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【摘要】隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息時代已經(jīng)到來。電子信息技術(shù)在各個行業(yè)、各個領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，潛移默化地改變著人們傳統(tǒng)的工作方式，無論是工作流程、工作策略，還是工作效率、工作模式，與之前相比都發(fā)生了顯著的變化。檔案管理的發(fā)展趨勢是在電子信息技術(shù)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案的個性化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。論文以電力企業(yè)為例，對電子信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的價值、影響和問題進(jìn)行了探討，并提出了具體的應(yīng)用對策，以供參考。

【關(guān)鍵詞】電子信息技術(shù)；電力企業(yè)；檔案管理；實踐運用

1引言

檔案管理是指檔案管理部門對檔案或檔案信息進(jìn)行管理，為檔案使用者提供服務(wù)的一項工作。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，電力企業(yè)檔案信息呈幾何級增長，電力企業(yè)中傳統(tǒng)的檔案管理很難有效提升工作質(zhì)量與工作效率。電力企業(yè)若想提升自身的社會影響力和市場競爭力，必須重視電子信息技術(shù)，借助更加先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段來提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，使得原本復(fù)雜煩瑣的工作流程逐漸簡單化且井然有序。本文對此開展了討論，以期進(jìn)一步發(fā)揮電子信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的作用，推動檔案管理水平的提升。

2電子信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的價值

2.1降低管理成本

電子信息技術(shù)為社會生產(chǎn)和人民群眾日常生活的各個方面都帶來了極大的優(yōu)勢與便利。在信息高度集中的今天，隨著現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷推進(jìn)，各行各業(yè)的檔案數(shù)量快速增長，檔案管理的工作量日趨龐大。如果電力企業(yè)仍沿用傳統(tǒng)工作模式即整理歸檔紙質(zhì)檔案，令其完好保存所需的空間、紙張成本以及檔案管理人員的人力、物力、精力等消耗較高，在工作壓力和工作強(qiáng)度的雙重影響下工作人員的人因失誤難以避免，最終影響檔案的妥善保存和有效利用。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，電力企業(yè)可以利用電子信息技術(shù)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化處理，將紙質(zhì)、膠片等材料轉(zhuǎn)變?yōu)楦鼮楹唵沃庇^的電子信息化檔案，在以往設(shè)置檔案室存儲紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上增加了移動硬盤、網(wǎng)絡(luò)存儲、光盤等多種移動存儲方式，為電力企業(yè)開展檔案管理工作提供了極大的便利，有利于管理人員從龐大的檔案數(shù)據(jù)信息中快速完成信息查找與分類，有效提取關(guān)鍵和有價值信息，為檔案利用率的提升提供保證。利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，有利于減輕工作量和精簡工作流程，在提高管理效率和工作準(zhǔn)確度的同時，有效降低了檔案儲存、管理和利用等各環(huán)節(jié)的成本。

2.2提高檔案完整性

在傳統(tǒng)模式下，電力企業(yè)檔案的載體通常為紙質(zhì)、膠片等材料，在整理、保存和運輸過程中，極易受到外界各類不可控的環(huán)境因素的影響，或者由于其他意外情況出現(xiàn)而導(dǎo)致資料缺失甚至損毀。想要完整且高質(zhì)量地保存與利用全部的檔案資源難度極高，同時，對檔案室的環(huán)境與管理人員的素質(zhì)能力都提出了較高要求。為更好地實現(xiàn)對檔案資源的有效管理，明確檔案資源的實際價值，電力企業(yè)管理人員需將紙質(zhì)、膠片等檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)楦臃奖憧旖莸碾娮訖n案，通過對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行實時采集、歸納與整理分類，借助多樣化的電子信息技術(shù)手段，實現(xiàn)短時間內(nèi)高效率、高質(zhì)量的電力企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理分析。借助電子信息技術(shù)，電力企業(yè)的檔案資源存儲與以往相比所占據(jù)的空間縮小，大大節(jié)省了檔案占用的空間，且無時間年限限制，避免了長時間存儲紙質(zhì)、膠片等檔案資料出現(xiàn)紙質(zhì)老化、字跡模糊等檔案的脆弱性問題，杜絕電力企業(yè)檔案資源難以長期保存的情況。電子檔案資料保存方式方便快捷且具有多樣化的特征，通過互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)自行采集資料，既豐富了檔案管理工作中的信息收集方式，又保障了檔案管理工作的完整性與安全性，有效提高了電力企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

3電子信息技術(shù)對檔案管理的影響

3.1對工作理念的影響

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案的信息與類別也愈發(fā)多樣，部分檔案資料極易發(fā)生交叉性問題，重復(fù)率較高且價值較低，為傳統(tǒng)模式下的電力企業(yè)檔案管理工作帶來了更大的復(fù)雜性與工作量。受傳統(tǒng)模式影響，電力企業(yè)的檔案管理工作人員存在工作理念滯后的問題，無法保證電力企業(yè)檔案管理工作的效率與最終質(zhì)量，未能對電子信息技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用?，F(xiàn)階段，基于電子信息技術(shù)的檔案管理工作對檔案管理人員的工作理念提出了新的要求，其需要利用電子信息技術(shù)對各類檔案信息進(jìn)行實時分類、整理與歸納，避免出現(xiàn)檔案資源的缺失與遺漏。

3.2對人員能力的影響

現(xiàn)階段，數(shù)據(jù)信息的種類愈發(fā)多樣，如何正確且有效快速地處理這些信息成為電力企業(yè)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)關(guān)注的問題。與以往傳統(tǒng)檔案管理模式相比，電子數(shù)據(jù)時代下的管理方式雖是以各種現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備為核心，但也時刻需要人員的配合操作，其管理人員必須具備熟練掌握多種信息技術(shù)手段的技能，具有較高的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)，只有這樣才可促進(jìn)電力企業(yè)檔案管理工作效率的逐步提升。

4電子信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的問題

4.1缺乏管理制度

完善電力企業(yè)的檔案管理制度對其自身進(jìn)一步發(fā)展具有深刻影響，是電力企業(yè)實現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展的關(guān)鍵工作。目前，部分電力企業(yè)仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理工作體系，缺乏科學(xué)合理的管理制度，無法跟隨時展的步伐，從而落后于社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。同時，部分電力企業(yè)的檔案管理工作甚至處于無工作人員、無管理制度、無管理設(shè)備的“三無狀態(tài)”，無法實現(xiàn)檔案管理信息在電力企業(yè)內(nèi)部的及時共享，嚴(yán)重阻礙了電力企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。除此之外，電力企業(yè)的檔案管理工作還包括收集、整理、保管、檢索、統(tǒng)計等多種流程，因電力企業(yè)檔案管理工作缺乏科學(xué)有效的管理制度，相關(guān)管理人員在實際工作中，極易出現(xiàn)因管理工作的不到位所導(dǎo)致的管理問題，如材料收集不完整、材料保管失誤等。這意味著電力企業(yè)管理人員需要花費大量的時間以及人力、物力資源來改善解決以上問題，在無形中增加了工作量，導(dǎo)致電力企業(yè)的檔案管理工作效率低下。

4.2人員素質(zhì)較低

現(xiàn)階段，檔案管理工作在部分電力企業(yè)中受重視程度偏低，對其相關(guān)管理人員的要求不高，管理者錯誤認(rèn)為檔案管理工作的重要性不足，電力企業(yè)的發(fā)展重點不在于此，從而導(dǎo)致電力企業(yè)檔案管理工作浮于表面、流于形式，相關(guān)管理人員也缺乏較高的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)。此外，部分電力企業(yè)在檔案管理過程中存在一定的錯誤管理觀念，過于追求經(jīng)濟(jì)利益，在人員選擇方面缺乏重視，導(dǎo)致管理人員欠缺個人能力，無法完成規(guī)定的任務(wù)量，并為檔案管理工作本身埋下隱患。電力企業(yè)檔案管理人員的個人專業(yè)能力以及綜合素質(zhì)不合格，極易造成檔案資源、數(shù)據(jù)信息的缺失與遺漏，從而影響電力企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

5電子信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的策略

5.1完善管理制度

電力企業(yè)為促進(jìn)檔案管理模式的與時俱進(jìn)，應(yīng)制定適合的檔案管理目標(biāo)，同時，將先進(jìn)的電子信息技術(shù)手段有效融入檔案管理工作中，加強(qiáng)數(shù)字化管理。在互聯(lián)網(wǎng)時代，傳統(tǒng)工作模式中的檔案資料由紙質(zhì)、膠片等材料轉(zhuǎn)變?yōu)楦雍唵沃庇^的電子化檔案，在以往儲存方式的基礎(chǔ)上創(chuàng)新應(yīng)用了光盤技術(shù)、磁存儲技術(shù)以及縮微技術(shù)等多種技術(shù)手段，使電力企業(yè)的檔案管理工作向信息化方向發(fā)展。鑒于此，電力企業(yè)應(yīng)結(jié)合檔案管理工作的實際要求、發(fā)展方向?qū)χ贫润w系進(jìn)行完善與創(chuàng)新，優(yōu)化和調(diào)整電力企業(yè)檔案管理工作的流程框架與任務(wù)目標(biāo)，提高電力企業(yè)檔案管理的工作質(zhì)量與工作效率，繼而提升電力企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的實際利用價值和綜合效益。

5.2改變管理方式

現(xiàn)階段，電力企業(yè)的檔案管理人員應(yīng)順應(yīng)時展趨勢，創(chuàng)新改變以往的檔案管理方式，健全傳統(tǒng)模式下的檔案管理體系。例如，建立歸檔電子信息的數(shù)據(jù)收集模塊，通過掃描儀掃描文件并將資料保存在計算機(jī)當(dāng)中，使收集文件的工作更加方便，同時，電子信息技術(shù)解決了紙質(zhì)文件的空間占用問題，延長了文件存儲時間。管理方式應(yīng)與時代契合，努力抓住現(xiàn)階段機(jī)遇，將更多先進(jìn)的電子信息技術(shù)手段應(yīng)用到電力企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)資源采集、管理、歸納與存儲中，增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理的安全性與可靠性，同時，要在實踐應(yīng)用的過程中發(fā)現(xiàn)問題解決問題，從而有效調(diào)整管理方式，繼而真正提高電力企業(yè)檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

5.3加大監(jiān)督力度

為使電子信息技術(shù)在電力企業(yè)中得到更好的應(yīng)用，需加大檔案管理工作中的監(jiān)督力度。電子信息技術(shù)與檔案管理的結(jié)合具有顯著優(yōu)勢，但其危害也較為明顯。一方面，電力企業(yè)應(yīng)制定嚴(yán)格的檔案管理制度與監(jiān)督制度。存檔服務(wù)器容易受到病毒攻擊，并可能出現(xiàn)無法挽回的數(shù)據(jù)丟失問題。為確保檔案管理工作有序開展，使整個管理工作有章可循，電力企業(yè)的相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)要建立嚴(yán)格的檔案管理監(jiān)督方式，對于故意損毀等不法行為要追究其責(zé)任，避免因檔案資源外泄對電力企業(yè)造成極大損失。另一方面，電力企業(yè)要加強(qiáng)對監(jiān)督手段的實施，采取科學(xué)合理的監(jiān)督手段來加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督，如在檔案管理工作中增加“借閱記錄”，在適當(dāng)?shù)奈恢冒惭b監(jiān)控設(shè)備等方法，避免檔案管理工作中存在不規(guī)范、不合法行為，使用相關(guān)軟件定期掃描所有終端和服務(wù)器，檢查是否存在病毒，在上網(wǎng)終端安裝防火墻，降低病毒入侵概率，進(jìn)一步完善電力企業(yè)對檔案管理工作的監(jiān)督管理方式。

5.4提升人員素質(zhì)

電力企業(yè)應(yīng)定期安排針對在職檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)，提高檔案管理人員的信息化素養(yǎng)和電子設(shè)備操作水平。通過加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的電子信息素養(yǎng)，掌握扎實的電子技術(shù)，更好地利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，實現(xiàn)對電子信息技術(shù)的高效運用。同時，電力企業(yè)要引進(jìn)專業(yè)型、高質(zhì)量的管理人才，注重培養(yǎng)新老員工的專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)，讓二者互相交流、配合，達(dá)到更高的信息技術(shù)掌握水平，從而打造高質(zhì)量、高效率的專業(yè)檔案管理工作團(tuán)隊，以此保證電力企業(yè)檔案管理工作的順利開展，優(yōu)化檔案管理工作理念和工作方法。

5.5開展檔案宣傳

檔案資料是電力企業(yè)各項工作、各崗位人員的重要參考。隨著電力企業(yè)的深入發(fā)展，檔案管理工作逐漸凸顯出其地位與重要性。為提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，應(yīng)從上至下全面宣傳檔案管理工作的重要性，不斷創(chuàng)新檔案管理理念，利用電子信息技術(shù)動態(tài)管理靜態(tài)檔案。相關(guān)管理部門需立足長遠(yuǎn)發(fā)展，將宣傳檔案管理工作的重要性作為一項長期任務(wù)堅持開展下去，充分利用現(xiàn)階段先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)手段對其進(jìn)行宣傳，讓電力企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者與全體職工充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，以及檔案管理工作對電力企業(yè)在未來社會經(jīng)濟(jì)中的進(jìn)一步發(fā)展所發(fā)揮的重大作用。電力企業(yè)要加強(qiáng)對檔案利用方面的宣傳，使員工充分依靠檔案資料中的數(shù)據(jù)信息來維護(hù)自身權(quán)益，處理各類合同糾紛問題，有效依靠檔案數(shù)據(jù)信息來進(jìn)行電力企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營與管理工作，只有這樣才能實現(xiàn)對電力企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化與完善，使全體員工真正意識到檔案管理工作的重要性與關(guān)鍵地位，重視檔案管理工作的順利開展，從而改變以往傳統(tǒng)落后的檔案管理工作模式，繼而認(rèn)真做好各項基礎(chǔ)工作，把握每個細(xì)節(jié)，為電力企業(yè)檔案管理工作的有效開展夯實基礎(chǔ)。

5.6加強(qiáng)多元化管理

在實際的電力企業(yè)檔案管理工作過程中，相關(guān)管理人員需加強(qiáng)多元化管理，以便提高電子信息技術(shù)在檔案管理過程中的應(yīng)用水平。首先，管理人員可借助多媒體技術(shù)手段開展檔案管理工作，完成檔案資源的數(shù)據(jù)信息檢索工作，同時，最大限度地發(fā)揮多媒體技術(shù)的作用與效益；其次，管理人員可以充分利用條碼技術(shù)，通過掃描器掃描與之相對應(yīng)的檔案條碼，完成對檔案數(shù)據(jù)信息的全面讀?。蛔詈?，電子信息技術(shù)支持下的電力企業(yè)檔案管理工作，在文件的審閱過程中可較以往充分簡化工作流程，省去原本需要相關(guān)工作人員逐級審批以及重復(fù)蓋章審閱的環(huán)節(jié)，極大程度上節(jié)省了工作人員的時間以及減少了工作量?；陔娮有畔⒓夹g(shù)的檔案管理工作，只需通過郵件將相應(yīng)的檔案資源傳輸?shù)綄?yīng)負(fù)責(zé)人的郵箱當(dāng)中，就可代替?zhèn)鹘y(tǒng)模式下復(fù)雜且煩瑣的文件審批蓋章環(huán)節(jié)，有效提升電力企業(yè)檔案管理工作的便捷。

6結(jié)語

總而言之，在信息時代電子信息技術(shù)的優(yōu)勢不言而喻。電子信息技術(shù)與電力企業(yè)的檔案管理工作融會貫通，簡化了檔案管理流程，提高了檔案管理效率，是當(dāng)前時代的必然要求，也是電力企業(yè)獲取可持續(xù)發(fā)展的必要前提條件。與以往相比，電子信息技術(shù)的融入讓電力企業(yè)的檔案管理工作改變了原本單一固化的管理方式，同時，延長了檔案資源的使用壽命與保存時間，能夠充分利用檔案資源背后的實際價值，從而真正提高了電力企業(yè)檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量。在未來，電子信息技術(shù)將得到進(jìn)一步發(fā)展，并在檔案管理中發(fā)揮重要作用，促進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展。

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作者:任國珍 單位:國網(wǎng)青海省電力公司海南供電公司