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試行)

為適應計算機公文處理系統(tǒng)在局機關應用的需要，逐步推進機關辦公自動化，根據《全國稅務機關計算機公文處理操作規(guī)程(試行)》、《安徽省地方稅務局機關公文處理實施細則》，特制定本規(guī)則(以下簡稱《規(guī)則》)。

第一章總則

第一條辦公室是公文處理管理部門，負責計算機公文處理的管理工作。計算機信息中心是技術保障部門，負責計算機公文處理系統(tǒng)的技術保障工作。 第二條機關全體工作人員都應使用計算機公文處理系統(tǒng)處理公文并執(zhí)行本規(guī)則。

第三條辦公人員使用計算機處理公文，應設置登錄口令、簽字密碼及電話號碼。登錄口令、簽字密碼由個人負責保密，應根據需要不定期更換。如發(fā)現(xiàn)登錄口令、簽字密碼被盜用，要及時報告有關部門。

第四條機關計算機公文處理系統(tǒng)分別設置個人信箱、部門信箱。個人信箱由個人負責管理，部門信箱由部門兼職文檔員負責管理。部門兼職文檔員離崗1天以上的，部門要確定人員代崗。離崗5天以上的，應向辦公室申請?zhí)嫜a兼職文檔員，原部門兼職文檔員回崗后應通知辦公室取消替補兼職文檔員。

第五條機關工作人員應定時查看信箱中有無需要辦理的公文，以免延誤工作。

第六條機關工作人員使用計算機處理公文，應嚴格執(zhí)行各項保密制度，要嚴防泄密，嚴禁擅自拷貝、打印或轉發(fā)給無關人員閱讀。未配置有效保密設備前，不得通過計算機網絡傳輸、閱辦密級文件及其它需保密的文件。使用安裝有處理公文軟件的計算機，不得直接或間接與國際互聯(lián)網或其它公共信息網絡相聯(lián)接，必須實行物理隔離。對違反保密規(guī)定的，要按照有關規(guī)定予以處理。

第二章收文處理

第七條登記。機關各類收文由辦公室機要人員統(tǒng)一拆封。分類進行登記，并填寫收文處理簽。同時應注明辦理時限，一般情況為20日，具體按公文處理辦法規(guī)定的時限執(zhí)行，特殊情況和緊急公文應根據文件要求和局領導批示注明限辦期限。

第八條輸入。登記后的文件由辦公室機要室將相應的文件掃描、拷入或錄入系統(tǒng)。掃描文件要做到頁面端正、字跡清晰，不缺頁亂頁。

第九條擬辦。文件登錄完畢后，辦公室機要室應送入辦公室領導個人信箱。辦公室領導填寫擬辦意見后，直接分送局領導個人信箱和部門信箱。

第十條閱辦。局領導閱批文件在個人信箱中處理。局領導對擬辦無不同意見的文件，應在閱批并簽名后將文件發(fā)還機要室，由機要室根據領導閱批情況分別處理，對擬辦無意見的，轉交檔案室；如需批示，應在“批示內容”中注明，由機要室按領導批示分送。

部門對辦公室傳來的閱辦文件，由部門兼職文檔員轉交本部門主要領導個人信箱。

部門主要領導批辦文件在個人信箱中處理，填寫明確的批辦意見后，在簽名欄鍵入簽字密碼，直接發(fā)送給本處有關人員承辦。如該文件涉及領導批閱的，應查看局領導批示后再填寫批辦意見。如屬急件、特殊情況或局領導外出的，可先批辦分送辦理，但要請有關人員注意查看局領導批示。

第十一條承辦。承辦文件在個人信箱中處理。具體承辦人員在閱文后，要及時根據文件的要求和領導的批示內容進行辦理，辦理結束后應在收文處理簽的“注辦”欄中填寫辦理情況和結果。

第十二條催辦查辦。辦公室負責全局文件的催查辦工作，機要人員要定期通過辦文情況登記簿檢查各部門的辦文情況，對超期未辦的文件應發(fā)出“催辦單”予以催辦。各部門兼職文檔員收到催查辦單后應予以登記，并對本處室有關人員予以催辦，同時回復辦公室，報告催辦情況。

第十三條辦理、歸檔。部門兼職文檔員負責本部門的公文辦結管理；對本處室處理完畢的文件，應在檢查確認后將其中一份發(fā)送檔案室，其余同名文件刪除。

只需局領導閱而不需部門閱辦的公文辦結工作，由辦公室管理。機要人員對辦理完畢的文件應在登記簿中注明辦結，并及時轉交檔案室。

檔案人員負責檔案室信箱的管理工作。對辦理完畢的文件應在檔案室登記簿中登記，注明辦結。文件歸檔按現(xiàn)行的檔案分類管理辦法執(zhí)行。

第十四條查詢利用。個人可在系統(tǒng)中查詢曾經閱辦過的任何文件；查詢本部門曾經閱辦過的文件，可由本部門兼職文檔員提供；查詢機關的收發(fā)文，應向辦公室提出申請，經批準后，由檔案人員提供。

第十五條收文字號管理。機關收文可分類別按年度編流水號進行管理。

第三章發(fā)文處理

第十六條擬稿。擬稿在個人文件夾中處理。擬稿時，必須先正確填寫“文頭紙”各項目內容；標識主題詞可使用自動標引功能，并根據總局關于主題詞標引的規(guī)定進行調整；進入“正文、附件”欄后，應先編輯正文，然后編輯附件；與本文件相關的參考文件，應在“外收文登記簿”中選擇，列入有關文件欄，以便在審核、簽批時參閱。擬稿人起草的文件，凡不屬于密級文件和不宜公開的應設定為共享文件，以使全機關人員查詢。

擬稿人經檢查確認起草工作完畢后，應將文件發(fā)送本部門領導初審。

第十七條初審。部門領導負責初審。初審公文，應通過“編輯”功能進入，經審閱產生初審版本后，可在“審批意見”欄明確簽署審批意見，具體審批意見寫入“審批內容”欄。審批后，應在簽名欄用密碼簽名。公文的主審人還應在文頭紙相應的初審欄，用密碼簽名，發(fā)送給本部門信箱，由部門兼職文檔員發(fā)送給辦公室核稿人員。

第十八條核(審)稿。辦公室核稿后，根據局領導的分工發(fā)送局領導簽發(fā)。

辦公室核稿后，產生相應的初核(審)稿版本，初核(審)人員應在文頭紙相應的欄內，用密碼簽名。對不需發(fā)文、暫緩發(fā)文或需要作較大修改的文稿，應在寫明意見并簽字后退回。

第十九條會簽。需要會簽的文件，如屬局內部部門會簽的，應在發(fā)送辦公室核稿前，發(fā)送給有關部門。會簽部門審閱文稿產生會簽版本后，在文頭紙上用密碼簽名，發(fā)還擬稿部門；擬稿部門在確認會簽完畢無誤后，將文件發(fā)送辦公室核稿人員。如需外部會簽的文件應在發(fā)送消息中注明告知。局領導對需要外部會簽的文稿審閱簽署意見(不需要簽發(fā))后，發(fā)送給機要室。機要室進行外部會簽登記后送打字室，由打字室打印局長同意版本清樣，交辦文部門送出會簽。外部會簽完畢后，辦文部門應將外部會簽情況交機要室登記，然后送局領導確認，并將修改意見輸入計算機文稿，按規(guī)定程序送局領導簽發(fā)。

第二十條簽發(fā)。局領導簽發(fā)公文，首先要通過“編輯”功能審閱計算機文稿，產生領導簽發(fā)版本后，在“領導批示”欄中用密碼簽字，注明批示內容，然后在文頭紙的簽發(fā)欄，用密碼簽名，注明簽發(fā)意見?！拔念^紙”的簽發(fā)欄由負責該文件的主簽人用密碼簽字。簽發(fā)后的文件由局領導發(fā)送機要室。

第二十一條公文編號、排版、校對。機要人員在編號前要認真審核文稿的版本，確認審稿版本、核稿版本和局領導簽發(fā)版本齊全的，應進行發(fā)文登記，并注明辦結，然后才能予以編號。

編號后的文件由機要人員發(fā)送打字室。文印人員排版后，應用密碼簽名，并拷出局長簽發(fā)版本打印印刷版本（紙質），連同計算機電子文件交辦文部門校對。校對人憑打字室交給的印刷版本（紙質），與計算機中的局長簽發(fā)版本校對。如發(fā)現(xiàn)有錯誤，應在印刷版本（紙質）上修改后，再修改排版版本，無誤后，由校對人在校對處簽字，連同修改后印刷版本（紙質）轉交打字室。校對人一旦用密碼簽字后，其文件版本為最后定版。打字室根據印刷版本（紙質）印刷。機要室應定期將印刷正本和文頭紙送原簽發(fā)領導補簽。

第二十二條歸檔、封發(fā)。檔案人員將文件正文保留處室版、辦公室核稿版、局長簽發(fā)版、最后排定版。其他幾版的公文，在公文運轉結束后，由檔案人員酌情刪除。

系統(tǒng)封發(fā)功能由機要室使用。

第四章公文傳遞

第二十三條辦公室機要室為全局的收發(fā)文的中心。各部門的部門信箱為部門的收發(fā)文中心。

第二十四條收文操作規(guī)程：附后

第二十五條發(fā)文操作規(guī)程：附后

第五章用戶信息管理

第二十六條用戶信息由辦公室負責維護管理，包括建立用戶標識、設置用戶的起始登錄口令和起始簽字密碼。

第二十七條用戶注冊名稱、登錄口令和簽字密碼管理。用戶注冊名稱一經確定，一般不再變更。起始登錄口令和簽字密碼由辦公室設定后通知用戶，用戶在正式使用公文處理系統(tǒng)時應更改。如工作調整，其權限由辦公室重新設定。

第六章權限管理

第二十八條用戶權限由辦公室授予并負責管理，除辦公室有關人員外，全局辦公人員分局領導、部門領導、部門兼職文檔員、一般干部四級分別授予相應權限。

第二十九條收文處理權(包括批示權、擬辦權、注辦權、催辦權、處理簽填寫權)。

批示權：省局領導、部門領導；

擬辦權：辦公室領導；

注辦權：部門領導、部門兼職文檔員、一般干部；

處理簽填寫權、催辦權：辦公室機要人員及部門兼職文檔員。

第三十條發(fā)文處理權(包括擬稿權、初審權、初核權、復審權、復核權、會簽權、簽發(fā)權、排版權、校對權、封發(fā)權、外部會簽登記權)。

擬稿權：全局工作人員；

初審權：部門領導；

會簽權：部門領導；

初核權：辦公室領導；

簽發(fā)權：局領導；

排版權：辦公室打字室人員；

校對權：部門領導、部門兼職文檔員、一般干部；

封發(fā)權、外部會簽登記權：辦公室機要人員。

第三十一條收文簿管理權(包括插入權、更新權、刪除權、查詢權)：辦公室機要人員、各部門兼職文檔員。

第三十二條發(fā)文簿管理權(包括登記權、更新權、刪除權、查詢權)。

發(fā)文簿管理權：辦公室機要人員；

查詢權：各部門兼職文檔員。

第三十三條存取控制權限(分為全部文件、本部門文件、本人處理過的文件、不能查詢任何文件)。

全部文件：局領導，辦公室領導，辦公室機要、檔案人員；

本部門文件：部門領導和部門兼職文檔員；

本人處理過的文件：除上述以外的其他人員。

第三十四條信箱管理權(包括查詢權、刪除權及轉發(fā)權)。

部門信箱管理權：各部門兼職文檔員、機要人員、檔案人員、文印人員。

第三十五條案卷目錄管理權(包括案卷查詢權、案卷管理權)。

卷宗目錄管理權：辦公室領導、辦公室檔案人員。

第三十六條系統(tǒng)維護權(包括機構人員維護權、系統(tǒng)代碼維護權、系統(tǒng)文件銷毀權、系統(tǒng)控制維護權、系統(tǒng)維護配置權)。

所有系統(tǒng)維護權分別由辦公室和計算機信息中心確定的系統(tǒng)管理員維護。

第三十七條收文字號管理權：辦公室機要人員。

第三十八條發(fā)文字號管理權：辦公室機要人員。

第七章附則公務員之家版權所有

第三十九條本規(guī)則未盡事宜，按有關規(guī)定執(zhí)行。

第四十條本規(guī)則由淮南市地方稅務局負責解釋。

第四十一條本規(guī)則自機關計算機公文處理系統(tǒng)運行時執(zhí)行。