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摘要:

測(cè)繪文書(shū)檔案管理是測(cè)繪單位檔案存在的基礎(chǔ)和重要資源的放出地，是衡量單位水平的標(biāo)準(zhǔn)，也是所有檔案工作中重要的組成部分。本文針對(duì)測(cè)繪文書(shū)的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析探討，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并提出相應(yīng)的解決辦法，加強(qiáng)文書(shū)檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞:

測(cè)繪文書(shū)檔案管理;問(wèn)題;解決策略

房產(chǎn)測(cè)繪文書(shū)檔案是測(cè)繪工作中重要的組成部分，是對(duì)測(cè)繪工作的一種真實(shí)的工作記錄，是測(cè)繪管理和技術(shù)發(fā)展中記錄的載體，以及促進(jìn)測(cè)繪事業(yè)發(fā)展進(jìn)步的重要財(cái)富，也是對(duì)后人的傳承和借鑒提供了寶貴的資料。測(cè)繪檔案在當(dāng)前國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)中起到了越來(lái)越大的作用，從而引起了社會(huì)各地區(qū)的關(guān)注。房產(chǎn)的測(cè)繪無(wú)疑是和國(guó)家的建設(shè)工作緊密相連，因此，在管理上的工作更是重中之重。

1測(cè)繪文書(shū)檔案管理中文在的問(wèn)題分析

1．1檔案管理崗位職責(zé)不夠明確

文書(shū)的工作方向是文案工作的基礎(chǔ)，由于測(cè)繪單位中，文書(shū)管理與檔案管理在工作上一般是按照職責(zé)分工，分別管理的。由于人員方面的交替，會(huì)出現(xiàn)由于新老員工交替，導(dǎo)致文文書(shū)方面的質(zhì)量參差不齊，甚至在文書(shū)交接方面，會(huì)出現(xiàn)文書(shū)的遺失、脫節(jié)等問(wèn)題。大多數(shù)傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方法，是依靠人工存貯，在存貯工作中難免出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。比如，長(zhǎng)時(shí)間的工作讓眼睛干澀，造成頁(yè)碼標(biāo)題與卷宗其他文件不符等情況，紙張的大小也沒(méi)有正式的統(tǒng)一，傳統(tǒng)的歸檔紙張是16開(kāi)，現(xiàn)在的是4開(kāi)，檔案不能整齊裝訂，中間有散落現(xiàn)象也不會(huì)馬上察覺(jué)。

1．2文書(shū)檔案管理不夠現(xiàn)代化

在測(cè)繪的文案管理上，沿襲過(guò)去到現(xiàn)在常用的做法，除了當(dāng)前的用計(jì)算機(jī)對(duì)文案進(jìn)行存檔保存外，其他的存檔水平還是需要人工操作，還沒(méi)有全面的去運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)去管理和儲(chǔ)存，發(fā)揮出檔案現(xiàn)代化的儲(chǔ)存方式［1］?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)的普及可以說(shuō)到了工作生活的方方面面，大多數(shù)房產(chǎn)公司沒(méi)有利用好現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)流行的這種機(jī)會(huì)，讓計(jì)算機(jī)更方便的為我們的工作進(jìn)行編排，傳統(tǒng)的管理方式，已經(jīng)不能跟上現(xiàn)在時(shí)代的潮流?，F(xiàn)在的人們，幾乎每人都有一套房子，那么大的儲(chǔ)存量，還用過(guò)去的方式去管理，在遇到問(wèn)題時(shí)，不能及時(shí)的找出檔案，影響員工的工作效率。

1．3組織領(lǐng)導(dǎo)的力度不夠，設(shè)施也不夠完善

由于房產(chǎn)測(cè)繪方面以檢測(cè)生產(chǎn)為中心，文書(shū)檔案管理方面得不到很好的重視，領(lǐng)導(dǎo)層面也很少去管理或者去了解文書(shū)檔案這方面的內(nèi)容。個(gè)別的房產(chǎn)還會(huì)認(rèn)為檔案就是公文，當(dāng)成公文的方式整理歸檔，對(duì)檔案的信息化建設(shè)工作沒(méi)有一個(gè)到位的認(rèn)識(shí)。很多高層人士，領(lǐng)導(dǎo)部門都將房產(chǎn)行業(yè)看做掙錢的一種方式，很少去關(guān)心房產(chǎn)測(cè)繪方面文書(shū)檔案的管理，也沒(méi)有向這方面進(jìn)行投資，導(dǎo)致沒(méi)有完善的設(shè)施，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作也不夠重視，員工積極性不高，反而會(huì)阻礙當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

1．4專職業(yè)務(wù)的工作人員水平問(wèn)題

就大多數(shù)房產(chǎn)公司而言，文書(shū)檔案的管理工作是由人事部門來(lái)負(fù)責(zé)保管，檔案方面的管理者不是兼職就是剛就業(yè)的新手，沒(méi)有專業(yè)的檔案管理者去負(fù)責(zé)。其中的管理人員也不是專業(yè)畢業(yè)，有的甚至沒(méi)有上崗證書(shū)。由于上述的領(lǐng)導(dǎo)不重視的問(wèn)題，導(dǎo)致在員工聘請(qǐng)方面也沒(méi)有太多的要求，只要有人干就好。一般都是剛畢業(yè)的學(xué)生或者臨時(shí)的兼職，很少有人學(xué)這方面的專業(yè)，更不要說(shuō)在這方面的工作經(jīng)驗(yàn)。這樣就會(huì)出現(xiàn)前文寫過(guò)的員工流動(dòng)性大，對(duì)檔案的交接工作容易出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致檔案不全。

2解決問(wèn)題的措施

2．1解決檔案本身存在的問(wèn)題

從測(cè)繪文案的材料入手，層層遞進(jìn)，扎實(shí)的打好文書(shū)檔案形成的基礎(chǔ)。明確做到文書(shū)管理與檔案管理的互通和學(xué)習(xí)，使雙方掌握工作銜接的相關(guān)要求，來(lái)形成對(duì)文書(shū)管理工作的重視。文書(shū)管理工作還要規(guī)范文字的格式、紙張的規(guī)格、書(shū)寫工具的使用、文章的修改和批閱的程序等，按照規(guī)范有規(guī)矩的來(lái)進(jìn)行對(duì)文案進(jìn)行及時(shí)的整理，保證文案的完整，從而達(dá)到文書(shū)文案一體化［2］。同時(shí)檔案管理者要身體例行，熟練地掌握業(yè)務(wù)的要求、科學(xué)決斷、嚴(yán)格把關(guān)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的保值和增值，從而提升檔案的質(zhì)量，以及文書(shū)檔案的管理和利用率。在員工之間轉(zhuǎn)換的時(shí)候，一定要保證檔案的完整性，對(duì)有些紙張破損，文字不清晰等問(wèn)題頁(yè)面，可以進(jìn)行臨摹或者再?gòu)?fù)印，讓交接工作時(shí)，不會(huì)出現(xiàn)文件的丟失等情況。

2．2提高文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理水平

對(duì)管理水平的提高，是個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程，要根據(jù)單位的實(shí)際情況，來(lái)制定相關(guān)的計(jì)劃和措施，制定合理的規(guī)劃，力所能及的去引進(jìn)現(xiàn)代化的管理手段來(lái)完善自身。還要勇敢的去探尋新的檔案管理方法，逐漸改善當(dāng)前的管理現(xiàn)狀，使整個(gè)檔案管理處于一個(gè)規(guī)范、有序的范圍中。同時(shí)，建設(shè)和維護(hù)好檔案室和對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存的基礎(chǔ)設(shè)施，從而保證檔案保存的質(zhì)量問(wèn)題。加強(qiáng)對(duì)文案的管理工作，讓文案管理進(jìn)入現(xiàn)代化水平，傳統(tǒng)的方法已經(jīng)被當(dāng)前社會(huì)的進(jìn)程所淘汰，現(xiàn)代化的趨勢(shì)將會(huì)取代傳統(tǒng)的方法，在管理方面，現(xiàn)在化的管理方法更加具有安全性和可靠性。將現(xiàn)代化水平引入到文案管理中，不僅能保證文案的安全，也會(huì)讓管理方面顯得更加的輕松。

2．3加強(qiáng)文書(shū)檔案的管理，完善管理設(shè)施

加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的管理和宣傳工作，加大在人力、物力和財(cái)力方面的投入，教育手下員工對(duì)房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理認(rèn)識(shí)的重要意義，還要把檔案管理的工作納入每次的會(huì)議中去，從而解決檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)問(wèn)題，重視和培養(yǎng)年輕的檔案管理人員，讓他們慢慢的熟悉業(yè)務(wù)、檔案和計(jì)算機(jī)，然后將這三點(diǎn)全面認(rèn)識(shí)的支援配置到崗位上來(lái)。建造一支擁有良好的職業(yè)道德和較高專業(yè)能力的檔案管理隊(duì)伍［3］。還要加大資金的投入，定做檔案裝具來(lái)滿足測(cè)繪方面的需求。在過(guò)去的檔案管理中，檔案的擺放好比圖書(shū)館，雖然有編號(hào)和特定的位置，但是空間有限。當(dāng)有新的資料時(shí)，就會(huì)將一些舊的沒(méi)有到期限的檔案丟掉，這樣就會(huì)對(duì)房產(chǎn)的客戶服務(wù)方面產(chǎn)生影響。引進(jìn)現(xiàn)代化的管理技術(shù)和完善的管理設(shè)施，就會(huì)對(duì)檔案的管理持續(xù)更多的時(shí)間進(jìn)行保存工作，同時(shí)，也會(huì)使員工在工作中感到輕松，提高整體的工作效率。

2．4提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

在合配備專業(yè)檔案管理人員的基礎(chǔ)上，有步驟有計(jì)劃的進(jìn)行檔案工作培訓(xùn)。制定合理的培訓(xùn)計(jì)劃，注重新技術(shù)和新知識(shí)的相互結(jié)合，努力增加新知識(shí)注重新的管理方法和技術(shù)，努力增加綜合素質(zhì)，提高管理人員的整體素質(zhì)。房產(chǎn)部門應(yīng)該進(jìn)一步的完善工作上的流程，立于現(xiàn)狀，吸收個(gè)借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作，建立全文見(jiàn)歸檔等相關(guān)的檔案管理制度［4］。逐步推進(jìn)辦公室自動(dòng)化和文檔一體化的建設(shè)步伐，實(shí)施了電子文件與紙質(zhì)文件雙向管理，實(shí)現(xiàn)完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作。當(dāng)前社會(huì)，管理學(xué)畢業(yè)的人也越來(lái)越多，可以在大學(xué)、高職等院校進(jìn)行管理方向人才的招聘，然后在公司進(jìn)行專業(yè)的工作培訓(xùn)，讓他們更加適合文案管理這個(gè)位置，把這份工作做到完善。

3總結(jié)

從當(dāng)前大多數(shù)房產(chǎn)測(cè)繪文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，提出了當(dāng)前急需解決的問(wèn)題?？陀^的提出了問(wèn)題出現(xiàn)的原因，探討了解決的方法和措施，給出了可行的建議和意見(jiàn)。在房產(chǎn)行業(yè)發(fā)展迅速的今天，測(cè)繪文檔管理工作對(duì)房產(chǎn)的發(fā)展也有至關(guān)重要的作用，傳統(tǒng)的管理工作已經(jīng)不適合現(xiàn)在行業(yè)內(nèi)部的發(fā)展，必須改進(jìn)房產(chǎn)測(cè)繪文書(shū)管理工作，不斷地進(jìn)步，服務(wù)于國(guó)家的建設(shè)，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)及信息時(shí)代中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)

［1］馮清玲．淺談如何做好房產(chǎn)測(cè)繪質(zhì)量管理［J］．工程技術(shù)(全文版)，2016(6):65．

［2］李建珍．淺議房產(chǎn)測(cè)繪的技術(shù)及質(zhì)量控制要點(diǎn)［J］．工程技術(shù)(引文版)，2016(84):225．

［3］蔡仕忠．淺談房產(chǎn)測(cè)繪技術(shù)與測(cè)繪質(zhì)量控制［J］．資源信息與工程，2016(4):122－123．

［4］裴科．淺析房地產(chǎn)面積測(cè)繪各環(huán)節(jié)中的質(zhì)量控制［J］．建筑•建材•裝飾，2015(17):280.

作者:袁芳 單位:煙臺(tái)市中立房產(chǎn)測(cè)繪有限公司