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物品采購申請(qǐng)單范文第1篇

關(guān)鍵詞：采購；付款；內(nèi)部控制

[中圖分類號(hào)]F713.36 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-9646（2012）4-0015-02

XX集團(tuán)是一家跨國企業(yè)，其主營業(yè)務(wù)是各種電子產(chǎn)品。XX公司是該集團(tuán)的下屬獨(dú)資企業(yè)。公司的材料的采購涉及第三方，是內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)較大的環(huán)節(jié)。因此該公司制定了詳細(xì)的控制流程，期望降低內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。與采購以及付款相關(guān)的部門主要包括采購部，倉庫，財(cái)務(wù)部和用戶部門，其中采購部門兼管物流部和倉庫。

改進(jìn)前的付款流程在流程改進(jìn)前，公司采用的是較普遍的制造業(yè)采購付款流程，即遵循所謂的“三單匹配”原則。大體描述如下：

首先用戶提出采購申請(qǐng)，經(jīng)過審批，采購申請(qǐng)單流轉(zhuǎn)到采購部，采購部進(jìn)行采購。采購?fù)瓿珊?，供?yīng)商會(huì)將物品，送貨單，發(fā)票送到采購部門，采購部門將采購物品和送貨單交給倉庫做收貨處理并開出收貨單。隨后采購員將收貨單，采購訂單，采購申請(qǐng)單和發(fā)票進(jìn)行匹配，如果一致，則將單據(jù)送給財(cái)務(wù)部要求付款。而財(cái)務(wù)部檢查三單是否匹配，以及三單和采購申請(qǐng)單是否匹配。

從表面上看流程，進(jìn)行了單據(jù)的的匹配比對(duì)，實(shí)現(xiàn)了單據(jù)間勾稽檢查，以及部門間的牽制。但進(jìn)一步分析并且參考實(shí)際效果的話，其中還是有一些風(fēng)險(xiǎn)和弊端，具體如下：

一、從組織架構(gòu)來看，將采購，物流和倉庫作為一個(gè)部門本身就是容易產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的架構(gòu)。由于是受命于同一個(gè)部門經(jīng)理，倉庫和物流部門很難做到對(duì)采購的牽制，從而讓供應(yīng)商有機(jī)可乘。

二、由于沒有正式的詢價(jià)，比價(jià)環(huán)節(jié)。當(dāng)完成了審批的采購申請(qǐng)單流到采購部門后，由采購全權(quán)來負(fù)責(zé)后續(xù)工作，包括詢價(jià)，供應(yīng)商選擇和送貨安排。會(huì)導(dǎo)致采購員暗箱操，沒有其他部門知道最終采購的物品是否基于最優(yōu)成本。

三、對(duì)于原材料的采購，沒有負(fù)責(zé)運(yùn)營，計(jì)劃的計(jì)劃部門參與到申請(qǐng)程序中。由于原材料金額大，容易占用公司的資金，最佳策略就是“零庫存”模式，這就需要運(yùn)營，計(jì)劃部門審核采購量。而XX公司目前采用的方式和其它物資的類似，并不需要類似的審核，忽略了對(duì)于庫存水平的控制。

四、物資采購沒有進(jìn)行有效控制。公司每年都有費(fèi)用預(yù)算，但實(shí)際上沒有將采購行為與預(yù)算控制聯(lián)系起來，造成了預(yù)算管理流于形式。采購申請(qǐng)相應(yīng)的審批程序也成了相關(guān)部門經(jīng)理的“例行公事”。

五、在公司處于業(yè)務(wù)流程末端的財(cái)務(wù)部在實(shí)際當(dāng)中沒有起到審核流程的作用。在沒有獨(dú)立內(nèi)控部門的公司中，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)起到內(nèi)控部門的職能，對(duì)公司所有流程進(jìn)行審核。但是目前財(cái)務(wù)部只是執(zhí)行付款流程，之前相關(guān)的文檔都是有采購部準(zhǔn)備好，只要認(rèn)定文檔齊全就進(jìn)行付款，并沒有對(duì)整個(gè)流程進(jìn)行測(cè)試，監(jiān)督。

由于公司采購及付款流程存在著以上列舉的弊端，公司從2009年針對(duì)目前流程的弊端進(jìn)行了優(yōu)化，具體措施如下：

一、從組織架構(gòu)上，首先將倉庫從采購部中剝離出來。將倉庫歸屬于計(jì)劃部門，從而實(shí)現(xiàn)倉庫與采購的獨(dú)立，因此可以通過倉庫對(duì)采購行為進(jìn)行制衡。并要求供應(yīng)商以后直接將發(fā)票寄給財(cái)務(wù)部，以減少采購部門的“暗箱操作”。

二、從控制手段上，XX公司實(shí)施了ERP系統(tǒng)。其中采購申請(qǐng)程序依然是手工方式，之后的采購訂單建立直到付款程序均通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。最大限度的減少了人為出錯(cuò)，干預(yù)數(shù)字的可能。基本程序是：采購首先根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請(qǐng)單在系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單，當(dāng)倉庫進(jìn)行收貨時(shí)，系統(tǒng)收貨單會(huì)和采購訂單進(jìn)行自動(dòng)比對(duì)，如果數(shù)量出錯(cuò)的話收貨無法進(jìn)行。當(dāng)財(cái)務(wù)進(jìn)行發(fā)票錄入時(shí)，系統(tǒng)可以找到發(fā)票對(duì)應(yīng)的收貨單，如果找不到收貨單，發(fā)票將無法錄入，付款無法進(jìn)行。保證了系統(tǒng)和紙質(zhì)發(fā)票，收貨單，訂單間的一致性。

三、在采購申請(qǐng)程序之前，添加了報(bào)價(jià)申請(qǐng)程序。某用戶需要采購某東西，要先向采購部提出報(bào)價(jià)申請(qǐng)，采購部門應(yīng)該至少詢到三家供應(yīng)商的價(jià)格，然后提交給用戶讓其選擇。原則上用戶應(yīng)選取最低價(jià)供應(yīng)商，如果用戶選取的并非是最低價(jià)，需說明原因。采購部門不得直接選擇供應(yīng)商。這樣可以防范采購部門的“大包大攬”。

四、對(duì)于原材料的采購，改由計(jì)劃部門提出采購申請(qǐng)。并且要求計(jì)劃部門每次提出采購申請(qǐng)必須基于計(jì)劃產(chǎn)量。計(jì)劃部門會(huì)根據(jù)未來的計(jì)劃產(chǎn)量，庫存水平，訂貨周期等因素提出原材料采購申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門對(duì)計(jì)劃部門的預(yù)測(cè)采購量進(jìn)行審核，實(shí)現(xiàn)第三方監(jiān)管。

五、在財(cái)務(wù)經(jīng)理審批采購申請(qǐng)單之前，加入由成本會(huì)計(jì)進(jìn)行采購是否在預(yù)算內(nèi)審核環(huán)節(jié)，從而保證預(yù)算得到了執(zhí)行。實(shí)際操作中，成本會(huì)計(jì)會(huì)記錄每一個(gè)成本中心的采購訂單號(hào)碼，費(fèi)用類別和金額，和預(yù)算進(jìn)行比對(duì)，超出預(yù)算部分采購需要說明并得到公司總經(jīng)理批準(zhǔn)方可進(jìn)行。同時(shí)，要求超出預(yù)算的部分要在以后期間的費(fèi)用額度中進(jìn)行扣減。

六、此外還對(duì)財(cái)務(wù)部賦予了“中立的”監(jiān)督職能進(jìn)行流程監(jiān)管。具體做法是每個(gè)月財(cái)務(wù)部抽取若干筆付款業(yè)務(wù)進(jìn)行流程完整性復(fù)核。通過要求采購部提供報(bào)價(jià)申請(qǐng)，采購申請(qǐng)，采購訂單；倉庫提供供應(yīng)商的送貨單，然后與系統(tǒng)單據(jù)進(jìn)行比對(duì)。確保采購的東西就是用戶要求的足質(zhì)，足量的并按時(shí)交付的貨物。

通過以上改進(jìn)流程的建立，內(nèi)部控制改進(jìn)目標(biāo)非常的明確，效果比較讓人滿意，但是如果對(duì)比財(cái)政部的《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號(hào)――采購業(yè)務(wù)》，能發(fā)現(xiàn)公司還有改進(jìn)空間。具體如下：

一、指引中提出“企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)辦理采購業(yè)務(wù)的人員定期進(jìn)行崗位輪換?！钡壳肮具€沒能夠?qū)崿F(xiàn)。因?yàn)楣灸壳暗囊?guī)模和架構(gòu)很難實(shí)現(xiàn)采購人員定期進(jìn)行崗位輪換，因?yàn)檫@會(huì)涉及新員工招聘，培訓(xùn)，工作的交接等大量問題。建議公司業(yè)務(wù)規(guī)模增長后可以考慮開展崗位輪換。

二、企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引中提出“企業(yè)可以根設(shè)置請(qǐng)購部門，對(duì)采購需求審核，歸類匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購計(jì)劃。”目前公司并不存在這一部門。由于公司規(guī)模不大，對(duì)時(shí)效性要求較高，因此很難實(shí)現(xiàn)。公司可以考慮中遠(yuǎn)期和用戶討論流程優(yōu)化，除了緊急采購?fù)?，進(jìn)行定期的采購，以便于歸類匯總集中采購。

三、在更新的采購流程中提到了首先要進(jìn)行報(bào)價(jià)申請(qǐng)，似乎有點(diǎn)冗余。它可以包含在采購申請(qǐng)審批流程中。當(dāng)用戶在進(jìn)行采購申請(qǐng)時(shí)，可以要求采購部進(jìn)行詢價(jià)。用戶將詢價(jià)單附在采購申請(qǐng)單之后。相關(guān)審批人都可以看到詢價(jià)情況。

物品采購申請(qǐng)單范文第2篇

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 物資采購 審批 驗(yàn)收入庫

東營市榮軍醫(yī)院于1991年由東營市事業(yè)單位登記管理局登記成為事業(yè)法人單位，負(fù)債全市范圍內(nèi)患有精神病，嚴(yán)重慢性病、帶病回鄉(xiāng)復(fù)員軍人、在鄉(xiāng)傷殘軍人和其他優(yōu)撫對(duì)象的治療和療養(yǎng)工作；負(fù)責(zé)全市范圍城市居民中喪失勞動(dòng)能力，無依無靠、無生活來源的孤老殘幼、孤兒、棄嬰的收養(yǎng)工作為了規(guī)范管理單位的采購工作、細(xì)化采購審批程序，從而保證采購物品的質(zhì)量，降低采購成本，2013年榮軍醫(yī)院制定了新的采購管理制度，從采購業(yè)務(wù)崗位設(shè)置、采購歸口管理、采購審批流程和貨物驗(yàn)收入庫等四大方面進(jìn)行全面整改。

一、明確采購業(yè)務(wù)的崗位分工與授權(quán)批準(zhǔn)

為了更好地完成單位所有物品的采購工作，并合理的控制采購成本，單位建立完善的采購與驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理制度，對(duì)采購管理有明確規(guī)定，以確保采購過程的公開、公平、公正。建立采購預(yù)算、審核、驗(yàn)收審批制度，上級(jí)主管部門審核批準(zhǔn)制度，加強(qiáng)各環(huán)節(jié)之間相互牽制和相互制約。具體制定以下幾個(gè)相互分離、制約和監(jiān)督的崗位：采購預(yù)算計(jì)劃與審批不相容；采購合同的訂立與審核不相容；采購與驗(yàn)收不相容；付款的申請(qǐng)、審批與執(zhí)行不相容。

二、落實(shí)了采購歸口管理部門及其權(quán)限

我單位根據(jù)購置貨物、工程和服務(wù)的類型，確定了歸口管理部門并授予相應(yīng)的組織采購權(quán)，其中：固定資產(chǎn)、辦公易耗品的采購工作由辦公室負(fù)責(zé)，勞保易耗品、維修工程的采購工作由總務(wù)科負(fù)責(zé)，醫(yī)療器械、藥品的采購由藥房負(fù)責(zé)。凡是采購物品涉及具體技術(shù)或?qū)I(yè)要求的，采取各個(gè)部門相互合作的方法。

三、規(guī)范了采購審批流程

單位根據(jù)年度采購計(jì)劃制定年度采購預(yù)算，并按照單位的采購審批程序辦理。根據(jù)采購物品的不同，采購審批有以下幾種：

（一）固定資產(chǎn)的采購：凡各部門需要購置固定資產(chǎn)，嚴(yán)格按預(yù)算執(zhí)行流程。申請(qǐng)-審核批準(zhǔn)-先調(diào)劑后采購-使用管理。由需求部門根據(jù)工作需要，填寫《固定資產(chǎn)申請(qǐng)表》，提出所購固定資產(chǎn)的名稱、數(shù)量及估計(jì)金額，由財(cái)務(wù)科審核，經(jīng)院黨組會(huì)審批后，由辦公室和財(cái)務(wù)科進(jìn)行采購。屬政府采購范圍的固定資產(chǎn)購置，由財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)按照政府采購的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。固定資產(chǎn)實(shí)行“以舊換新”。需要更新固定資產(chǎn)時(shí)，使用人必須將原用固定資產(chǎn)交回辦公室。

（二） 辦公易耗品、勞保易耗品的采購：2000元（含）以下總務(wù)科根據(jù)各部門使用情況制定采購計(jì)劃，提交采購申請(qǐng)，2001-5000元分管領(lǐng)導(dǎo)審批后報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)審批；5001元以上支出，財(cái)務(wù)科受理初審后，填報(bào)《主管部門支出事項(xiàng)審批單》報(bào)分管局長或者局黨組會(huì)審批。

（三） 維修工程的采購：辦公區(qū)域的零星維修，由辦公室提出《維修申請(qǐng)單》，分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)審批，負(fù)責(zé)維修。大型維修（指一次支出2萬元以上）通過招標(biāo)方式確定施工單位，招標(biāo)工作由院辦公室牽頭，財(cái)務(wù)科及其他相關(guān)科室參與。超過10萬元（含）的維修工程，通過政府采購確定施工單位。大型維修工程結(jié)算值必須通過工程造價(jià)中介（或管理）機(jī)構(gòu)審核確定。

（四）醫(yī)療器械、藥品的采購：醫(yī)療器械與藥品是我院長期大宗購買的，我單位尤為重視，采購前要成立三人以上的詢價(jià)小組，根據(jù)所需求產(chǎn)品規(guī)格、型號(hào)、性能進(jìn)行詢價(jià)在采購工作中，要求采購人員在尋價(jià)時(shí)，原則上每一種產(chǎn)品有兩家以上供應(yīng)商的價(jià)格進(jìn)行比價(jià)，負(fù)責(zé)采購部門根據(jù)價(jià)格、質(zhì)量、售后服務(wù)和交貨期等情況進(jìn)行綜合考察確定供貨商，要求在資信好的供應(yīng)商中建立良好合作關(guān)系，并議定長期最優(yōu)惠的價(jià)格，并保障產(chǎn)品質(zhì)量。 單位定點(diǎn)采購和批量采購，商家評(píng)選招標(biāo)經(jīng)院黨支部會(huì)議決定。 應(yīng)急藥品可經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)同意后，由需求部門提出《采購申請(qǐng)單》，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，主要領(lǐng)導(dǎo)同意后，按照相關(guān)程序由專業(yè)人員采購。

四、真實(shí)完成采購貨物驗(yàn)收和入庫報(bào)銷工作

單位成立以單位負(fù)責(zé)人為組長的驗(yàn)收工作小組，負(fù)責(zé)本單位驗(yàn)收工作管理并制定相應(yīng)的驗(yàn)收管理辦法。具體工作程序如下：

（一）采購物品到貨后，要由采購歸口部門做好驗(yàn)收工作，由經(jīng)辦人憑采購申請(qǐng)單、入庫單、發(fā)票辦理報(bào)銷手續(xù)，報(bào)銷由經(jīng)辦人、分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)總管、主要領(lǐng)導(dǎo)簽字。

（二） 采購物品驗(yàn)收出現(xiàn)發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的部門或人員立即向辦公室報(bào)告并與供應(yīng)商聯(lián)系，查明原因及時(shí)調(diào)整處理，如出現(xiàn)問題不能及時(shí)解決的根據(jù)合同約定違約規(guī)定執(zhí)行。

物品采購申請(qǐng)單范文第3篇

摘要：資金支付基本流程、資金支付審核要點(diǎn)、票據(jù)開具要求、常用單據(jù)展示、常見資金支付業(yè)務(wù)流程案例講解。

一、資金支付基本流程

1、《資金申請(qǐng)表》簽字流程：經(jīng)辦人經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)部審核財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人部門分管領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)總監(jiān)（1000元以下）總經(jīng)理（金額≥1000元）財(cái)務(wù)部付款。

非日常的無論金額多少都需要總經(jīng)理簽字（比如賠款等）。

2、合同審批流程：經(jīng)辦人經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽部門財(cái)務(wù)部審核財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人部門分管領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理綜合部蓋章。

金額大于等于1萬元需簽訂合同。

3、經(jīng)理辦公會(huì)審議：金額大于等于5萬元需經(jīng)理辦公會(huì)審議；經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要

4、招投標(biāo)流程：金額大于等于30萬元小于60萬元公司內(nèi)部招投標(biāo)，金額大于等于60萬元集團(tuán)招投標(biāo)；中標(biāo)通知書

5、比價(jià)流程：參照≤小額（零星）物資采購管理辦法≥

二、資金支付審核流程

（一）有合同的資金支付

（金額大于等于1萬元需簽訂合同）

1、工程類合同資金支付審核要點(diǎn)

（1）查看原件合同是否簽訂流程完整；

①合同大于或等于60萬元，集團(tuán)招投標(biāo)程序（集團(tuán)招投標(biāo)會(huì)議紀(jì)要材料）；

②合同金額大于等于30萬元，且小于60萬元，公司招投標(biāo)流程（中標(biāo)通知書），經(jīng)理辦公會(huì)審議（會(huì)議紀(jì)要）；

③合同金額在5萬元(含)以上的經(jīng)理辦公會(huì)審議（經(jīng)理辦公會(huì)議紀(jì)要）；

（2）審核合同約定付款規(guī)定；

①一般大型工程合同先預(yù)付、再按照工程進(jìn)度付款，最后留質(zhì)保金；

②預(yù)付情況：按照合同約定，資金支付單是否按照預(yù)付比例支付；對(duì)方是否開具相應(yīng)憑證（發(fā)票或收據(jù)）、合同關(guān)鍵頁；

③支付進(jìn)度情況：金額（合同金額*進(jìn)度-以前支付金額）工程支付證書及工程支付申請(qǐng)表（對(duì)方單位及我方單位簽字蓋章），對(duì)方單位提供憑證（一般為發(fā)票）、合同關(guān)鍵頁；

④支付尾款（工程竣工驗(yàn)收后支付）：金額（決算金額-以前支付金額-質(zhì)保金）、工程支付證書及工程支付申請(qǐng)表、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（對(duì)方單位及我方單位簽字蓋章，注明驗(yàn)收時(shí)間）、發(fā)票（注意以前未開具發(fā)票，本次一并補(bǔ)清，發(fā)票金額和決算金額一致）、合同關(guān)鍵頁；

⑤質(zhì)保金支付：金額（決算金額或合同金額*質(zhì)保金比例/決算金額-以前累計(jì)支付）、到期工程質(zhì)量無問題相關(guān)報(bào)告、合同關(guān)鍵頁、檢查發(fā)票是否開具齊全；

（3）審核資金申請(qǐng)單及發(fā)票

資金申請(qǐng)單中、“收款單位”、“開戶賬號(hào)”、“金額”（大小是否寫一致）；發(fā)票流和資金流一致。

合同與發(fā)票信息中單位名稱、賬號(hào)、金額一般與“資金申請(qǐng)表”中所填信息一致；

‚發(fā)票審核

發(fā)票真?zhèn)未_定（稅務(wù)局官網(wǎng)查詢）、發(fā)票信息是否齊全（購銷兩方信息）、發(fā)票專用章、發(fā)票最后一行署名實(shí)名（開票人實(shí)名）、發(fā)票背書簽名。

2、其他合同資金支付審核要點(diǎn)

（1）審核參照工程類合同資金支付審核；

（2）采購合同資金支付需要請(qǐng)購單、領(lǐng)用單（食堂福利一般不需要）、簽呈；

（二）無合同資金支付審核要點(diǎn)

1、采購類資金支付

（1）辦公用品類采購支付所需附件：資金申請(qǐng)表、發(fā)票、發(fā)票清單、請(qǐng)購領(lǐng)用單，簽呈（固定資產(chǎn)類、工程采購類及預(yù)算外的非日常性業(yè)務(wù)）、比價(jià)材料（詳見小額零星管理辦法）；

①請(qǐng)購單、領(lǐng)用單數(shù)量型號(hào)與發(fā)票內(nèi)容相吻合；請(qǐng)購單簽字（使用部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合部簽字、總經(jīng)理大于等于1000元）、領(lǐng)用單（使用部門負(fù)責(zé)人和綜合部簽字）；

②發(fā)票審核:金額、開票信息、查詢真?zhèn)?、發(fā)票背書；

③資金申請(qǐng)表審核：付款信息與發(fā)票一致（墊付情況除外）；

④時(shí)間邏輯順序：領(lǐng)用單時(shí)間不早于請(qǐng)購單、發(fā)票時(shí)間不早于請(qǐng)購單；

（2）維修物品采購支付所需附件：資金申請(qǐng)表、發(fā)票、發(fā)票清單、請(qǐng)購領(lǐng)用單、簽呈（非日常需求）、比價(jià)材料（維保單位不需要，其他詳見小額零星管理辦法）；

①請(qǐng)購領(lǐng)用單、領(lǐng)用單數(shù)量型號(hào)與發(fā)票內(nèi)容相吻合；請(qǐng)購單簽字（使用部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合部簽字）、領(lǐng)用單；

②發(fā)票審核:金額、開票信息、查詢真?zhèn)?、發(fā)票背書；

③資金申請(qǐng)表審核：付款信息與發(fā)票一致（墊付情況除外）；

物品采購申請(qǐng)單范文第4篇

為有利于各部門工作的正常開展，規(guī)范管理辦公用品，合理控制各類辦公用品的正常使用，在滿足工作需要的前提下做到勤儉節(jié)約，特制定該管理制度。

一、辦公用品的采購

（一）本制度所稱辦公用品指除水文設(shè)施設(shè)備外，各科室日常需要的辦公用品及文印消耗品。

（二）消耗性辦公用品由各科室向辦公室申報(bào)，每月25日前由辦公室統(tǒng)一提出次月辦公用品購買計(jì)劃表，經(jīng)分管局長審核后，由辦公室統(tǒng)一購置、發(fā)放、登記和管理。

（三）辦公用品類固定資產(chǎn)每年申請(qǐng)報(bào)廢一次，報(bào)廢后將辦公用品交回辦公室，需要新購置的每年10月底可申請(qǐng)采購一次。

（四）辦公易耗品由辦公室根據(jù)耗量，提出書面計(jì)劃，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，交采購員購買，驗(yàn)收入庫無誤簽字后方可報(bào)銷。

（五）有專項(xiàng)資金的會(huì)議和項(xiàng)目所需辦公用品，由辦公室指定人員購買，在專項(xiàng)資金中報(bào)銷。

（六）購買各類物品時(shí)，要重實(shí)用、重質(zhì)量，對(duì)量大、金額大的物品做到3人以上參與詢價(jià)采購，貨比三家，價(jià)廉、物美、實(shí)用。

（七）購買的辦公用品需建立入出庫制，并由接收人在物品發(fā)貨單上簽字，報(bào)銷應(yīng)憑發(fā)票和簽收的發(fā)貨單報(bào)賬。

二、辦公用品的使用和借用

（一）辦公用品領(lǐng)用，需填報(bào)領(lǐng)用申請(qǐng)單，經(jīng)各單位負(fù)責(zé)人簽字同意，聯(lián)系分管局長審核后，由分管辦公用品的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能領(lǐng)用。

（二）各部門所領(lǐng)辦公用品均屬水文局公有財(cái)產(chǎn)，只能用于工作所需，絕不允許據(jù)為已有。

（三）各類專項(xiàng)項(xiàng)目領(lǐng)用的辦公用品、耗材等按成本核算價(jià)格，計(jì)入專項(xiàng)項(xiàng)目成本。

（四）因工作需要借用公共辦公用品（如照相機(jī)、攝像機(jī)等）時(shí)，要履行相關(guān)借用手續(xù)。借用前，保管人員及借用人員要仔細(xì)檢查辦公用品有無損壞，并在借用人員應(yīng)在借用單上簽字；歸還時(shí)，仍然要仔細(xì)檢查其有無損壞及損壞程度，在歸還單上詳細(xì)備注并簽字。

三、辦公用品的管理

（一）辦公日常用品，均由辦公室統(tǒng)一登記造冊(cè)，集中管理。

（二）各類物資存放要做到安全，避免物資損壞；物資要分類存放，清理記賬，列好收支明細(xì)表，做到心中有數(shù)。

（三）借用公物，必須登記入冊(cè)，按時(shí)歸還。

（四）各科室所需辦公用品，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)取單。

（五）原則上公物不得外借或合用，外單位因特殊情況借用我局公物，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任批準(zhǔn)，辦公室統(tǒng)一登記并辦理借還手續(xù)。

（六）發(fā)給各科室的辦公用品，要管好、用好，不得亂放亂扔或損壞遺失，人為損壞或因保管不善遺失的，責(zé)任人按價(jià)賠償。

物品采購申請(qǐng)單范文第5篇

關(guān)鍵詞：政府采購；協(xié)議采購；供貨流程

Suggestions of the process of purchasing by agreement for universities in Beijing

Xue Hong

Beijing union university, Beijing, 100101, China

Abstract: The way of purchasing by agreement is one of those adopted by universities in Beijing, which has been broadly accepted and widely utilized. The recent process and method of purchasing and supply were well analyzed in this essay. According to my experiences , this paper gave out my own suggestions as well.

Key words: government procurement; procurement by agreement; process of supply

當(dāng)前北京市屬高校政府采購的方式主要有項(xiàng)目采購、協(xié)議采購和分散采購等幾種模式。其中協(xié)議采購是指事先通過公開招標(biāo)的采購方式，統(tǒng)一確定中標(biāo)供應(yīng)商及其所品的品牌、價(jià)格、供貨期限、服務(wù)承諾等內(nèi)容，用協(xié)議的形式加以明確，各單位采購人在協(xié)議范圍內(nèi)進(jìn)行詢價(jià)采購的一項(xiàng)政府采購管理制度。協(xié)議采購具有規(guī)范政府采購市場(chǎng)、采購流程，以及提高采購效率、降低政府采購成本幾大優(yōu)勢(shì)。隨著市場(chǎng)的變化，采購流程也在不斷變化。

1 協(xié)議采購新舊流程

1.1 舊流程

(1)采購人員向主管校領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)遞交申請(qǐng)報(bào)告。

(2)申請(qǐng)報(bào)告獲得批準(zhǔn)后，采購人員通過北京財(cái)政局北京財(cái)政網(wǎng)(bjcz.省略)，查找所需的協(xié)議采購商品；在確定好需要購買的產(chǎn)品類型和規(guī)格型號(hào)后，填寫協(xié)議采購申請(qǐng)單，交校國資處。

(3)國資處同意后，由專人在財(cái)政專網(wǎng)上錄入，提交訂單。

(4)市教委和市財(cái)政局在專網(wǎng)上分別對(duì)其協(xié)議采購商品進(jìn)行審批，并決定是否同意購買。

(5)若審批通過，供貨商可在專網(wǎng)上看到協(xié)議采購商品，并形成電子合同。國資處由專人在網(wǎng)上確認(rèn)合同，供貨商將打印好的合同送到購貨單位，經(jīng)雙方確認(rèn)簽訂采購合同。

(6)供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)送貨；學(xué)校通過網(wǎng)絡(luò)打印出商品結(jié)算明細(xì)單，交給供應(yīng)商簽字蓋章后，再送回學(xué)校確認(rèn)。

(7)供貨商和學(xué)校分別將相應(yīng)的文件存檔備案。

1.2 新流程

(1)采購人員向主管校領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)遞交申請(qǐng)報(bào)告。

(2)申請(qǐng)報(bào)告獲得批準(zhǔn)后，采購人員通過北京市政府采購中心網(wǎng)(bgpc.省略)查詢相關(guān)協(xié)議采購商品。在確定好需要購買的產(chǎn)品類型和規(guī)格型號(hào)后，與供貨商議價(jià)。最后填寫協(xié)議采購申請(qǐng)單，交校國資處。

(3)經(jīng)國資處審核同意后，采購人員給供貨商打電話，通知供貨。

(4)供貨商下載合同范本，送到學(xué)校，雙方簽訂合同。

(5)供貨商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)供貨，采購人驗(yàn)收、付款。供貨商網(wǎng)上填報(bào)結(jié)算明細(xì)單，雙方簽字確認(rèn)。

(6)供貨商和學(xué)校分別將相應(yīng)的文件存檔備案。

2 協(xié)議采購新舊流程的各自特點(diǎn)

2.1 協(xié)議采購舊流程的特點(diǎn)

(1)審批程序復(fù)雜和采購手續(xù)煩瑣。在采購辦公用品過程中，要經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)、校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、市教委、財(cái)政局的審批。在整個(gè)協(xié)議采購過程中，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批和簽字，專網(wǎng)錄入，市教委審批，財(cái)政局在專網(wǎng)上審批，供應(yīng)商在專網(wǎng)上出合同，采購單位在專網(wǎng)上確認(rèn)合同，供應(yīng)商將紙質(zhì)合同送到采購單位簽合同，供應(yīng)商送貨，采購單位出結(jié)算單，雙方在結(jié)算書上簽字蓋章等。運(yùn)作方式煩瑣，讓人感到頭疼。

(2)采購時(shí)間相對(duì)過長。在財(cái)政專網(wǎng)上，市教委和市財(cái)政局對(duì)協(xié)議采購商品進(jìn)行審批，有時(shí)要經(jīng)過幾天的時(shí)間才能完成，最長曾達(dá)到一個(gè)星期，嚴(yán)重影響了單位的使用。再有，當(dāng)今辦公用品變化快，新性能、新功能的產(chǎn)品不斷涌現(xiàn)，財(cái)政網(wǎng)上產(chǎn)品也在不斷更新，若采購時(shí)間過長，將出現(xiàn)產(chǎn)品型號(hào)和價(jià)格改變的情況，導(dǎo)致采購人員還要從新辦理采購手續(xù)，從而造成學(xué)校采購管理部門、市級(jí)審批部門、供貨商等多方的重復(fù)勞動(dòng)。

2.2 協(xié)議采購新流程的特點(diǎn)

(1)審批程序和采購手續(xù)簡(jiǎn)化。新流程省去了市教委和市財(cái)政局在專網(wǎng)上的審批過程，省去校國資處專人在網(wǎng)上錄入的過程。采購合同和結(jié)算單全部由供貨商打印，節(jié)省了時(shí)間和人力。

(2)協(xié)議采購時(shí)間縮短，由于以上運(yùn)作方式和手續(xù)的簡(jiǎn)化，大大縮短了采購周期。

總之，新的協(xié)議采購流程給采購雙方帶來極大的便利，手續(xù)簡(jiǎn)便、快捷，省時(shí)省力。

3 協(xié)議采購新流程中存在的問題

一年來，我們按照新協(xié)議采購流程進(jìn)行工作的同時(shí)，也感到了某些不便：

(1)協(xié)議采購流程的變更沒有及時(shí)通知。2010年國慶節(jié)后，一些想買辦公用品的教師發(fā)現(xiàn)北京市財(cái)政局主頁中的協(xié)議采購商品欄目中的常用辦公用品內(nèi)容全部取消了，當(dāng)時(shí)我們以為是正常產(chǎn)品更換階段。但是幾天后，該網(wǎng)還是這樣，給北京市財(cái)政局打電話后才知道，協(xié)議采購網(wǎng)址已更換成北京市政府采購中心網(wǎng)。這樣重大的變化，事前沒有任何通知，對(duì)新網(wǎng)址的使用也沒有任何的培訓(xùn)和說明，造成我們當(dāng)時(shí)的采購工作很被動(dòng)。

(2)在審批程序上。舊的協(xié)議采購程序雖然復(fù)雜，但它能夠嚴(yán)格管理學(xué)校的協(xié)議采購，規(guī)范其過程，不易出問題。2010年上半年，市教委在市屬高校進(jìn)行辦公設(shè)備資產(chǎn)清查，對(duì)辦公設(shè)備配備情況進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)不少學(xué)校辦公設(shè)備數(shù)量超標(biāo)。于是教委在協(xié)議采購專網(wǎng)上，對(duì)購買超標(biāo)的辦公設(shè)備，審批時(shí)一律不予通過，使這些學(xué)校辦公設(shè)備數(shù)量得到了控制。但是新的采購程序省去了這一環(huán)節(jié)，學(xué)校短時(shí)間內(nèi)也沒有制定出明確的管理辦法。

(3)在采購手續(xù)上。新采購流程同樣也出現(xiàn)過問題，比如在采購辦公設(shè)備中，由于新采購流程規(guī)定采購人可直接給供貨商打電話，詢問商品型號(hào)和價(jià)格，供貨商和采購人員簽訂合同后就可送貨。而省去了舊程序要在專網(wǎng)上錄入、再由市教委和市財(cái)政局網(wǎng)上審批的過程。這樣可能會(huì)出現(xiàn)采購人員還未向部門領(lǐng)導(dǎo)和國資處提出申請(qǐng)并得到同意，就先向供貨商打電話詢問商品價(jià)格，在沒有簽訂合同的情況下，供貨商就將商品送來，然后采購人員再向相關(guān)部門提出購物申請(qǐng)。這種先斬后奏的情況給學(xué)校辦公設(shè)備采購及管理帶來了混亂。再比如：以前舊流程是采購人員交申請(qǐng)單，國資處專人在專網(wǎng)上錄入，經(jīng)審批后，供貨商在專網(wǎng)形成合同，一級(jí)連一級(jí)，設(shè)備型號(hào)和價(jià)格不會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。但是新流程是采購人員給供貨商打電話訂貨，我校曾出現(xiàn)過供貨商送來貨的型號(hào)、價(jià)格及合同(供貨商將貨與合同同時(shí)送來)與協(xié)議采購申請(qǐng)單不符的情況，于是又退貨并讓供貨商改合同。

(4)關(guān)于議價(jià)問題。新的政采網(wǎng)上，辦公設(shè)備處標(biāo)的政府采購價(jià)格為最高限價(jià)，規(guī)定采購人員在實(shí)際采購中可以與供貨商議價(jià)。但在實(shí)際運(yùn)作中，絕大部分供貨商根本不議價(jià)。有時(shí)如果買的辦公用品多，或者設(shè)備價(jià)格高，供貨商有可能采用贈(zèng)送東西的方式，這樣也會(huì)產(chǎn)生一些問題，一般情況下采購人員不會(huì)將所送物品主動(dòng)入賬，因此給國有資產(chǎn)的管理造成很大困難。

(5)不能保證按時(shí)供貨。在新協(xié)議政采網(wǎng)上，增加供貨服務(wù)商詳細(xì)信息項(xiàng)目中，有供貨服務(wù)商的庫存和送貨時(shí)間，按理說這兩項(xiàng)的增加能方便采購人選擇供貨商并保證按時(shí)供貨。但是在實(shí)際運(yùn)作中卻出現(xiàn)問題，我校一部門在購買三臺(tái)筆記本電腦時(shí)，網(wǎng)上的庫存顯示有貨，送貨時(shí)間寫著10天，可實(shí)際上供貨商沒有貨，要拿著合同向廠商訂制，一個(gè)多月后才送貨。雖然是個(gè)別現(xiàn)象，但是會(huì)讓采購人員對(duì)政采網(wǎng)的信譽(yù)有所顧慮。

(6)其他問題。辦公用品的種類和價(jià)格不全，也就是說價(jià)格較低的產(chǎn)品不多。2010年年底，我校計(jì)劃買一臺(tái)打印機(jī)，在京東網(wǎng)上找到一款，價(jià)格幾百元人民幣。但是按規(guī)定，必須在政采網(wǎng)上購買，可是政采網(wǎng)上的激光打印機(jī)沒有這一款，最便宜的也得上千元，這樣就造成不必要的浪費(fèi)。政采網(wǎng)上雖有一項(xiàng)可參考的中關(guān)村商品價(jià)格，可是到目前為止，大部分產(chǎn)品這一項(xiàng)還是空白。

4 建議

4.1 加強(qiáng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)

建議政采網(wǎng)協(xié)議采購形式及內(nèi)容變更時(shí)，要及時(shí)通知各采購單位，同時(shí)希望政采網(wǎng)對(duì)各校負(fù)責(zé)協(xié)議采購人員及各供貨商定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)及經(jīng)驗(yàn)交流，不斷提高業(yè)務(wù)水平，要求嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事，以便能夠更好地勝任工作。

4.2 加強(qiáng)審批及購買手續(xù)的管理

建議建立一個(gè)由市教委與各高校國資處聯(lián)合控制的協(xié)議采購辦公設(shè)備管理平臺(tái)；或者執(zhí)行由市教委統(tǒng)一制定的辦公設(shè)備采購管理辦法，以此達(dá)到采購審批及數(shù)量控制的作用。

4.3 加強(qiáng)采購內(nèi)容的管理

(1)建議政采網(wǎng)要加快產(chǎn)品的更新速度，增加辦公設(shè)備的種類，特別是要增加價(jià)格較低的產(chǎn)品種類，比如像鼠標(biāo)和鍵盤等，因?yàn)檫@類設(shè)備實(shí)驗(yàn)室?guī)缀趺繉W(xué)期都要更換。

(2)對(duì)議價(jià)方式制訂一個(gè)規(guī)范的管理辦法，比如超過多少件數(shù)或超過多少錢的辦公設(shè)備可議價(jià)等。

(3)對(duì)價(jià)格來說，政府采購網(wǎng)上的價(jià)格肯定拼不過京東網(wǎng)上的價(jià)格，那就應(yīng)該在產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品配制和產(chǎn)品售后服務(wù)上做文章。如有條件，最好將每一辦公設(shè)備都標(biāo)注上中關(guān)村商品價(jià)格，供采購人員購買設(shè)備時(shí)參考。

協(xié)議采購作為政府采購的一種方式，已在市屬高校采購工作中得到普遍認(rèn)可和廣泛應(yīng)用，因此協(xié)議采購的供貨流程與方式只有與時(shí)俱進(jìn)、不斷更新，才能得到更好的發(fā)展。