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摘要:隨著新時(shí)期社會(huì)格局的變化，我國(guó)行政事業(yè)單位工作的開展也受到一定程度的影響，只有及時(shí)推動(dòng)行政事業(yè)單位工作的變革，才能使行政事業(yè)單位的工作在新時(shí)期更好地開展。而在行政事業(yè)單位改革的過程當(dāng)中，作為行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)資料的匯總，會(huì)計(jì)檔案對(duì)行政事業(yè)單位工作的開展有著非常高的價(jià)值。只有加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理工作，才能更進(jìn)一步推動(dòng)行政事業(yè)單位工作的改革與發(fā)展。

關(guān)鍵詞:行政事業(yè)單位;會(huì)計(jì)檔案;檔案管理

會(huì)計(jì)檔案屬于行政事業(yè)單位的重要組成部分，是行政事業(yè)單位發(fā)展過程中由會(huì)計(jì)部門對(duì)本單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行核算與記錄的圖表、文字等資料的統(tǒng)稱。只有針對(duì)我國(guó)目前行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題進(jìn)行改革，完善會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)制度，才能進(jìn)一步提升會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用。

一、行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容

在我國(guó)行政事業(yè)單位開展工作的過程當(dāng)中，會(huì)計(jì)部門需要對(duì)行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)信息資源的變動(dòng)進(jìn)行記錄，而這部分資料匯總起來(lái)就成為行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案。作為直接反映行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)變動(dòng)的資料，會(huì)計(jì)檔案是行政事業(yè)單位發(fā)展過程當(dāng)中必備的重要資料之一，因此需要采取科學(xué)的措施進(jìn)行規(guī)范化的管理，才能保證會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完整性與有效性。從大致上來(lái)看，行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案資料可以分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表與其他會(huì)計(jì)資料等三種類型，具體可以分為會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案與管理信息系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案等多種類型。與其他的檔案資料相比，會(huì)計(jì)檔案存在三個(gè)明顯的特點(diǎn)，就是形成范圍廣，類別相對(duì)穩(wěn)定與外在形式多樣。只有加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容與特性的了解，才能更好地在行政事業(yè)單位工作的過程當(dāng)中開展會(huì)計(jì)檔案的管理工作［1］。

二、行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的問題

行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案是對(duì)單位內(nèi)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄的主要根據(jù)，對(duì)財(cái)務(wù)管理、資金績(jī)效評(píng)估和責(zé)任審計(jì)等工作都具有重要作用。在實(shí)際工作中，雖然為會(huì)計(jì)檔案管理提出有關(guān)規(guī)定，但是受到客觀、主觀因素影響，導(dǎo)致行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中還存在一些問題，無(wú)法保證財(cái)務(wù)工作的執(zhí)行質(zhì)量和水平。對(duì)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作問題詳細(xì)分析，提升會(huì)計(jì)檔案管理水平，是目前需要思考的主要話題。以下，在認(rèn)知、制度、投入等方面的問題做出詳細(xì)探討。

(一)相關(guān)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)知不足

在我國(guó)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的過程當(dāng)中，相關(guān)人員的重視不足是影響會(huì)計(jì)檔案管理工作質(zhì)量的主要原因之一。從會(huì)計(jì)工作人員的角度來(lái)看，會(huì)計(jì)檔案管理工作很明顯是行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的重要環(huán)節(jié)，但大多數(shù)會(huì)計(jì)工作人員卻認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案管理只是檔案管理工作的一部分;從檔案管理人員的角度看，許多檔案管理人員都認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案管理與其他的檔案管理并無(wú)二致，只需要完成檔案資料的收集歸檔、保管調(diào)用等工作即可。正是因?yàn)橄嚓P(guān)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)知不足，才會(huì)在行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的過程當(dāng)中出現(xiàn)這種“鐵路警察，各管一段”的工作方式，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量難以提升［2］。

(二)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善或執(zhí)行不嚴(yán)格

在我國(guó)行政事業(yè)單位開展會(huì)計(jì)檔案管理工作的過程當(dāng)中，有許多的行政事業(yè)單位都未能建立完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度。這些單位大多只是將會(huì)計(jì)檔案管理工作作為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作或檔案管理工作的一個(gè)部分看待，因此未能制定相關(guān)的工作制度;也有部分單位雖然制定了完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度，但卻未能在工作開展的過程中嚴(yán)格執(zhí)行。久而久之，就導(dǎo)致了許多行政事業(yè)單位的檔案管理錯(cuò)漏百出，難以為行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作的開展提供相應(yīng)的支持。

(三)行政事業(yè)單位在會(huì)計(jì)檔案管理工作方面投入不足

除了檔案管理制度不完善之外，有許多行政事業(yè)單位在會(huì)計(jì)檔案管理工作的投入也存在著不足，而這種投入不足則體現(xiàn)在兩方面，分別是硬件設(shè)施的建設(shè)與軟件管理的建設(shè)。在我國(guó)，許多行政事業(yè)單位的檔案室僅僅只是一個(gè)偏僻的小屋子，而檔案也僅僅是存放在一個(gè)簡(jiǎn)單的小柜子里，不僅沒有進(jìn)行信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，更是連最基本的防盜防潮等條件都難以滿足;也有部分行政事業(yè)單位雖然硬件設(shè)施建設(shè)完善，但由于沒有相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)，導(dǎo)致信息化管理設(shè)施的建設(shè)也成為空殼，從而難以提升會(huì)計(jì)檔案管理工作的整體質(zhì)量。

(四)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案資料收集不全面

在部分行政事業(yè)單位開展會(huì)計(jì)檔案管理工作的過程當(dāng)中，檔案資料收集不全面這一問題嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案管理工作的成效。有部分單位只重視對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等資料的收集歸檔，卻忽視了對(duì)會(huì)計(jì)文件資料與相關(guān)數(shù)據(jù)資料的收集與歸檔;也有部分單位在檔案資料的收集方面加以重視，但卻在會(huì)計(jì)檔案資料從會(huì)計(jì)部門向檔案管理部門進(jìn)行移交的過程當(dāng)中缺乏相應(yīng)的管理，不僅導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案資料的查找非常困難，而且也不符合會(huì)計(jì)檔案的管理要求。正是因?yàn)檫@些方面的疏忽，導(dǎo)致了行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案資料收集不夠全面［3］。

(五)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作不細(xì)致

在我國(guó)行政事業(yè)單位開展會(huì)計(jì)檔案管理工作的過程當(dāng)中，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的不嚴(yán)密也是一項(xiàng)非常重要的問題。在部分行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)部門工作的過程當(dāng)中，雖然將會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行了集中的整理，但卻未按照會(huì)計(jì)檔案管理的要求進(jìn)行及時(shí)的裝訂，或是在裝訂室未能按照時(shí)間順序編制頁(yè)碼，從而導(dǎo)致檔案管理部門的任務(wù)量出現(xiàn)了大幅度的提升;而在行政事業(yè)單位的檔案管理部門，有許多的檔案管理人員在工作過程當(dāng)中未能按照檔案資料的保管期限進(jìn)行立卷歸檔，從而造成了會(huì)計(jì)檔案資料的歸檔混亂的現(xiàn)象。除此之外，還有部分行政事業(yè)單位過分強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)檔案的保密工作，進(jìn)而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案在檔案室內(nèi)長(zhǎng)期存放，未能發(fā)揮其應(yīng)有的作用;也有部分行政事業(yè)單位在檔案銷毀方面的管理存在缺失，導(dǎo)致許多超過保管期限的檔案無(wú)人敢于銷毀，進(jìn)而使檔案室內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案越來(lái)越多，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案管理工作的開展。

三、新時(shí)期行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的開展方法

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)水平的提升和信息化水平的提升，給會(huì)計(jì)檔案管理工作提出更高要求。會(huì)計(jì)檔案是各個(gè)單位內(nèi)的主要資料，能詳細(xì)反映出單位內(nèi)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)?；跁?huì)計(jì)工作實(shí)踐分析，會(huì)計(jì)檔案管理工作為財(cái)務(wù)管理中的主要部分，誒特別是在信息化社會(huì)發(fā)展下，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作出現(xiàn)很多問題，所以，要給出合理的解決措施。在此期間，不僅要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的規(guī)劃和理解，完善會(huì)計(jì)檔案管理制度，提升檔案管理人員水平，還需要促使會(huì)計(jì)檔案管理工作的信息化發(fā)展，確保會(huì)計(jì)檔案資料的有效收集和歸檔，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的開發(fā)與利用。這樣不僅能使會(huì)計(jì)檔案管理工作更規(guī)范，予以質(zhì)量的嚴(yán)格控制，也能提升會(huì)計(jì)檔案工作的整體水平，以符合時(shí)代的發(fā)展需求。

(一)加深對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作規(guī)劃理解

在我國(guó)行政事業(yè)單位開展檔案管理工作的過程當(dāng)中，會(huì)計(jì)檔案管理工作這一內(nèi)容由于其內(nèi)容繁多且與單位經(jīng)濟(jì)狀況有著直接的關(guān)聯(lián)，因此對(duì)行政事業(yè)單位在新時(shí)期的發(fā)展有著十分重要的意義。因此，在行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作當(dāng)中，需要行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)工作人員與檔案管理工作人員之間加強(qiáng)協(xié)作，并且深入理解行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)的工作規(guī)劃與工作要求。作為行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)工作人員，需要嚴(yán)格按照國(guó)家政策與行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作的各項(xiàng)要求開展工作，并且將會(huì)計(jì)檔案所需的相關(guān)資料進(jìn)行收集與整理，從而為檔案管理人員的會(huì)計(jì)檔案管理工作的材料收集提供相應(yīng)的支持，同時(shí)提高自身會(huì)計(jì)工作的整體質(zhì)量;而作為行政事業(yè)單位的檔案管理工作人員，也需要在一定程度上加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)工作的了解，同時(shí)按照行政事業(yè)單位的發(fā)展需求與國(guó)家相關(guān)要求進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的管理。只有加強(qiáng)對(duì)相關(guān)要求與規(guī)劃的了解，才能更好地提升行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量。

(二)健全并推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理制度的強(qiáng)化落實(shí)

在行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作當(dāng)中，會(huì)計(jì)檔案管理制度的不完善或?qū)嵭胁粐?yán)格是一項(xiàng)嚴(yán)重影響會(huì)計(jì)檔案工作整體質(zhì)量的內(nèi)容，因此健全并推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理制度的強(qiáng)化落實(shí)，就成為行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一。在此過程當(dāng)中，行政事業(yè)單位需要以我國(guó)財(cái)政部與檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》為核心，并結(jié)合地方相關(guān)的規(guī)章制度與本單位工作實(shí)際，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的制度進(jìn)行建立與健全。首先，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立完善的會(huì)計(jì)檔案歸檔機(jī)制，明確會(huì)計(jì)資料的歸檔范圍、歸檔程序、歸檔要求、保管期限與整理方法等相關(guān)要求;其次，行政事業(yè)單位還需要針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作建立健全相應(yīng)的檔案保管與安全保密制度，同時(shí)明確會(huì)計(jì)檔案管理的具體職責(zé)，并使用先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行保存;最后，行政事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的開展制定相關(guān)的工作責(zé)任制，并且對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員設(shè)立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，同時(shí)定期組織開展對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的檢查，使物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、精神獎(jiǎng)勵(lì)與相應(yīng)的處罰能夠同步進(jìn)行。只有健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，并將這一制度在單位內(nèi)部強(qiáng)化落實(shí)，才能使會(huì)計(jì)檔案管理工作的整體質(zhì)量得到相應(yīng)的保障［4］。

(三)提升行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案人員素質(zhì)水平

在行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的過程當(dāng)中，會(huì)計(jì)檔案管理人員的能力與素質(zhì)直接決定了會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量，因此提升會(huì)計(jì)檔案人員的素質(zhì)水平就成為行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作開展的重要環(huán)節(jié)之一。在此過程當(dāng)中，行政事業(yè)單位首先需要面向社會(huì)招收同時(shí)具備會(huì)計(jì)方面能力與檔案管理工作能力的優(yōu)秀人才，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)單位內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的全面培訓(xùn)，將會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)與相關(guān)操作技能作為崗前培訓(xùn)與崗上培訓(xùn)的主要內(nèi)容之一。只有加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案人員的培訓(xùn)，同時(shí)面向社會(huì)招收具備優(yōu)秀會(huì)計(jì)檔案管理技能的專業(yè)人才，才能實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案人員整體素質(zhì)水平的全面提升。

(四)加強(qiáng)行政單位信息化會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)對(duì)各行各業(yè)的影響也在逐漸提升，依靠信息技術(shù)，人們可以解決許多在以前需要耗費(fèi)大量人力物力才能夠完成的工作，如檔案管理工作就是其中之一。因此，加強(qiáng)信息化會(huì)計(jì)檔案管理方式的建設(shè)就成為行政事業(yè)單位在新時(shí)期的檔案管理工作的主要目標(biāo)之一。第一，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)內(nèi)部信息技術(shù)系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，并且根據(jù)本單位的工作模式開發(fā)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案管理軟件、會(huì)計(jì)檔案資料庫(kù)與會(huì)計(jì)檔案管理工作平臺(tái);第二，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的需求建立相應(yīng)的信息化會(huì)計(jì)檔案管理制度，并且在會(huì)計(jì)檔案管理信息化的過程當(dāng)中設(shè)置完善的經(jīng)辦、審批、備份等相關(guān)制度，提升會(huì)計(jì)檔案管理工作的整體質(zhì)量;第三，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)制定相關(guān)的信息化會(huì)計(jì)檔案安全保護(hù)措施，提高對(duì)信息化會(huì)計(jì)檔案的安全防護(hù)，借助信息化系統(tǒng)制定相應(yīng)的內(nèi)控制度與電子簽名授權(quán)制度，未獲得授權(quán)的個(gè)人或單位無(wú)權(quán)訪問單位的會(huì)計(jì)檔案資料;第四，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)信息化會(huì)計(jì)檔案的借閱登記管理制度，將信息化檔案的借出、移交等各個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行明確的規(guī)范，才能更進(jìn)一步提升行政事業(yè)單位信息化會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量。

(五)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的收集與歸檔

在行政事業(yè)單位開展會(huì)計(jì)檔案資料的管理過程當(dāng)中，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的收集歸檔也是一項(xiàng)非常重要的工作。首先，行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行及時(shí)的規(guī)范整理，將日常工作中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)工作資料進(jìn)行裝訂、封貼與蓋章，之后按月份順序裝入相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案盒，并且逐樣填寫會(huì)計(jì)檔案盒面上的內(nèi)容;其次，在行政事業(yè)單位使用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)展開會(huì)計(jì)工作的過程當(dāng)中，需要對(duì)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、系統(tǒng)日志等相關(guān)資料使用統(tǒng)一紙質(zhì)進(jìn)行打印，并且及時(shí)裝訂成冊(cè)金鼎多備份、另外，對(duì)數(shù)據(jù)化的會(huì)計(jì)檔案，需要工作人員定期進(jìn)行檢查與復(fù)制，避免因存儲(chǔ)工具的損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)檔案資料的遺失;最后，行政事業(yè)單位還需要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)部門檔案資料交接的監(jiān)督，由會(huì)計(jì)部門定期將整理獲得的資料移交至檔案管理部門，并且認(rèn)真辦理每次檔案移交過程的交接手續(xù)，才能更好地對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的收集與歸檔工作進(jìn)行管理。

(六)加強(qiáng)對(duì)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的開發(fā)與利用

除了加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理之外，推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案的開發(fā)與利用也是行政事業(yè)單位在新時(shí)期會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要組成部分之一。作為直接反映行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)狀況的資料，會(huì)計(jì)檔案不僅能夠用于檢查行政事業(yè)單位過去的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，還能夠?yàn)樾姓聵I(yè)單位今后經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展提供相應(yīng)的借鑒，或是解決一些遺留的經(jīng)濟(jì)糾紛等［5］。因此，會(huì)計(jì)檔案的管理絕非簡(jiǎn)單地將會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行收集歸檔，而是需要借助檔案資料的留存，使其在合適的時(shí)間發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。而在會(huì)計(jì)檔案的開發(fā)與利用的過程當(dāng)中，首先，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)為會(huì)計(jì)檔案編制專門的案卷目錄、專題目錄、文號(hào)目錄與索引目錄，并且運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案的目錄進(jìn)行快速的索引，確保檔案調(diào)動(dòng)工作能夠迅速準(zhǔn)確地完成;其次，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案查閱利用手續(xù)進(jìn)行嚴(yán)格管理［6－10］，將檔案資料的借出、送還、移交與銷毀等每個(gè)步驟都詳細(xì)記錄;最后，行政事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)借助日漸進(jìn)步的信息技術(shù)手段，借助大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的分析，得出本單位的財(cái)務(wù)運(yùn)行與預(yù)算執(zhí)行特點(diǎn)與存在的不足，從而及早制訂相應(yīng)的預(yù)防對(duì)策，為行政事業(yè)單位今后的財(cái)務(wù)工作發(fā)展提供相應(yīng)的幫助。

四、結(jié)語(yǔ)

在我國(guó)行政事業(yè)單位開展工作的過程當(dāng)中，會(huì)計(jì)檔案的管理工作有著十分重要的作用，不僅能夠記錄行政事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)變動(dòng)情況，更能夠?yàn)樾姓聵I(yè)單位發(fā)展過程中遇到的問題提供相應(yīng)的參考。在新時(shí)期的背景下，只有加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)知與落實(shí)，才能進(jìn)一步推動(dòng)行政事業(yè)單位工作的開展。

作者:陳夢(mèng)非 單位:遼寧省沙地治理與利用研究所