館藏檔案數(shù)字化

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館藏檔案數(shù)字化范文第1篇

一、高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化的意義

隨著世界數(shù)字化信息技術(shù)飛速發(fā)展，館藏檔案數(shù)字化資源必將成為手機(jī)數(shù)字化檔案館資源的重要組成部分。因此，高校館藏紙質(zhì)檔案必須朝著數(shù)字化檔案方向轉(zhuǎn)化。要順利完成館藏檔案數(shù)字化工作，必須借助于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段才能完成。只有將全部的館藏檔案資源配備、儲(chǔ)存、服務(wù)、管理等朝著數(shù)字化目標(biāo)轉(zhuǎn)變后，才具備建設(shè)手機(jī)數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)。讀者只要通過手機(jī)就能實(shí)現(xiàn)迅速、有效地利用所需要的檔案，對(duì)人們的生活和社會(huì)文明都具有十分重要的意義。

二、高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)途徑分析

高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化是建設(shè)數(shù)字化檔案館的必備條件，必須解決館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化問題。館藏紙質(zhì)檔案由于其發(fā)展的歷史淵源、環(huán)境、條件和載體不同，對(duì)數(shù)字化工作有不同的要求。因此，在開展數(shù)字化工作之前必須對(duì)館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行充分的篩選論證工作，客觀地評(píng)估館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化價(jià)值、工作量和可行性。要讓領(lǐng)導(dǎo)決策層清楚地認(rèn)識(shí)到館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化是一項(xiàng)浩大的工程，不僅需要參與人員多，而且轉(zhuǎn)換設(shè)備也需要巨額資金的投入，這些數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備，在館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作完成后，如果不對(duì)外提供服務(wù)就再無更大的用途，將造成資源的浪費(fèi)的事實(shí)。因此，高校要科學(xué)地制定館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化方案并選擇科學(xué)的數(shù)字化工作途徑。

（一）途徑

目前，館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換途徑有三條可供選擇：其一是檔案館獨(dú)立完成。根據(jù)檔案館人力和財(cái)力比較雄厚的實(shí)際情況，制定符合自身需要的詳細(xì)館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作目標(biāo)，依靠自身的力量開展館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作；其二是檔案館際間的相互合作。要精心挑選技術(shù)性、經(jīng)驗(yàn)豐富又掌握數(shù)字化操作技術(shù)的檔案管理人員，組成館藏檔案數(shù)字化工作團(tuán)隊(duì)，開展館藏檔案數(shù)字化工作；其三是將館藏紙質(zhì)檔案整體外包。為了一次性完成任務(wù)，有不少檔案館將館藏紙質(zhì)檔案整體外包給從事專業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作公司完成。

（二）存在的問題

雖然通過上述三種途徑均可以實(shí)現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化。但是，館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化存在三個(gè)急需解決問題，一是缺錢，二是缺人，三是缺平臺(tái)。缺錢是館藏檔案數(shù)字化遇到的最大的問題；缺乏檔案數(shù)字化人才是開展館藏檔案數(shù)字化遇到的突出問題；缺平臺(tái)是館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化存在的又一個(gè)問題。

（三）應(yīng)對(duì)策略

1.業(yè)務(wù)管理部門強(qiáng)化宏觀調(diào)控

檔案業(yè)務(wù)管理部門要勇于挑起管理的職能，自上而下，統(tǒng)一館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理軟件技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作平臺(tái)。著力培育和指導(dǎo)館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化專業(yè)服務(wù)公司，為高校檔案館提供紙質(zhì)檔案數(shù)字化服務(wù)，只有好的外包公司，就能有效地幫助高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化。

2.加強(qiáng)館藏檔案數(shù)字化工作的領(lǐng)導(dǎo)

首先，必須認(rèn)識(shí)到館藏檔案數(shù)字化工作在電子政務(wù)建設(shè)中的作用。將高校辦公自動(dòng)化與高校檔案數(shù)字化建設(shè)有機(jī)的結(jié)合起來，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)劃，穩(wěn)步推進(jìn)，協(xié)調(diào)發(fā)展。其次，應(yīng)當(dāng)建立館藏檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，明確責(zé)任。第三，在館藏檔案數(shù)字化目標(biāo)管理、評(píng)估、年檢和考核中要納入檔案館工作范圍，定期的展開檢查及評(píng)估工作。

3.加強(qiáng)館藏檔案數(shù)字化工作隊(duì)伍建設(shè)

高校館藏檔案數(shù)字化建設(shè)離不開現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)方法、觀念、設(shè)備、技術(shù)的技撐，高校檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作隊(duì)伍結(jié)構(gòu)必須優(yōu)化。為了滿足高校館藏檔案數(shù)字化建設(shè)的迫切需要，保證人才隊(duì)伍建設(shè)質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)及檔案管理專業(yè)人才，創(chuàng)建一支綜合實(shí)力強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)高的研究型、管理型、服務(wù)型、技術(shù)型有機(jī)結(jié)合的團(tuán)隊(duì)，為高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)提供可靠的人才支撐。

4.高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量推進(jìn)高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化

館藏檔案數(shù)字化范文第2篇

一、檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化就是將存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化。它利用掃描、照相及其他數(shù)字轉(zhuǎn)換技術(shù)、將紙質(zhì)及其他載體中記錄的傳統(tǒng)檔案信息(模擬形式)轉(zhuǎn)換成可以被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理的數(shù)字形式的過程。數(shù)字化檔案的最大特點(diǎn)是能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速流動(dòng)，徹底改變檔案的利用方式，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、信息管理和信息服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。

二、檔案數(shù)字化面臨的問題

近些年來，為充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案的管理與利用服務(wù)，檔案界對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)行了理論研究，同時(shí)全國(guó)各地的一些檔案館也開展了積極的嘗試，但是在檔案數(shù)字化過程中也面臨著一些問題。

1.標(biāo)準(zhǔn)問題

數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)是數(shù)字化建設(shè)規(guī)范和高效的保障，是穩(wěn)步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。但目前檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)還處在簡(jiǎn)單、孤立、單個(gè)的狀態(tài)，還沒有形成完整的體系。全國(guó)檔案數(shù)字化無相關(guān)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，不同檔案部門數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)格式不統(tǒng)一，盡管可以通過大量的元數(shù)據(jù)來克服這樣不一致的問題，但不利于網(wǎng)絡(luò)條件下檔案信息的高效率共享。檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的缺位與滯后，已成為制約檔案數(shù)字化建設(shè)的瓶頸;檔案管理軟件低水平與數(shù)據(jù)壁壘現(xiàn)象，已成為阻礙檔案數(shù)字化發(fā)展的阻力②。

2.優(yōu)選問題

長(zhǎng)期以來，受歷史檔案“片紙只字不得銷毀”思想影響，在民國(guó)檔案接收進(jìn)館過程中，采取“有文必收，有檔定管”的態(tài)度，永久保管。這樣，不免將內(nèi)容極具一般的事務(wù)性文件、零散性文件、重復(fù)性文件與體現(xiàn)民國(guó)時(shí)期機(jī)關(guān)主要職能的業(yè)務(wù)性文件交織在一起，這種“魚龍混雜，玉石不分”的館藏現(xiàn)象，造成了“館藏的虛腫，內(nèi)容的龐雜”，影響著館藏檔案的優(yōu)化管理。在當(dāng)前檔案數(shù)字化工作中哪些內(nèi)容優(yōu)先數(shù)字化，哪些全宗優(yōu)先數(shù)字化，哪些全宗暫緩數(shù)字化等，這些問題都很難明確。極端的做法是盡其所能通過鍵盤、采集卡及掃描設(shè)備等將其內(nèi)容全部數(shù)字化③。目前，二史館共收藏有940多個(gè)全宗，計(jì)180多萬卷檔案，排架長(zhǎng)度達(dá)5萬余米，繞南京城墻1.5周④，如果將這些檔案全部數(shù)字化，需耗時(shí)20年。

3.檢索問題

檔案信息檢索是館藏檔案數(shù)字化基礎(chǔ)工作的重中之重。數(shù)字化的館藏檔案，不僅應(yīng)該是經(jīng)過系統(tǒng)化整理的，而且是建立了能與全文數(shù)字化信息鉤鏈檢索的案卷級(jí)或文件級(jí)機(jī)讀目錄。因此，必須處理好館藏檔案實(shí)體整理中的遺留問題，完善案卷級(jí)目錄的主題揭示和加強(qiáng)文件級(jí)目錄的編制以及目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。

三、檔案數(shù)字化對(duì)象的界定

民國(guó)檔案數(shù)量浩繁，而資金和人力資源相對(duì)有限，檔案數(shù)字化不可能一步到位。因此，我們應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，采取優(yōu)先原則進(jìn)行檔案數(shù)字化⑤。

一是館藏珍貴檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。各檔案館都有其最為珍貴的“鎮(zhèn)館之寶”，從保護(hù)人類歷史遺產(chǎn)和搶救的角度出發(fā)，這些特藏應(yīng)該成為數(shù)字化的首選對(duì)象。

二是瀕危、經(jīng)過鑒定確認(rèn)具有重要保存和使用價(jià)值的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。此舉有利于加快搶救與妥善保存這些反映民國(guó)時(shí)期歷史進(jìn)程、社會(huì)變遷等重大歷史事件的瀕危檔案信息。

三是具有館藏特色的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。選擇本館獨(dú)有、特有的資源進(jìn)行檔案數(shù)字化，可以突出自己的特色，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)和共享。

四是利用率高、需求大、開放的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。這樣不僅可以發(fā)揮館藏檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，而且有利于對(duì)檔案原件的保護(hù)。

二史館在長(zhǎng)期的館藏建設(shè)中形成了自己的核心館藏，它們形成時(shí)間早、影響范圍廣、使用價(jià)值大、利用頻率高。早在上世紀(jì)六十年代，老一代檔案工作者為適應(yīng)當(dāng)時(shí)形勢(shì)的需要，從實(shí)體館藏150萬卷，700多個(gè)全宗的基礎(chǔ)上，精心選出74000多卷重要檔案。雖然這些檔案不能代表館藏中極具重要價(jià)值檔案的全部，卻是二史館館藏最為核心檔案的一部分，成為館藏檔案中利用最頻繁和最有亮點(diǎn)的檔案。我們應(yīng)該在尊重前人勞動(dòng)成果基礎(chǔ)上，將這些檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化運(yùn)作。

四、檔案數(shù)字化建設(shè)

1.檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)

由于館藏檔案歷史跨度大，數(shù)量多，早期檔案整理編目工作較粗，目錄數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量不高。例如案卷過大過厚，目錄籠統(tǒng)不準(zhǔn)確，不能反映卷內(nèi)內(nèi)容或只反映部分內(nèi)容等，造成大量有價(jià)值的信息沒有被揭示出來，降低了檔案利用的效益。2009年4月我館正式啟動(dòng)館藏檔案數(shù)字化掃描工作，先期將教育部全宗和內(nèi)政部全宗進(jìn)行整理編目，共計(jì)36931條目錄，比原來增加了6000多條，解決了部分案卷過厚、標(biāo)題不準(zhǔn)確、檔案著錄項(xiàng)缺失(如形成時(shí)間、責(zé)任者不詳、事由不清)等問題，使整理后案卷標(biāo)題規(guī)范，主題清晰，能夠全面反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。然后將這些優(yōu)質(zhì)目錄和規(guī)范數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，形成的新案卷目錄數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量大為提高。同時(shí)，也為今后數(shù)字化全文掃描準(zhǔn)確掛接，為檔案利用者快速和準(zhǔn)確查詢提供了重要保證。

2.紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化

通過掃描儀、數(shù)碼相機(jī)對(duì)檔案原文進(jìn)行光學(xué)掃描，以圖片格式或光學(xué)字符進(jìn)入計(jì)算機(jī)，形成圖像文件。之后可用OCR識(shí)別軟件，將掃描后的圖像文件轉(zhuǎn)換成文本文件。

掃描系統(tǒng)參數(shù)的選擇和確定對(duì)掃描數(shù)字影像質(zhì)量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關(guān)系到掃描文件的清晰度和還原效果。我們?cè)谶x擇分辨率時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲(chǔ)空間、輸出打印質(zhì)量等。

根據(jù)檔案紙質(zhì)的不同，采用不同的分辨率。否則，有的幅面清晰度好;有的幅面則清晰度差。對(duì)大幅面的表冊(cè)和地圖等檔案資料進(jìn)行分塊掃描，形成的多幅圖像，要即時(shí)合并為一個(gè)完整的圖像，避免遺忘，以保證檔案資料數(shù)字化圖像的整體性。

3.多媒體檔案數(shù)字化

(1)照片檔案數(shù)字化?？刹捎靡韵聝煞N方法進(jìn)行輸入，一種是利用光電掃描儀將照片存貯到計(jì)算機(jī)中的磁盤上，然后將照片采用壓縮文件格式進(jìn)行縮小，解決因掃描圖象占用磁盤空間較大的問題。另一種方法是采用數(shù)碼相機(jī)對(duì)照片進(jìn)行拍攝，圖像存貯在相機(jī)的磁盤上，再將圖像下載到計(jì)算機(jī)的硬盤或光盤上。對(duì)照片檔案進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)換，照片檔案掃描采用圖形格式，一般格式為JPG、TIFF，并且采用較高的分辨率，便于日后沖洗和印刷利用。

(2)聲像檔案數(shù)字化。主要是對(duì)錄音帶、錄像帶進(jìn)行數(shù)字化處理。聲像檔案采用視頻采集卡和軟件進(jìn)行模數(shù)轉(zhuǎn)換，音頻數(shù)據(jù)采用MP3、WAV等格式存儲(chǔ)，視頻數(shù)據(jù)采用MPEG、MOV等格式存儲(chǔ)。

(3)對(duì)數(shù)碼照相機(jī)和攝像機(jī)產(chǎn)生的已經(jīng)是數(shù)字化格式的多媒體檔案，則可直接進(jìn)入對(duì)應(yīng)的多媒體檔案管理系統(tǒng)。

(4)檔案縮微品的數(shù)字轉(zhuǎn)換。使用縮微膠片掃描儀進(jìn)行掃描，直接將縮微膠片轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號(hào)，避免再對(duì)紙質(zhì)原件進(jìn)行重復(fù)掃描。

4.實(shí)現(xiàn)掃描文件和已有目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的掛接

通過檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和掃描文件的快速掛接，系統(tǒng)就可初步實(shí)現(xiàn)對(duì)目標(biāo)檔案的全文檢索。然而，真正意義上的全文檢索，不僅應(yīng)該構(gòu)建功能完備的檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，而且能夠集成數(shù)據(jù)庫(kù)檢索技術(shù)、全文檢索技術(shù)、圖像內(nèi)容檢索技術(shù)以及數(shù)字化音頻和視頻信息的檢索技術(shù)等。由于數(shù)字化檔案要求必須與檔案原件完全一致，然而目前的數(shù)字轉(zhuǎn)換、識(shí)別技術(shù)又不能完全滿足這一要求，因此，要實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案全文檢索，還有待技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展。

5.開展網(wǎng)上利用服務(wù)

檔案數(shù)字化的目的就是要組織數(shù)字信息上網(wǎng)，面向應(yīng)用，建立“活性”，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索和利用，為用戶提供更好的服務(wù)。

五、結(jié)束語(yǔ)

檔案數(shù)字化是對(duì)檔案部門的挑戰(zhàn)，也給檔案工作帶來了新的契機(jī)。面對(duì)新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，我們要勇于擔(dān)負(fù)起社會(huì)使命，以優(yōu)化理論為指導(dǎo)，以用戶需求為導(dǎo)向，以檔案利用為目的，加快檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)“資源共享、保護(hù)檔案、傳承歷史”的愿景目標(biāo)。

注釋:

①熊飛，熊艷.城建檔案數(shù)字化建設(shè)[J].城建檔案，2009(2):12-13.

②趙寧燕等.檔案數(shù)字化建設(shè)危機(jī)[J].蘭臺(tái)世界，2008(10):6-7.

③王素立.檔案信息數(shù)字化邊界問題的研究[J].檔案學(xué)通訊，2008(4):65-67.

④王俊明.九州圖籍歸天府——中國(guó)第二歷史檔案館解放初期接收政權(quán)檔案紀(jì)實(shí)[J].中國(guó)檔案，2009(9):37-39.

館藏檔案數(shù)字化范文第3篇

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)；檔案工作；管理

檔案工作包括管理檔案實(shí)體、開發(fā)檔案信息資源以及為企業(yè)和社會(huì)提供檔案信息服務(wù)等一系列工作。隨著信息技術(shù)和信息高速公路的發(fā)展，信息經(jīng)濟(jì)和信息產(chǎn)業(yè)已經(jīng)成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的強(qiáng)大動(dòng)力。檔案作為一種重要的社會(huì)信息資源，檔案管理部門作為這種強(qiáng)大信息資源的管理者，如何將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等廣泛應(yīng)用到檔案管理工作中，如何正確認(rèn)識(shí)數(shù)字化檔案管理的重要性和必要性，構(gòu)建數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源有效利用和共享，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，成為檔案管理部門急待解決的問題。

1.利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將館藏?cái)?shù)字化

所謂“將館藏?cái)?shù)字化”是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對(duì)圖片文件可以通過文字識(shí)別等技術(shù)達(dá)到相配于每張圖片的科學(xué)手段，再運(yùn)用存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片和索引字段存貯于光盤庫(kù)、磁帶庫(kù)等各種大容量的存貯介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的新興的檔案管理技術(shù)。將檔案館藏?cái)?shù)字化的優(yōu)點(diǎn)：一是信息管理數(shù)字化；二是資源管理虛擬化；三是信息資源管理智能化；四是用戶使用方便化。

首先，應(yīng)該引起重視的是檔案館的館藏正以迅速的速度增加，而大多數(shù)是文書檔案。這主要是因?yàn)闄n案部門對(duì)于移交檔案的接受標(biāo)準(zhǔn)過于寬泛、檔案人員觀念的保守等原因造成的。因此，在開展館藏?cái)?shù)字化工作之前，應(yīng)該要做好檔案的優(yōu)化工作。限制檔案移交部門，控制歸檔范圍，開展鑒定工作。

其次，對(duì)館藏檔案的數(shù)字化應(yīng)有選擇有計(jì)劃的進(jìn)行。不同的檔案部門可以根據(jù)自身的情況選擇不同的標(biāo)準(zhǔn)。如對(duì)優(yōu)化后的館藏檔案目錄進(jìn)行數(shù)字化；對(duì)館藏體系進(jìn)行研究，確定本館特色檔案，并將其進(jìn)行全文數(shù)字化；根據(jù)館藏基礎(chǔ)，確定核心檔案進(jìn)行全文數(shù)字化；選擇利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化；針對(duì)服務(wù)對(duì)象的需求進(jìn)行數(shù)字化。在確定目標(biāo)后，運(yùn)用多媒體技術(shù)，對(duì)多種載體形式與記錄方式的檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化。

2.利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案著錄、標(biāo)引等工作

技術(shù)的進(jìn)步使得檔案著錄可以通過檔案管理軟件而在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行操作，著錄的內(nèi)容包括檔案的題名、責(zé)任者、文本、密級(jí)、保管期限、時(shí)間、載體形態(tài)、檔號(hào)、分類號(hào)、主題詞以及內(nèi)容摘要等方面。檔案標(biāo)引是依據(jù)檔案分類法和主題法將檔案主題概念轉(zhuǎn)換為檔案標(biāo)識(shí)的過程，這兩項(xiàng)內(nèi)容為快速查找檔案提供了很好的途徑。傳統(tǒng)的著錄是在卡片上進(jìn)行的，而在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行著錄和標(biāo)引，使得查找檔案十分便捷。

在檔案的編目方面，應(yīng)建立區(qū)域性、行業(yè)性的檔案目錄網(wǎng)絡(luò)中心，積極促進(jìn)企業(yè)單位間檔案目錄的聯(lián)網(wǎng)和交流。這項(xiàng)工作是開發(fā)檔案信息資源的有效措施。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以建立一個(gè)互有聯(lián)系、互為補(bǔ)充，能夠多層次、多角度揭示檔案信息，并滿足利用者需求的計(jì)算機(jī)檔案檢索系統(tǒng)，使檔案檢索向自動(dòng)化方向發(fā)展。檔案的日常統(tǒng)計(jì)工作十分繁重，利用計(jì)算機(jī)代替人工工作，不僅準(zhǔn)確且效率高。

3.利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子文件進(jìn)行管理

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)給傳統(tǒng)的檔案工作帶來的最大改革應(yīng)該算電子文件的產(chǎn)生。電子文件是計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用的產(chǎn)物，從形式上看，它是數(shù)字化的，但由于它是通過代碼形式記錄于載體，它的內(nèi)容只能通過設(shè)備來利用，人們?cè)跈z索和閱讀電子文件時(shí)要借助特定的硬件設(shè)備、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件進(jìn)行解碼，才能夠獲得完整、可靠和準(zhǔn)確的文件信息。所以它對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理理論及管理模式等方面造成了極大的沖擊。因此，檔案部門應(yīng)針對(duì)單位移交產(chǎn)生的電子文件開展研究，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法體系。

紙質(zhì)文件產(chǎn)生的時(shí)候，文件的內(nèi)容以及重要的簽署意見和印章都會(huì)集中反映在紙質(zhì)文件的實(shí)體上。在執(zhí)行同一項(xiàng)職能活動(dòng)時(shí)產(chǎn)生的彼此具有聯(lián)系的文件可以通過文件的實(shí)體管理加以體現(xiàn)，但是，電子文件產(chǎn)生的自由性和隨意性，可能會(huì)產(chǎn)生這樣的情況，辦公室人員應(yīng)用文字處理軟件生成了文件的主體，然后，通過E-MAIL獲得了領(lǐng)導(dǎo)的批示，而文件的附件中又用到了機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)。這樣一份文件的全部?jī)?nèi)容信息，必須在文件產(chǎn)生的時(shí)候完整的保存下來。

4.利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)利用

網(wǎng)絡(luò)最根本的價(jià)值就在于其本身就能提供越來越完善的信息服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)信息資源存在著數(shù)量大、類型多、范圍廣、無序化等特點(diǎn)，一般利用者很難準(zhǔn)確地找到所需信息，更不用說深層次開發(fā)與利用。因此檔案部門應(yīng)做好兩方面的工作：一是對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行有效組織，使之有序化、鏈接化，以便引導(dǎo)讀者快速查找到所需信息；二是根據(jù)需求，直接通過網(wǎng)絡(luò)采集數(shù)字信息，然后按照不同專題進(jìn)行分類、整合，形成可以提供利用的二次數(shù)字信息資源。網(wǎng)絡(luò)信息資源同樣存在著采、編、流、藏幾個(gè)環(huán)節(jié)的問題，但工作的難度卻遠(yuǎn)大于紙質(zhì)載體的檔案信息。這也給檔案信息服務(wù)人員提出了更高的要求。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)開始應(yīng)用到檔案管理系統(tǒng)中。例如，在檔案部門通過企業(yè)局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，企業(yè)各檔案系統(tǒng)間網(wǎng)絡(luò)資源共享。

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中逐漸使用和快速發(fā)展及新技術(shù)的革命，對(duì)檔案工作產(chǎn)生了巨大的影響。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建立，使不同范圍內(nèi)檔案利用者共享檔案資源成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。憑借網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，數(shù)字化檔案管理將逐步建立起區(qū)域性、行業(yè)性的檔案目錄中心和真正意義上的檔案數(shù)字信息中心，從檔案實(shí)體中分離出來的檔案信息驚人地增加，用戶更多地將從網(wǎng)絡(luò)中獲取檔案信息，而檔案實(shí)體將會(huì)從直接利用中脫身。這樣以來，檔案管理通過網(wǎng)絡(luò)向利用者傳遞信息將逐步成為其重要的工作。

[1]趙治剛.數(shù)字化檔案管理之我見[J].城建檔案，2010.03

館藏檔案數(shù)字化范文第4篇

為了充分發(fā)揮地質(zhì)資料檔案的作用，提高地質(zhì)資料檔案的現(xiàn)代化管理水平，經(jīng)過多年的試驗(yàn)研究，全國(guó)地質(zhì)資料館從1999年開始，以項(xiàng)目形式正式開展館藏重要地質(zhì)資料檔案數(shù)字化工作。到目前為止，已經(jīng)經(jīng)歷了十個(gè)春秋，取得了可喜的成果，收獲了許多有益的經(jīng)驗(yàn)。目前，館藏重要地質(zhì)資料檔案數(shù)字化總量已達(dá)4.5萬種、數(shù)據(jù)量達(dá)7TB，這批成果得到利用者的廣泛青睞，服務(wù)量成倍增長(zhǎng)。為更好地開展剩余地質(zhì)資料檔案的數(shù)字化，保障數(shù)字化成果的安全，更加深入、高效的利用數(shù)字化成果，有必要對(duì)十年來的數(shù)字化工作進(jìn)行回顧和總結(jié)。

一、數(shù)字化工作歷程

1986年，原中國(guó)地質(zhì)礦產(chǎn)信息研究院(全國(guó)地質(zhì)資料館)根據(jù)原地礦部領(lǐng)導(dǎo)指示，對(duì)館藏地質(zhì)資料檔案數(shù)字化問題開展了研究。首先對(duì)縮微技術(shù)和數(shù)字化光盤存貯技術(shù)進(jìn)行了對(duì)比研究，提出：通過掃描對(duì)地質(zhì)資料檔案數(shù)字化后，進(jìn)行光盤存貯是解決圖文地質(zhì)資料檔案存儲(chǔ)、管理和服務(wù)的最佳選擇。與國(guó)內(nèi)相關(guān)行業(yè)相比，這時(shí)的全國(guó)地質(zhì)資料館在數(shù)字化方面的研究起步較早。

1987-1992年，原地礦部將該研究項(xiàng)目列入部“八?五”計(jì)算機(jī)應(yīng)用優(yōu)選項(xiàng)目，但由于經(jīng)費(fèi)問題，項(xiàng)目遲遲未能正式開展。1993年在國(guó)家計(jì)委國(guó)土司的大力支持下，開始進(jìn)行項(xiàng)目的可行性研究。1995年，原地礦部正式立項(xiàng)，并成為部重點(diǎn)科研項(xiàng)目。1996年年底，項(xiàng)目組解決了在地質(zhì)資料檔案數(shù)字化過程中的一系列技術(shù)問題，如大型地質(zhì)圖件輸入精度、圖件拼接技術(shù)、舊藍(lán)曬圖的消藍(lán)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、資料檔案在光盤存儲(chǔ)后的組織以及圖像文件快速瀏覽等。與此同時(shí)，開發(fā)出了適用于地質(zhì)資料檔案數(shù)字化存儲(chǔ)的地質(zhì)資料檔案圖文瀏覽系統(tǒng)。隨后，建立了整個(gè)地質(zhì)資料檔案數(shù)字化的生產(chǎn)流程，制定了一套與之相適應(yīng)的工作規(guī)范，即《圖文地質(zhì)資料掃描數(shù)字化規(guī)范》。

由于我國(guó)地質(zhì)資料檔案管理是國(guó)家和省兩級(jí)管理體制，為了更好地推進(jìn)我國(guó)地質(zhì)資料檔案行業(yè)的整體管理水平，1997年12月，全國(guó)地質(zhì)資料館向全國(guó)31個(gè)省(區(qū)、市)地質(zhì)資料檔案部門推廣和培訓(xùn)了數(shù)字化技術(shù)，培養(yǎng)了一批技術(shù)骨干；并為每個(gè)省配備了大幅面黑白掃描儀、計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)等基本設(shè)備，為在全國(guó)范圍內(nèi)開展地質(zhì)資料檔案數(shù)字化工作打下了基礎(chǔ)。之后，各省地質(zhì)資料檔案部門陸續(xù)進(jìn)行了試生產(chǎn)。

1999年5月，國(guó)土資源部科技司組織了項(xiàng)目成果鑒定，專家組對(duì)項(xiàng)目研究成果給予了充分肯定和高度評(píng)價(jià)。同年10月，經(jīng)過專家論證，國(guó)土資源部信息中心在數(shù)字國(guó)土工程中設(shè)立了“圖文地質(zhì)資料數(shù)據(jù)庫(kù)”項(xiàng)目，總目標(biāo)是：將凡具備歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值的館藏資料檔案全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，完成圖文地質(zhì)資料檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。自此，全國(guó)地質(zhì)資料館正式展開了館藏地質(zhì)資料檔案數(shù)字化工作。

在開展館藏地質(zhì)資料檔案數(shù)字化工作過程中，全國(guó)地質(zhì)資料館陸續(xù)完成了《圖文地質(zhì)資料掃描數(shù)字化規(guī)范》(數(shù)字國(guó)土工程工作標(biāo)準(zhǔn))的編制，數(shù)字化成果的查詢服務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)、瀏覽數(shù)字化成果的專用電子閱覽室的建設(shè)等工作。本著“邊建設(shè)、邊服務(wù)”的原則，將數(shù)字化成果及時(shí)對(duì)外提供服務(wù)，取得了很好的社會(huì)效益。

1999年以來的十年中，全國(guó)地質(zhì)資料館的數(shù)字化工作一直得到主管部門的關(guān)心和支持，國(guó)土資源部多次以部發(fā)文的形式對(duì)全國(guó)地質(zhì)資料檔案數(shù)字化工作進(jìn)行布置，提出要求，為工作開展提供了政策保障。國(guó)土資源部信息中心和中國(guó)地質(zhì)調(diào)查局發(fā)展研究中心在不同時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)和管理了全國(guó)地質(zhì)資料館的數(shù)字化工作。

2000年，國(guó)土資源部發(fā)文首次對(duì)全國(guó)的地質(zhì)資料檔案數(shù)字化工作做出了初步部署，要求有關(guān)單位充分認(rèn)識(shí)此項(xiàng)工作的重要性，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，將其列入工作日程，制定好本單位的工作方案，并在人、財(cái)、物等方面給予必要的支持。文件下達(dá)后，部信息中心給予了較大力度的經(jīng)費(fèi)支持，使全國(guó)地質(zhì)資料館的數(shù)字化工作進(jìn)入了第一個(gè)高峰。

2001-2005年，受機(jī)構(gòu)改革影響，全國(guó)地質(zhì)資料館的數(shù)字化工作經(jīng)費(fèi)驟然減少，使數(shù)字化工作進(jìn)入低谷。2006-2009年，中國(guó)地質(zhì)調(diào)查局領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到該工作的重要性后加大了經(jīng)費(fèi)投入，使全國(guó)地質(zhì)資料館的數(shù)字化工作走出低谷進(jìn)入一個(gè)新的高峰。

二、取得的成果和經(jīng)驗(yàn)

回顧十年來的數(shù)字化工作，我們不僅取得了4.5萬種館藏資料檔案的數(shù)字化成果，更可喜的是積累了許多有益的工作經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)了地質(zhì)資料檔案行業(yè)管理與服務(wù)的信息化水平。取得的主要成果和經(jīng)驗(yàn)如下：

1　政策支持，經(jīng)費(fèi)保障，團(tuán)結(jié)協(xié)作是取得工作成效的關(guān)鍵

全國(guó)地質(zhì)資料館的數(shù)字化工作一直得到國(guó)土資源部?jī)?chǔ)量司的關(guān)心和支持，以部發(fā)文的形式向全國(guó)進(jìn)行了布置。國(guó)土資源部信息中心直接領(lǐng)導(dǎo)和管理了項(xiàng)目的立項(xiàng)論證、1999-2001年度的項(xiàng)目實(shí)施。2002年以后，該工作由中國(guó)地質(zhì)調(diào)查局發(fā)展研究中心負(fù)責(zé)組織實(shí)施。各省地質(zhì)資料檔案部門密切合作，為完成全國(guó)地質(zhì)資料館的數(shù)字化任務(wù)做出了重大貢獻(xiàn)。在整個(gè)工作開展過程中，全國(guó)地質(zhì)資料館的項(xiàng)目工作人員和大量外聘的數(shù)字化工作人員加班加點(diǎn)對(duì)資料數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和驗(yàn)收，付出了艱辛的努力。全國(guó)地質(zhì)資料館的數(shù)字化工作能取得良好的成效正是因?yàn)閾碛辛诉@些天時(shí)、地利、人和。

2　實(shí)施工作分階段、有重點(diǎn)，使重要館藏資料檔案得到及時(shí)、有效的保護(hù)

由于館藏地質(zhì)資料檔案數(shù)量巨大，經(jīng)費(fèi)又不足以保障在短時(shí)期內(nèi)全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，因此我們采用有重點(diǎn)、分階段的方式，按利用程度及保存價(jià)值逐步加以解決，優(yōu)先對(duì)利用程度和保存價(jià)值高的地質(zhì)資料檔案數(shù)字化，并及時(shí)將這些資料檔案的數(shù)字化成果提供利用，使這類紙質(zhì)資料檔案得到了及時(shí)和有效的保護(hù)。

3　合作方式重保密、顧大局，全面推動(dòng)地質(zhì)資料檔案行業(yè)的發(fā)展

經(jīng)過細(xì)致考慮，全國(guó)地質(zhì)資料館采取了與各省地質(zhì)資料檔案館外協(xié)合作的方式進(jìn)行數(shù)字化生產(chǎn)，即由全國(guó)地質(zhì)資料館根據(jù)自己的館藏，整理出與省館共有的資料檔案清單，將其作為數(shù)字化任務(wù)分配給相應(yīng)的省館，同時(shí)為該省補(bǔ)助相應(yīng)的工作經(jīng)費(fèi)，提供相應(yīng)的技術(shù)支持。

采用這種合作方式不僅加快了數(shù)字化步伐，而且有利于地質(zhì)資料檔案的安全保密，維系和鞏固了全國(guó)地質(zhì)資料館與

省級(jí)地質(zhì)資料檔案館的業(yè)務(wù)關(guān)系，在整個(gè)資料檔案行業(yè)形成了統(tǒng)一的數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)格式，為行業(yè)內(nèi)部的信息交流奠定了基礎(chǔ)。

這種方式得到各省地質(zhì)資料檔案館的大力支持。他們抓住與全國(guó)地質(zhì)資料館合作的機(jī)會(huì)進(jìn)一步爭(zhēng)取各省廳領(lǐng)導(dǎo)的政策和經(jīng)費(fèi)支持，在完成與全國(guó)地質(zhì)資料館合作的數(shù)字化任務(wù)的同時(shí)，按全國(guó)地質(zhì)資料館編制的規(guī)范，分別開展了各自館藏全部地質(zhì)資料檔案的數(shù)字化工作。

通過十年密切合作，不僅明顯促進(jìn)了我國(guó)省級(jí)以上地質(zhì)資料檔案館的整體信息化工作水平，而且在全國(guó)地質(zhì)資料館與各省地質(zhì)資料檔案館之間形成了良好的合作關(guān)系，為今后地質(zhì)資料檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開展打下了良好基礎(chǔ)。

4　重質(zhì)量保安全，統(tǒng)一規(guī)范

數(shù)字化工作是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)之一，其成果將是建設(shè)地質(zhì)資料數(shù)據(jù)中心或數(shù)字地質(zhì)資料檔案館的重要基礎(chǔ)數(shù)字資源之一。其數(shù)據(jù)形式和文件格式的統(tǒng)一，對(duì)地質(zhì)資料檔案信息的現(xiàn)代化管理、交流和利用，都具有非常重要的意義。

全國(guó)地質(zhì)資料館非常重視地質(zhì)資料檔案數(shù)字化過程中各項(xiàng)技術(shù)規(guī)程的科學(xué)性、合理性和標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性，積極組織力量編制和完善相關(guān)技術(shù)規(guī)程，形成了《圖文地質(zhì)資料掃描數(shù)字化規(guī)范》(SZl99900l 2000)，該規(guī)范對(duì)地質(zhì)資-料檔案數(shù)字化的原件處理、掃描、整飾、目錄制作、柵格文件(電子文件)命名、組織等各數(shù)字化工作環(huán)節(jié)提出了明確的要求和詳細(xì)的解說。與此同時(shí)，全國(guó)地質(zhì)資料館還建立了一套科學(xué)實(shí)用的工作流程，研究開發(fā)了相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，為規(guī)?；_展地質(zhì)資料檔案數(shù)字化生產(chǎn)奠定基礎(chǔ)。為進(jìn)一步確保數(shù)據(jù)質(zhì)量，全國(guó)地質(zhì)資料館還建立了嚴(yán)格的自檢、互檢、抽查、復(fù)查等相關(guān)制度，對(duì)數(shù)字化成果100％進(jìn)行逐頁(yè)檢查驗(yàn)收，以保證數(shù)字化成果的質(zhì)量。

目前數(shù)字化成果電子數(shù)據(jù)量已達(dá)7TB，為了最大限度地確保這些數(shù)據(jù)的安全，規(guī)范存儲(chǔ)工作，全國(guó)地質(zhì)資料館制定了穩(wěn)妥的存儲(chǔ)方案，采用光盤、磁帶、硬盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)成果數(shù)據(jù)進(jìn)行安全有效的多套備份，同時(shí)采取了離線存儲(chǔ)介質(zhì)500公里以外異地保存的方法防止因意外災(zāi)難造成的數(shù)據(jù)損失。此外，全國(guó)地質(zhì)資料館還購(gòu)置了大容量的磁盤陣列開展了成果數(shù)據(jù)的本地保存、提取和加工服務(wù)，形成了館內(nèi)的存儲(chǔ)局域網(wǎng)。

5　邊建設(shè)邊服務(wù)，成果顯著

全國(guó)地質(zhì)資料館的數(shù)字化工作從一開始就遵循“邊建設(shè)、邊服務(wù)”的原則，建立了電子閱覽室，為來館閱者提供數(shù)字化成果的電子閱覽服務(wù)和復(fù)制服務(wù)?，F(xiàn)有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明，館內(nèi)服務(wù)量逐年攀升。

按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，地質(zhì)資料檔案數(shù)字化成果中多數(shù)資料檔案屬范疇，為了社會(huì)公眾能及時(shí)、方便的使用本成果，全國(guó)地質(zhì)資料館組織了大量人力對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行了解密處理。

從2006年開始，每年都在已有的數(shù)字化成果中挑選出2000～3000余種數(shù)字化成果，經(jīng)過保密處理后在全國(guó)地質(zhì)資料館門戶網(wǎng)站(省略)為廣大社會(huì)公眾提供下載服務(wù)。

2006年11月，2000余種經(jīng)過保密處理的數(shù)字化成果首次通過Internet國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)為社會(huì)公眾提供瀏覽下載服務(wù)。以后每年都有3000種左右的圖文數(shù)據(jù)上網(wǎng)提供服務(wù)。2009年年底，累計(jì)有1萬余種經(jīng)過保密處理的數(shù)字化成果上網(wǎng)提供服務(wù)，上網(wǎng)瀏覽下載圖文數(shù)據(jù)的人次已接近5萬人次。

以上結(jié)果表明，社會(huì)各界人士對(duì)地質(zhì)資料檔案數(shù)字化成果的認(rèn)可度在不斷提高，對(duì)數(shù)字化成果的需求在快速增長(zhǎng)，數(shù)字化成果的服務(wù)在地質(zhì)資料檔案服務(wù)中已占據(jù)重要地位?！皺n案信息化建設(shè)與檔案學(xué)研究生教學(xué)實(shí)習(xí)基地”簽約揭牌

2010年4月28日，上海交通大學(xué)檔案館與上海中信信息發(fā)展股份有限公司共建“檔案信息化建設(shè)與檔案學(xué)研究生教學(xué)實(shí)習(xí)基地”的簽約揭牌儀式在上海交大徐匯校區(qū)董浩云航運(yùn)博物館隆重舉行。上海市檔案局局長(zhǎng)吳辰、上海交大黨委常委兼檔案館館長(zhǎng)李建強(qiáng)、上海中信信息發(fā)展股份有限公司總裁華等出席了簽約揭牌儀式。

館藏檔案數(shù)字化范文第5篇

一、檔案信息管理的意義

（一）檔案信息管理背景

要想實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的合理妥善管理，就要明確其位置，這不僅是開展工作的第一步，也是合理開發(fā)和利用檔案信息資源工作的基礎(chǔ)。簡(jiǎn)單的理解檔案工作，它主要有大量的數(shù)據(jù)、資料、圖表、文本等憑證，是作為傳統(tǒng)也是最真實(shí)的記錄資料。檔案數(shù)量巨大，所涉及的方面也很多，上至國(guó)家、政府，下至企業(yè)、社區(qū)，小到家庭、個(gè)人，它是國(guó)家的基礎(chǔ)資源，也是信息資源的重要組成部分，社會(huì)價(jià)值是巨大的。合理利用檔案資源，使其的價(jià)值發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值;不然，再細(xì)致的管理也無濟(jì)于事，對(duì)經(jīng)濟(jì)和國(guó)家都沒有任何幫助。

（二）檔案信息管理現(xiàn)狀

將檔案資源合理開發(fā)利用，進(jìn)行正確妥善的管理，不僅可以促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)國(guó)家職能的轉(zhuǎn)變，以此滿足人民的物質(zhì)文化需求。但是當(dāng)前很多地區(qū)并沒有意識(shí)到檔案資源的重要性，很多相關(guān)部門和機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案的處理依然的是一頭霧水;致使各部門地方檔案部門雖然收藏了大量的歷史文化信息檔案，但是，但卻處于“只緣身在此山中”的狀態(tài)。

1.主、客觀因素制約

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步發(fā)展，使大部分地區(qū)都在重視對(duì)文化建設(shè)，而我國(guó)檔案信息資源雖然豐富多樣，但是能夠認(rèn)識(shí)到它價(jià)值的人卻很，這些主、客觀因素的限制使得檔案的利用率普遍很低。而最主要問題就是現(xiàn)代化管理的欠缺，表現(xiàn)形式就是自身的宣傳力度不夠。與檔案管理人員的基礎(chǔ)管理工作有很大關(guān)系，檔案人員在進(jìn)行檔案整理時(shí)雖然都做到了相應(yīng)的工作，但是在利用這一問題上卻缺少重視，大部分的檔案高高掛起，而隨著漸行漸遠(yuǎn)的也就是它們應(yīng)有的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案管理工作缺乏管理途徑，如今的管理工作是沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)這一載體，因而不能方便、快捷地利用檔案信息。

二、檔案信息資源開發(fā)利用的途徑和措施

對(duì)于目前檔案信息資源豐富，但檔案管理方式落后、使用程度低的想象，要從提高檔案工作者的素質(zhì)和優(yōu)化檔案管理機(jī)構(gòu)途徑上進(jìn)行合理改善，以此扭轉(zhuǎn)檔案信息資源的老舊局面。

（一）提高檔案管理者的素質(zhì)

為適應(yīng)現(xiàn)階段檔案信息數(shù)字化的發(fā)展過程，就要致力培養(yǎng)與現(xiàn)代化發(fā)展一致的綜合人才，不僅要具備專業(yè)水平技術(shù)，還要對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)爛熟于心。縱觀目前的檔案管理單位，這樣的人才寥寥無幾，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，有的還存在低級(jí)文化現(xiàn)象。很多長(zhǎng)期從事在紙質(zhì)檔案管理工作的人員雖然專業(yè)水平極高，但是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上卻缺少經(jīng)驗(yàn)和理論知識(shí)。因此，要加大力度提高檔案管理者的管理理念，并選擇合適的培訓(xùn)方式，對(duì)他們進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。要求從事檔案信息管理的人員具備屬于自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，創(chuàng)建新型管理理念，以此來更好地適應(yīng)時(shí)展要求。

（二）更新檔案管理者的理念

隨著對(duì)信息化的時(shí)代要求，檔案管理者要滿足時(shí)代要求的同時(shí)，轉(zhuǎn)變?cè)械墓芾硭季S。檔案管理者要要在以往實(shí)質(zhì)性檔案管理的服務(wù)上做到保護(hù)檔案物質(zhì)安全，提高安全責(zé)任意識(shí)，以極高的工作效率為檔案管理者提供信息服務(wù)，將實(shí)現(xiàn)和滿足檔案需要者作為工作的動(dòng)力，并且時(shí)刻為自己注入新鮮思維和不竭動(dòng)力。將檔案利用率作為衡量自身成績(jī)的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)檔案管理者的管理理念加以深化就是使其能夠理解工作的多種方式，通過與其他相關(guān)部門的合作來推動(dòng)檔案信息化的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)深入結(jié)合。

（三）優(yōu)化檔案工作者的結(jié)構(gòu)

針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作者對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的陌生，檔案部門應(yīng)引進(jìn)部分高科技人員，通過他們所帶來的計(jì)算機(jī)前沿知識(shí)和檔案后臺(tái)管理技能可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的初步數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化過程。此外，新引進(jìn)的人員在管理檔案的開放性思想和管理高效性思想可以逐步地同化檔案管理的落后思想。其次，必須加強(qiáng)對(duì)在職檔案工作人員的觀念和技能培訓(xùn)，使他們盡快熟悉現(xiàn)代化技術(shù)、技能的運(yùn)用，壯大適應(yīng)信息時(shí)代要求的檔案管理隊(duì)伍。

三、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高館藏利用效率

（一）豐富和充實(shí)館藏內(nèi)容

豐富和充實(shí)館藏檔案是開發(fā)利用檔案信息資源的物質(zhì)基礎(chǔ)。長(zhǎng)期來，檔案工作者所做的努力，無論是檔案的收集、整理、鑒定，還是保管、統(tǒng)計(jì)、檢索等環(huán)節(jié)，都為檔案信息開發(fā)利用打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。豐富的館藏是開發(fā)利用檔案信息資源的前提，也是優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的前提。在充實(shí)館藏工作中，檔案工作者要注意檔案信息資源的系統(tǒng)性，連貫性。在征集范圍上應(yīng)改變以往注重黨政機(jī)關(guān)文書檔案的單一性，應(yīng)擴(kuò)大到社會(huì)各個(gè)方面，注意征集反映當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究等方面的檔案以及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理方面的檔案，包括具有地方特色的歷史文化檔案。

（二）穩(wěn)步推進(jìn)館藏檔案信息資源的數(shù)字化

傳統(tǒng)的館藏檔案主要以紙張、照片、錄像和錄音等形態(tài)為主，利用方式也主要是借閱、咨詢和編輯出版檔案史料等，這些紙質(zhì)的檔案信息資源即使再充實(shí)，但未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化之前，它們還將淹沒在歷史的灰塵之下，無法實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，就可突破傳統(tǒng)檔案利用的種種局限，最大限度實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。檔案信息資源的數(shù)字化分為兩個(gè)方面進(jìn)行：

1.對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化

對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化是指運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)把文字圖像轉(zhuǎn)化成數(shù)字化形式，主要有兩種方式，一為文本錄入，一為圖像錄入。這兩項(xiàng)工程都需耗費(fèi)大量的精力，由于人力、物力、財(cái)力的限制，一般情況下應(yīng)優(yōu)先考慮具有較高價(jià)值的館藏檔案、特色館藏檔案以及利用率高、需求大的館藏檔案，同時(shí)兼顧檔案原件的字跡質(zhì)量，盡量選擇字跡比較清晰的檔案文件。“在具體實(shí)施數(shù)字化時(shí)，要制定電子文件標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范電子文件格式，充分考慮與現(xiàn)行電子文件的統(tǒng)一，及數(shù)據(jù)的共享，避免因重復(fù)建設(shè)而造成的資源浪費(fèi)”。

2.加強(qiáng)現(xiàn)行電子文件的收集歸檔管理

“電子文件只在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)逐步成為機(jī)關(guān)公文處理的平臺(tái)時(shí)，電子文件是各級(jí)機(jī)關(guān)和單位職能活動(dòng)的歷史記錄。現(xiàn)行電子文件的收集歸檔是檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容。針對(duì)當(dāng)前各檔案部門所使用的硬、軟件系統(tǒng)不同及檔案所建的數(shù)據(jù)庫(kù)種類繁多而造成的電子文件格式不一，相互間不兼容的現(xiàn)象，檔案管理部門應(yīng)建立嚴(yán)格的電子文件歸檔制度?！懊鞔_電子文件的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔方法，確保電子文件的歸檔率，并將電子文件歸檔工作與歸檔人的考核掛鉤?！?/p>

（三）推進(jìn)館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展

1.升級(jí)檔案優(yōu)化配置

“館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)化就是將已經(jīng)完成的數(shù)字化檔案資源通過某種方式放在網(wǎng)絡(luò)上，使得利用者可以通過網(wǎng)絡(luò)，利用這些檔案信息資源。”檔案的網(wǎng)絡(luò)化借助網(wǎng)絡(luò)的方便性、快捷性和連續(xù)性，突破了傳統(tǒng)檔案管理的限制。但檔案網(wǎng)絡(luò)化是一個(gè)復(fù)雜的過程。首先要對(duì)檔案信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的檢索編輯，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，體現(xiàn)檔案目錄系統(tǒng)的完整性。在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，應(yīng)考慮到用戶需求、開發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)的經(jīng)濟(jì)效益及技術(shù)問題，功能齊全的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.發(fā)揮部門優(yōu)勢(shì)

建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫(kù)，其次，對(duì)檔案進(jìn)行分化與有序化，即開展編研工作。“檔案編研工作是指以庫(kù)藏檔案為主要研究對(duì)象，以社會(huì)需求為目的，通過對(duì)檔案內(nèi)容的編輯、歸檔，形成系統(tǒng)的檔案信息加工品，主動(dòng)、直接為社會(huì)各方面工作服務(wù)的一項(xiàng)工作”。這方面上海檔案館走在全國(guó)前列，該館不僅連續(xù)多年出版發(fā)行《檔案春秋》、《上海檔案》雜志，還利用豐富的館藏檔案召開有關(guān)學(xué)術(shù)研討會(huì)，近年還組織成立檔案史料研究中心，出版檔案史料叢書。

3.擴(kuò)大社會(huì)效益

這種方式不僅有效擴(kuò)大了社會(huì)影響，而且為社會(huì)各界提供服務(wù)，特別是推進(jìn)國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)“上海學(xué)”的研究做出了很大貢獻(xiàn)，受到有關(guān)部門和社會(huì)各界的好評(píng)。編研工作中應(yīng)突出“館藏特色”、“館藏珍品”、“文化功能”和“教育功能”。同時(shí)將采用多媒體技術(shù)對(duì)文字型、圖形型、聲音型等進(jìn)行綜合處理，形成圖文并茂的電子版書籍。電子版書籍融入信息市場(chǎng)進(jìn)行交流，形成信息市場(chǎng)模式;或利用網(wǎng)絡(luò)向人們提供各種檔案信息，形成網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)模式。