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電子檔案管理制度范文第1篇

建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是企業(yè)改革的一項(xiàng)重要措施，是企業(yè)檔案工作保持健康發(fā)展的必要手段。因?yàn)槠髽I(yè)制度的創(chuàng)新與現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立是互相補(bǔ)充、促進(jìn)的。

（一）企業(yè)改革需要檔案管理制度的創(chuàng)新，在企業(yè)改革過(guò)程中，無(wú)論是轉(zhuǎn)變經(jīng)營(yíng)機(jī)制，還是建立現(xiàn)代企業(yè)制度.檔案為企業(yè)調(diào)整組織和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，對(duì)外經(jīng)濟(jì)合作、清產(chǎn)核資.進(jìn)入市場(chǎng)成為具有獨(dú)立法人權(quán)力競(jìng)爭(zhēng)者提供重要的信息和依據(jù)。

（二）現(xiàn)代企業(yè)制度的建立對(duì)檔案工作也提出了新的要求，如果企業(yè)檔案工作還停留在傳統(tǒng)管理模式下，將阻礙其發(fā)展。作為企業(yè)科技信息管理的組成部分，檔案部門(mén)要積極探索檔案工作發(fā)展的新思路，著手進(jìn)行改革.實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的創(chuàng)新。

（三）制定檔案管理制度，是為了加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案管理質(zhì)量，更好地為社會(huì)、為民眾、為企事業(yè)服務(wù)，檔案管理制度的強(qiáng)弱直接影響到檔案管理的效率和效能。

二、結(jié)合實(shí)際，建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度體系

檔案管理制度的建設(shè)是科學(xué)規(guī)范開(kāi)展檔案工作、加強(qiáng)企業(yè)信息檔案資源建設(shè)工作的首要環(huán)節(jié)。因?yàn)橹贫仁腔A(chǔ)保證和根本保障，它使各項(xiàng)工作有章可循、有法可依?，F(xiàn)代檔案管理制度體系的建設(shè)應(yīng)包含檔案工作規(guī)章、檔案管理制度、檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和重點(diǎn)檔案工作制度等方面的內(nèi)容。其中檔案工作規(guī)章包括各級(jí)、各部門(mén)檔案工作人員責(zé)任及文件形成歸檔責(zé)任制度、檔案工作規(guī)定、資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法、檔案工作責(zé)任追究制度、檔案管理應(yīng)急預(yù)案等方面；檔案管理制度具體又涵蓋了檔案管理辦法、檔案保管制度、檔案鑒定銷(xiāo)毀制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案利用制度、檔案保密制度、電子文件歸檔管理制度等制度內(nèi)容；檔案業(yè)務(wù)規(guī)范則又囊括了檔案整理規(guī)范、檔案分類(lèi)方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規(guī)范、檔案全宗管理辦法等內(nèi)容；而重點(diǎn)檔案工作制度則包含了軍工電子固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)范、檔案工作協(xié)作組工作規(guī)則等等。

筆者所在的中電海康集團(tuán)有限公司是2014年在總部中國(guó)電子科技集團(tuán)公司“加快安全電子產(chǎn)業(yè)發(fā)展”的號(hào)召下由中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第五十二研究所下屬全資子公司浙江?？导瘓F(tuán)組建而成的安全電子產(chǎn)業(yè)子集團(tuán)，公司建立伊始，公司領(lǐng)導(dǎo)就十分注重制度體系建設(shè)工作。中電?？禉n案管理辦公室更是積極配合公司制度建設(shè)工作，結(jié)合檔案工作的特點(diǎn)難點(diǎn)，在貫徹公司制度建設(shè)的總體部署和要求的前提下，檔案工作人員勤做功課，積極調(diào)研，認(rèn)真完成《中電海康集團(tuán)有限公司檔案管理辦法》，其中包含了檔案管理人員工作職責(zé)、檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等等規(guī)范，奠定了檔案管理工作的基礎(chǔ)，初步在制度建設(shè)和執(zhí)行環(huán)節(jié)層面上打造了閉環(huán)管理平臺(tái)。隨后各專(zhuān)兼職專(zhuān)業(yè)檔案管理人員結(jié)合自身工作實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，相繼出臺(tái)《文書(shū)檔案管理細(xì)則》、《會(huì)計(jì)檔案管理細(xì)則》、《科研檔案管理細(xì)則》《儀器設(shè)備檔案管理細(xì)則》等等制度規(guī)范，進(jìn)一步強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，嚴(yán)格工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作很快上了一個(gè)新的臺(tái)階。后續(xù)我公司檔案管理部門(mén)將進(jìn)一步完善檔案管理制度建設(shè)，從強(qiáng)化企業(yè)檔案資源建設(shè)角度出發(fā)，積極學(xué)習(xí)、研究先進(jìn)企業(yè)的檔案資源建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，制定出適合我公司發(fā)展要求的企業(yè)檔案資源建設(shè)制度，推進(jìn)公司檔案資源建設(shè)工作的開(kāi)展，如《企業(yè)檔案資源開(kāi)發(fā)與利用制度》、《檔案資源建設(shè)管理制度》、《檔案資源建設(shè)達(dá)標(biāo)升級(jí)考核測(cè)評(píng)辦法》等制度，最終建立健全一整套科學(xué)規(guī)范、可操作性強(qiáng)的現(xiàn)代檔案管理制度，夯實(shí)公司檔案管理工作的基礎(chǔ)。

三、如何優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理制度體系

（一）制度創(chuàng)新戰(zhàn)略――走實(shí)用化之路

沒(méi)有永久不變的制度，只要是符合本單位實(shí)際情況的，可以進(jìn)一步提高效率的就是好制度。制度創(chuàng)新的成果要經(jīng)得起實(shí)踐的考驗(yàn)。在檔案館看來(lái)有效可行的制度，未必在基層單位檔案室能順利推廣和應(yīng)用。檔案人員一定要深入學(xué)習(xí)和研究本單位的當(dāng)前發(fā)展戰(zhàn)略和中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃。制度創(chuàng)新著眼點(diǎn)在于組織內(nèi)部。機(jī)制與制度是密切相關(guān)的。機(jī)制是由制度內(nèi)化而來(lái)的，檔案管理制度是否符合本單位運(yùn)行規(guī)律，這是檔案管理機(jī)制創(chuàng)新能否實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵。

（二）管理創(chuàng)新戰(zhàn)略――走復(fù)合化管理模式之路

新世紀(jì)的新技術(shù)革命，正在推進(jìn)組織管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化。檔案形成的規(guī)范性和檔案利用的廣泛性，將使檔案和檔案工作走出檔案室，走向組織管理的每個(gè)角落，使檔案事業(yè)成為組織內(nèi)全體干部職工的共同事業(yè)。搞檔案工作信息化也好，搞檔案數(shù)字化也好，千萬(wàn)不能忽視傳統(tǒng)檔案管理模式。我們主張?jiān)趥鹘y(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行改進(jìn)，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和管理手段。數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案同步推進(jìn)，采用復(fù)合化管理模式。復(fù)合化檔案管理模式是檔案載體多元化，兩種不同載體的檔案如何有機(jī)結(jié)合保存的模式，有利于檔案管理發(fā)展的良好模式。

電子檔案管理制度范文第2篇

關(guān)鍵詞：房屋；管理員；電子檔案；檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：

引言：隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加速發(fā)展，城市建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，道路、市政配套、房屋建設(shè)較之前有了巨大變化。住宅及商業(yè)用地不斷推出，商品房及商業(yè)辦公用房的建設(shè)工作已經(jīng)成為城鎮(zhèn)化發(fā)展的主要表現(xiàn)。在此建設(shè)過(guò)程中，房地產(chǎn)企業(yè)作為投資建設(shè)的業(yè)主方，有著重要的地位。房地產(chǎn)企業(yè)作為業(yè)主方，在工程竣工后交付使用前，有兩大驗(yàn)收需要通過(guò)，一是工程實(shí)體驗(yàn)收，二是工程檔案驗(yàn)收。由此可見(jiàn)，工程檔案與工程實(shí)體同等重要，兩者密不可分。房地產(chǎn)企業(yè)作為一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，不單單只有工程檔案，在運(yùn)行過(guò)程中還會(huì)形成行政檔案、人事檔案、成本檔案、營(yíng)銷(xiāo)檔案、財(cái)務(wù)檔案等。本文以項(xiàng)目公司為例，就如何做好這些專(zhuān)業(yè)檔案的管理工作來(lái)進(jìn)行探討。

1、房地產(chǎn)企業(yè)項(xiàng)目公司檔案管理現(xiàn)狀

1.1制度執(zhí)行力度不夠，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，各部門(mén)檔案未能集中統(tǒng)一管理。集團(tuán)檔案管理制度下發(fā)已經(jīng)較長(zhǎng)時(shí)間，制度培訓(xùn)也已開(kāi)展幾次，但僅憑檔案管理員個(gè)人能力，無(wú)法完成集中統(tǒng)一管理，公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作沒(méi)有切實(shí)的重視，對(duì)集中統(tǒng)一管理沒(méi)有要求，對(duì)一些財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等屬于公司層面的保密資料的考慮，致使各部門(mén)檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理。其實(shí)說(shuō)白了，就是專(zhuān)職檔案管理員，只有責(zé)任，沒(méi)有權(quán)利。公司賦予專(zhuān)職檔案管理員有對(duì)接集團(tuán)及外部相關(guān)單位一切檢查及制度執(zhí)行的責(zé)任，但對(duì)下，卻沒(méi)有管理各部門(mén)兼職檔案管理員的權(quán)利，致使制度執(zhí)行不下去。

1.2由于辦公條件的限制，要實(shí)現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理難度較大。檔案室過(guò)小，辦公地點(diǎn)不固定。往往很多項(xiàng)目公司，辦公地點(diǎn)根據(jù)項(xiàng)目地點(diǎn)來(lái)定，無(wú)法長(zhǎng)期固定在一個(gè)辦公場(chǎng)所，經(jīng)常搬遷，導(dǎo)致檔案資料在搬遷過(guò)程中部份丟失或不同程度的損毀。因辦公環(huán)境限制，公司無(wú)法給專(zhuān)職檔案管理員較大的檔案室，檔案室面積較小，無(wú)法容納公司所有專(zhuān)業(yè)檔案的入庫(kù)保管工作。分配給各部門(mén)僅是較小的一個(gè)個(gè)的檔案室，各部門(mén)自行保管部門(mén)檔案。

1.3兼職檔案管理員專(zhuān)業(yè)知識(shí)不夠，人員變動(dòng)較頻繁。兼職檔案管理員往往不只負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案業(yè)務(wù)工作，都還有一份主要的本職工作，檔案收集整理僅作為副業(yè)，招聘時(shí)也未注明需有檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。因僅是兼職的檔案管理員，主管工作并不在此，故工作變動(dòng)機(jī)率較大，移交工作較頻繁，導(dǎo)致移交不細(xì)致，有檔案遺漏現(xiàn)象。

1.4資料繁多，歸檔不及時(shí)，尤其工程施工過(guò)程資料。房地產(chǎn)企業(yè)檔案，包含工程檔案、行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、成本檔案、營(yíng)銷(xiāo)檔案等，這些檔案分別由責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)收集整理歸檔，經(jīng)辦部門(mén)由于考慮到資料的后續(xù)利用問(wèn)題，往往不會(huì)移交到專(zhuān)職檔案管理員處保存。施工過(guò)程中形成的施工資料，往往是現(xiàn)場(chǎng)施工完成后補(bǔ)，等工程竣工后才能完整移交。

1.5電子檔案歸檔工作較差。目前來(lái)講，大家對(duì)電子檔案的歸檔意識(shí)不強(qiáng)，電子檔案都放在經(jīng)辦人電腦里，兼職檔案管理員對(duì)電子檔案的內(nèi)容及數(shù)量并不清楚，造成收集不及時(shí)，不完善，從而導(dǎo)致公司電子檔案歸檔工作的嚴(yán)重缺失。更有一些對(duì)電子文件隨意進(jìn)行增加、刪除、修改等操作，不把電子文件作為檔案來(lái)源對(duì)待，因而是原始的電子稿件面目全非，影響電子檔案的保存價(jià)值。

2、就目前檔案管理的現(xiàn)狀，解決辦法

2.1加強(qiáng)制度學(xué)習(xí)，嚴(yán)格貫徹落實(shí)制度要求集中統(tǒng)一管理。確定檔案收集整理歸檔的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建立公司檔案管理制度，組織全體員工，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理制度，加大各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)部門(mén)檔案歸檔的重視程度，從上而下的引導(dǎo)大家嚴(yán)格按制度執(zhí)行。建立獎(jiǎng)懲措施，對(duì)檔案整理較好移交及時(shí)的個(gè)人予以獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未按照規(guī)定整理移交的予以處罰。

2.2克服辦公地點(diǎn)不固定的弊端，搬遷過(guò)程中切實(shí)做好檔案的打包裝箱工作；搬遷后及時(shí)拆箱整理。不定期對(duì)各部門(mén)檔案歸檔工作進(jìn)行檢查，督促及時(shí)整改，對(duì)各部門(mén)檔案室進(jìn)行定期檢查，對(duì)檔案整理不規(guī)范情況進(jìn)行整改復(fù)查，對(duì)檔案庫(kù)房里設(shè)備不合要求情況進(jìn)行整改。每年定期對(duì)各部門(mén)檔案室檔案歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，切實(shí)掌握各部門(mén)檔案狀況。

2.3定期組織兼職檔案管理員進(jìn)行檔案管理制度培訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)。公司定期組織兼職檔案管理員進(jìn)行集中培訓(xùn)學(xué)習(xí)，相互溝通，對(duì)資料收集過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題進(jìn)行集中解答。盡量保持兼職檔案管理員的穩(wěn)定性，兼職檔案管理員離職需專(zhuān)職檔案管理員簽字認(rèn)可，所保管檔案資料需全部移交專(zhuān)職檔案管理員方可離職。

2.4針對(duì)各專(zhuān)業(yè)檔案內(nèi)容繁多，歸檔不及時(shí)現(xiàn)象，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，明確歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和歸檔范圍。公司專(zhuān)門(mén)設(shè)置兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)各部門(mén)歸檔資料的收集整理工作，對(duì)經(jīng)辦人員進(jìn)行催收，及時(shí)整理歸檔入庫(kù)。施工過(guò)程中的資料，需由施工單位資料員進(jìn)行收集整理，過(guò)程中督促施工單位資料員，不定期對(duì)施工過(guò)程資料進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改落實(shí)，對(duì)資料不及時(shí)現(xiàn)象進(jìn)行嚴(yán)肅處理，杜絕事后補(bǔ)資料。

2.5電子檔案的收集主要靠經(jīng)辦人自覺(jué)移交，為此，制定一整套電子檔案收集整理保管的制度要求，經(jīng)常組織全員培訓(xùn)，讓大家養(yǎng)成電子檔案自覺(jué)移交檔案管理員的習(xí)慣。電子檔案的保存方面，刻錄只讀光盤(pán)，使用可保存50年以上無(wú)障礙使用的優(yōu)質(zhì)只讀光盤(pán)，索尼、三菱等進(jìn)口光盤(pán)。使用專(zhuān)門(mén)的光盤(pán)檔案盒，并對(duì)每份光盤(pán)檔案進(jìn)行說(shuō)明。

3、總結(jié)

針對(duì)目前大多數(shù)房地產(chǎn)項(xiàng)目公司來(lái)說(shuō)，要徹底解決檔案管理方面的問(wèn)題，歸根結(jié)底是制度的制定和貫徹落實(shí)。房地產(chǎn)企業(yè)根據(jù)自身情況及條件，制定一套切實(shí)可行的檔案管理制度及獎(jiǎng)懲措施，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的程度不斷完善各項(xiàng)檔案管理制度，堅(jiān)持走依法治檔的道路。引導(dǎo)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，明確領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)要求，形成企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)主管，各部門(mén)協(xié)同，檔案部門(mén)檔案管理員具體負(fù)責(zé)的管理模式，才能確保檔案管理制度的最終落到實(shí)處，才能保證房地產(chǎn)企業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性。企業(yè)保存檔案的最終目的是為了檔案的利用，只有檔案保管做到的完整性、準(zhǔn)確性，才可能對(duì)最終的利用起到作用，否則，檔案管理工作就是虛的，無(wú)意義的。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭美孝：建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].機(jī)電兵船檔案，2008（1）.

[2]高峰：淺談房地產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理[J].浙江檔案.2000.6.

[3]董桂英：房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理[J].蘭臺(tái)世界，2006.4.

電子檔案管理制度范文第3篇

【關(guān)鍵詞】創(chuàng)新；人事檔案；管理制度

1.引言

隨著市場(chǎng)化經(jīng)濟(jì)改革的不斷深化，各單位為適應(yīng)新形勢(shì)下社會(huì)發(fā)展的需要，不斷創(chuàng)新管理制度，提高管理效率。人事檔案是記錄和反映職工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、思想品德、工作經(jīng)歷、日常表現(xiàn)等內(nèi)容的記錄檔案，是各單位日常管理制度的重要組成部分，尤其是在當(dāng)今社會(huì)人才流動(dòng)頻繁、流動(dòng)量大的背景下，人事檔案管理制度的科學(xué)性和高效性顯得更加重要，探索一條適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的人事檔案管理制度勢(shì)在必行。

2.我國(guó)人事檔案管理制度的現(xiàn)狀

人事檔案管理制度在我國(guó)的發(fā)展建立相對(duì)于西方發(fā)達(dá)國(guó)家來(lái)說(shuō)相對(duì)滯后，雖然最近幾年國(guó)家加大了檔案管理的立法力度，逐漸健全人事檔案管理制度，但由于發(fā)展時(shí)間較短，還存在一些問(wèn)題。首先，人事檔案存在的“棄檔”現(xiàn)象嚴(yán)重。造成這種現(xiàn)象的主要原因就是人們對(duì)個(gè)人檔案管理重視程度不足，當(dāng)個(gè)人工作或?qū)W習(xí)單位發(fā)生變化時(shí)，并不能及時(shí)將檔案隨本人一起轉(zhuǎn)至新的單位，根據(jù)相關(guān)部門(mén)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，現(xiàn)在已有70多萬(wàn)份“棄檔”。其次，人事檔案內(nèi)容不完善?，F(xiàn)階段我國(guó)人事檔案中的內(nèi)容主要包括學(xué)習(xí)經(jīng)歷、日常表現(xiàn)、工作經(jīng)歷等內(nèi)容，但是隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，這些內(nèi)容已經(jīng)無(wú)法真實(shí)反映一個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中的主要內(nèi)容，如個(gè)人誠(chéng)信、道德素質(zhì)、特殊技能等方面。第三，人事檔案管理機(jī)構(gòu)缺少專(zhuān)業(yè)化人才。目前我國(guó)人事檔案管理機(jī)構(gòu)工作人員的專(zhuān)業(yè)化水平較低，很難實(shí)現(xiàn)人事檔案的科學(xué)化和高效化管理，一直處于一種被動(dòng)的工作狀態(tài)，檔案管理不僅僅是檔案的整理和保管，還要進(jìn)行規(guī)范分類(lèi)、檔案修復(fù)等工作。所以，在當(dāng)今社會(huì)快速發(fā)展，人才流動(dòng)頻繁的新形勢(shì)下，加快人事檔案管理制度創(chuàng)新勢(shì)在必行。

3.人事檔案管理制度與模式的探索

3.1創(chuàng)新人事檔案管理制度遵循的原則。人事檔案管理制度應(yīng)該符合現(xiàn)階段人才市場(chǎng)流動(dòng)性大的特點(diǎn)，能夠?qū)θ藛T流動(dòng)做出快速的反應(yīng)，創(chuàng)新人事檔案管理制度需要遵循以下幾方面：3.1.1人事檔案內(nèi)容要與時(shí)俱進(jìn)，保證完整性。人事檔案記錄的內(nèi)容必須要準(zhǔn)確、詳細(xì)、全面，新型人事檔案的內(nèi)容能夠真實(shí)反映一個(gè)人在各個(gè)階段的生活、工作或?qū)W習(xí)情況，增加個(gè)人道德素質(zhì)、特殊技能等方面的記錄內(nèi)容，這樣就能給國(guó)家提供一個(gè)詳細(xì)和準(zhǔn)確的檔案信息。3.1.2人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。人事檔案要依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定進(jìn)行管理，各地方和單位不得隨意違反有關(guān)法律法規(guī)，保證人事檔案規(guī)范統(tǒng)一。3.1.3人事檔案管理要以服務(wù)為原則。人事檔案是全面反映一個(gè)人的履歷資料，是求職者向用人單位證明自己的重要材料，所以人事檔案的建立和管理要以服務(wù)個(gè)人為原則，能夠適應(yīng)市場(chǎng)化需要，對(duì)人才的流動(dòng)管理有很大幫助。3.2創(chuàng)新人事檔案管理的措施。針對(duì)目前我國(guó)人事檔案管理存在的問(wèn)題，今后創(chuàng)新人事檔案管理要從以下方面著手。首先，打破現(xiàn)有人事檔案管理統(tǒng)一的現(xiàn)狀?，F(xiàn)在人事檔案都是有各單位或政府人事部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)踐證明這種管理模式存在種種弊端，效率低、不科學(xué)。人事檔案應(yīng)該是每一個(gè)公民都應(yīng)該具有的，不受職業(yè)、身份等因素的限制，而實(shí)際社會(huì)中只有在正式工作單位工作的人員才有人事檔案，而自由職業(yè)者、農(nóng)民等特殊群體沒(méi)有自己的檔案，這對(duì)于社會(huì)管理來(lái)說(shuō)存在很大的困難。人事檔案管理可以根據(jù)不同人群進(jìn)行分類(lèi)管理，對(duì)于事業(yè)單位、企業(yè)、學(xué)校等類(lèi)別人員的人事檔案可以轉(zhuǎn)交給個(gè)人所在單位進(jìn)行管理，組織各單位檔案管理員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的人事檔案管理知識(shí)。對(duì)于像自由職業(yè)者、農(nóng)民等無(wú)固定工作單位人員的人事檔案可以轉(zhuǎn)交給當(dāng)?shù)厮诰游瘯?huì)或村委會(huì)，這類(lèi)人員的人事檔案內(nèi)容無(wú)需像企事業(yè)單位人員的檔案內(nèi)容一樣詳細(xì)，只需要體現(xiàn)個(gè)人最基本的信息即可，這樣降低基層部門(mén)對(duì)人事檔案管理的難度。人事檔案分類(lèi)管理不僅可以提高檔案管理效率，而且對(duì)于現(xiàn)在人才流動(dòng)頻繁造成檔案跟進(jìn)不及時(shí)的問(wèn)題有很大幫助。其次，人事檔案平等性。人事檔案管理要遵循平等的原則，我國(guó)人事管理制度規(guī)定政府工作人員、科研機(jī)構(gòu)研究人員、國(guó)有企業(yè)員工、高學(xué)歷人才等特殊人群才能夠建立檔案。一般情況下，不具備人事檔案的人員在享受社會(huì)福利、就業(yè)、入學(xué)等方面會(huì)有很大差別。所以，人事檔案制度要消除檔案身份限定，對(duì)全社會(huì)公民建立人事檔案，由各單位或政府檔案管理部門(mén)進(jìn)行管理。最后，建立電子檔案管理制度。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在管理和攜帶不方便、容易丟失、不易保存等缺點(diǎn)，而現(xiàn)在隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)和云存儲(chǔ)技術(shù)的不斷完善，建立電子人事檔案是今后人事檔案管理模式的發(fā)展方向，電子人事檔案可以進(jìn)行快速查找、調(diào)用，便于集中管理，更加高效便捷。

人事檔案管理制度的創(chuàng)新需要國(guó)家制定相應(yīng)的法律法規(guī)，完善我國(guó)的人事檔案管理制度，堅(jiān)持以人為本，秉承服務(wù)于民的宗旨，結(jié)合我國(guó)的國(guó)情建立一套符合我國(guó)現(xiàn)狀，順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的人事管理制度，促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展。

作者:徐鵬 單位:黑龍江省有色金屬地質(zhì)勘查七O二隊(duì)

參考文獻(xiàn)：

[1]朱傳芳.關(guān)于創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索[J].黑龍江史志,2014,(23).

[2]楊群英.新時(shí)代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新探索[J].勞動(dòng)保障世界,2015,S1:37.

電子檔案管理制度范文第4篇

關(guān)鍵詞：電子管理 圖書(shū)檔案管理 重要性

將圖書(shū)檔案進(jìn)行電子管理最終形成電子檔案，電子檔案就是將具有一定價(jià)值的數(shù)據(jù)或文件進(jìn)行整理、歸檔和保存而形成的電子文件。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，這種方便、快捷、有效的管理方式在圖書(shū)管理中大受歡迎，提升了圖書(shū)管理的電子化水平，成為圖書(shū)管理工作順利進(jìn)行的最佳選擇。

一.電子檔案管理的優(yōu)越性體現(xiàn)

1.電子檔案方便快捷，能提高工作效率。相較于傳統(tǒng)人工管理方式，電子檔案管理最重要的特點(diǎn)就是方便快捷，工作人員無(wú)需再進(jìn)行繁重的手工操作，只需用計(jì)算機(jī)處理圖書(shū)的歸檔、檢索等工作，這大大減輕了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。同時(shí)，電子檔案管理的準(zhǔn)確性很高，操作起來(lái)也相對(duì)簡(jiǎn)單，增刪信息的流程被簡(jiǎn)化，有效提高圖書(shū)檔案管理工作的效率。之外，電子檔案的傳輸速度也相應(yīng)加快，檔案管理者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳播就可以將檔案?jìng)鬏斀o需要者，達(dá)到網(wǎng)絡(luò)資源共享的目的。

2.電子檔案管理能夠防止文件丟失。傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理都是紙質(zhì)存檔，很容易丟失或者損壞，一旦丟失或者遺漏文件只能靠拆卷重裝來(lái)補(bǔ)救，繁重的工作給圖書(shū)管理者增加了不小的負(fù)擔(dān)和麻煩。電子檔案管理就避免了這一問(wèn)題的出現(xiàn)，本來(lái)進(jìn)行紙質(zhì)歸檔的文件上傳到網(wǎng)絡(luò)以后，可以隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，可以多復(fù)制幾份進(jìn)行存檔，就不會(huì)出現(xiàn)文件丟失等問(wèn)題。

3.電子檔案管理形式多樣，易于保存。傳統(tǒng)的紙質(zhì)圖書(shū)檔案保存方式較為單一，電子檔案則不同，它的存儲(chǔ)形式多種多樣，包括文字、圖形、音像，影像等都可以保存在浩瀚的網(wǎng)絡(luò)媒介中。紙質(zhì)檔案存在著被人亂涂亂畫(huà)或被有意銷(xiāo)毀的弊端，一旦損壞，很難有備份可以參考，那么，電子檔案則不會(huì)出現(xiàn)這樣的問(wèn)題，它能夠?qū)D書(shū)檔案長(zhǎng)久的安全的保存下去，供人調(diào)配使用。

二.加強(qiáng)電子圖書(shū)檔案管理的策略

雖然電子檔案在實(shí)際應(yīng)用中已經(jīng)取得了較多的成績(jī)，但是在具體的圖書(shū)檔案管理工作中仍然存在很多問(wèn)題，如電子圖書(shū)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全性問(wèn)題，電子圖書(shū)檔案管理制度存在不完善現(xiàn)象，以及工作人員的業(yè)務(wù)水平有待提高等。因此，就電子圖書(shū)檔案管理中存在的這些問(wèn)題，下面將一一提出解決策略。

1.提高電子圖書(shū)檔案存放空間的安全性。電子圖書(shū)檔案的存放環(huán)境是保障其信息安全可靠的基本條件，加強(qiáng)電子圖書(shū)檔案管理首先應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)電子圖書(shū)檔案存放環(huán)境的保護(hù)措施。因此，需要工作人員對(duì)辦公場(chǎng)所加強(qiáng)管理，防止發(fā)生電擊、火災(zāi)等突發(fā)事件，保證電子檔案能夠有一個(gè)安全可靠的存儲(chǔ)環(huán)境。與此同時(shí)，工作人員最好將電子檔案進(jìn)行多個(gè)備份處理，放在不同的存儲(chǔ)位置能夠保證發(fā)生意外時(shí)及時(shí)予以補(bǔ)救。尤其是遇到電腦病毒入侵或者其他破壞程序的侵害時(shí)，因?yàn)橛卸鄠€(gè)備份，就不必?fù)?dān)心數(shù)據(jù)或文件大量丟失。

2.完善電子圖書(shū)檔案管理制度。在電子圖書(shū)檔案管理過(guò)程中，為了確保文件或數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)安全，務(wù)必要加強(qiáng)管理制度設(shè)計(jì)。要培養(yǎng)一批高素質(zhì)高水平的工作人員來(lái)負(fù)責(zé)電子圖書(shū)檔案的編制工作，進(jìn)行編制設(shè)計(jì)時(shí)要以確保文件真實(shí)可靠為前提和依據(jù)。而且，工作人員要以檔案的級(jí)別作為劃分依據(jù)，及時(shí)對(duì)圖書(shū)檔案進(jìn)行整理、歸檔和保存，在存儲(chǔ)之前必須要交給審查人員核實(shí)，以確保存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無(wú)誤。例如，針對(duì)單位檔案的館藏狀況進(jìn)行系統(tǒng)化整理，根據(jù)檔案資料的實(shí)際情況來(lái)確定電子存儲(chǔ)方式，包括照相機(jī)、掃描儀或者光盤(pán)的恰當(dāng)使用，從而建立起相對(duì)完整的電子圖書(shū)檔案管理制度。

3.加強(qiáng)電子圖書(shū)檔案系統(tǒng)管理設(shè)計(jì)。除了提高電子圖書(shū)檔案的存放安全性以及完善電子圖書(shū)檔案管理制度以外，加強(qiáng)電子圖書(shū)檔案系統(tǒng)管理設(shè)計(jì)也顯得尤為必要。電子圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)的不健全會(huì)直接影響信息安全性，所以針對(duì)這一問(wèn)題，需要設(shè)計(jì)者在設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)時(shí)進(jìn)行加密設(shè)計(jì)，并且定期更換密碼，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，以防止任何不法分子通過(guò)某些途徑獲取信息，破壞電子圖書(shū)檔案信息。同時(shí)，規(guī)定時(shí)間內(nèi)要對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行維修和保護(hù)，防止病毒侵入而產(chǎn)生系統(tǒng)漏洞，以保障電子圖書(shū)檔案系統(tǒng)的安全性。

4.提升工作人員的業(yè)務(wù)能力和水平。電子圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)省去了大部分人力，但是并不意味著不用任何人力就能完成整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)作，在整個(gè)操作過(guò)程中，工作人員的業(yè)務(wù)能力決定了電子圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)能否正常高校運(yùn)行。所以，為了保證操作的安全，還應(yīng)該加強(qiáng)培訓(xùn)工作人員的業(yè)務(wù)能力和水平，包括對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌控能力和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)水平等。

電子檔案管理制度范文第5篇

關(guān)鍵詞：電子檔案 醫(yī)院管理 應(yīng)用

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2012）04-277-01

電子檔案是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄。隨著信息時(shí)代的高速發(fā)展，醫(yī)療技術(shù)及醫(yī)療相關(guān)信息技術(shù)也日新月異，醫(yī)院檔案的管理范圍也從以往傳統(tǒng)的文書(shū)檔案發(fā)展為多層次、多形式的檔案模式，電子文檔在醫(yī)院檔案管理中的新內(nèi)容及新要求，如何提高醫(yī)院的電子文檔檔案管理質(zhì)量，是醫(yī)院檔案管理中亟待解決的問(wèn)題。加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。提高醫(yī)院電子檔案管理的質(zhì)量，推進(jìn)電子檔案管理的建設(shè)。

一、電子檔案的整理、開(kāi)發(fā)和利用

1.電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計(jì)算機(jī)可以按需求隨時(shí)將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類(lèi)、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個(gè)基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對(duì)案卷的整理而轉(zhuǎn)為對(duì)光盤(pán)磁介質(zhì)的整理;即對(duì)接收來(lái)的脫機(jī)保存的光盤(pán)數(shù)據(jù)進(jìn)行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤(pán)備份，同時(shí)對(duì)光盤(pán)進(jìn)行編目、排架等。

2.電子檔案的開(kāi)發(fā)利用。電子檔案的獨(dú)特性決定了電子檔案的開(kāi)發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實(shí)用性。（1）開(kāi)發(fā)平臺(tái)的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各科室管理的數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)作為開(kāi)發(fā)平臺(tái)，同時(shí)在檔案管理所在科室建立數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)直接上機(jī)存取，既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又方便了各科室互訪數(shù)據(jù)。（2）硬件要求。各科室檔案的計(jì)算機(jī)在處理大量各類(lèi)檔案信息的同時(shí)，又要互相進(jìn)行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。（3）數(shù)據(jù)庫(kù)模式設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫(kù)的模式設(shè)計(jì)是一個(gè)非常復(fù)雜的問(wèn)題，設(shè)計(jì)的目標(biāo)既要滿足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿足可預(yù)見(jiàn)未來(lái)的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴(kuò)充。（4）應(yīng)用程序設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報(bào)表處理等應(yīng)用程序。（5）數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。（6）數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性保護(hù)。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性的前提下進(jìn)行。所謂安全性保護(hù)就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫(kù)。在一個(gè)系統(tǒng)中，安全性保護(hù)非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這就需要對(duì)用戶使用數(shù)據(jù)庫(kù)提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計(jì)算機(jī)確認(rèn)合法性。例如:設(shè)置口令等，對(duì)存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開(kāi)放程序也不同，應(yīng)對(duì)獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)的范圍加以限制，對(duì)不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計(jì)算機(jī)確認(rèn)是否合法，并按期回收，同時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案?；ヂ?lián)網(wǎng)的開(kāi)通方便了檔案部門(mén)之間信息的相互交流，同一份材料可以同時(shí)為多人利用，也可以直接各科室到檔案電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開(kāi)發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息采集、綜合統(tǒng)計(jì)的功能對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)，找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬平臺(tái)建設(shè)，滿足用戶需求，最大限度開(kāi)發(fā)利用電子檔案，與此同時(shí)，還要注意確保檔案資源安全利用。

二、建立完善的醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)

1.醫(yī)院檔案管理信息量大、類(lèi)別多，可采取相應(yīng)的高科技手段，為數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)紙化創(chuàng)造契機(jī)。建立健全醫(yī)院檔案管理的醫(yī)院、檔案室、科室三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)是醫(yī)院檔案管理的重要保證。通過(guò)三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立，明確醫(yī)院電子檔案管理的職責(zé)、線條及要求。這種管理模式有利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管；有利于組織監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作。醫(yī)院的電子檔案管理可以實(shí)行檔案管理與其他信息管理分開(kāi)的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室組成，信息科負(fù)責(zé)醫(yī)院病案統(tǒng)計(jì)管理、圖書(shū)管理和計(jì)算機(jī)管理，綜合檔案室主要對(duì)各種門(mén)類(lèi)、載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，并對(duì)本單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。兩個(gè)部門(mén)職責(zé)明確，互相配合，共同協(xié)作。

2.制定電子檔案管理制度。要做好醫(yī)療電子檔案的管理工作，制度建設(shè)是重要環(huán)節(jié)。根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過(guò)程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案管理制度時(shí)應(yīng)注意劃清歸檔過(guò)程中各級(jí)各類(lèi)人員的責(zé)任；歸檔時(shí)機(jī)應(yīng)適合醫(yī)院工作實(shí)際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確以及電子文件的動(dòng)態(tài)管理問(wèn)題?？砂央娮訖n案管理制度納入醫(yī)院的崗位責(zé)任制和考核辦法中，使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進(jìn)行管理。

三、加強(qiáng)對(duì)電子文件所依賴的計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)施管理

1.軟件管理上，要積極開(kāi)辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門(mén)配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤(pán)存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問(wèn)權(quán)限。

2.硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過(guò)程中安全、穩(wěn)定。

隨著科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)不斷地發(fā)展，醫(yī)院檔案的管理也出現(xiàn)了許多新的變化，醫(yī)院檔案管理必須從管理思想、管理方法、管理手段及管理創(chuàng)新等方面不斷改進(jìn)，緊跟時(shí)代步伐。檔案管理人員也要不斷學(xué)習(xí)，不斷提高自己，不斷以創(chuàng)新的精神去改進(jìn)工作，以滿足醫(yī)院對(duì)檔案管理不斷提高的需要，為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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