須將檔案文件內(nèi)容與工程實(shí)際情況相對照，保證歸檔的檔案資料內(nèi)容真實(shí)可靠且符合國家技術(shù)規(guī)范。3）檔案資料須采用碳素墨水等耐久材料書寫，對于部分用易褪色材料進(jìn)行書寫的資料，應(yīng)該及時加以謄寫，確保檔案資料的持久保存。4）歸檔資料需要確保紙面潔凈，圖章清晰完備。5）對于檔案資料中文字材料和圖紙材料，應(yīng)該檢查其是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，對不符合標(biāo)準(zhǔn)的文件及時進(jìn)行修改。檔案資料的質(zhì)量檢查非常必要，它關(guān)系到檔案資料的有效性，并會對此后檔案文件的查詢和利用產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，因此，檔案管理者必須重視對各類檔案質(zhì)量的檢查，確保檔案資料的合格性。

三、檔案管理現(xiàn)代化

現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)的普及為檔案資料的現(xiàn)代化管理提供了良好的條件，因此，優(yōu)秀的檔案管理者需要對計算機(jī)技術(shù)有足夠的了解并能夠靈活的利用這些技術(shù)提高檔案資料管理的科學(xué)性和便利性，因此，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理現(xiàn)代化首先要加強(qiáng)對管理者現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)，提高其利用如GPS系統(tǒng)、SCADA系統(tǒng)等現(xiàn)代化技術(shù)來管理檔案的能力。此外，建設(shè)更加先進(jìn)完備的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)也至關(guān)重要，當(dāng)前，在新能源開發(fā)行業(yè)，基建工程檔案管理的硬件設(shè)施還不盡如人意，有待投入更多的資金和設(shè)備。具體來說，一套完整的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該包括計算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等機(jī)器設(shè)備和縮微技術(shù)、光盤技術(shù)等，以實(shí)現(xiàn)基建工程檔案資料管理的數(shù)字化。除了在信息技術(shù)軟硬件方面的加強(qiáng)，在檔案管理科學(xué)化過程中，還需建立起標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作秩序，一方面不斷吸取其他部門檔案管理的寶貴經(jīng)驗，另一方面注重結(jié)合基建工程項目的特點(diǎn)制定和創(chuàng)新檔案管理機(jī)制。

四、結(jié)語

綜上所述，在新能源發(fā)電部門，基建工程檔案資料的科學(xué)管理不僅有利于對過往工程項目的記錄，還對以后的利用借鑒有很大幫助，因此，采用合理的管理辦法十分必要。對檔案資料的科學(xué)管理主要包括對眾多檔案的分類歸檔、對歸檔資料質(zhì)量的檢查和及時修正、對檔案現(xiàn)代化管理的重視和引入。只有嚴(yán)格執(zhí)行這些步驟，才能夠更好地提高和完善檔案的整理和保存，更好地服務(wù)于檔案利用。

參考文獻(xiàn)

[1]陳梅英.基建檔案的重要性及其管理方法研究[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品.2011(03).

[2]李秀琴.試論如何利用綜合檔案資源管理系統(tǒng)軟件實(shí)現(xiàn)基建檔案的信息化管理[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì).2011(17).

檔案資料管理方案范文第3篇

關(guān)鍵詞：土建工程；資料整理；歸檔；要點(diǎn)

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、引言

土建工程竣工資料是土建工程使用、整修與日常維護(hù)的重要指導(dǎo)依據(jù)。詳細(xì)、全面的資料整理有利于土建工程竣工階段的質(zhì)量控制與成本控制。全面詳實(shí)的資料是土建工程質(zhì)量監(jiān)督與成本控制的重要的資料依據(jù)，對于土建工程的整體質(zhì)量控制管理工作以及成本控制管理工作意義重大。同時，對于土建工程的竣工驗收工作也很重要，形成體系化的資料整理工作，有利于竣工階段的資料驗收順利通過，竣工階段的資料驗收包括工程綜合資料驗收、工程技術(shù)資料驗收以及工程財務(wù)資料驗收等。只有竣工階段的資料整理工作水平提升才能促進(jìn)工程驗收的順利進(jìn)行，使得土建工程投入使用實(shí)現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

二、土建工程竣工資料整理存在的問題

1、相關(guān)資料整理工作的法律法規(guī)不健全

以前國家也出臺過一些土建工程檔案方面的標(biāo)準(zhǔn)，工程部門也制定了一些規(guī)定。但隨著土建行業(yè)的發(fā)展，建設(shè)形勢的發(fā)展，這些規(guī)定、規(guī)范出現(xiàn)不夠細(xì)化，不夠全面的問題。導(dǎo)致土建工程資料整理工作無據(jù)可依、盲目歸檔的問題，經(jīng)常出現(xiàn)一些檔案資料歸在這一類可以，歸在另一類也可以的狀況，而且制定的分類辦法也不盡合理。而且另一方面土建工程資料檔案管理的責(zé)任劃分得也不明確，有些資料涉及好多單位，這些資料具體由哪個單位來制定，由哪個單位來管理都沒有明確的規(guī)定。

2、思想層面上不重視

過度重視工程建設(shè)而輕視檔案資料的管理、歸檔工作。這是一個頑疾。在土建工程的建設(shè)過程中，參加建設(shè)的各方，無論其關(guān)注點(diǎn)還是主要精力都放在了土建工程的實(shí)體上，重視實(shí)體建設(shè)施工，輕視相關(guān)資料整理。因為土建工程的實(shí)體是硬件，看得見、摸得著，實(shí)實(shí)在在能感覺到，有利于經(jīng)濟(jì)效益和業(yè)績的實(shí)現(xiàn)。而土建工程資料是軟件，是管理工作，做了之后，短時間內(nèi)不會出業(yè)績。往往到了要驗收的時候，參加建設(shè)的各方才突然發(fā)現(xiàn)，工程資料還是一片空白，于是急忙加工加點(diǎn)，突擊完成。其結(jié)果可想而知。錯誤的觀念是問題出現(xiàn)的根本原因。

3、檔案資料管理的制度不夠完善

土建工程涉及的專業(yè)比較多，參加建設(shè)的各方也制定了一些資料管理的制度，但遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。難以保證資料管理工作有效、有序地展開，在技術(shù)、文件的通知管理方面制度不完善，資料、技術(shù)亂用編號，這樣一來，在最后歸檔時自然十分困難，甚至難以展開。此外，在資料的保存和移交方面也沒有專門的管理制度與之相對應(yīng)，尤其在大規(guī)模土建工程建設(shè)時，具有周期長的特點(diǎn)，土建工程的負(fù)責(zé)和直接工作的人員也是經(jīng)常換，在工作人員變動時，資料的移交顯得尤為重要。但是，由于缺乏專門的制度，導(dǎo)致資料移交時經(jīng)常手續(xù)不全，資料常常遺失，給資料最后歸檔帶來了很大的損失。

4、專業(yè)管理人員的缺乏

資料的管理和歸檔工作是一門十分難做的工作，因此需要十分專業(yè)的資料管理人員。專業(yè)的土建工程檔案資料管理人員需要既懂得檔案管理方面的專業(yè)知識，又懂得土建工程方面的專業(yè)知識，如施工材料、技術(shù)以及數(shù)據(jù)分析等。目前土建資料管理人員存在的問題就是缺乏專業(yè)性綜合性的管理素質(zhì)，造成資料整理相關(guān)的專業(yè)人員十分缺乏，資料整理工作難以做到位。

5、資料整理不規(guī)范

在土建工程建設(shè)過程中，檔案資料的整理存在不規(guī)范的問題。在土建工程建設(shè)過程中，參加建設(shè)的各方在工程資料的管理上，都投入了一定的人力、物力、財力、機(jī)械設(shè)備以及施工材料，也做了一些有用的工作。但對于資料整理工作來說，卻缺乏規(guī)范，例如：體檢工程建設(shè)日常記錄亂填亂寫，文件、圖紙、設(shè)計方案不用統(tǒng)一的規(guī)格，資料不按類存放等。由于工程建設(shè)過程資料管理的不規(guī)范，到最后資料進(jìn)行歸檔時工作繁雜，難以做起，這更是直接導(dǎo)致了土建工程到最后驗收難的問題。

三、加強(qiáng)竣工斷資料整理的措施

針對資料管理、歸檔工作出現(xiàn)的相關(guān)資料整理工作的法律法規(guī)不健、全思想層面上不重視、檔案資料管理的制度不夠完善、專業(yè)管理人員的缺乏以及資料整理不規(guī)范的問題，提出以下加強(qiáng)措施，以加強(qiáng)資料整理工作水平。

1、轉(zhuǎn)變觀念，對檔案管理、歸檔工作要進(jìn)行足夠的重視。參加建設(shè)的各方應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變只重視工程而忽視檔案管理的觀念，提高對檔案管理工作的認(rèn)識，這是解決問題的關(guān)鍵，觀念上的不重視是問題產(chǎn)生的根源，除掉根源才能根本解決問題，保證檔案資料按時按質(zhì)按量完成。

2、健全完善組織機(jī)構(gòu)。從工程一開工，參加建設(shè)的各方應(yīng)立即建立專門的檔案資料管理部門，不可由其他部門兼任。尤為一提的是建設(shè)部門，在工程開始建設(shè)之時應(yīng)立即成立檔案管理中心室，負(fù)責(zé)整個工程的檔案管理、歸檔工作。而且檔案管理中心室應(yīng)是一個獨(dú)立的部門，他的職責(zé)是對其他單位以及建設(shè)單位內(nèi)部的檔案管理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、催促和協(xié)調(diào)。施工、監(jiān)理、設(shè)計等部門也應(yīng)成立專門機(jī)構(gòu)對本單位的檔案管理、歸檔工作進(jìn)行負(fù)責(zé)。

3、完善資料管理制度。主要由建設(shè)單位負(fù)責(zé)。建設(shè)單位應(yīng)參照國家和行業(yè)的相關(guān)規(guī)定制定《土建工程竣工資料管理、歸檔辦法》以及相應(yīng)的《實(shí)施細(xì)則》。從檔案資料的形成到日常的管理，再到最后的歸檔，都要有相關(guān)的管理制度與之對應(yīng)。在實(shí)施過程中，還應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行刪減和增加。

4、以建設(shè)單位為主，以其他參加建設(shè)的各方為輔，所有單位共同努力。建設(shè)單位是參加土建工程各單位的龍頭，也是主線，他全面負(fù)責(zé)土建工程的建設(shè)。因此在改進(jìn)檔案管理、歸檔工作時建設(shè)單位理所當(dāng)然需要發(fā)揮主導(dǎo)作用。監(jiān)理、材料供應(yīng)等各方也應(yīng)各司其職，負(fù)責(zé)自己職責(zé)范圍內(nèi)的檔案管理、歸檔工作。監(jiān)理單位的責(zé)任尤其重大，他不但要負(fù)責(zé)本部門的檔案管理、歸檔工作，還應(yīng)負(fù)責(zé)對被監(jiān)理各方的檔案資料進(jìn)行審查、簽證的工作，其任務(wù)十分重。

5、加強(qiáng)日常的檔案管理工作

檔案資料是日積月累地積累起來的，日常的檔案資料管理工作也十分重要。日常的檔案資料能否做好直接關(guān)系著最后檔案資料的歸檔。做好平時的日常檔案資料管理工作，保證日常檔案資料的完整、系統(tǒng)和規(guī)范，可以減少檔案資料最后歸檔時的難度。日常的檔案資料工作應(yīng)注意：填寫檔案時按統(tǒng)一要求，文件的規(guī)格要統(tǒng)一，文件的分類要按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對設(shè)計變更要做好登記。

6、實(shí)施檔案資料分段整編計劃。

這個方法可以減少檔案資料最后歸檔時的工作量。在土建工程開工前，根據(jù)土建工程的施工進(jìn)度和階段制定檔案資料的分段整編計劃。盡量使檔案資料的收集、移交和整理與土建工程保持同一個進(jìn)度。土建工程建設(shè)進(jìn)行到了哪一個階段，檔案資料整理工作也應(yīng)同步推進(jìn)工作進(jìn)度。避免將所有的檔案資料整理工作堆積到最后。土木工程項目每有一個完成，這個項目的檔案資料應(yīng)立即同時進(jìn)行驗收、歸檔。另外還要注意建立獎懲激勵機(jī)制，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段對檔案管理、歸檔工作進(jìn)行支持。

四、結(jié)語

土建工程竣工資料的整理工作對于工程的驗收意義重大，是推進(jìn)土建工程順利驗收投入使用的重要依據(jù)。因此建設(shè)單位要重視竣工階段的資料整理工作，注重在工程前期的設(shè)計、施工階段的資料及時整理，以便于竣工階段的資料整理工作水平的提升。

參考文獻(xiàn)：

檔案資料管理方案范文第4篇

關(guān)鍵字： 醫(yī)院 基建 檔案資料

【分類號】：R197.322

隨著近年來醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)項目增加、規(guī)模擴(kuò)大，并且因為其還具有建設(shè)周期長、資金投入大、協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)多的特點(diǎn)，所以醫(yī)院基建檔案資料的整理歸檔就顯得十分重要，其不但體現(xiàn)了工程質(zhì)量的實(shí)際狀況，反應(yīng)工程的真實(shí)面貌，而且也是整個醫(yī)院檔案的重要組成部分，可以為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)。

1 基建檔案在醫(yī)院管理中的作用

醫(yī)院的基建檔案資料主要是基建項目從立項到竣工交付使用后的各種手續(xù)、證件、批復(fù)、合同協(xié)議、變更等各種類的資料。檔案資料是一種不可再生的寶貴信息資源，參與建設(shè)的每位人員都有義務(wù)和職責(zé)做好收集、保護(hù)、歸檔工作。

醫(yī)院工程基建檔案資料體現(xiàn)了參建單位按照建設(shè)法律法規(guī)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、強(qiáng)制性條文的執(zhí)行建設(shè)過程中的全面控制情況，并且是為工程質(zhì)量責(zé)任提供真實(shí)有效的法律依據(jù)，還為城市基礎(chǔ)建設(shè)及現(xiàn)有工程新建、擴(kuò)建、改建、維修、管理提供現(xiàn)實(shí)數(shù)據(jù)，同時通過對檔案資料的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析發(fā)現(xiàn)和處理質(zhì)量、安全、管理等各方面的問題。

2 醫(yī)院基建工程檔案的管理

醫(yī)院基建工程檔案資料的管理是一個全過程控制工作，工程檔案資料應(yīng)保持真實(shí)可靠性，不可隨意涂改，并按照工程進(jìn)度同步進(jìn)行收集、整理、移交。工程檔案資料一般應(yīng)使用原件并且具有字跡清楚、圖樣清晰、圖標(biāo)整潔，當(dāng)使用復(fù)印件的時候要具有可追溯性；需要多方簽認(rèn)的資料文件應(yīng)由責(zé)任單位負(fù)責(zé)，并且簽字蓋章齊全，內(nèi)容完整真實(shí)，并且逐步進(jìn)行信息化管理，適于長久保存。

對于作為建設(shè)單位的醫(yī)院主體來說必須對資料的管理負(fù)總責(zé)，并建立資料管理規(guī)章制度，并和監(jiān)理一同督促和規(guī)范施工單位資料文檔的管理制度，將資料管理納入到工程建設(shè)的各個環(huán)節(jié)和各個人員的職責(zé)范圍，醫(yī)院建設(shè)單位應(yīng)該負(fù)責(zé)過程中勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工等單位組卷歸檔的工程資料；特別是對列入城建檔案管接收范圍的工程，建設(shè)單位應(yīng)在組織竣工驗收前提請城建檔案館對竣工資料進(jìn)行預(yù)驗收。

3 醫(yī)院基建檔案文件的形成

從醫(yī)院項目立項建設(shè)開始到竣工驗收資料提交過程中，期間要針對各個階段形成各種檔案資料文件，一般如下：

1 項目申請階段主要進(jìn)行《項目建議書》的編制及主管部門對項目建議書的批復(fù)。

2 在項目立項階段主要是進(jìn)行《可行性研究報告》和《規(guī)劃意見書》的編制及主管部門批復(fù)。

3 對列入年度建設(shè)計劃的醫(yī)院項目進(jìn)行年度計劃項目申報及上級部門下發(fā)年度計劃項目表。

4 在征地階段主要進(jìn)行《規(guī)劃意見書》、《建設(shè)項目用地預(yù)審意見》、《建設(shè)用地規(guī)劃許可證》、《建設(shè)用地批準(zhǔn)書》、《國有土地使用證》、《地形測量報告》等文件的辦理形成。

5 在勘察階段進(jìn)行勘察招投標(biāo)工作，形成《建設(shè)工程勘察合同》、《工程地質(zhì)勘察報告》、《水文地質(zhì)勘察報告》等。

6 設(shè)計階段進(jìn)行設(shè)計招投標(biāo)工作，形成《建設(shè)工程設(shè)計合同》、《建設(shè)工程設(shè)計概算》、《初步設(shè)計及設(shè)計說明》等；報審階段形成《設(shè)計方案審查意見》、《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》

7 施工圖編制階段形成《施工圖及設(shè)計說明》、《設(shè)計計算書》；報審階段形成《施工圖設(shè)計文件審查通知書》、《施工圖審查報告》、《建設(shè)工程消防設(shè)計審核意見》等。

8 監(jiān)理招投標(biāo)階段形成《監(jiān)理中標(biāo)通知書》、《建設(shè)工程委托監(jiān)理合同》。

9 施工招投標(biāo)階段形成《施工中標(biāo)通知書》、《建設(shè)工程施工合同》。

10 辦理開工手續(xù)形成《建設(shè)工程質(zhì)量、安全監(jiān)督手續(xù)》、《建設(shè)工程施工許可證》、《施工現(xiàn)場移交單》

11 在施工階段要注意《工程變更及簽證》、《專項驗收文件》。

12 在預(yù)驗收前形成《建設(shè)工程竣工檔案預(yù)驗收意見》、《單位工程竣工預(yù)驗收報驗表》、《單位工程質(zhì)量控制核查報告》、《單位工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄》、《單位工程觀感質(zhì)量檢查記錄》、《工程竣工報告》、由勘察、設(shè)計、監(jiān)理單位出具的《工程質(zhì)量檢查報告》。

13 驗收階段形成《工程竣工報告》、《單位工程質(zhì)量竣工驗收記錄》

14 工程移交階段形成《竣工移交證書》、《房屋建筑質(zhì)量保修書》

15 移交后辦理《建筑工程竣工驗收備案表》并向城市檔案館移交工程資料。

上述資料應(yīng)該按照類別按照形成的時間先后進(jìn)行歸檔整理編號，必須包括立項文件，建設(shè)用地、征地、拆遷文件，勘察、測繪、設(shè)計文件，工程招投標(biāo)及合同文件，工程開工竣工過程資料文件，工程影音文件等。

3 醫(yī)院基建檔案資料管理需要注意的問題

醫(yī)院基建檔案管理工作的關(guān)鍵是全員重視，而工程的管理、設(shè)計、技術(shù)人員和施工人員全程參與工程項目，大量的檔案產(chǎn)生于此，必須發(fā)揮全體參戰(zhàn)人員的檔案意識，及時歸檔，認(rèn)真整理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、真實(shí)性。同時應(yīng)該把醫(yī)院基建檔案管理工作要納入醫(yī)院計劃管理中，從制度上提升檔案管理的重要性，真正解決檔案不被重視管理的問題。 伴隨著醫(yī)院的發(fā)展，要做好基建檔案利用、再開發(fā)工作，基建檔案資料所能提供信息逐步放大，積極開發(fā)利用檔案信息，提高檔案工作的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，滿足不同的利用要求，從而達(dá)到檔案價值的真正目的。

4 結(jié)束語

醫(yī)院基建工程是關(guān)系到社會民生的百年大計，而基建檔案資料的科學(xué)管理、有效利用則是保障醫(yī)院建筑建設(shè)、維護(hù)、使用的基礎(chǔ)，因此必須把醫(yī)院基建檔案資料做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，積極開發(fā)醫(yī)院檔案信息資源，為醫(yī)院發(fā)展提供完整、正確、真實(shí)的基建資料，充分發(fā)揮基建檔案在醫(yī)院管理決策工作中的重要作用。

參考文獻(xiàn)：

檔案資料管理方案范文第5篇

關(guān)鍵詞：水電施工企業(yè)檔案管理

中圖分類號：C29文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

在全社會環(huán)保意識不斷提高的今天，水電作為一種可再生的情節(jié)能源，成為國家保障能源供應(yīng)的最佳選擇之一。一大批不同規(guī)模及型式的水電工程項目如雨后春筍,星羅棋布在各條江河上。水電施工企業(yè)作為工程建設(shè)的主體，掌握了工程建設(shè)現(xiàn)場的第一手資料，將成為竣工檔案資料的基礎(chǔ)，其檔案資料質(zhì)量直接關(guān)系到工程質(zhì)量評優(yōu)和達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核。為此,水電施工企業(yè)做好工程建設(shè)的同時,必須做好項目檔案管理工作，保證歸檔的資料質(zhì)量，為整個水電項目建設(shè)和使用增值。本文將闡述水電工程建設(shè)項目檔案管理的意義和不足，以及更好做好檔案管理工作的對策，以供參考。

一、水電工程建設(shè)檔案管理的意義

1、為工程糾紛提供法律依據(jù)

水電工程建設(shè)周期長、參與單位多、協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系復(fù)雜，各專業(yè)分包商多，工序交接繁瑣，甚至?xí)龅讲豢煽沽σ蛩赜绊憽Ｋ裕坏┏霈F(xiàn)一個或者多個問題，時間長了就會累積、演變成糾紛和矛盾，會給工程建設(shè)及質(zhì)量產(chǎn)生很大的影響。比如：工程建設(shè)時是否按照標(biāo)準(zhǔn)化的程序施工，有無偷工減料，進(jìn)場原材料是否合格，中間產(chǎn)品質(zhì)量是否達(dá)到設(shè)計要求，單元工程質(zhì)量是否到達(dá)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)度款是否按時支付，質(zhì)量缺陷是否按照要求修補(bǔ)和處理等等。這些問題會在工程建設(shè)過程形成的資料中反映，每一個施工活動都會形成記錄資料。所以，全面、準(zhǔn)確的工程檔案資料將為糾紛和矛盾的解決提供法律依據(jù)和憑證。

2、為工程信息查詢提供依據(jù)

工程檔案是施工活動中形成的大量真實(shí)記載，客觀反映工程內(nèi)部結(jié)構(gòu)和聯(lián)系。包括各分部（項）工程施工方案、措施、隱蔽工程施工、質(zhì)量驗收資料、設(shè)計文件及圖紙以及工程建設(shè)過程中的往來文函等，都能在檔案資料中真實(shí)的記錄和反映。這些檔案資料對工程的使用、維修、改建、擴(kuò)建、拆除具有指導(dǎo)作用，對防范自然災(zāi)害的破壞及破壞后的修復(fù)建設(shè)都有著不可替代的作用，更是預(yù)防自然災(zāi)害、減少損失的重要手段。

3、施工企業(yè)的無形資產(chǎn)

工程檔案管理在一定程度上反映企業(yè)的管理能力，也是一個企業(yè)軟實(shí)力的集中體現(xiàn)?？⒐n案作為水電工程的一個專項驗收項目，其檔案歸檔水平會影響到整個工程是否能通過最終的竣工驗收，更直接影響到施工企業(yè)的合同履約能力。良好的合同履約能力將為企業(yè)贏得良好的聲譽(yù)，幫助企業(yè)在激烈的市場競爭中展現(xiàn)雄厚的競爭實(shí)力，逐步成為企業(yè)的無形資產(chǎn)。

4、開發(fā)新技術(shù)、新工藝的依據(jù)

在國內(nèi)水電定額調(diào)整周期比較長，而物價水平的大幅上漲，為了降低工程施工成本，水電施工企業(yè)不得不進(jìn)行技術(shù)開發(fā)、技術(shù)革新和施工方案優(yōu)化。因而，要想取得技術(shù)開發(fā)和革新上的突破，就需要不斷從項目施工方案、技術(shù)資料中收集各種數(shù)據(jù)和資料，進(jìn)行專門的對照、研究、總結(jié)和開發(fā)。作為技術(shù)方案載體的工程檔案資料，其內(nèi)容有可能成為先進(jìn)的施工工藝產(chǎn)生的前身。合理利用檔案，對水電施工企業(yè)新技術(shù)、新工藝開發(fā)具有重要的意義。

二、水電工程建設(shè)檔案管理的不足

我國水電建設(shè)實(shí)行流域梯級滾動開發(fā)，建設(shè)完成后隨即交付運(yùn)營單位運(yùn)行。在交付運(yùn)行前，要進(jìn)行竣工驗收。檔案驗收作為竣工驗收前必須通過的專項驗收項目，已經(jīng)引起了項目法人的高度重視。所以，檔案管理工作有了決策層的支持，已取得重大進(jìn)步,也日益趨于規(guī)范，但目前還存在以下不足:

1、工程檔案管理意識淡薄

為了使水電站早日蓄水發(fā)電，盡快為投資方創(chuàng)造效益。業(yè)主、監(jiān)理以及施工企業(yè)往往會更注重工程的有形建設(shè),而忽視檔案資料的收集整理，沒有把檔案管理和工程建設(shè)同步起來，檔案管理意識淡薄。施工企業(yè)的項目經(jīng)理部更是全身心投入施工生產(chǎn)，所有工作都為施工生產(chǎn)工作讓路，沒有把工程檔案管理納入日常工程建設(shè)管理中。特別是在施工階段面臨工期緊、施工任務(wù)重等情況下,只重視建設(shè)項目的進(jìn)度、質(zhì)量和資金的控制,而忽視了工程檔案工作的資源投入，從思想意思上沒有重視檔案管理工作。

2、檔案管理工作開展不及時

水電項目檔案管理點(diǎn)多、面廣、量大,牽涉到較多的部門和單位。比如：施工企業(yè)內(nèi)部各部門、材料采購商，以及專業(yè)工程分包商等。在工程建設(shè)開工之初，沒有及時建立健全、有效的檔案管理規(guī)章制度,或者建立起來的規(guī)章制度得不到有效的落實(shí)。檔案管理實(shí)施細(xì)則未及時跟上,對各單位和部門缺乏完善的約束機(jī)制。另外，檔案管理工作在開工之初得不到不重視,沒有在各單位之間形成系統(tǒng)的工作規(guī)則，往往會造成執(zhí)行不到位,出現(xiàn)檔案管理工作相互推諉、搪塞、忽視,以及不愿配合、不予支持等不良現(xiàn)象。再者，施工企業(yè)項目經(jīng)理潛意識認(rèn)為隨便一個人都能做竣工資料，因而沒有配備具有專業(yè)知識背景和實(shí)際工作經(jīng)驗的檔案管理專職人員，或者專職檔案管理員工作主動性不強(qiáng)，沒有做到定期收集檔案資料，并加以整理。等到工程項目完工需辦理竣工驗收手續(xù)時,再來組織大量的人力、物力,突擊補(bǔ)充檔案資料,導(dǎo)致工程竣工檔案“事后算總賬”的被動局面。

3、檔案資料質(zhì)量不高

雖然目前水電施工技術(shù)已經(jīng)達(dá)到較高的水平，但是水電工程建設(shè)仍需要數(shù)年時間。水電施工企業(yè)因為工作環(huán)境艱苦，導(dǎo)致人員流動性非常大。而檔案文件的收集整理工作又具有持續(xù)性,各單位對建設(shè)過程中形成的資料未及時收集和妥善保管,檔案資料不能按規(guī)定及時移交和定期整理歸檔。而且，在施工期間形成的質(zhì)量評定資料填寫不規(guī)范、亂涂亂改的現(xiàn)象普遍存在，甚至有質(zhì)量表格填寫錯誤的情況。這些現(xiàn)象導(dǎo)致檔案資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性難以控制，從而影響到檔案資料的質(zhì)量。

4、檔案管理人員配備不足

因?qū)こ探ㄔO(shè)檔案管理不重視,企業(yè)或參建單位配備的檔案人員少,多為兼職人員,檔案管理人員工作穩(wěn)定性差,而且對水利工程檔案收集、整編、管理等要求不夠熟悉,使得水電工程檔案管理質(zhì)量較差,無法達(dá)到國家規(guī)定的檔案管理驗收標(biāo)準(zhǔn)。

三、應(yīng)對水電工程建設(shè)檔案管理問題的措施

1、提高檔案管理意識

為加強(qiáng)對水電工程建設(shè)檔案的有序管理,在工程項目開始時對企業(yè)各部門人員進(jìn)行檔案法律法規(guī)的培訓(xùn)和教育,增強(qiáng)工程檔案意識,爭取各方面的配合與支持,提高他們做好水電工程建設(shè)檔案管理的自覺性和責(zé)任感。尤其要向企業(yè)各部門負(fù)責(zé)人宣傳,增強(qiáng)他們的檔案意識,樹立“依法治檔”的觀念,爭取他們的重視和支持,擺脫檔案管理的處于被動的局面。

2、資料管理必備的專業(yè)技能

水電工程涉及的專業(yè)較多，知識面廣。比如：大壩基礎(chǔ)處理、壩基開挖與保護(hù)、金屬結(jié)構(gòu)制作安裝、大壩安全監(jiān)測等。工程檔案資料都是出自施工現(xiàn)場一線。做好檔案資料管理必須熟悉施工工藝過程和工藝控制特點(diǎn)，了解施工工藝流程，具備一定的的水利水電專業(yè)知識。檔案資料管理工作是一項集工程建設(shè)管理、檔案管理知識為一體的復(fù)合專業(yè)工作，所以必須具備一定的水電施工專業(yè)知識、檔案專業(yè)知識及操作計算機(jī)建筑應(yīng)用軟件的能力。

3、提前介入工程建設(shè)前期

檔案管理人員提前介入工程建設(shè)前期，能通過實(shí)地查看工程建設(shè)原始面貌。對施工范圍和工程結(jié)構(gòu)有一個初步的認(rèn)識，能夠掌握所承包的工程專業(yè)劃分情況，熟悉施工圖各專業(yè)包含內(nèi)容，這就為后期檔案管理節(jié)省檢索時間，提高借閱效率。例如借閱者要查看某分部工程施工圖，檔案員不用再全部施工圖紙，因為檔案員在前期設(shè)計藍(lán)圖分發(fā)時就已經(jīng)熟悉了圖紙專業(yè)涵蓋內(nèi)容，就會直接檢索到相應(yīng)的分部工程圖紙。然后，對自工程開工之初所涉及到的設(shè)計調(diào)整和修改，有一個直觀的認(rèn)識，對竣工圖的修改、編制有非常大的幫助。再就是熟悉和校核各類文件，比如：設(shè)計變更、工程聯(lián)系單、工序報驗單以及其它文件材料的文件編號、書寫材料和紙張是否符合標(biāo)準(zhǔn)，以及施工單位、監(jiān)理單位和建設(shè)方人員審核簽字是否齊全。如果檔案員不提前介入發(fā)現(xiàn)問題，等到工程竣工結(jié)束后竣工文件移交給檔案室時再發(fā)現(xiàn)問題，而相應(yīng)的工程人員已調(diào)到另外新項目，就很難對文件進(jìn)行補(bǔ)充齊全。